Un plan de comunicaciones corporativas es el marco de cómo un negocio comparte mensajes interna y externamente. Puede pensar en ello como la hoja de ruta de cómo una empresa se comunica con sus partes interesadas, empleados, clientes, medios de comunicación y reguladores.
Parte del plan incluye qué información compartir, quién es el público objetivo, con qué frecuencia proporcionar actualizaciones y qué canales son los mejores para transmitir estos mensajes.
Tener un plan establecido da forma a cómo una empresa manejará las comunicaciones en tiempos de crisis, cambio y lanzamiento de campañas y nuevos productos.
Los dos tipos principales de comunicaciones corporativas son:
Comunicaciones internas: cómo un negocio comparte información con sus empleados, equipos de liderazgo, gerentes y miembros de la junta.
Las interacciones pueden ser modos formales de comunicaciones, como reuniones de todas las manos, para discutir iniciativas estratégicas y desempeño, actualizaciones sobre cambios organizacionales, boletines de la compañía y notas internas sobre los cambios en las políticas.
O también pueden incluir una comunicación más informal como usar aplicaciones de mensajería para colaborar, dar la bienvenida a nuevas contrataciones, celebrar aniversarios laborales o compartir detalles sobre la ganancia de nuevos negocios.
Comunicaciones externas: cualquier información compartida fuera de la organización.
Ya sea un comunicado de prensa formal o contenido de marca en las redes sociales, estas comunicaciones construyen la imagen pública de la compañía e impactan la percepción de una marca y sus productos o servicios.
¿Cómo hacer un plan de comunicación en una empresa?
La buena comunicación es un buen negocio. Es por eso que necesita un plan de comunicación que describe con quién debe hablar, cómo los alcanzará y qué dirá.
Sin planificar, es común que los esfuerzos de comunicación salgan de la pista, perjudicando la imagen y las ventas de su marca. El culpable podría ser mensajes mal elaborados, recursos mal dirigidos o ejecución no profesional.
Aquí hay seis pasos que puede seguir para crear y ejecutar un plan de comunicación.
Primero, piense en cómo se destaca de la competencia. ¿Qué haces mejor? ¿Qué valoran los clientes sobre sus productos o negocios? Para ayudar, es una buena idea recopilar comentarios de clientes, socios, proveedores, empleados y otros dueños de negocios.
Cree un mensaje conciso que describa su negocio y su propuesta de valor única. A menudo es útil crear una línea «única». «Somos la única compañía que hace X». Debe usar este mensaje clave de manera consistente en todos sus esfuerzos de comunicación.
Decida el público objetivo para sus comunicaciones. Por lo general, serán clientes y posibles clientes, pero también podrían ser socios comerciales, empleados o la comunidad. También es posible que deba identificar segmentos específicos para apuntar dentro de estos grupos. Un experto en investigación de mercado puede ayudarlo con estos preparativos.
Elija los canales de comunicación más adecuados para llegar a su público objetivo. Debe hacer un análisis de costo-beneficio para reducir los mejores para concentrarse.
¿Cómo elaborar un plan de comunicación para una empresa?
Con el plan de comunicación corporativa, una organización interviene en el público de referencia para confirmar o modificar las percepciones y comportamientos hacia sí mismo y sus productos. Más concretamente, el plan de comunicación es la metodología de trabajo que permite a las empresas estudiar, definir y planificar esa combinación de actividades (publicidad, relaciones públicas y promoción) necesarias para perseguir objetivos comerciales desde el corto plazo hasta el largo plazo.
Para crear un plan de comunicación efectivo, es importante comenzar a partir de 3 consideraciones básicas: los objetivos que desea lograr, los tiempos dentro de los cuales deben lograrse y el total de los recursos disponibles (presupuesto). Estos tres elementos generalmente se proporcionan con el resumen o con el documento de invitación.
La redacción de un plan de comunicación efectivo incluye 9 pasos fundamentales:
Se estudia la empresa/caso y el entorno/escenario en el que se coloca. En este paso, el objetivo es representar, de la manera más fiel posible para la realidad, la situación de la empresa y el mercado de referencia. Entre las herramientas más utilizadas durante esta fase está el análisis FODA.
En esta etapa, se establecen los objetivos del plan de comunicación, que puede ser de tipo institucional (por ejemplo, una administración municipal hacia sus ciudadanos) o vinculados a un producto o actividad comercial (una compañía tiene como objetivo aumentar las ventas del 10% en un producto específico por un plazo). Los objetivos del plan de comunicación de la empresa generalmente se preocupan:
- posicionamiento/reposicionamiento de la empresa o producto;
¿Como debe ser un plan de comunicación?
Su plan de comunicación es su ventanilla única para la estrategia de comunicación de su proyecto. Los miembros del equipo deberían poder usar el plan de comunicación para responder preguntas del proyecto como:
¿Qué canales de comunicación estamos usando? ¿Para qué se usa cada canal?
¿Cómo se van a comunicar los detalles importantes del proyecto, como las actualizaciones de estado del proyecto? ¿Con qué frecuencia se compartirán?
Un plan de comunicación lo ayudará a aclarar cómo va a comunicarse con su equipo de proyecto y partes interesadas del proyecto, ya sea que estos son miembros internos del equipo que trabajan en su empresa, o partes interesadas externas como clientes o contratistas.
Un plan de comunicación en la gestión de proyectos no es un plan de relaciones públicas. Este plan no lo ayudará a alinear en su estrategia de redes sociales, identificar un público objetivo o establecer mensajes clave para diferentes datos demográficos. Si necesita desarrollar esos planes, considere crear un calendario de contenido de redes sociales o un plan de estrategia comercial.
En una palabra: sí. Un buen plan de comunicación puede ayudarlo a comunicar la información correcta a las partes interesadas del proyecto correctas. Las partes interesadas ejecutivas no necesitan ser notificadas sobre cada detalle del proyecto; similares, cada miembro del equipo del proyecto podría no necesitar estar en una conferencia telefónica con sus socios externos. Al aclarar dónde y cómo te comunicarás, puedes reducir el juego de adivinanzas y desbloquear a tu equipo.
Recientemente entrevistamos a más de 13,000 trabajadores del conocimiento global y descubrimos que el trabajador de conocimiento promedio cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces por día. En lugar de centrarse en el trabajo de alto impacto o incluso en colaborar de manera efectiva con los miembros de su equipo, los trabajadores del conocimiento están hundiendo horas para simplemente tratar de averiguar dónde deberían comunicarse.
¿Cómo hacer un plan de comunicación integral?
En una época en la que una gran cantidad de empresas compiten por la atención de los clientes potenciales, una de las necesidades más críticas para una empresa es el establecimiento de una sólida canal de marketing y ventas y un sistema empresarial.
Tal sistema, que incluye expertos en marketing, ventas, relaciones públicas y comunicación, tiene la tarea de alcanzar prospectos, clientes potenciales y clientes con información crucial asociada con la marca, productos, servicios, eventos y más de una empresa.
La estrategia de marketing de una empresa abarca el enfoque estratégico para garantizar que una empresa utilice todos los medios y canales de comercialización de manera efectiva y eficiente para promover los objetivos de la empresa.
Dichos objetivos generalmente incluyen alcanzar más datos demográficos, retener clientes y convertir clientes potenciales, crear embajadores de la marca y expandir el alcance de la compañía en diferentes territorios y regiones, con el objetivo final de aumentar los margen de ganancias.
La estrategia de marketing de una empresa consiste en el CEO, Director de Marketing (CMO), CFO y otros ejecutivos de C-Suite que trabajan para alinear todos los procesos y proyectos de marketing con el modelo comercial general y la visión de la empresa.
Dentro del alcance de la estrategia de marketing, como lo señaló Simplicable, varios medios o canales pueden usarse para cumplir con los objetivos del departamento de marketing de una empresa:
- Televisión
- Radio
- Activos digitales en línea
- Aplicaciones
- Aplicaciones de mensajería
- Redes sociales
- Juegos
¿Cuál es el objetivo de un plan de comunicación?
La comunicación empresarial efectiva requiere planificación y coordinación. Para obtener el mensaje previsto para audiencias internas y externas, debe comprender los objetivos de la planificación de la comunicación empresarial. La planificación de su entrega de mensajes corporativos puede ser la diferencia entre obtener los resultados previstos o crear un desastre de relaciones públicas con información malinterpretada.
Un plan de comunicación empresarial crea consistencia en el mensaje que es importante para mantener la imagen pública de la empresa. Toda la correspondencia que salga a los medios de comunicación contendrá el mismo mensaje, y la audiencia interna de empleados y personal gerencial también comprenderá la información que la compañía está lanzando. Esto evita que diferentes personas dentro de la empresa se contradicen entre sí en los medios y creen confusión con la audiencia.
Su departamento de marketing realiza un análisis exhaustivo de cada medio de comunicación y determina qué puntos de venta alcanzan mercados objetivo particulares. Lanzar información a todos los medios de comunicación enviará su mensaje al público, pero puede usar el análisis de medios para crear mensajes específicos que llegarán a su audiencia prevista y tendrán un mayor impacto. Por ejemplo, si está lanzando un nuevo videojuego, su departamento de marketing le dirá que ciertas revistas de videojuegos tienden a llegar a su público objetivo mejor que otras formas de medios. Lanzaría su información a todos los medios de comunicación, pero puede crear anuncios específicos en esas revistas selectas para ayudar a generar emoción y ventas para su juego.
Las relaciones públicas corporativas son un proceso preciso. El mensaje publicado por la compañía es revisado por gerentes, ejecutivos y el equipo legal para asegurarse de que la compañía esté representada adecuadamente. Un objetivo importante de la comunicación empresarial es determinar quién divulgará la información, cómo se presentará y cuándo debe revelarse. Por ejemplo, una compañía de computadoras puede determinar que la forma más efectiva de anunciar su nuevo producto es que el presidente de la compañía haga una demostración en el día de apertura de una importante feria de la industria.
Mantener una comunicación efectiva dentro de su propia empresa es importante para evitar la confusión que puede afectar la moral y la productividad. Su objetivo de comunicación interna debe ser desarrollar una red que obtenga información importante para los miembros del personal de manera precisa y eficiente. El personal gerencial necesita procedimientos establecidos que liberen información solo después de que se haya confirmado para evitar mensajes internos conflictivos.
¿Por qué es importante tener un plan de comunicación?
La planificación de la comunicación es importante porque puede establecer relaciones significativas entre una empresa y su público clave. Puede pensar más de cerca sobre cómo los consumidores o las partes interesadas pueden percibir mensajes, lo que puede permitirle mantener una reputación positiva para el negocio. La planificación también puede permitirle asegurarse de que permanezca en contacto constante con grupos significativos. Puede hacer referencia al esquema para recordarle que envíe actualizaciones y haga un seguimiento con personas que puedan contribuir al crecimiento de la organización.
Aquí hay razones para implementar un plan de comunicación para facilitar las interacciones con otros:
Puede haber mucha información que desee compartir con el público. Un plan de comunicación puede organizar todos los detalles juntos en un formato claro. Puede facilitarle la decisión de qué noticias distribuir primero para atraer a la audiencia y qué noticias se extenderán a lo largo para alentarlos a continuar interactuando con la empresa.
También puede clasificar la información por su importancia, lo que puede permitirle compartir solo los detalles pertinentes. Un flujo de comunicación organizado puede permitirle a usted y a su equipo colaborar más fácilmente. También puede asegurarse de que las partes externas, como las partes interesadas y los consumidores, tengan información actualizada sobre la organización.
Un plan de comunicación puede permitirle abordar las conversaciones de manera más estratégica. Cuanto más involucre a la audiencia, más probabilidades de poder diferenciar la información que proporcionó de otros mensajes que ha recibido. Las técnicas de comunicación sólidas pueden garantizar que los consumidores comprendan detalles importantes que quería que supieran. También pueden recordar el contacto que facilitó en lugar de los de competidores. Si la audiencia experimenta una sobrecarga de información, una campaña efectiva puede permitir el mensaje que elaboró para capturar y mantener la atención.
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