Sin un proceso de planificación estratégica efectiva, es difícil lograr el éxito en la gestión de proyectos.1 La planificación estratégica se centra en el futuro de una empresa en la comprensión de las prioridades operativas y la disponibilidad de recursos, establece los objetivos estratégicos claros para los resultados comerciales deseados y el desarrollo de un plan de acción sobre cómo lograrlos.2 El proceso crea e implementa decisiones que guían la dirección de una organización, asegurando que sea adaptable a un entorno empresarial cambiante.3
En última instancia, la planificación estratégica permite que un negocio tome el control de su visión y convierta los resultados proyectados en realidad. Esto enfatiza su importancia para los gerentes de proyecto, que son responsables del éxito o el fracaso de un proyecto, y de garantizar que una organización opera con una eficiencia óptima.4
La planificación estratégica proporciona un sentido de dirección organizacional y ayuda en la creación de objetivos comerciales realistas. Una encuesta de KPMG encontró que un 27% más de proyectos se ejecutan con éxito cuando la estructura y los recursos de una organización se alinean con su estrategia.5 Un documento de planificación estratégica de una página mejora el proceso de toma de decisiones y permite que las organizaciones sean más proactivas, lo que ayuda a la capacidad de la capacidad de Prepárese para situaciones desfavorables y minimice los riesgos involucrados. Los beneficios incluyen:
- Los proyectos se completan de manera más eficiente
- Se incrementa la comunicación del proyecto6
- Los recursos se gestionan de manera más efectiva7
- Asegura que los gerentes de proyecto tomen decisiones informadas
- Se mejoran las posibilidades de éxito8
Si bien la tarea de creación inicial puede parecer abrumadora al principio, simplificarla en un proceso paso a paso asegurará que se dirige a cada objetivo comercial y alcance su resultado comercial propuesto. Prueba este enfoque de cinco pasos:
Este primer paso se centra en comprender la estrategia comercial actual de su organización. Sin un resumen claro de su declaración de misión y objetivos a largo plazo, crear un plan estratégico exitoso es casi imposible.9 Revise el desempeño pasado y presente para evaluar críticamente su posición estratégica e identificar cómo:
- Los proyectos se completan de manera más eficiente
- Se incrementa la comunicación del proyecto6
- Los recursos se gestionan de manera más efectiva7
- Asegura que los gerentes de proyecto tomen decisiones informadas
- Se mejoran las posibilidades de éxito8
¿Cómo se hace un proyecto de planeación estratégica?
Los proyectos y programas que persigue una empresa son las implementaciones de un plan estratégico. En otras palabras, los proyectos son las acciones concretas que una empresa toma para ejecutar su plan estratégico. Por ejemplo, durante la planificación estratégica, los gerentes pueden ver una cierta debilidad en un competidor que podrían explotar para ganar más clientes. Como resultado, el negocio podría lanzar una nueva campaña publicitaria que señala la debilidad. En este caso, la campaña publicitaria es un proyecto que se implementa como resultado del proceso de planificación estratégica.
Un análisis FODA es una herramienta de planificación estratégica que los gerentes de negocios usan para ayudar a formular planes y determinar qué proyectos seguir. Un análisis FODA implica crear una lista de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa, y usar esas listas para formar decisiones sobre estrategia y proyectos futuros. Por ejemplo, si una empresa vende varios productos diferentes, pero las ventas de una línea de productos son especialmente fuertes, podría decidir enfocar nuevos proyectos en explotar esa fortaleza.
Un análisis de costos de beneficio es una herramienta de toma de decisiones que los gerentes usan para decidir en última instancia qué proyectos seguir. Un análisis de beneficios de costos implica estimar los costos y los beneficios potenciales de los diversos proyectos que están bajo consideración y luego elegir el proyecto que proporciona el mayor beneficio neto. El beneficio neto es el valor total beneficios menos los costos de valor total.
Gregory Hamel ha sido escritor desde septiembre de 2008 y también ha escrito tres novelas. Tiene una Licenciatura en Economía de St. Olaf College. Hamel mantiene un blog centrado en cursos en línea abiertos masivos y programación de computadoras.
¿Qué es un proyecto en planeación estratégica?
El proceso de planificación de un año se convocó en la cumbre del caso de julio de 2015, donde los grupos de liderazgo comenzaron a discutir las posibilidades, desembolsando las grandes ideas y describiendo los elementos principales de las decisiones y actividades guiadas de Cinco Fases de Case.
Fase 1: Visión, Planificación de proyectos y lanzamiento
Junio -julio de 2015
Tras la afirmación de los resultados del proyecto y un plan integral de proyectos por parte del liderazgo ejecutivo de casos, el proyecto se lanzó oficialmente en la cumbre del caso en Chicago. Las sesiones con la Junta de Case, la Junta de Ejecutivos de la Asociación de Alumnos de Alumni y el Caso 50 proporcionaron perspectivas sobre varios conceptos de encuadre para la visión de Case, la propuesta de valor, las oportunidades, los riesgos y la dirección estratégica. También comenzaron la formación del comité directivo, un marco de participación de las partes interesadas globales y un plan de comunicaciones de proyectos y páginas de sitios web.
Fase 2: desarrollo de objetivos
Agosto a noviembre de 2015
Después de las reuniones de Chicago, los preparativos comenzaron para las reuniones anuales previamente programadas, incluidas la conferencia anual Case Europe, las comisiones del caso, las fundaciones institucionalmente relacionadas y las reuniones especiales del personal de casos en todo el mundo. Proporcionando una perspectiva global al principio del proceso, la reunión de CEAC a principios de septiembre contrató a miembros europeos, influyentes y defensores temprano en el proyecto de planificación estratégica en torno a sus experiencias y perspectivas con respecto a la historia del caso, las tradiciones y lo que es importante avanzar para el caso como organización global. El Comité Directivo celebró su primera reunión del 28 al 29 de septiembre en San Diego, donde se desarrollaron borradores de visiones, misiones, valores y temas estratégicos para guiar más actividades de participación durante el otoño. Otras sesiones de partes interesadas ocurrieron en octubre; Acumulativamente, la información y las perspectivas de estas sesiones se plegaron en el compromiso constituyente material e informado durante el otoño de 2015. En noviembre, la Junta y el Comité Directivo confirmaron un marco estratégico que sería probado por una consulta más amplia entre los voluntarios y el personal de los casos en la próxima fase. Las actualizaciones de comunicaciones oportunas sobre el proyecto continuaron a los miembros del caso, el personal y otros socios según el plan de comunicaciones.
¿Cómo se relacionan los proyectos con el plan estratégico?
«La gestión de proyectos efectiva y eficiente debe considerarse una competencia estratégica dentro de las organizaciones». – Guía PMBOK
Cada año fiscal termina con la misma historia. Una desconexión aparentemente grande entre el equipo de gestión de proyectos y el equipo de planificación estratégica.
Si lo piensas desde la superficie, este parece un enfoque completamente incorrecto. Los dos no deben desconectarse en absoluto. Más bien, deben formarse unidos para garantizar el crecimiento y el éxito de la organización.
El equipo de planificación estratégica debe definir objetivos estratégicos. El equipo de gestión de proyectos debe seleccionar proyectos anuales que moverán la aguja y alcanzarán estos objetivos. Sin embargo, este rara vez es el caso.
El plan estratégico a menudo se aza de proyectos organizacionales. El enfoque aislado dificulta definir el impacto de los proyectos cuando el año llega a su fin. Además, cuando pregunta a los gerentes del proyecto por qué están trabajando en sus proyectos, a menudo no pueden proporcionar tres razones, y mucho menos una.
El cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (Guía PMBOK) define la gestión de proyectos organizacionales, u OPM, como «un marco en el que la cartera, el programa y la gestión de proyectos se integran con los habilitadores organizacionales para lograr objetivos estratégicos».
Parece una definición larga, pero ampliemos las últimas tres palabras «lograr objetivos estratégicos».
Como se dijo anteriormente, es importante comprender el impacto no solo en la organización sino en los objetivos estratégicos en su conjunto.
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