La mejora continua de los procesos comerciales debería ser una alta prioridad para cada organización contemporánea. Cada vez que se ejecuta un proceso, hay una gran cantidad de datos e información que se produce como subproducto. Estos datos e información tienen un gran valor para ayudar a los administradores de procesos a identificar y aislar áreas donde se puede hacer una mejora. Un proyecto de mejora del proceso comercial (BPI) utiliza esos datos e información como información a los programas diseñados para mejorar el proceso en consideración. Esto se representa gráficamente en la Figura K-2.
El objetivo de un proyecto BPI es eliminar o al menos reducir el efecto resultante de una o más actividades de proceso que eviten que el proceso funcione hasta su potencial.
La Figura K-2 muestra que existe una cartera de pedidos en una actividad de proceso. Desde el diagrama, puede concluir que la cartera de pedidos es el resultado de dos actividades de proceso aguas arriba, tanto que entregan salida a la actividad de proceso único como que la actividad del proceso no tiene personal para manejar el volumen. Lo que parece una solución simple, a saber, agregar personal, podría resolver el problema de la cartera de pedidos en esa actividad del proceso, pero crear otra acumulación en el siguiente paso. La acumulación de cartera solo se transfiere, y la eficiencia del proceso total no cambia en absoluto. Esto ilustra un común…
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¿Qué es un proyecto de mejora?
Un plan de mejora de procesos es precisamente lo que parece: un plan para mejorar los procesos, ya sea a nivel de empresa u organización o dentro de los departamentos y equipos individuales. Dicho de otra manera, el plan de mejora del proceso es un método documentado y deliberado para analizar los procesos y procedimientos actuales, identificar debilidades y cuellos de botella, y crear formas de mejorar la calidad y la eficiencia.
Los planes de mejora de procesos ayudan a los gerentes de proyectos y sus equipos a encontrar formas de reducir los esfuerzos desperdiciados o ineficientes y mejorar el tiempo de producción sin comprometer la calidad de los entregables. De hecho, con un plan de proyecto de mejora de procesos, los equipos pueden ofrecer trabajos de mayor calidad a un ritmo más rápido.
Los planes de mejora de procesos son una necesidad para cualquier organización que busque crecer, escalar y operar de la manera más suave y productiva posible. Entonces, ¿cómo puede desarrollar su propio plan de mejora de procesos de gestión de proyectos? Aquí hay seis pasos simples para guiarlo en su viaje de mejora de procesos.
- Mapee el proceso en su estado actual. Antes de que pueda comenzar a mejorar un proceso, debe comprender exactamente cómo se ve como es. El mapeo de procesos lo ayudará a visualizar cómo fluye la información y el conocimiento dentro de su equipo y su organización hasta que se convierta en un entrega final. Con Wrike, puede mapear fácilmente cada paso único en la cadena de entrega de su proyecto y encontrar formas de mejorarlos.
- Evaluar el proceso. Con el proceso correctamente asignado, es hora de analizar cada paso en el camino e identificar problemas. ¿Dónde se utilizan demasiados recursos? ¿Hay falta de apoyo en un solo paso? ¿Dónde ocurren cuellos de botella y retrasos? Tenga en cuenta que la causa real de un problema puede ser de varias capas de profundidad, por lo que su debida diligencia para oler realmente la raíz de la ineficiencia o el retraso.
- Reconstruir el proceso. Ahora estás listo para reconstruir un proceso más delgado, más rápido y más eficiente, pero no debes hacerlo en el vacío. Consulte con su equipo para ayudar a asegurarse de comprender el proceso en su forma anterior y que haya identificado todas las áreas problemáticas. Luego, desarrolle el nuevo proceso con su entrada; Después de todo, ellos son los que realmente lo llevarán a cabo, lo que significa que tendrán una visión valiosa de las soluciones para optimizar el proceso de principio a fin.
- Asignar roles y recursos. Incluso si ha consultado con el equipo principal involucrado, el nuevo proceso puede afectar a otros equipos o departamentos, o puede requerir recursos adicionales fuera de su equipo. Si es así, asegúrese de hablar con esos jefes o gerentes del departamento al asignar roles y asignar recursos para el nuevo proceso.
- Comunicar y llevar a cabo el nuevo proceso mejorado. Con el nuevo proceso asignado y todas las roles y responsabilidades asignadas, es hora de comunicarse y ejecutar. Incluso si los miembros de su equipo han visto el proceso recién asignado, es fundamental comunicar el plan para llevarlo a cabo y garantizar que todos estén en la misma página. También es importante que tenga la compra de todo el equipo en el nuevo proceso. Si incluso un solo miembro del equipo es resistente, podría experimentar un problema en la fase de ejecución.
- Monitoree el nuevo proceso y repita el ciclo de mejora.
Aquí está la parte más importante de su plan de mejora de procesos: debe llevarse a cabo de manera continua. De lo contrario, el proceso mejorado puede estancarse y volverse tan ineficiente como el anterior. El monitoreo continuo de sus procesos ayudará a garantizar que se mantengan lo más suaves y productivos posible.
La mapeo, el monitoreo y la mejora de los procesos se vuelven más fácil con una herramienta de gestión de proyectos como Wrike. Con Wrike, puede visualizar cada proceso en el ciclo de su proyecto, ver dónde se asignan los recursos y reasignarlos según sea necesario, y detectar cuellos de botella a medida que se desarrollan. En realidad, puede probar la conducción de Wrike durante dos semanas gratis. ¡Simplemente complete el formulario a continuación y vea cómo puede ayudarlo a mejorar sus procesos a partir de hoy!
¿Qué es un proyecto de mejora concepto?
El proceso de mejora continua es un esfuerzo continuo para mejorar los productos, servicios o procesos. Estos esfuerzos pueden tener como objetivo hacer pequeñas mejoras a intervalos regulares (de manera incremental) o, por el contrario, agrupar todas las mejoras en una implementación global [1]. La eficiencia, la práctica y la flexibilidad de los procesos con un impacto en el cliente se evalúan y mejoran constantemente.
Algunos consideran el proceso de mejora continua, como un metacrocesado de la mayoría de los sistemas de gestión (como gestión de procesos, gestión de calidad, gestión de proyectos y gestión de programas) [2]. W. Edwards Deming, un pionero en este asunto, vio este enfoque como parte de un «sistema» en el que se evaluaron los comentarios provenientes de procesos y clientes en relación con los objetivos de la organización. El hecho de que el proceso esté integrado en la gestión de procesos no significa que la administración debe ejecutarlo; Pero simplemente que toma decisiones implementar el proceso, así como aquellos relacionados con su concepción [3].
Una definición más amplia es la del Chartered Quality Institute que definió la mejora continua como un cambio gradual y perpetuo, enfocado a incrementar la eficiencia y/o los resultados de una organización, para permitirle alcanzar sus objetivos. Esto no se limita a iniciativas de calidad. Mejorar la estrategia, los resultados, las relaciones con los clientes, los empleados y los proveedores de la empresa puede ser parte de la política de mejora continua. En otras palabras, significa «hacerlo mejor, siempre mejor» [4]: 498.
Ciertas implementaciones exitosas recurren al enfoque de Kaizen que se les llama SO (del «cambio» y «bueno» Zen que equivale a «mejora»). Este método se hizo famoso a partir de 1986 gracias al libro de Imai Mazaki, Kaizen: la clave para la competitividad japonesa.
¿Cuál es el contenido de un proyecto de mejora?
En los primeros 2 trimestres de 2017 a 2018, algunos de los diseñadores de contenido de Gov.uk lideraron proyectos de mejora con departamentos gubernamentales en áreas de contenido específicas. El objetivo era mejorar nuestra comprensión de las necesidades de los usuarios e iterar el contenido para satisfacer esas necesidades mejor.
Esto es lo que aprendimos y nuestros consejos para ejecutar su propio proyecto.
Desde el principio, ayuda a decidir cómo va a administrar y realizar un seguimiento del trabajo. Usamos un tablero Trello, por ejemplo.
Deberá identificar quién va a trabajar en el proyecto y hablar sobre cómo van a trabajar juntos. Por ejemplo, es posible que necesite investigadores de usuarios, analistas de desempeño y colegas de políticas para apoyar el trabajo.
Desglose el proyecto en trabajos más pequeños e independientes. Esto le ayuda a mantener manejables las tareas y las acciones, y a rastrear el progreso.
Nos pareció útil crear una propuesta de proyecto al comienzo del proyecto. Esto cubrió cosas como:
- el propósito del proyecto, junto con antecedentes y alcance
- Quién fue el liderazgo del proyecto y sus datos de contacto
- que estaba en el grupo de trabajo
- una línea de tiempo propuesta
- Cualquier día en que el equipo no estuviera disponible
- Suposiciones y dependencias, por ejemplo, si los expertos en la materia estarán disponibles para verificar la precisión fáctica del contenido
Sea flexible con el plan: entregue lo que está en alcance y mantenga los horarios, pero realice cambios en el camino si las cosas cambian. Experimentamos una elección general inesperada, que limitó el tipo de investigación de usuarios que pudimos hacer y un corte de energía, que mantuvo a todos fuera de la oficina durante unos días justo al principio.
¿Cómo se realiza un proyecto de mejora?
Aunque los modelos de Qi varían en el enfoque y los métodos, un principio subyacente básico es que el Qi es una actividad continua, no una cosa única. A medida que implementa cambios, siempre habrá problemas para abordar y desafíos para administrar; Las cosas nunca son perfectas. Puede aprender de sus experiencias y luego usar esas lecciones para cambiar la estrategia y probar nuevas intervenciones, según sea necesario, para que continuamente se mueva incrementalmente hacia sus objetivos de mejora.
El enfoque fundamental que sirve como base para la mayoría de los modelos de mejora de procesos se conoce como el ciclo PDSA, que representa el plan, DO, Study, ACT. Como se ilustra en la Figura 4-1, este ciclo es una serie sistemática de pasos para obtener un valioso aprendizaje y conocimiento para la mejora continua de un producto o proceso. Subyacente al concepto de PDSA es la idea de que los microsistemas y los sistemas están compuestos por elementos interdependientes e interactivos que son impredecibles y no lineales en funcionamiento. Por lo tanto, pequeños cambios pueden tener grandes efectos en el sistema.
- Plan. Este paso implica identificar un objetivo o propósito, formular una intervención o teoría para el cambio, definir las métricas del éxito y poner en acción un plan.
- Hacer. Este es el paso en el que se implementan los componentes del plan.
- Estudiar. Este paso implica monitorear los resultados para probar la validez del plan de signos de progreso y éxito, o problemas y áreas de mejora. Las pruebas de ciclo corto y a pequeña escala, junto con el análisis de los resultados de las pruebas, son útiles porque los microsistemas o equipos pueden aprender de estas pruebas antes de implementar acciones de manera más amplia.7,8
- Acto. Este paso cierra el ciclo, integrando el aprendizaje generado por todo el proceso, que puede usarse para ajustar el objetivo, cambiar los métodos o incluso reformular una iniciativa de intervención o mejora por completo.
El ciclo PDSA involucra a todo el personal para evaluar problemas y sugerir y probar soluciones potenciales. Este enfoque ascendente aumenta la probabilidad de que el personal adopte los cambios, un requisito clave para Qi.9 exitoso.9
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