La mejora continua es un enfoque proactivo para el servicio al cliente superior que prioriza la eliminación de los desechos y se basa en la participación activa de los empleados para desarrollar soluciones a los desafíos a medida que surgen.
La mejora continua implica seis fases distintas que buscan pequeñas mejoras en procesos y productos, con el objetivo de aumentar la calidad y reducir los desechos.
- Un ciclo continuo de cambio positivo y participación de los empleados
- Un proceso basado en métricas para revisar y mejorar continuamente el rendimiento
- Una estrategia de mejora incremental paso a paso
Los siguientes principios básicos de excelencia operativa son pequeñas mejoras de procesos simples que pueden hacer que su negocio sea más eficiente, independientemente de su tamaño o industria.
Algunos proyectos de mejora continua son revestimientos operativos a gran escala, pero una gran mayoría son ajustes pequeños e incrementales implementados por miembros del equipo central dentro de cada departamento, en lugar de en toda la organización.
Un programa de mejora continua exitosa no depende de que el liderazgo tome grandes decisiones estratégicas, sino que recluta a los empleados y gerentes de primera línea para implementar pequeñas mejoras que la bola de nieve en resultados medibles.
Los pequeños ajustes impulsados por los empleados de primera línea son la base de un programa exitoso de mejora continua «.
Aquí hay algunas premisas clave a tener en cuenta a medida que crea su programa de mejora continua.
El primer objetivo de mejora continua es descubrir las brechas organizacionales que le impiden lograr una mayor productividad y éxito. Este proceso de descubrimiento requiere compromiso y curiosidad.
¿Qué es un proyecto de mejora continua?
La mejora continua es un enfoque anongo y a largo plazo para mejorar los procesos, productos y servicios. También se llama mejora continua o CI, y es uno de esos términos que a menudo creemos que entendemos completamente, pero en realidad podemos significar muchas cosas diferentes para muchas personas diferentes.
Este artículo ofrece una guía simple para la mejora continua explorando lo siguiente:
- La mejora se basa en pequeños cambios, cada uno puede implementarse en un marco de tiempo bastante corto
- La aportación de toda la fuerza laboral es necesaria (los empleados que realizan el proceso deben participar en las decisiones de cambio), como dijo una vez el fundador de Panasonic, Konosuke Matsushita, «la existencia continua depende de la movilización de cada onza de inteligencia»
- Se debe permitir que los empleados tomen posesión de decisiones de mejora, y se invertirán más en los cambios que se les ocurrieron en primer lugar.
- La comunicación con respecto al cambio es crucial para el éxito continuo: cuanto más grande sea la organización, más difícil se vuelve esto: aquí es donde las herramientas de software realmente pueden ayudar
- La mejora debe analizarse, para ver si realmente es efectiva, nuevamente donde las herramientas de software realmente pueden ayudar
DMAIC es una metodología compuesta por 5 fases: definir, medir, analizar, mejorar y controlar.
Estas 5 fases aseguran que cualquier proyecto de mejora pueda analizarse con evidencia basada en datos y repetirse.
- La mejora se basa en pequeños cambios, cada uno puede implementarse en un marco de tiempo bastante corto
- La aportación de toda la fuerza laboral es necesaria (los empleados que realizan el proceso deben participar en las decisiones de cambio), como dijo una vez el fundador de Panasonic, Konosuke Matsushita, «la existencia continua depende de la movilización de cada onza de inteligencia»
- Se debe permitir que los empleados tomen posesión de decisiones de mejora, y se invertirán más en los cambios que se les ocurrieron en primer lugar.
- La comunicación con respecto al cambio es crucial para el éxito continuo: cuanto más grande sea la organización, más difícil se vuelve esto: aquí es donde las herramientas de software realmente pueden ayudar
- La mejora debe analizarse, para ver si realmente es efectiva, nuevamente donde las herramientas de software realmente pueden ayudar
Los 5 Whys fueron desarrollados para llegar a la causa raíz de un problema; No solo identificar los síntomas de un problema.
¿Cómo hacer un proyecto de mejora continua?
Después de la Segunda Guerra Mundial, comenzaron a implementarse nuevas teorías sobre la calidad. Muchas de estas ideas fueron traídas a Japón y abrazadas por el país, ya que se reconstruyó en los años posteriores a la guerra. Estas ideas finalmente cambiarían la fabricación y el mundo.
La «mejora continua» fue una de estas ideas. Los japoneses destilaron la esencia de esta idea a una sola palabra: «Kaizen». Es una filosofía de calidad que incluye la mejora del producto, los procesos del diseño y los producen, y la forma en que los equipos llevan a cabo esos procesos.
Por ejemplo, la antigua forma tomaría un producto, lo llevaría a su categoría, optimizaría el proceso y se sentaría y ganaría dinero. De hecho, incluso hablamos de que los productos maduros son una «vaca de efectivo». O algo que ordeña en efectivo mientras produzca.
Kaizen, sin embargo, es parte de una forma diferente de ver las cosas. Es probable que un producto o proceso nunca sea «lo suficientemente bueno». Como su nombre lo indica, el objetivo es nunca dejar de mejorar.
Esta idea puede marcar una gran diferencia en el producto que fabrica hoy y cómo lo hace. Pero, ¿qué pasa si su empresa no practica Kaizen? En este artículo, exploraremos siete formas de crear una cultura de mejora continua en su organización, incluso si comienza desde cero.
Es importante recordar que cambiar la cultura de una organización es notoriamente difícil. Las empresas son (en) famosas por comenzar una iniciativa y luego abandonarla en silencio, y eso es especialmente cierto para algo así como una mejora continua.
¿Cómo iniciar un proyecto de mejora?
Hay una fórmula para el éxito al reunir proyectos de mejora de resultados y organizar los equipos que los hacen prosperar. Con demasiada frecuencia, los proyectos críticamente estratégicos se lanzan sin la planificación, la estructura y las personas adecuadas para garantizar la viabilidad y la sostenibilidad a largo plazo. Nunca logran la masa crítica requerida para realizar mejoras sustanciales, o lo hacen, pero luego el proyecto se desvanece y el antiguo estado regresa. La fórmula para el éxito duradero sigue siete pasos simples:
1. Tome un enfoque de resultados versus responsabilidad 2. Defina su objetivo y las declaraciones de AIM temprano y apegenlos 3. Asigne un propietario del análisis (informe o aplicación) por adelantado 4. Involucre a los usuarios finales en el proceso 5. Diseño para realizar Hacer lo correcto es fácil 6. No subestimes el poder de 1: 1 entrenamiento 7. involucra al campeón
Después de haber trabajado en un número suficiente de proyectos, es fácil identificar las diferencias entre aquellos que ofrecen resultados exitosos sostenibles y aquellos que entregan, digamos, resultados menos que estelares. Desde mi experiencia, puedo ofrecer siete consejos para proyectos de mejora de la calidad en atención médica. Aquí están y lo que los hace funcionar:
La mayoría de los equipos del proyecto de mejora de resultados operan bajo uno de los dos preceptos: medida para la responsabilidad o la medida para mejorar.
Los proyectos que miden la responsabilidad se centran principalmente en recompensar o castigar en función de si las personas se adhieren o no a ciertos procesos y procedimientos. Un ejemplo clásico sería pagarle a un médico individual una ventaja (o cobrar una multa) basada en su cumplimiento de alguna iniciativa clínica en una instalación. El enfoque de aquellos que se miden se desplaza rápidamente a si un punto de datos específico es o no preciso para un individuo en particular. El proyecto se ve afectado en una lechada de minucias. Cuando esto sucede, las personas se preocupan por el foco negativo y el castigo resultante. Con este enfoque, no hay una marea ascendente que levante todos los barcos. Claro, algunos de los valores atípicos en la parte inferior pueden mejorar, pero el interés personal tiene prioridad en lugar de examinar el proceso y centrarse en las intervenciones que ayudarán a mover la media general. La mejora del resultado se retrasa o nunca alcanza su máximo potencial. No me malinterpreten, medir para la responsabilidad tiene su lugar, sin embargo, es importante evaluar si su proyecto lo exige o si en su lugar debe centrarse en medir para mejorar.
¿Qué es un proyecto de mejora continua y cuál es su estructura?
Mire a cualquier empresa y verá que hace esfuerzos de mejora en su negocio. Estas mejoras podrían ser en la productividad de los trabajadores, la eficiencia de la planta, la calidad, el servicio (es decir, la entrega de tiempo), etc.
A menudo, sin embargo, las empresas no lo hacen bien.
Las mejoras no están estructuradas. Los departamentos individuales realizan mejoras sin involucrar a otros departamentos. Este enfoque «aislado» no estructurado para realizar mejoras es una de las principales razones por las cuales las empresas no logran el siguiente nivel en el rendimiento.
Entonces, ¿cómo podemos llevar a una empresa al siguiente nivel, lo que requeriría lograr una verdadera mejora continua del proceso? Primero tendríamos que comprender a fondo todo el sistema de nuestra empresa. Para hacerlo bien, tenemos que tomarnos el tiempo para hacerlo bien.
Ahora, algunos de ustedes dirían: «No tenemos tiempo para sentarnos y comprender todo el sistema mientras presentamos incendios cada hora, todos los días. Necesitamos resultados rápidos; la gerencia necesita resultados rápidos». Pero el hecho es que si queremos que las mejoras de proceso continuas de nuestra empresa se mantengan o se mantengan, es fundamental que comprendamos la interconexión de las funciones, máquinas, personas individuales, todo el sistema.
Sé que es muy difícil entender un sistema en poco tiempo. Sin embargo, las mejoras realizadas de forma aislada pueden ser contraproducentes y dar lugar a tener que llamar a un nuevo equipo de lucha contra incendios para abordar la mejora fallida.
Tomar el tiempo
Sí, estoy de acuerdo en que no tenemos el tiempo, y algunos problemas deben resolverse de inmediato. No digo que si alguien sangra profusamente, debe esperar para hacer un análisis completo de la lesión antes de acudir a la ayuda de la persona. Primero tenemos que colocar un vendaje en la herida para detener el sangrado, un tipo de acción «solo hazlo» que algunos practicantes de Lean Six Sigma llamarían clásicamente una «solución rápida» o «golpe rápido». Luego tenemos que analizar por qué, cómo y cuándo la persona estaba sangrando, así como examinar cómo evitar que este sangrado vuelva a suceder.
¿Cómo se inicia un proyecto de mejora?
La mejora de la calidad implica un esfuerzo combinado entre el personal de atención médica y las partes interesadas para diagnosticar y tratar problemas en el sistema de atención médica. Sin embargo, los profesionales de la salud a menudo carecen de capacitación en métodos de mejora de la calidad, lo que hace que sea difícil participar en los esfuerzos de mejora. Este artículo familiariza a los profesionales de la salud con cómo comenzar un proyecto de mejora de la calidad. Los pasos iniciales implican la formación de un equipo de mejora que posee experiencia en el problema de la calidad del cuidado, el liderazgo y la gestión del cambio. El mapeo y el análisis de las partes interesadas son herramientas útiles en esta etapa, y se revisan para ayudar a identificar a las personas que podrían tener un interés personal en el proyecto. La participación del médico es un componente particularmente importante del éxito del proyecto, y el conocimiento que los pacientes/cuidadores pueden ofrecer como miembros de un equipo de mejora de la calidad no deben pasarse por alto. Después de que se forma un equipo, un marco de mejora ayuda a organizar el proceso científico de cambio del sistema. Los marcos comunes de mejora de la calidad incluyen Six Sigma, Lean y el modelo de mejora. Estos modelos se contrastan, con un enfoque en el modelo de mejora, ya que es ampliamente utilizado y aplicable a una variedad de problemas de calidad de atención sin capacitación avanzada. Implica tres pasos: la configuración del objetivo de enfocar la mejora, la elección de un conjunto equilibrado de medidas para determinar si se produce una mejora y probar nuevas ideas para cambiar el proceso actual. Estas nuevas ideas se evalúan utilizando ciclos Plan-Do-Study-Act, donde el conocimiento se obtiene al probar los cambios y reflexionar sobre su efecto. Para mostrar la utilidad del mundo real de los métodos de mejora de la calidad discutidos, se aplican a una iniciativa hipotética de mejora de la calidad que tiene como objetivo promover la diálisis en el hogar (hemodiálisis en el hogar y diálisis peritoneal). Esto proporciona un ejemplo que los profesionales de la salud renal pueden usar para comenzar sus propios proyectos de mejora de la calidad.
Los médicos locales, los pacientes y los líderes de atención médica han hecho recientemente la diálisis doméstica (hemodiálisis en el hogar o diálisis peritoneal) una prioridad estratégica en su centro de atención médica. Para promover la diálisis doméstica, han instruido a las instalaciones de diálisis que el 30% de todos los pacientes con diálisis incidentes deben iniciar diálisis en una modalidad de diálisis en el hogar dentro de los 6 meses posteriores al inicio de la diálisis. Actualmente, el programa de nefrología en el que trabaja está comenzando el 15% de sus nuevos pacientes en una opción de diálisis en el hogar. Desea ayudar a su programa a mejorar su rendimiento, pero su experiencia de mejora de calidad es limitada. Aunque sabes que se necesita un equipo de mejora, no estás seguro de quién incluir. Sobre todo, está abrumado por la cantidad de diferentes marcos y herramientas de mejora de la calidad. Dados estos desafíos, te preguntas cómo deberías comenzar.
En la mejora de la calidad, las personas que hacen el trabajo deben ser las que cambien el trabajo. Esto generalmente requiere un equipo de mejora interdisciplinario, con una representación de disciplinas como la medicina, la enfermería y la administración. Los profesionales de la salud tienen experiencia trabajando en equipos, pero determinar la composición de un equipo de mejora de calidad exitoso requiere un conjunto de habilidades diferente (1). El mapeo y el análisis de las partes interesadas son herramientas que pueden ayudar a identificar a los miembros del equipo apropiados.
¿Cómo comenzar un proyecto de mejora?
- 3DePartment of Molecular and Clinical Pharmacology, Institute of Translational Medicine, University of Liverpool, Liverpool, Reino Unido
La participación en la mejora de la calidad puede ayudar a los médicos y aprendices a mejorar la atención juntos y desarrollar habilidades profesionales importantes
La mejora efectiva de la calidad se basa en el trabajo colaborativo con colegas y pacientes y el uso de un método estructurado
El entusiasmo, la perseverancia, las buenas habilidades de gestión de proyectos y la voluntad de explicar su proyecto a los demás y buscar su apoyo son habilidades clave
La mejora de la calidad (Cuadro 1) es un componente central de muchos planes de estudio de pregrado y posgrado.12345 Numerosas organizaciones de atención médica, 6 reguladores profesionales, 7 y responsables políticos8 reconocen los beneficios de la capacitación de los médicos en la mejora de la calidad.
Participar en la mejora de la calidad permite a los médicos adquirir, asimilar y aplicar importantes capacidades profesionales7, como la gestión de la complejidad y la capacitación en factores humanos.1 Para los alumnos clínicos, es una oportunidad para mejorar la atención9; desarrollar habilidades de liderazgo, presentación y gestión del tiempo para ayudar a su desarrollo profesional10; y construir relaciones con colegas en organizaciones a las que se han unido recientemente.11 Para los médicos más experimentados, es una oportunidad para abordar las preocupaciones de larga data sobre la forma en que se entregan procesos y sistemas de atención y fortalecer su liderazgo para las habilidades de mejora.12
Los beneficios para los pacientes, los médicos y los proveedores de atención médica de participar en la mejora de la calidad son considerables, pero existen muchos desafíos involucrados en el diseño, la entrega y el mantenimiento de una intervención de mejora. Estos van desde persuadir a los colegas de que hay un problema que debe abordarse, hasta mantenerlos comprometidos una vez que la intervención esté en funcionamiento a medida que otras prioridades clínicas compitan por su atención.13 También es probable que tenga prioridades competitivas y necesite apoyo Para hacer tiempo para mejorar la calidad. La cultura organizacional, como la medida en que los médicos pueden cuestionar la práctica existente y probar nuevas ideas, 141516 también tiene una influencia importante sobre el éxito de la intervención.
¿Cómo iniciar un proceso de mejora continua?
La mejora continua es un tema ampliamente discutido, especialmente en las comunidades delgadas y ágiles. Puede encontrar muchos artículos que cubran cómo la mejora continua puede beneficiar a su negocio, sin embargo, la mayor parte de la información cubre la teoría con muy pocos consejos prácticos sobre cómo comenzar a implementarla en su vida diaria de oficina.
Como resultado, muchos líderes están teniendo dificultades cuando intentan inspirar a sus equipos a seguir una mejora continua. Si se encuentra en una situación similar, estas cinco formas de configurar su equipo para una mejora continua demostrarán ser un punto de partida muy práctico en su viaje interminable.
Esperamos que este artículo lo ayude a comprender cómo ser un gerente/líder de mejora continua, pero no solo un jugador B normal que otorga órdenes.
Para mejorar continuamente, debe tener la visibilidad requerida para detectar debilidades en su flujo de trabajo. Una solución muy simple es adoptar una junta kanban y hacerla visible para su equipo todo el tiempo. En otras palabras, es una junta de mejora continua.
Los tableros de Kanban sirven como una herramienta para mapear el flujo de trabajo de su equipo. Su objetivo es mostrarle las etapas de su flujo de trabajo y cómo las tareas están progresando a través de ellas. La forma más simple de una junta de Kanban contiene 3 etapas básicas: solicitado, en progreso, realizado. Sin embargo, le recomendamos que haga un mapeo más preciso e incluya cada paso significativo de su flujo de trabajo para obtener un aspecto conciso.
De esta manera, la junta de mejora continua lo ayudará a notar dónde se atasca el trabajo. A medida que cambian los procesos de trabajo, está en libertad de editar su tablero cuando sea necesario, para perfeccionar su flujo de trabajo.
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