Un plan de comunicación es un documento estratégico que comparte mensajes coordinados, consistentes y dirigidos para lograr un objetivo específico, como administrar una crisis de relaciones públicas o lanzar con éxito un nuevo producto.
Se puede imprimir un plan de comunicación, enviado por correo electrónico como PDF o compartido como un enlace en línea en vivo. Un plan de comunicación bien estructurado y efectivo es el factor más crucial de la gestión de proyectos en cualquier industria y para cada caso de uso.
El propósito principal de un plan de comunicación es entregar información consistente sobre un objetivo compartido. Mantiene a todos en el equipo en la misma página sobre lo que hay que hacer, cómo y cuándo.
Un plan de comunicación resuelve muchos problemas que los equipos generalmente enfrentan cuando no hay una dirección clara para todos los involucrados. Con un plan de comunicación claro, todo se explica en detalle y fácil de seguir.
Todas las necesidades de comunicación se establecen en secciones detalladas que cubren temas de objetivos y objetivos a plazos y horarios. Un plan de comunicación reúne todos los canales de comunicación en un solo documento. A partir de ahí, los miembros del equipo pueden extenderse a través de enlaces relevantes y documentos complementarios.
Cada ejemplo del plan de comunicación es diferente, cómo cada proyecto es diferente. Pero lo que sigue siendo lo mismo en la mayoría de los planes de comunicación es la información relevante y estratégica.
Un plan de comunicación estándar incluye secciones como:
- Objetivos a corto y largo plazo para el proyecto.
¿Cómo elaborar un plan de comunicación para su empresa?
Saber cómo comunicar adecuadamente el mensaje de su empresa es vital para el éxito comercial. Con un plan de comunicaciones sólido e integral, tendrá las herramientas y recursos que necesita para llegar a sus clientes objetivo. Elaborar un plan requiere tiempo y consideración. Aprenda lo que implica un plan de comunicaciones, sepa qué tipos de empresas se benefician más al usar un plan de comunicaciones, comprenda los pasos para crear su propio plan de comunicaciones y revisar las respuestas a las preguntas frecuentes sobre cómo hacer un plan de comunicaciones.
Un plan de comunicaciones es un sistema de entrega de información específico y específico que las empresas pueden usar para comunicar noticias, proporcionar información de marketing y responder a las crisis cuando sea necesario. A menudo, los equipos de relaciones públicas, los equipos de marketing o ambos administran la creación y ejecución de planes de comunicaciones. Las empresas crean planes de comunicación para los lanzamientos de productos y otras actividades planificadas de la empresa junto con el desarrollo del producto o servicio.
Algunas empresas también crean planes de comunicaciones internas para compartir mensajes y noticias dentro de la organización. Esto es más común para grandes corporaciones generalizadas que pueden tener miles de empleados que trabajan en todo el mundo. Los planes de comunicaciones internas son menos vitales para las empresas que pueden reunir a todos sus empleados en un solo lugar para una reunión.
Es importante comprender que los planes de comunicación son de naturaleza proactiva, incluso para las crisis. El objetivo es establecer respuestas a incidentes potenciales con mucha anticipación para un control efectivo de mensajes si esa situación surge.
¿Qué es un plan de comunicación de una empresa?
En términos simples, querrá incluir quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.
Estos son los elementos que necesita su plan de comunicaciones corporativas:
- Audiencias objetivo: estos son los grupos de partes interesadas que recibirán los mensajes. Podrían ser empleados, clientes, miembros de los medios, inversores, equipos de liderazgo y gerentes. La edad, la ubicación, el nivel de trabajo, los intereses y el estilo de vida son útiles para conocer los receptores de sus mensajes.
- Objetivos: la mayoría de las comunicaciones se crean con un llamado a la acción o un resultado deseado en mente, estos son sus objetivos u objetivos finales. Deben estar vinculados a sus objetivos organizacionales generales para impulsar los resultados comerciales.
- Contenido del mensaje: lo que quiere decir y lo que está tratando de ayudar a sus lectores a comprender. El tono y la personalidad son esenciales para formular en su mensaje para llamar la atención de su lector.
- Estrategia de distribución: los canales y lugares que entregarán sus comunicaciones son un aspecto esencial del plan de comunicaciones. Los canales de medios pagados, ganados, propietarios y compartidos tienen diferentes beneficios para llegar al público.
- Frecuencia: con qué frecuencia compartirá o actualizará contenido para llegar a su público objetivo. Esto dependerá del presupuesto y los recursos de su equipo y la comprensión de su público objetivo, y tener en cuenta la fatiga de la atención.
- Medidas de evaluación: cómo sabrá si sus comunicaciones fueron exitosas. Estos deben estar muy apegados a sus objetivos y objetivos para rastrear el progreso y comprender las áreas de mejora.
Al incluir estos 5 elementos en su estrategia de comunicación corporativa, se asegura de que su plan sea cohesivo y alineado con sus objetivos organizacionales.
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¿Qué es un plan de comunicación ejemplos?
El plan de comunicación es una estrategia utilizada por una empresa para llegar al público objetivo e informar a las personas sobre el producto, el servicio, los objetivos o las acciones futuras de la marca. Define el mensaje principal que se comunicará, el público objetivo al que necesita llegar y una estrategia de cómo su mensaje se entregaría a la audiencia seleccionada. Entonces, un plan de comunicación incluye tres componentes: el mensaje, el medio y el objetivo.
El plan de comunicación tradicional generalmente cubre la situación actual de la empresa, los objetivos comerciales, la audiencia, los mensajes centrales, los canales preferidos, el calendario y los criterios para evaluar el progreso. Hay dos tipos principales de planes de comunicación: externos e internos. El plan de comunicación externa se dirige a los clientes, al público en general, a las agencias gubernamentales o a los inversores de la empresa. El plan de comunicación interna está dirigido a todos los empleados de todas las organizaciones, o grupos de ellos, como los empleados dentro de un lugar o departamento.
La comunicación externa tiene como objetivo conectarse con la audiencia fuera de su negocio y compartir el propósito, la personalidad y los desarrollos de su marca. Si bien los planes de marketing se centran en transmitir valor a los clientes, un plan de comunicación externo habla con una audiencia más amplia con la ayuda de varios métodos como presentaciones y campañas de inversores. Las marcas utilizan diferentes plataformas para comunicarse con el público, los clientes y los socios, incluidos sitios web y blogs, conferencias y eventos en vivo, correo electrónico, redes sociales y comunicados de prensa. Las otras formas de conectarse con la audiencia son la publicidad y la creación de redes con agencias de relaciones públicas e influyentes.
Un plan de comunicación interna es un plan que define sus objetivos comerciales en la comunicación con los empleados y determina las actividades necesarias para lograr los objetivos. Un excelente plan de comunicación interna generalmente contiene actualizaciones sobre el progreso hacia los objetivos comerciales, los logros del equipo e información sobre los cambios de la empresa. Los empleados también pueden compartir sus pensamientos y sugerencias con respecto a la mejora. La compañía puede comunicarse con los empleados a través de reuniones, publicaciones en redes sociales, mensajes de intranet, videos o correos electrónicos.
El primero y uno de los pasos esenciales es evaluar el estado actual de comunicación de la empresa. Para realizar un análisis de situación para un plan de comunicación interna, debe consultar a los miembros del personal y los departamentos principales. La investigación para un plan de comunicación externa requiere enviar encuestas a su público objetivo o organizar grupos focales. El análisis de la situación debe contener el enfoque y las metas, las fortalezas y las debilidades de su organización, la cultura y la evaluación de su mercado objetivo.
¿Cómo hacer un plan de comunicación en la empresa?
Como propietario de una pequeña empresa, es esencial tener un plan de comunicación. Pero, muy a menudo, los dueños de negocios no creen que sea necesario.
Imagine que necesita comunicarse con un comprador para convencerlos de que su producto es su mejor opción. Excepto que no puedes hablar, no puedes escribir ni hacer ningún gesto. Sería imposible ayudar al cliente a comprender cualquier cosa.
En cierto modo, no tener un plan de comunicación es precisamente que: le impide transmitir información esencial. La falta de planificación puede resultar en información errónea diseminada. También puede evitar que se comunique con sus empleados durante una emergencia.
Crear una estrategia de comunicación no tiene que ser un proceso complejo. Pero es vital.
En este artículo, encontrará todo lo que necesita saber para crear el plan de comunicación más efectivo.
Un plan de comunicación comercial es similar a una hoja de ruta porque incluye todo lo que necesita para llegar a una audiencia y comunicar un mensaje. Este plan de estrategia formal establece componentes clave que su empresa utiliza para comunicarse con los destinatarios.
#Caminotip Este plan debe tener una estrategia de comunicación interna y externa.
Los ejemplos pueden incluir métodos para interactuar con audiencias, estrategias de avance y mediciones para evaluar las campañas de comunicaciones, por nombrar algunas.
Considere por un momento cómo operaría una empresa sin un plan de comunicación en su lugar.
Nadie en su negocio se comunica entre sí porque los canales de comunicación no están en su lugar.
¿Qué debe tener un plan de comunicación?
La comunicación del proyecto es una calle de dos vías. Y de la misma manera que trabaja con las partes interesadas para establecer expectativas sobre lo que se está construyendo, también debe establecer expectativas sobre cómo los hitos, los problemas, las actualizaciones y la información crítica se comunicarán durante todo el proyecto. ¡Esta es literalmente una forma de llevar a todo el equipo en la misma página!
En un alto nivel, un plan de comunicación debe incluir:
- Propósito y enfoque. Piense en esto como un resumen realmente claro de todo el plan de comunicación: por qué está en su lugar, el enfoque que va a adoptar y cómo se conecta con el resto del proyecto.
- Metas y objetivos. Aquí es donde comienzas a profundizar en las expectativas y lo que planea lograr.
- Información de las partes interesadas. Defina claramente quién debe comunicarse con todo el proyecto, el tipo de información que necesitan recibir (y a qué frecuencia) y su método de comunicación preferido.
- Instrumentos. Aquí es donde respondes cómo te vas a comunicar con todos en diferentes hitos o momentos clave. Por ejemplo, los resúmenes de reuniones, las presentaciones formales y los paneles de proyecto personalizados son todas las opciones.
- Un esquema de alto nivel de los métodos de comunicación de proyectos internos. Si bien un plan de comunicación trata principalmente de personas fuera de su equipo central, sigue siendo una buena oportunidad para describir los métodos que utilizará para la comunicación diaria.
Supongamos que tiene dos equipos trabajando en el rediseño de un sitio web para un cliente externo. Uno tiene un plan de comunicación en su lugar, mientras que el otro no. Ahora, supongamos que el cliente es un viejo amigo del CEO de su empresa.
¿Cómo se puede elaborar un plan de comunicación en una empresa en 10 pasos?
¿Eres responsable de las comunicaciones de un proyecto que transformará tu empresa? Su reputación como comunicador efectivo y su percepción como líder estarán determinados por la efectivamente que se comunica. Entonces, ¿por dónde empiezas?
Comience con su audiencia y recuerde que todos los afectados por el cambio quieren sentirse como una valiosa interesada. Solicite información y retroalimentación temprano en el proceso para aumentar la colaboración y acelerar la adopción. Prepare el escenario para un proyecto exitoso compartiendo lo que se comunicará y con qué frecuencia. Luego, adhiérase a su plan. Se convertirá en el marco de mensajería anticipado para todos los hitos del proyecto que siguen.
Un plan de comunicación exhaustivo considera las necesidades de los miembros de la junta, los patrocinadores ejecutivos, las partes interesadas clave, los propietarios de las transmisiones de trabajo de la iniciativa, los expertos en materia, los usuarios finales y los clientes internos y externos. Siga las recomendaciones a continuación para crear un plan de comunicación impactante que sienta las bases para un proyecto exitoso.
- Comprenda a sus partes interesadas. Ser capaz de describirlos por sus roles, sus prioridades clave, las fortalezas y debilidades de sus áreas y su experiencia pasada con la implementación de un cambio organizacional importante. Las partes interesadas deben graficarse a lo largo de dos ejes:
- El impacto que el cambio tendrá en su papel
- La influencia que tienen sobre la iniciativa
- Crear la propuesta de valor. El cambio que vale la pena implementar nunca será fácil. La propuesta de valor se basa en la visión del proyecto. Incluya descripciones de cómo las cosas serán diferentes en el futuro, quién se ve afectado y los beneficios convincentes. ¿Qué hace que valga la pena cambiar el entorno actual?
- Construya un mensaje repetible que describe el proyecto. Mantenga su mensaje a 30 segundos de longitud para que capture la justificación para su proyecto, es fácil de repetir y se convierte en el mantra en todos los niveles de la organización.
- Pon a prueba tu mensaje. Regrese a las partes interesadas clave y pruebe los mensajes. Vea cómo reaccionan. Las buenas comunicaciones de proyectos alcanzan el acorde correcto intelectual y emocionalmente. Obtenga comentarios sobre lo que piensan y qué tan bien se entiende. Hacer ajustes según sea necesario. Desea que el mensaje sea aceptado y fácilmente repetido.
- Marca su proyecto. El uso efectivo de gráficos, colores consistentes y un logotipo de proyecto identificará rápidamente sus mensajes. Una imagen vale mas que mil palabras. Cree un gráfico reutilizable que ilustra y actualice rápidamente el progreso del proyecto.
- Envíe la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado. Muy pocas comunicaciones harán que su comunidad de usuarios considere que el proyecto no es importante o no las afecta. Demasiadas comunicaciones, o información irrelevante para un grupo de usuarios, darán como resultado que sus destinatarios lleguen a la tecla Eliminar cuando ven la línea de asunto de un correo electrónico.
- Enfatizar los beneficios en todas las comunicaciones. Describa los beneficios en términos que se identifican para audiencias específicas. Las entrevistas con las partes interesadas clave y los clientes clave le proporcionarán el marco para los beneficios anticipados.
- Mantenga las comunicaciones fácticas pero positivas. Deje que los constituyentes sepan tanta información como pueda, tan pronto como pueda. Los rumores adoran el vacío y matan la productividad.
- Sea sensible a sus clientes externos. Recuerde que el cambio también afectará a sus clientes. Manténgalos informados sobre los cambios que verán. Describa el proyecto en el contexto de cómo se mejorarán los productos y servicios. A los clientes no les gustan las sorpresas.
- Dé pruebas para apoyar el progreso prometido. La propuesta de valor puede ser convincente, pero la gente quiere pruebas. Esfuércese por lograr hitos en incrementos de 30, 60 y 90 días e informa el progreso a sus partes interesadas para mantenerlos comprometidos a medida que avanza el proyecto.
Tomar posesión de un plan de comunicación y adherirse a la versión programada de actualizaciones enfatiza la organización de su proyecto. Asegura a sus partes interesadas que los líderes y comunicadores efectivos están a cargo. Su acción aumentará cuando la repetición de mensajes, junto con la frecuencia predecible de comunicaciones, se convierta en su marca registrada.
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