Un plan de negocios de planificación de eventos es un documento que describe los aspectos principales de su negocio. Articula cuál es el negocio, su objetivo, cómo opera, la estructura y otros elementos importantes.
Tal vez esté comenzando su negocio de planificación de eventos y, debido a que es tan nuevo, se pregunta si debería dedicar tiempo a desarrollar un plan. O bien, es posible que haya estado operando su operación en solitario desde la mesa de su comedor durante los últimos meses, y todo parece estar funcionando bien.
De cualquier manera, un plan de negocios es un componente importante de su negocio. Así como tiene una lista de verificación de planificación de eventos para explicar el objetivo de un evento, el presupuesto, el público objetivo y otros factores similares.
Un plan de negocios pondrá por escrito sus objetivos y lo mantendrá enfocado en los objetivos a largo plazo de su negocio de planificación de eventos, así que tenga en cuenta el plan con el mayor detalle posible para asegurarse de que cuando vaya a comenzar su negocio, ya tiene planchó potenciales contratiempos en la etapa de planificación. Use su plan de negocios de planificación de eventos para mantenerlo en el camino. Reevalúe su plan de negocios cada tres meses y determine si necesita modificar algo para reflejar los cambios en su negocio de planificación de eventos.
- Descripción: El primer aspecto de su plan de negocios es una descripción de quién es usted o qué desea que sea su negocio. Esto puede ser tan simple como unas pocas oraciones. Por ejemplo, «la planificación de eventos ABC es un negocio de planificación de eventos de servicio completo…» o «La planificación de eventos ABC se especializa en la planificación de bodas…».
- Objetivo: ¿Cuál es su objetivo comercial? ¿Cuáles son los objetivos de su negocio? ¿Su objetivo es ser el principal planificador de eventos en su ciudad o tiene la vista en un objetivo más elevado?
- Estructura: ¿Cómo está estructurado su negocio? ¿Es usted el único operador o tiene socios o personal de apoyo? Si tiene empleados, describa sus responsabilidades laborales.
- Productos y servicios: ¿Qué producto o servicio ofrece su negocio? Incluya todo, desde negociaciones de contratos de hoteles hasta contrataciones de proveedores y proporcionar personal en el lugar.
- Mercado objetivo: ¿Quiénes son sus clientes potenciales? ¿Qué segmento quiere atraer su negocio de planificación de eventos? Identifique a las personas que estarían interesadas en sus servicios.
- Marketing: ¿Cómo comercializará su negocio para atraer clientes? ¿Tiene planes para un sitio web? ¿Utilizará las redes sociales? Asistir a eventos comerciales locales?
- Finanzas: ¿Cómo manejará los costos iniciales de realizar su negocio? ¿Cómo se procesarán la facturación y el pago?
No escriba un plan de negocios, revise su lista de tareas pendientes y meterlo en un cajón. Este plan de negocios es la hoja de ruta para su negocio de planificación de eventos. Manténgalo al frente y al centro para que nunca pierda de vista por qué comenzó este negocio, de qué se trata, a dónde quiere ir y cómo planea llegar allí.
¿Qué se necesita para poner un negocio de organizacion de eventos?
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Ya sea que esté coordinando y facilitando una boda, una conferencia, una feria o una recaudación de fondos corporativa, la planificación de eventos es un trabajo de alta presión y de alto riesgo.
Se necesita mucha creatividad, energía, organización y habilidades para prosperar en la industria de planificación de eventos, pero si tiene esas cualidades, ser un planificador de eventos puede ser una carrera para celebrar. Saber cómo comenzar un negocio de planificación de eventos es su primer orden de negocio.
Es posible que ya haya coordinado eventos en una escala más pequeña o ad-hoc. Esa experiencia lo ayudará a medida que avanza en esta industria. Pero el lanzamiento de un negocio oficial de planificación de la fiesta requiere saltar a través de aros legales y logísticos.
¿Crees que tienes lo que se necesita para convertirte en un planificador de fiestas profesional? (Creemos que lo hace). Aquí le mostramos cómo comenzar un negocio de planificación de eventos en 5 pasos.
Si eres nuevo en la industria oficial de planificación de eventos, es fácil pensar que el trabajo es todo brillo, champán y celebraciones. Si bien ese es el resultado de su cuidadosa planificación, las cosas son mucho menos glamorosas detrás de la cortina. Para cualquier caso, hay alrededor de mil casillas que usted (el planificador profesional) tiene que verificar para asegurarse de que todo funcione sin problemas para el cliente y los asistentes.
- Creando un diseño o tema de eventos
- Arreglo de entretenimiento
- Encontrar el lugar
¿Qué necesito para iniciar un negocio de eventos?
Si es un organizador de eventos experimentado con una impresionante cartera de historias de éxito, es posible que esté listo para salir por su cuenta. Esto podría significar un negocio independiente en solitario, o podría ser una operación completa, con empleados e incluso una ubicación de ladrillo y mortero.
Pero el salto del empleo al emprendimiento es grande. Y muchos planificadores de eventos no están seguros de dónde comenzar.
Aquí le mostramos cómo dar el salto de la gestión de eventos a comenzar un negocio de planificación de eventos.
Si bien no necesita una certificación o licencia oficial para convertirse en un planificador de eventos, es posible que desee registrar su empresa de gestión de eventos y el nombre de la empresa. Luego, asegúrese de abrir una contabilidad por separado para su negocio y rastrear todos sus gastos e ingresos a efectos fiscales.
¿No estás seguro de por dónde empezar con tus gastos? Mira esta plantilla de presupuesto.
Los detalles del registro dependerán de dónde viva y del tamaño de su negocio, así que asegúrese de investigar de antemano. Además, asegúrese de solicitar las licencias y permisos correctos para que no tenga ningún problema legal mientras construye su marca.
Por ejemplo, si su negocio de planificación de eventos implica servir alcohol, esto tendrá requisitos legales diferentes que si este no es un elemento de sus eventos.
La creación de un plan de negocios lo ayuda a organizar y atraer socios, inversores y clientes. También es un documento que servirá como una piedra de toque importante para usted a medida que aumenta su negocio.
¿Cómo funciona el negocio de la organización de eventos?
Por definición, una organización empresarial es una institución creada para participar en empresas comerciales. Las empresas eligen el tipo de organización empresarial mejor para ellos comparando factores como impuestos, papeleo, inversión, cómo aumentar el capital de trabajo y la cantidad de responsabilidad personal.
Al decidir qué tipo de organización empresarial formar, debe considerar la estructura de propiedad, las reglas fiscales y otros elementos financieros.
Echemos un vistazo a las diferentes formas de organización empresarial.
Una única propiedad es un tipo de organización empresarial propiedad de 1 persona. No tiene una existencia separada del propietario, ya que todos los ingresos y pérdidas se gravan contra la declaración de impuestos sobre la renta personal del propietario.
En comparación con otras formas de propiedad de negocios, esta opción requiere la menor cantidad de documentos para completar y presentar. Todo se aborda al propietario, por lo que no hay ganancias para clasificar, lo que hace que todo el proceso sea muy simple.
Además, debido a que una única estructura de propiedad de propiedad de propiedad no requiere que separe la empresa de usted mismo como individuo, puede optar por usar su nombre como el nombre de su negocio.
Según este tipo de organización empresarial, debe pagar un impuesto por cuenta propia contra sus ingresos. También usted es directamente responsable de cada activo, responsabilidad, ganancias y pérdidas.
Si una única propiedad es el mejor tipo de organización empresarial para usted depende de la cantidad de responsabilidad personal que sea un riesgo en su trabajo o industria en general.
¿Cómo se hace una planeación de eventos?
Es el proceso de planificación de todos los detalles y logística de un evento. Ese evento puede variar en tamaño, complejidad y propósito. Pueden ser en persona, virtual, seminario web o híbrido. Se necesita mucho tiempo y esfuerzo para administrar un evento e implica la comunicación con múltiples equipos y proveedores. La planificación de eventos abarca tareas en todas las etapas del ciclo de eventos, como marketing de eventos, patrocinadores de eventos, abastecimiento de lugares, marca de eventos, construcción de un sitio web de eventos y más.
La gente tiende a llamar a la planificación de eventos con muchos nombres diferentes. Algunos planificadores de eventos se llaman asistentes administrativos, algunos se llaman coordinadores de eventos y otros se llaman gerentes de eventos. ¿Qué tienen en común todos estos títulos? Los individuos tienen alguna mano en la planificación de un evento. Ya sea que los eventos sean internos o externos, grandes o pequeños, todos tienen que ser planificados.
La planificación de un evento virtual requiere tanto tiempo y dedicación como un evento en persona o híbrido. En los últimos meses, hemos tenido que ajustar los programas de eventos para incorporar estos nuevos tipos de eventos, agregando una curva de aprendizaje para los planificadores a medida que tienen una idea de la planificación de eventos virtuales. Hay tantos factores a considerar al planificar un evento virtual. ¿Este contenido se traducirá bien en una configuración virtual? ¿Están mis altavoces preparados para hablar virtualmente? ¿Cómo proporcionaré a mis patrocinadores el mismo valor que recibirían en mi evento en persona? ¿Cuánto tiempo deberían durar mis sesiones? Y finalmente, ¿qué tecnología deberíamos usar para apoyar este evento? La planificación de un evento virtual se hace más fácil con la tecnología, o el uso de una plataforma de eventos virtuales, como el centro de asistentes virtuales. Con la tecnología de eventos virtuales, puede planificar más inteligente.
¿Qué departamentos hay en una empresa de eventos?
Una compañía de gestión de eventos es un tipo de organización formada por un grupo de personas cuya tarea es organizar eventos y atender el diseño, planificación y gestión de estos eventos para sus clientes. Las empresas organizadoras de eventos consisten en varios niveles de trabajo y, en base a esto, los puestos de trabajo se dividen en numerosas categorías o niveles. Dependiendo del tamaño de la empresa, la estructura de la jerarquía puede variar, pero la mayoría de las compañías a gran escala consisten más o menos en la misma escalera de posiciones.
La siguiente descripción dada lo ayudará a comprender mejor la jerarquía de la empresa de eventos:
El puesto del director del evento es la posición más importante y también la mejor en la tabla de jerarquía de una empresa o equipo de gestión de eventos. Él/ella es el responsable de dirigir y cuidar el funcionamiento suave de todo el evento.
Dentro de la supervisión de un director de eventos están los departamentos de la compañía de eventos y se mencionan en las líneas dadas a continuación:
Este es el departamento que se ocupa de la coordinación del evento y se asegura de que todo, desde las ceremonias hasta la tabulación, etc. funcione en orden suave y una sincronización adecuada. Tiene varios otros puestos de trabajo, como se menciona a continuación:
- Coordinador de eventos
- Organizador de eventos
- Anotador informático
- Gerente de ceremonia
- Coordinador de programador
El otro departamento que un director de eventos supervisa o dirige el departamento de coordinación del lugar. Este departamento tiene el coordinador del lugar en su posición superior y se encarga de tareas como el control ambiental, la gestión de riesgos, el equipo de configuración y las reservas de lugar.
¿Qué es el departamento de eventos?
Como un planificador de bodas principal y una compañía de coordinación de eventos para Palm Springs, las áreas circundantes y Borrego Springs desde 1988 hemos construido una extensa red de asociados, proveedores y otros contactos comerciales que serán los mismos enlaces necesarios para planificar exactamente el tipo de evento usted. estan buscando. Las bodas, eventos corporativos, eventos privados y recaudadores de fondos son únicos en su maquillaje, objetividad, emoción y estilo, el departamento de eventos comprende que necesita un planificador de fiestas que conozca y sea confiable.
Puede confiar en el departamento de eventos para brindarle la más alta calidad y estándares de servicio personal y profesional.
- Eliminamos el «factor de preocupación».
- Usted se beneficia de nuestra extensa experiencia de la industria y nuestro conocimiento de todas las áreas de Coachella Valley y Borrego Springs.
- Estamos conectados.
Nos especializamos en las bodas de destino de Palm Springs y Borrego Springs, donde la atención al detalle y la comunicación se vuelven aún más críticas para aquellas parejas que están dando un paso tanto como para planificar su boda «larga distancia».
Desde pequeño e íntimo hasta grande y lujoso, co-creará, planificaremos, produciremos y preservaremos cada detalle para su evento.
Planear tener su evento aquí en el desierto fue su primera decisión importante, ahora necesita encontrar el lugar perfecto. Las oportunidades de ubicación espectaculares están en todo el valle y nuestros especialistas en ubicación están listos para guiarlo a ese patrimonio, resort o club de campo que mejor se adaptará a sus necesidades y será el telón de fondo y la base para la visión de su evento.
¿Cuáles son las áreas de la organización y gestion de eventos?
El mundo en el que ahora opera el planificador de eventos está cambiando a un ritmo acelerado. Vivimos en una sociedad digitalizada cada vez más móvil y las expectativas de los delegados han cambiado en consecuencia. Ya sea que se trate de un taller interno de capacitación de empleados, una cena ejecutiva o un seminario corporativo o show comercial a gran escala, los asistentes exigen experiencias cada vez más personalizadas.
Sin embargo, con una gran cantidad de personas delegadas a las que atender, ¿qué tan fácil es lograr esto hoy?
Según una encuesta realizada por CVEN y Edelman Intelligence, las expectativas y las necesidades de los asistentes difieren significativamente según su persona, edad y región. Lo que involucra a un milenio del Reino Unido puede no ser apropiado para un baby boomer de Alemania, por ejemplo. Para ofrecer una experiencia única y atractiva para cada asistente, necesita un plan de gestión de eventos confiable.
La tecnología es ahora el mejor amigo del planificador. Ha simplificado y simplificado los procesos de gestión de eventos modernos, desde el abastecimiento y el registro de los lugares hasta el compromiso en el sitio y la evaluación posterior al evento, al tiempo que garantiza que sus diferentes personajes de los asistentes sean atendidos por sus medios de comunicación e interacción preferidos, como las aplicaciones de eventos móviles.
Antes de sumergirse en el mundo oscuro y complicado de planificar un evento, debe definir los objetivos de su evento. ¿Por qué llevas a cabo un evento? Para ganar nuevos clientes? ¿Realizar talleres de capacitación para clientes existentes? ¿Aumentar la membresía de su asociación o impulsar la moral de los empleados? Solo cuando se hayan establecido los objetivos del evento, ¿puede planificar efectivamente qué tipo de evento necesita?
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