La fecha del evento y el número de invitados son los dos factores de planificación de eventos más importantes. Incluso si está planeando un evento más pequeño, tener un número estimado de invitados puede ayudarlo a planificar catering, planes de evacuación y más.
Aquí hay algunos otros componentes cruciales que deben incluirse en su plan de eventos:
- El evento: elija un tipo específico de evento y tema
- Lugar: seleccione una ubicación que se adapte al evento, los invitados y el tema
- Presupuesto: estimar todos los gastos de eventos y crear un presupuesto
- Patrocinadores: los eventos especiales pueden ser costosos, y atraer patrocinadores puede ayudarlo a administrar todos esos costos
- Voluntarios: seleccione una tripulación calificada y ordene contratos, roles, horarios y reuniones
- Marketing: Aquí, necesitarás atraer gente al evento. Puede hacer esto a través de marketing por correo electrónico, campañas de redes sociales o anuncios impresos.
- Entretenimiento: seleccione una banda, orador principal, bailarines o cualquier tipo de actuación para mantener los invitados entretenidos
- Producción: si el evento se va a transmitir en vivo, deberá organizar grabaciones audiovisuales y transmisión
- Equipo: asegúrese de que el wifi, las micrófonos, la iluminación, los proyectores, las pantallas y los cables funcionen correctamente
- Asistentes: proporcione información del evento como procesos de pago, datos de contacto e instrucciones a cada asistente. También debe dar pases de acceso para evitar que los accidentes de la fiesta se colan
Aquí hay tres similitudes entre la gestión de eventos y la gestión de proyectos:
Los gerentes de eventos y proyectos utilizan hitos del proyecto para garantizar que todo se entregue a tiempo.
¿Qué es la organización de eventos?
Primero hablamos con nuestro cliente nuevo o existente sobre las necesidades, deseos, expectativas y requisitos del público objetivo para el cual está destinado el evento.
Los objetivos con respecto a la preparación y ejecución del evento son igualmente importantes, por lo tanto, deben definirse con precisión, específicos, medibles, alcanzables, relativos y realistas.
La gestión de eventos real comienza una vez que el concepto del evento está claramente definido y resuelto. El mensaje previsto del evento es crucial, ya que tiene que llegar a su público objetivo a través del evento en sí. Organizar un evento es un proceso dinámico y multifacético. En nuestro proceso creativo, planificamos actividades como publicidad, decoración, catering, entretenimiento de eventos y contenidos artísticos, mientras nos adaptamos a los objetivos y propósitos del evento, así como a los deseos de nuestro cliente.
Organizamos varias reuniones y conferencias rápidamente y, sobre todo, de manera eficiente. Organizamos eventos en casi cualquier lugar en cualquier momento, para grupos pequeños o grandes.
Quizás haya lanzado un nuevo producto o haya abierto una nueva sucursal; Su empresa celebra un aniversario redondo; O está pensando en organizar un evento para sus empleados o socios comerciales. Si desea ser diferente y original, déjanos la organización y la gestión del evento. Nos ocuparemos de cada pequeño detalle, incluido el diseño e impresión de invitaciones, premios honorarios y regalos comerciales.
Lanzar un nuevo producto es fácil. Somos conocidos por nuestra planificación innovadora: en una multitud interminable de posibilidades y una avalancha de ofertas de todos los lados, lo ayudamos a presentar su nuevo producto al público de una manera innovadora. Dependiendo del tipo de evento, producto o servicio que desee presentar, lo ayudaremos a preparar un evento atractivo, creativo e innovador en cualquier lugar de Eslovenia. Háganos saber sus deseos y necesidades, y nos aseguraremos de convertirlos en un evento inolvidable.
¿Qué es organización de eventos y protocolo?
Los contenidos en este grado están directamente relacionados con el protocolo, como lo indica el nombre del curso (de protocolo institucional a negocios o social); Todos los tipos de eventos organizan, desde la planificación hasta la ejecución, teniendo en cuenta todos los aspectos relevantes, como espacios, seguridad, sinergias del equipo o la difusión de los mencionados anteriormente.
El mundo profesional está sujeto a cambios constantes. Hoy en día, las empresas e instituciones demandan a los perfiles que se ajustan a sus necesidades.
La mayoría de las empresas prefieren especialistas en comunicación corporativa que se centran en la comunicación empresarial, sabiendo cómo conectarse con diferentes públicos o múltiples interesados.
Este perfil, combinado con una capacitación competente para la organización de todo tipo de actos de protocolo y eventos, es el que ofrece el protocolo de grado, la organización de eventos y la comunicación corporativa.
El protocolo es una capacitación indispensable para un gerente de comunicación o Dircom (director de comunicación), ya que el conocimiento adquirido facilitará la organización y la relación con otras compañías o instituciones.
Además, la capacitación se combina con la programación de actos o eventos, considerando que las empresas o instituciones se utilizan para llevar a cabo todo tipo de eventos como actos de comunicación empresarial, para posicionar su imagen o marca, para lanzar un nuevo producto o mensaje o atraer la atención y lograr una mayor visibilidad. Básicamente, las empresas intentan comunicarse con la sociedad y los públicos posicionando y visible para ellas.
¿Cuál es la importancia de la organización de eventos?
El concepto de eventos corporativos entrega cenas, reuniones, conferencias, simposios e incluso actividades recreativas para los empleados.
Independientemente de la forma que tomen, este tipo de actividad ocupa un lugar muy importante en las estrategias de comunicación de las empresas debido a los titulares que se enumeran a continuación:
1) Los eventos, las reuniones y otras actividades son herramientas de comunicación muy efectivas tanto en un nivel interno como externo
Esto significa que son muy positivos tanto en la publicidad de los productos y servicios de la compañía a clientes reales y potenciales y otras compañías en el sector, como en el lanzamiento de campañas de información internas y el fortalecimiento de los lazos entre los propios empleados.
2) Habilitan y fomentan relaciones interpersonales
Los eventos de la compañía brindan una gran oportunidad para contactar o ampliar nuestra red de contactos y conocer clientes, colegas y otros profesionales en persona.
Pocas actividades pueden ser tan efectivas para motivar a los empleados y ayudarlos a proteger su fuerza o luchar contra la rutina de trabajo diaria como una conferencia o reunión que combina trabajo y juego en un entorno atractivo, por ejemplo.
Otra variante podría ser la organización de una actividad recreativa, como un campeonato de paintball o un taller de gastronomía, donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de fortalecer los lazos, cerrar las diferencias y conocerse personalmente, no solo como compañeros de trabajo. Las posibilidades son infinitas.
¿Cómo funciona una empresa de organización de eventos?
Según Wikipedia, la gestión de eventos es «la aplicación de la gestión de proyectos para la creación y desarrollo de eventos a gran escala como festivales, conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos y convenciones» que suena razonable si es un poco largo. Ponerlo más simplemente la gestión de eventos es:
«La coordinación, planificación, organización y ejecución de un evento»
Hay una serie de cosas importantes que hace una compañía de gestión de eventos, algunas obvias y otras menos. Una buena compañía de eventos proporcionará una gama de recursos y servicios, así como personal altamente experimentado que pueda garantizar el funcionamiento sin problemas del evento, ya sea grande o pequeño.
Ejecutar un evento exitoso puede ser un ejercicio complejo y costoso donde la planificación y gestión de cada detalle cuentan para su éxito, que es una razón solo para contratar una empresa especializada. Con esto en mente, estas son nuestras 6 razones principales para utilizar una empresa profesional de gestión de eventos.
Creando un «¡Guau!» El factor es una parte esencial de hacer un evento memorable. Una buena compañía de eventos tendrá un equipo creativo sólido que proporciona ideas para su evento y trabajará con usted para lograr un resultado final inolvidable.
Contratar a una empresa para administrar su evento puede parecer costosa, pero las buenas compañías de gestión de eventos tendrán una variedad de equipos de eventos, así como contacto regular con proveedores de confianza, artistas, lugares y técnicos. Como resultado, pueden obtener mejores ofertas sobre cualquier cosa que pueda necesitar, y probablemente lo obtenga más rápido.
¿Cuánto cuesta un organizador de eventos?
Los planificadores de eventos desempeñan papeles importantes para coordinar una variedad de eventos, desde bodas hasta conferencias por igual y son útiles para ayudar a planificar cualquier tipo de evento que celebre una ocasión o evento.
El costo de la planificación del evento puede ser de entre 15 y 20 por ciento del costo del evento además de la tarifa base del planificador del evento.
Sin embargo, el costo exacto de la planificación de eventos puede variar. De hecho, hay varios factores que pueden afectar el costo de la planificación de eventos. Estos son algunos de los más importantes a considerar:
Hay varios aspectos que están involucrados en la planificación de eventos y cuanto más detallados son estos planes o más coordinadores de eventos necesarios para manejar el evento, más puede aumentar los costos.
Por ejemplo, si un planificador de bodas requiere un equipo de coordinadores para manejar cada aspecto de la boda, esto puede aumentar el costo del evento. Además, el nivel de asistencia requerido para el evento también puede afectar directamente los costos de planificación del evento.
Por ejemplo, la compañía de planificación de eventos con sede en Vero Beach, Florida, la empresa de bodas y las conchas marinas cobra $ 875 por su paquete básico que incluye servicios de planificación de bodas y coordinación de la ceremonia de boda. Pero los clientes también pueden obtener una boda de servicio completo con una recepción y decoraciones por $ 3,925.
El tipo de alimentos y bebidas puede afectar directamente los costos de planificación del evento. Si bien los planificadores de eventos a menudo tienen conexiones que ayudan a descartar estos costos, alimentos y bebidas que requieren más mano de obra para hacer o costar más para obtener una fuente y el transporte puede aumentar el precio de la planificación de eventos.
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