Cómo formar parte de la planeación de un proyecto y aportar al éxito

Ahora que hemos aprendido cómo hacer un plan de proyecto e identificamos las etapas del ciclo de vida de gestión de proyectos, debemos enfatizar la importancia de la fase de planificación del proyecto.

El proceso de planificación del proyecto es fundamental para cualquier tipo de proyecto porque aquí es donde crea todos los documentos que guiarán cómo ejecutará su plan de proyecto y cómo controlará los riesgos y cualquier problema que pueda ocurrir. Estos documentos, que forman parte del plan de gestión del proyecto, cubren todos los detalles de su proyecto sin excepción.

Existen plantillas de planes de proyecto que pueden ayudarlo a organizar sus tareas y comenzar el proceso de planificación de proyectos, pero aquí en ProjectManager recomendamos el uso del software de planificación de proyectos. El conjunto de funciones es mucho más robusto e integrado con cada fase de proyecto en comparación con una plantilla de plan de proyecto de Excel, y es una excelente manera de garantizar que su progreso real permanezca alineado con su progreso planificado.

Una vez que escribe un plan de proyecto, es hora de implementación. Mire el video a continuación para ver cómo el software de planificación de proyectos ayuda a organizar las tareas, recursos y costos de un proyecto.

Las herramientas de planificación de proyectos se han convertido en una herramienta invaluable para los gerentes de proyectos en los últimos años, ya que les proporciona la capacidad de mantener y automatizar los componentes que describimos anteriormente. El software de planificación de proyectos es una gran herramienta para facilitar los procesos de gestión de proyectos, como el desarrollo del horario, la gestión del equipo, la estimación de costos, la asignación de recursos y el monitoreo de riesgos.

Más allá de eso, el software de planificación también permite a los gerentes monitorear y rastrear su plan a medida que avanza a través de la fase de ejecución del proyecto. Estas características incluyen paneles, para una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento del proyecto, y los informes en profundidad que pueden usarse para comunicarse con las partes interesadas.

¿Qué es la planeación de un proyecto?

En la gestión de proyectos, la planificación del proyecto es un proceso que sirve para establecer y documentar todos los aspectos de un proyecto específico, a través de planes detallados. Este último «son necesarios para establecer las pautas para ser utilizadas como referencia a la comparación durante la ejecución del proyecto, así como para medir y controlar el rendimiento del proyecto». [1]

El objetivo de la planificación del proyecto es en primer lugar para establecer y documentar:

«El grupo temático de integración incluye los procesos requeridos para identificar, definir, combinar, unificar, coordinar, controlar y cerrar las diversas actividades y procesos relacionados con el desarrollo del plan del proyecto». [1]

Este grupo temático incluye los procesos necesarios para identificar y definir el trabajo y el entregable, es decir, los documentos intermedios que resumen y evalúan el progreso del proyecto.

El objetivo principal del grupo es definir y controlar lo que se incluye en el proyecto (en la escoba) y lo que no está incluido (fuera de la escoba) en el proyecto. En esta fase, se define en cada punto lo que debe hacerse, especificando que los entregables definidos como contractualmente en el proyecto se realizarán.

Al realizar mejoras en el producto que no se ha solicitado en los requisitos, es decir, que no son parte del alcance del proyecto, hablamos de revestimiento de oro.

El propósito del proceso es aclarar y explicitar el alcance del proyecto, incluidos los objetivos, entregables, requisitos y fronteras, al tiempo que define el estado final de llegada del proyecto «[1]

¿Cómo hacer la planificación de un proyecto ejemplo?

La mejor manera de comprender la planificación de un proyecto es hacer uno. Vamos a caminar por los pasos de un proyecto simple, digamos, finalmente colgando esa obra de arte que su hija hizo en la escuela primaria.

El concepto y la iniciación son simples: su hija ha estado preguntando por qué no ha colgado su dibujo. «¿No te gusta?» ella pregunta. Por supuesto que sí. De hecho, lo colgarás en la sala de estar para que todos puedan ver lo orgullosos que estás de su trabajo. La idea es enmarcar y colgar la pieza, lo que beneficia a la organización al regresar la paz y la armonía a la familia.

El siguiente paso es definir y planificar. Escriba el plan y el alcance del trabajo, observando cualquier riesgo y cómo resolverlos. Este proyecto requiere un viaje al objetivo y la compra de un marco agradable pero económico, uno que complementa estilísticamente el trabajo, pero no eclipsa la pieza de su hija.

Por lo tanto, debe tener en cuenta el tiempo para llegar a la tienda, elegir el marco adecuado y luego llegar a casa y ensamblar su equipo y herramientas. Hará que su hermano ayude, ya que sus hijos tienen una rivalidad entre hermanos que trabajar juntos podría resolver. A continuación, pasarás por ese cajón desordenado en la cocina y encontrarás el martillo, las uñas y un nivel. Pondrá la imagen en el marco y ayudará a los niños a colgarla, limpiar y luego disfrutar a la luz de un trabajo bien hecho.

Luego inicia el proyecto y asigna las tareas a sus hijos que escribió anteriormente en la etapa de planificación. Mientras trabaja, puede haber conflictos para resolver, ya que su equipo no es el todo cohesivo que esperaba. El cambio es parte de un proyecto. Tal vez no habrá suficientes uñas, o no puedes encontrar el martillo. Estos riesgos se identificaron anteriormente, por lo que si ocurren, use el plan de contingencia que creó.

¿Cómo hacer una planificación de un proyecto ejemplos?

La planificación del proyecto, la planificación del proyecto, es la parte de la gestión del proyecto que define por encima de todo propósito, objetivos, acciones y recursos.

Los otros cuatro componentes de la gestión de proyectos son: iniciar, ejecutar, monitorear y controlar, cerrar. En el Body of Knowledge (PMBOK®) de Projects, la Guía del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI®), los procesos atribuibles a la planificación del proyecto son diferentes y van desde el desarrollo del plan de gestión de proyectos hasta la creación de WBS, desde La estimación de los costos a los riesgos de identificación.

Se puede ver a un buen gerente de proyectos al planificar… ¡no solo de tiempos!

La buena planificación es una prueba de profesionalismo indiscutible para el gerente de proyectos (PM) que, gestionando los procesos de planificación de proyectos en el mejor de los casos, establece bases sólidas para el resultado positivo futuro. Tanto es así que en la planificación de proyectos complejos puede incluso ocupar un tercio de la duración general del proyecto. Esta es la primera capacidad requerida para un fiscal: poder planificar de manera precisa, a pesar de las presiones, internas y externas al contexto de diseño, al que está sujeto, por ejemplo, acelerar los tiempos de realización. Una capacidad que acompaña la capacidad de negociación con los miembros de la gerencia involucrados. Es durante la planificación, de hecho, que el espíritu del equipo debe surgir y un sentido de responsabilidad necesario para enfrentar todas las fases del proyecto.

Como se dijo anteriormente, la planificación del proyecto no debe limitarse a calcular solo el momento, sino también la «cosa» y el «cómo».

¿Cómo inicia la planificación de un proyecto?

Esta primera fase es la fase en la que los socios realmente comienzan a hacer su contribución en términos de actividades y resultados, de acuerdo con las reglas, el momento y el presupuesto establecieron a priori (u otras condiciones impuestas por las autoridades competentes/financieras para la implementación de el programa).

En esta fase, el socio principal (o coordinador o solicitante) ya no solo tiene un papel de facilitador (que actúa como un vínculo entre los diversos socios y se ocupa de la preparación del formulario de solicitud), sino de controlar un proyecto real. La buena gestión del proyecto garantiza que se respeten los procedimientos establecidos, que una cierta dosis de realismo contiene creatividad dentro de los límites de las necesidades del proyecto (tiempo, presupuesto, etc.) y subraya la importancia de producir resultados concretos al tiempo que mantiene un cierto grado de flexibilidad.

La actividad diaria relacionada con el proyecto debe ser garantizada por todos los socios (individualmente y a través de grupos de trabajo/grupos técnicos orientados al resultado en el que todos los socios están representados), pero el socio principal debe supervisar la progresión de las diversas actividades, los aspectos financieros , la organización de reuniones formales o informales y cumplimiento de los procedimientos de informes para garantizar la coordinación del proyecto a nivel técnico y financiero.

Para hacer todo esto, el líder (o coordinador) del proyecto necesita el apoyo de todos los socios del proyecto, incluido un comité de gestión (o comité o directorio) que monitorea la efectividad de las actividades realizadas en relación con la información deducible del proyecto en sí (informes y solicitudes de información) y evalúa las prioridades estratégicas.

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