Los informes varían según el tamaño, el formato y la función. Debe ser flexible y ajustar su informe a las necesidades de la audiencia. Los informes generalmente se organizan alrededor de seis elementos clave:
- De quién es el informe y/o preparado para
- Lo que se hizo, qué problemas se abordaron y los resultados, incluidas las conclusiones y/o las recomendaciones.
- Donde ocurrió el sujeto estudiado
- Cuando ocurrió el sujeto estudiado
- Por qué se escribió el informe (función), incluso bajo qué autoridad, por qué razón o por cuya solicitud
- Cómo el sujeto operaba, funcionaba o se usaba
Preste atención a estos elementos esenciales cuando considere a sus partes interesadas. Eso puede incluir a la (s) persona (s) de que el informe trata, a quienes es y el público más amplio de la organización. Pregúntese quiénes son los tomadores de decisiones clave, quiénes serán los expertos y cómo se pueden interpretar sus palabras e imágenes. Si bien no existe un formato universal para un informe, hay un orden común para la información. Cada elemento admite el propósito o función principal, desempeñando un papel importante en la transmisión de la información. Algunos elementos comunes en un informe se muestran en la Tabla 11.2.
Título de informe; Fecha de presentación; nombre, título y organización de la persona que preparó el informe; Nombre, título y organización de la persona que recibe el informe.
Si su informe contiene información confidencial o si va a estar expuesto a los elementos, también puede contener una portada.
¿Cómo se organiza la solución para elaborar un reporte?
Analizar e interpretar datos es una parte vital de cualquier negocio. A veces puede ser la diferencia entre una empresa exitosa y una empresa que falla. son varias técnicas de tabulación y estadística que pueden ayudarlos a crear el orden a partir de datos no organizados. Estas técnicas ayudan a simplificar, organizar, resumir y clasificar grandes cantidades de datos en términos significativos. Aparte de que los datos se clasifiquen de una manera más condensada, la empresa puede entenderlo mucho más claro y, por lo tanto, sacar conclusiones y, por lo tanto, avanzar a Haga las recomendaciones necesarias. Las técnicas de resumen más útiles incluyen tablas, conceptos estadísticos (media, mediana y modo), correlaciones y cuadrículas.
Mesas
Las tablas son una herramienta esencial para simplificar los datos. Los datos numéricos de cuestionarios y encuestas generalmente se resumen en una tabla. Use columnas y filas para hacer que la información cuantitativa sea más fácil de comprender. Utilizado en este vine para facilitar el proceso de comprensión de datos. «Cuando los datos se tabulan, puede ser más claro encontrar la respuesta a su pregunta de problemas. Porcentajes de calculación de ciertos tipos de datos recopilados y luego clasificarlos en una tabla de lo mejor a mínimo o viceversa puede ayudarlo a sacar conclusiones más rápido y de manera más eficiente «. (Guffey, Rhodes y Rogin, 2006)
¿Cómo se organiza para elaborar un reporte?
Cualquier persona que necesite ayuda para aprender o dominar el informe y la organización de propuestas y el material de preparación se beneficiará de las lecciones en este capítulo. No hay una forma más rápida o más fácil de aprender a organizar y preparar informes y propuestas. Entre los que se beneficiarían están:
- Los estudiantes que se han quedado atrás para comprender cómo identificar las partes de un informe formal, usar el proceso de planificación o escribir informes y propuestas
- Estudiantes que luchan con discapacidades de aprendizaje o diferencias de aprendizaje, incluido el autismo y el TDAH
- Estudiantes que prefieren múltiples formas de aprender negocios (visuales o auditivos)
- Estudiantes que han perdido el tiempo de clase y necesitan ponerse al día
- Estudiantes que necesitan una forma eficiente de aprender sobre la organización y la preparación de informes y propuestas
- Estudiantes que luchan por comprender a sus maestros
- Estudiantes que asisten a escuelas sin recursos adicionales de aprendizaje empresarial
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- Consulte las transcripciones de video para reforzar su aprendizaje.
- Pruebe su comprensión de cada lección con cuestionarios cortos.
- Verifique que esté listo completando el examen del capítulo sobre la organización y la preparación de informes y propuestas.
- Estudie de manera eficiente: omita lo que sabe, revise lo que no.
- Mantenga lo que aprende: animaciones atractivas y ejemplos de la vida real hacen que los temas sean fáciles de comprender.
- Prepárese el día de la prueba: use el examen de capítulo sobre la organización y la preparación de informes y propuestas para prepararse.
- Obtenga apoyo adicional: pregunte a nuestros expertos en materia cualquier pregunta sobre la organización y la preparación de informes y propuestas. ¡Están aquí para ayudar!
- Estudiar con flexibilidad: mire videos en cualquier dispositivo listo para la web.
Este capítulo ayuda a los estudiantes a revisar los conceptos en una unidad sobre la organización y la preparación de informes y propuestas de un curso estándar de comunicaciones comerciales. Los temas cubiertos incluyen:
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¿Qué es la elaboración de un reporte?
Lea este artículo para conocer los pasos involucrados en la preparación de informes y su utilidad para la gestión.
Los informes de gestión es una tarea difícil y, por lo tanto, el escritor de informes debe poseer una habilidad especial para este trabajo. Debe ser analista financiero y, en esa capacidad, debe estar bien capacitado en las áreas de contabilidad, finanzas y gestión. Debe poder hacer que el análisis ponga de manera objetiva sus ideas de manera convincente y clara y comunicar los resultados en una forma legible para una acción efectiva.
Los informes efectivos y eficientes requieren los siguientes pasos a seguir:
(a) Los informes requieren una planificación detallada del flujo de papeleo y su análisis. Debería ser el resultado lógico de las operaciones contables.
(b) Se debe evitar la duplicación del trabajo. Los registros contables deben diseñarse de tal manera que obtenga «datos de control» sin análisis adicional.
(c) La codificación y la mecanización deben usarse para procesar datos de contabilidad. Ayudarán a acelerar los informes.
(d) Los registros contables deben cerrarse antes del tiempo. Esto facilitará la preparación de informes a tiempo.
(e) Cuando los datos reales no están disponibles, ciertas estimaciones se pueden usar en su lugar para evitar retrasos innecesarios. Sin embargo, lo real se puede comparar con la estimación de una fecha posterior y las desviaciones, si las hay, se pueden encontrar y analizar. Dicho análisis de las desviaciones ayudará a hacer mejores estimaciones en el futuro.
¿Cómo se organiza el reporte?
Para considerar cómo organizar su información en el cuerpo de un informe formal, identifique a su audiencia principal, sus partes interesadas directas y su propósito durante la etapa de planificación. Una estrategia que abarca las etapas de planificación y creación del proceso de comunicación es enumerar posibles encabezados, dados su audiencia y propósito. A medida que se mueve más plenamente para crear, baraja los elementos en su lista de posibles encabezados para ver qué tiene sentido dónde: ¿un grupo de información conduce lógicamente a la siguiente? También es posible que desee experimentar con posibles encabezados y estructuras organizativas escribiendo breves listas y/o contornos para ver qué organización aborda mejor a su audiencia y propósito.
Por ejemplo, observe a continuación tres de muchas formas diferentes de organizar y estructurar información corporal para un informe de progreso informativo. El propósito y la audiencia del informe son los mismos, y esencialmente la misma información se incluiría en cada iteración; Solo la organización difiere. Sin embargo, las posibles organizaciones darían como resultado presentaciones de información muy diferentes, con diferentes efectos.
- La muestra 1 podría ser más apropiada si su jefe es más conceptual que orientado a los detalles, alguien que quiere una visión general del progreso del proyecto.
- La muestra 2 podría ser más apropiada si su jefe está muy orientado a los detalles y ha recomendado contratistas específicos para el proyecto.
- La muestra 3 podría ser más apropiada si sabe que este proyecto es la primera fase de un proyecto más grande dedicado a los departamentos de mudanza dentro de la organización, y que este proyecto se utilizará como un caso de prueba para las formas de moverse, y no moverse – departamentos incrementalmente durante el próximo año.
Si está escribiendo un informe de progreso informativo para su jefe en un proyecto de equipo que está liderando. El proyecto implica mover personal en dos departamentos de un piso a dos pisos nuevos en el mismo edificio. Puede desarrollar las siguientes secciones en el cuerpo de su informe y organizarlas de una de muchas maneras diferentes, después de su introducción/antecedentes/propósito:
Muestra 1 – Organizado por elementos de la línea de tiempo del proyecto
¿Cómo se organiza un reporte?
La información que se muestra en un informe proviene directamente de los campos de la capa o tabla en la que se basa el informe. Una forma en que puede personalizar un informe es organizando sus datos. Cuando la información se puede dividir en grupos, puede ayudar a resaltar las tendencias que de otro modo pueden pasar desapercibidas. Por ejemplo, es posible que desee tener ciertos registros de empleados agrupados por el departamento al que pertenecen y ordenados ascendentemente en función de su fecha de alquiler.
Los informes respaldan los siguientes tres métodos de organización:
- Agrupación: registrar registros de informes por un valor común.
- Clasificación: organice los registros de informes en orden alfabético o numérico basados en los valores en uno o más campos. La clasificación se puede realizar en orden ascendente o descendente. También se puede utilizar la sensibilidad de caso opcional.
- Estadísticas resumidas: muestre el conjunto completo de información para los registros informados. Los ejemplos incluyen un valor de campo numérico promedio o máximo, así como el recuento total de un valor de cadena en un campo.
Utilizando una combinación de los métodos de organización disponibles, se puede crear un informe que proporcione detalles organizados y información sumaria para referencia rápida. La agrupación y la clasificación también se pueden agregar a un informe existente y actualizarse después de la creación de informes iniciales.
La agrupación y la clasificación son niveles opcionales de organización que se pueden aplicar a los datos de su informe. Sin embargo, esto se puede definir durante la creación de informes. Para organizar datos en el panel Crear nuevo informe, complete los siguientes pasos:
- Agrupación: registrar registros de informes por un valor común.
- Clasificación: organice los registros de informes en orden alfabético o numérico basados en los valores en uno o más campos. La clasificación se puede realizar en orden ascendente o descendente. También se puede utilizar la sensibilidad de caso opcional.
- Estadísticas resumidas: muestre el conjunto completo de información para los registros informados. Los ejemplos incluyen un valor de campo numérico promedio o máximo, así como el recuento total de un valor de cadena en un campo.
Alternativamente, haga clic con el botón derecho en una capa en el panel de contenido y haga clic en un nuevo informe para abrir el panel y haga que la fuente de datos del informe se establece directamente.
¿Qué pasos debo seguir para realizar un informe?
La forma en que escribes crea una impresión, para bien o para mal. La escritura persuasiva genera participación, motivación e impulsa la acción.
Si su escritura es ‘pegajosa’, al menos, mantiene a la audiencia leyendo.
¿Funcionó? Si todavía estás leyendo, ¡lo hizo! Para ayudarlo a mantener a sus lectores comprometidos y entretenidos, hemos recopilado algunos pasos sencillos para ayudar a mejorar su redacción de informes.
Para ser un buen escritor, debes rodearte de buena escritura. Aprenda de lo mejor y lea regularmente una buena combinación de escritura en libros, periódicos, revistas comerciales y artículos en línea. Los informes de sus colegas también pueden proporcionar inspiración y musa creativa y darle una idea de lo que se ha hecho antes.
No comiences a escribir demasiado pronto. Considere lo que va a decir y por qué (su objetivo, propósito y objetivos por escrito). Identifique quién es su lector típico (por ejemplo, novato o experto, qué necesita obtener de su informe, ya sean colegas o fuera de su empresa, etc.). Esta información lo ayuda a lanzar su escritura en el nivel correcto.
Solo use datos, estadísticas e información de antecedentes de fuentes confiables y establecidas para mantener la credibilidad. Sense verifique los datos que use al verificar una segunda fuente para la validación.
Defender los principios de la buena escritura respetando la IP de los demás; Reconocer fuentes y referencias para mejorar la credibilidad y permitir el seguimiento del lector. Al citar de una fuente, tenga en cuenta las limitaciones de republicación.
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