Comunicación interna: claves para un buen plan

Siempre. Las comunicaciones internas exitosas son esenciales para cada tamaño de la empresa, ya sea que tenga 3 o 3.000 empleados.

El plan de comunicación interna debe escribirse y mantenerse actualizado en línea con la estrategia de comunicación general. La estrategia es el resumen de los objetivos, mientras que el plan se encarga de la acción.

  • Entregables
  • Personal responsable
  • Horarios y plazos
  • Estado del proyecto
Ejemplo de comunicación de arriba hacia abajo con Lumapps

El desarrollo del plan lo realiza múltiples partes interesadas para alinear todas las áreas de negocios. Por ejemplo, el gerente de recursos humanos podrá dar información sobre reclutamiento o crecimiento de los empleados para construir un extenso programa interno de incorporación o incorporación de reconocimiento de empleados.

Dependiendo del tamaño de su empresa, puede o no tener una persona dedicada o un equipo para comunicación interna. Sin embargo, siempre debe haber una persona responsable de construir el plan de acción cohesiva y seguir la ejecución.

Quien sea responsable de redactar el plan debe comenzar identificando cada departamento y proyecto que se incluirá. Para inspiración, también puede explorar diferentes ejemplos de planes de comunicación interna y mejores prácticas.

Puede ser útil utilizar una plantilla de plan de comunicación interna, tanto para supervisar el proyecto como para que cada departamento trabaje. Esto hace que sea más fácil para el coordinador reunir todas las ideas. Pero si está buscando un desafío y desea comenzar desde cero, no olvide los siguientes pasos principales:

Para construir un negocio exitoso, es esencial tener un plan de comunicación interna estable y de trabajo. Pero primero, es importante comprender cuál es el nivel de éxito de sus comunicaciones internas actuales, y dónde se puede mejorar. ¿La empresa está interactuando y comunicando bien con sus empleados o se sienten obstruidos por la información esencial?

¿Qué es un plan de comunicación interna dentro de una empresa?

Cuando eliges
Cómo enviar sus mensajes, piense en la demografía generacional de su
empleados y cómo las diferentes generaciones prefieren comunicarse: correo electrónico versus
Notificaciones de texto, por ejemplo.

Entonces piensa en
cómo puede mantener su mensaje consistente y claro en las diferentes
canales.

Su actual
La gestión de crisis o el plan de desastre deben incluir varios de los canales anteriores
para comunicación interna durante una emergencia.

¿Deberías encontrar
usted mismo atrapó a la guardería debido a una emergencia, sin embargo, reservando una hora
o dos con personal clave para estrategias y desarrollar rápidamente un receptivo
El plan de comunicaciones internas sigue siendo factible. Puede haber más prueba y error en la ejecución del
Plan, pero la alineación y una colocación de una estrategia coherente
potencialmente beneficia la gestión, su marca, sus clientes y la mayoría
Es importante destacar que sus empleados.

Liderazgo experimentado
siempre debe poseer y ser los embajadores clave para la comunicación interna
plan.

Dependiendo de
tamaño de la empresa y cómo tiene personal, lo más probable es que estén trabajando en ello
con un especialista en comunicaciones, marketing o recursos humanos para administrar el plan en sí y
Reforzar los mensajes que salen. Ese especialista también se puede poner a cargo
de actualizaciones, en colaboración con el liderazgo.

Para mantener su plan
Al día y alineado con sus objetivos, revise su comunicación interna en
conjunción con tu:

  • Planificación anual

¿Cómo hacer un plan de comunicaciones internas?

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo es más importante que nunca. A medida que más empresas optan por el trabajo remoto a largo plazo, está cada vez más claro que los entornos de trabajo corporativos no volverán a las normas pre-pandémicas.

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Si bien el trabajo remoto tiene sus beneficios, también ha dejado a algunos empleados sintiéndose desconectados de su trabajo y sus empleadores. Un estudio encontró que el 55% de las personas en la fuerza laboral de los Estados Unidos tienen la intención de buscar un nuevo trabajo en los próximos 12 meses. Esta «gran renuncia» está poniendo un énfasis renovado en la participación de los empleados y, a su vez, comunicaciones internas.

En este nuevo panorama, su estrategia de comunicaciones internas no puede confiar en un enfoque establecido. Debe ser proactivo, integral y creativo para fomentar la conexión que se perdió cuando desaparecieron los puntos de contacto en persona.

Un plan de comunicaciones internas intencionales puede ayudar a las organizaciones a manejar los impactos cada vez mayores de un entorno laboral cambiante. Esta es una gran oportunidad para que las empresas repensen cómo se comunican con una audiencia a menudo olvidada: sus propios empleados.

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Crear un programa de comunicaciones internos es un ejercicio continuo de colaboración. Requiere priorización y compra de liderazgo, así como verificaciones frecuentes con gerentes en todo su negocio.

¿Cuál es el objetivo de un plan de comunicación interna?

Los planes de comunicación interna pueden ser desalentadores para algunas organizaciones. Sorprendentemente, el 60% de las empresas no tienen una estrategia a largo plazo para sus comunicaciones internas.

Sin embargo, estamos aquí para mostrarle cómo crear una estrategia exitosa y evitar los obstáculos típicos que conlleva mejorar su plan. Un plan de comunicación interna efectiva incluye transmitir información importante de la empresa e incluye elementos clave como:

  • Objetivos de la empresa, misión y valores
  • Mensajes organizacionales clave
  • Canales de comunicación
  • Responsabilidades y procesos de los empleados
  • Plan de marketing y comunicación externo

El correo electrónico sigue siendo la forma principal de comunicación para muchas organizaciones, sin embargo, viene con muchas limitaciones.

La investigación del McKinsey Global Institute informa que el empleado promedio pasa 13 horas a la semana leyendo y respondiendo al correo electrónico, lo que lo convierte en la actividad laboral que requiere más tiempo, ocupando el 28% de nuestra vida laboral.

Aunque el correo electrónico ha tenido un propósito al permitirnos conectarnos con otros, hay aspectos de comunicación que carece el correo electrónico. Para empezar, es difícil inyectar personalidad en un correo electrónico, lo que puede llevar a que los correos electrónicos se perciban de manera incorrecta.

También es difícil contener mucha información en un correo electrónico. Si tiene que llegar a una gran audiencia, no puede crear un gran impacto simplemente usando el correo electrónico.

Las limitaciones de usar el correo electrónico como su forma principal de comunicación pueden tener un efecto perjudicial en sus empleados. Aquí hay solo algunos:

  • Objetivos de la empresa, misión y valores
  • Mensajes organizacionales clave
  • Canales de comunicación
  • Responsabilidades y procesos de los empleados
  • Plan de marketing y comunicación externo
  • Sin toque personal
  • ¿Cómo se hace un plan de comunicación interna?

    Un plan de comunicaciones internos no puede vivir dentro de su cabeza. Un plan efectivo es un documento vivo que describe quiénes son sus diversas audiencias, qué información comunicará a cada audiencia, qué canales usará y con qué frecuencia se comunicará. Incluya métricas de éxito también, por ejemplo, una tasa de apertura del 80 por ciento en los correos electrónicos del CEO.

    Aunque el plan en sí no necesita ser compartido con toda la compañía, debería estar abierto a cualquiera que lo ayude a ejecutarlo. (¡No olvide involucrar a sus socios comerciales y personas de recursos humanos en roles similares con sabor a las personas! Pueden ayudarlo a escalar al asociarse con los gerentes y asegurarse de que los miembros del equipo comprendan completamente los cambios importantes).

    Para obtener más información sobre los tiempos turbulentos con empatía y fuerza, consulte nuestra guía para el liderazgo resistente.

    Lo más probable es que apenas tengas un momento para recuperar el aliento en estos días y podría estar tentado a seguir inventando a medida que avanza. Pero invertir el tiempo para reunir un plan de comunicaciones internas adecuada dará sus frutos de varias maneras. Será más consistente en sus comunicaciones, lo que les brinda a sus compañeros de trabajo una sensación de estabilidad y ayuda a reducir cualquier ansiedad que puedan sentir. También te da una mayor tranquilidad. Tienes un mapa para guiar a seguir, así como un registro histórico a lo que se considera.

    Por otro lado, volar por el asiento de los pantalones se siente conveniente en el momento, pero puede ser desastroso a largo plazo. Si las personas no obtienen información a través de canales oficiales, o si viene esporádicamente, inventarán su propia información. La confusión resultante no solo distraerá a las personas de su trabajo, sino que puede resultar en planes de proyectos y presupuestos que se basan en la información errónea.

    ¿Qué es y cómo elaborar un plan de comunicación?

    Este artículo fue coautor de Patrick Muñoz. Patrick es un entrenador de voz y discurso reconocido internacionalmente, centrado en hablar en público, poder vocal, acento y dialectos, reducción de acento, voz en off, actuación y terapia del habla. Ha trabajado con clientes como Penélope Cruz, Eva Longoria y Roselyn Sánchez. Fue votado por el entrenador de voz y dialecto favorito de Los Ángeles por el backstage, es el entrenador de voz y discurso para las películas clásicas de Disney y Turner, y es miembro de la Asociación de Trainadores de Voz y Speechs.

    Wikihow marca un artículo como aprobado por el lector una vez que recibe suficientes comentarios positivos. En este caso, el 83% de los lectores que votaron encontraron útil el artículo, lo que le valió nuestro estado aprobado por el lector.

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    Un plan de comunicación es una hoja de ruta para transmitir un mensaje a una audiencia, identificando a quién necesita obtener información, así como cuándo y cómo tiene la intención de comunicarlo. Es una herramienta esencial en todo el mundo de los negocios, ya sea que esté trabajando en marketing, recursos humanos, relaciones públicas o asuntos corporativos. Tomarse el tiempo para especificar sus objetivos, audiencias y estrategias de comunicación hará que su plan sea lo más fuerte y efectivo posible.

    • Puede usar un calendario de papel para mantener en su pared o escritorio, o ir con un calendario de computadora, que puede darle recordatorios cuando se acercan los plazos.
    • Piense en el estado de su mercado y en la empresa o proyecto en su conjunto. Pregúntese qué está haciendo bien su empresa o proyecto y qué podría mejorar.
    • Por ejemplo, puede detallar las ventas actuales de su empresa, su perspectiva presupuestaria y su crecimiento proyectado. También puede hablar sobre cosas como la satisfacción y retención de empleados y clientes.
    • Escriba su objetivo amplio en letras grandes y audaces. Querrá seguir refiriéndose a él mientras continúa creando su plan de comunicación.
    • Por ejemplo, si desea alejar a su empresa del negocio de la tienda y hacia los clientes digitales, podría enmarcarla como una forma de continuar obteniendo una ganancia viable en un panorama comercial cambiante.
    • Por ejemplo, si se está comunicando con una gran empresa y una base de consumidores, puede dividir su público en empleados, partes interesadas y clientes.
    • Si se está comunicando con diferentes audiencias, es posible que deba encontrar diferentes estrategias para cada una, ya que una táctica que funciona para un grupo podría no ser tan efectiva para otro. Por ejemplo, la comunicación con el cliente podría funcionar mejor con un enfoque basado en imágenes, mientras que las partes interesadas pueden preferir más datos y análisis.
    • Por ejemplo, supongamos que está expandiendo el inventario de una empresa minorista para incluir ropa infantil y adultos. Es posible que deba decirle a la rama de fabricación los hechos más prácticos de cómo se implementará el cambio y cómo deberán cambiar sus procesos actuales. Para una rama que se vea menos afectada directamente, podría enfocar sus mensajes en los impactos más amplios del cambio.
    • Por ejemplo, podría decir: «Hemos decidido que como empresa abrirá nuestro comercio minorista a niños y adultos».
    • Por ejemplo, podría decir: «Como nuestro equipo de datos, sabe que la mayoría de nuestros clientes también son padres, aproximadamente el 70% de ellos. Expandir nuestro inventario para incluir productos para niños nos permite hacer que nuestros clientes existentes sean aún más satisfechos».
    • Por ejemplo, podría decir: «Esta decisión fue tomada por un equipo que comprende empleados y ejecutivos de cada rama de la empresa. Expandir nuestro inventario también significa aumentar la carga de trabajo. Todos, y el equipo de datos especialmente tendremos que trabajar más duro que Siempre para sacar esta iniciativa. Mientras tanto, comenzaremos el proceso de contratación de nuevos analistas para ayudar a aliviar parte de la carga «.
    • Por ejemplo, podría decir: «Llegamos a esta decisión después de completar varias revisiones generales de satisfacción y compromiso del cliente. También enviamos encuestas a todos nuestros clientes para ver qué podemos hacer para retener su negocio y abrir un departamento de niños fue abrumadoramente popular «.
    • Al decirle a una rama cómo les afecta, podría decir: «Como nuestro equipo de datos, esto significa que ahora extraerá información de una nueva fuente: el departamento de nuestros hijos. Cuando lanzamos por primera vez, esto significará medir éxitos y página Las tasas de retención, así como el artículo para obtener información, y compararla directamente con nuestros productos para hombres y mujeres «.
    • Podría decir algo como: «El equipo de diseño comenzará a desarrollar nuevos productos en las próximas dos semanas. Desde allí, la fabricación comenzará a producirlos. Su objetivo es tener nuestro sitio web y la primera acción lista en 3 meses, con Una fecha de lanzamiento el 15 de mayo. Su parte en esto, como equipo de datos, se iniciará en ese momento «.
    • Por ejemplo, si estás hablando con un equipo en persona, simplemente podría decir: «¿Alguien tiene preguntas?»
    • Para cambios a gran escala, es posible que desee solicitar preguntas por correo electrónico y realizar una sesión de seguimiento para discutirlas una por una.

    Mantenga sus ideas simples y preséntelas de una manera inesperada y memorable.

    ¿Cómo se elabora un plan de comunicación?

    Un plan de comunicación es un enfoque basado en políticas para proporcionar información a las partes interesadas. El plan define formalmente quién debe recibir información específica, cuándo se debe entregar esa información y qué canales de comunicación se utilizarán para entregar la información.

    Un plan de gestión de comunicaciones efectivo anticipa qué información deberá comunicarse a segmentos de audiencia específicos. El plan también debe abordar quién tiene la autoridad para comunicar información confidencial o confidencial y cómo se debe difundir información (correo electrónico, sitios web, informes impresos y/o presentaciones). Finalmente, el plan debe definir qué los interesados ​​en los canales de comunicación utilizarán para solicitar comentarios y cómo se documentará y archivará la comunicación.

    Los planes de comunicación juegan un papel importante en la gestión del cambio. Una estrategia de comunicación efectiva puede ayudar a romper la resistencia al cambio al llevar a todos en la misma página y ayudar a las partes interesadas a comprometerse y respaldar la necesidad de un cambio y los pasos que se están tomando para lograrlo.

    En la gestión de proyectos, el plan de comunicaciones puede incluir un glosario de términos comunes para garantizar que todos los interesados ​​usen los términos de manera consistente. Este glosario también puede definir e incluir muestras de plantillas, informes y formularios que el gerente del proyecto usará para comunicar información.

    Un plan de comunicación para situaciones de emergencia es similar, pero también debe abordar las formas en que los canales de comunicación electrónicos y no electrónicos deben usarse para difundir la información. Esto incluye anuncios sobre un sistema de paginación de construcción, mensajes de texto automatizados, alertas por correo electrónico, robocalls pregrabados y el uso de árboles telefónicos y redes sociales.

    ¿Qué es plan de comunicación ejemplo?

    Hasta ahora hemos visto qué es y cómo se hace un plan de comunicación, cuáles son las herramientas y propósitos. Para implementar un plan de comunicación efectivo, es necesario pasar por 5 fases macro que podemos comenzar de esta manera:

    • Definición de los objetivos de la comunicación
    • Identificación de los compradores objetivo
    • elección de los medios
    • establecimiento de estrategia
    • procesamiento de contenido

    La primera fase macro se refiere a la definición de los objetivos de la comunicación. Estos objetivos deben tener las siguientes características, es decir:

    • Definición de los objetivos de la comunicación
    • Identificación de los compradores objetivo
    • elección de los medios
    • establecimiento de estrategia
    • procesamiento de contenido
  • específico
  • mensurable
  • accesible
  • realista
  • momento
  • Los objetivos establecidos deben ser específicos, por lo tanto, bien delineados y no genéricos. La compañía debe saber qué pretende hacer. Otra característica es medir. Los objetivos deben ser medibles cuantitativamente. Solo de esta manera es posible comprender si el plan de comunicación descrito es realmente efectivo. Por lo tanto, los objetivos definidos son equivalentes a objetivos más fáciles de medir. Y nuevamente, los objetivos deben ser accesibles. Deben establecerse en función de cuáles son los verdaderos recursos económicos y las habilidades disponibles. Los objetivos no accesibles son equivalentes a una falla segura del plan de comunicación. Se deduce que los objetivos deben ser realistas o concretos. Un consejo: nunca apunte demasiado alto, especialmente al principio, si no tiene los recursos correctos. Finalmente, los objetivos deben ser cronometrados, por lo tanto, alcanzables dentro de un tiempo pre -establecido.

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