Hay una serie de metodologías que las empresas usan para llevar la estructura al proceso de identificación y actuación sobre las oportunidades de mejora. Puede estar familiarizado con Six Sigma, Kaizen, Lean, Toyota Production System y otros. Aunque estas metodologías difieren, la base de cada uno de ellos es el modelo de mejora continua.
El modelo de mejora continua refleja la idea de que las organizaciones deben realizar mejoras incrementales a los servicios, productos y procesos. Se aplica a todas las industrias y tamaño de los negocios. Seis principios centrales lo guían:
Este concepto es esencial porque los cambios significativos a menudo se sienten aterradores y desestabilizadores para las organizaciones. Al abordar el cambio en pequeños pasos incrementales, el modelo de mejora continua reduce el factor de miedo y aumenta la velocidad a la mejora. Al seguir este principio, la organización no necesita esperar un cambio estratégico o un nuevo lanzamiento del producto para comenzar a avanzar.
Vale la pena explorar cualquier idea que elimine los tiempos de producción de la velocidad de los desechos, reduzca defectos o permita a los empleados desarrollar nuevas habilidades. Además, este enfoque abre la puerta para considerar propuestas a pequeña escala para mejorar los procesos y permitir a los empleados hacer su mejor trabajo.
El modelo de mejora continua se basa en gran medida en los empleados, no solo la alta dirección, para identificar oportunidades de mejora. Esta mejora ascendente es efectiva porque los empleados son más cercanos a los problemas y, por lo tanto, mejor equipados para resolverlos.
¿Cuáles son las acciones de mejora continua?
Una estrategia de mejora continua es cualquier política o proceso dentro de un lugar de trabajo que ayude a mantener el enfoque en mejorar la forma en que las cosas se hacen de manera regular. Esto podría ser a través de mejoras incrementales regulares o centrarse en lograr mayores mejoras de procesos.
Las instalaciones que se centran en mejorar continuamente se vuelven más competitivas con el tiempo y pueden mantener sus ventajas en su industria, pero solo si los esfuerzos de mejora se realizan correctamente. Tomar buenas mediciones de referencia y tomar mediciones continuas ayudará a identificar la efectividad de los esfuerzos que se realizan.
Las empresas que buscan activamente oportunidades de mejora continua tendrán una oportunidad mucho mejor de generar más valor con el tiempo tanto para el cliente como para los empleados. El valor viene en forma de productos mejorados, mejores servicios que ofrece el negocio, mejores procedimientos de seguridad para los empleados y una sensación de cumplimiento en el trabajo que están haciendo.
La mejora continua es exactamente lo que significa. Involucrar una estrategia de mejora continua implica la creación de cualquier política o proceso dentro de un lugar de trabajo que ayude a mantener el enfoque en mejorar la forma en que se realizan las tareas de manera regular. Esto podría ser a través de mejoras incrementales consistentes o centrarse en lograr mayores mejoras de procesos con el tiempo.
Ahora que sabemos que valor es el producto de la mejora continua, ¿cómo sigue una empresa esta estrategia innovadora?
Hay innumerables formas de lograr una cultura laboral centrada en la mejora del proceso. Es el esfuerzo involucrado en encontrar la estrategia correcta para usar para la industria única que puede ser difícil afortunadamente, todos los modelos de mejora continua se centrarán en tipos similares de mejora, cada uno lo hace de una manera diferente.
¿Qué son las acciones de mejora continua?
Este proceso es el cierre de la vena lógica, que comienza desde la definición del contexto, de las partes interesadas, evaluación de riesgos y oportunidades, objetivos, recopilación de datos y precisamente la revisión. Parece un concepto lógico. Pero no lo es. A menudo, la redacción de un sistema de gestión se realiza muy documentada y mecánicamente.
Pero para que los principios de mejora continua se puedan decorar completamente, esta vena debe tener una continuidad y una secuela correlacionada. No los documentos los arrojaron al azar. El proceso completo que se incluirá en el procedimiento para revisar la administración de la empresa debe tener en cuenta los siguientes momentos temporales:
- Previa a la revisión de la gestión de la empresa: la identificación, sobre la base de la política y el contexto de la organización, los objetivos del proceso, el producto y el estratégico, la definición de sus métodos de medición y monitoreo, y las acciones de intervención en caso de aplicaciones de acciones correctivas;
- Durante el período de recopilación de datos: recopilación de datos sobre indicadores definidos, realizando reuniones para definir cualquier acción que se llevará a cabo sobre el análisis de tendencia realizada;
- Revisión de la gestión: comparación de todos los datos y la evidencia recopilada, sobre la base de los objetivos establecidos, los resultados de las auditorías, las entradas para definir las acciones que se llevarán a cabo.
El proceso debe ser llevado a cabo por la gerencia y la gerencia, incluidos los recursos responsables de los procesos, la producción, adquiridos, atención al cliente, logística, el servicio de prevención y protección, y todos los roles de responsabilidad de las partes interesadas internas.
¿Qué son acciones de mejora ejemplos?
- Su objetivo es contener el daño causado por un error o no complemento y tienen un carácter provisional. Por ejemplo, si el cliente ha disputado un suministro para un NC en los productos recibidos, la acción de contención podría ser verificar el 100% de todos los productos en stock de ese tipo antes del envío
- Deben iniciarse de inmediato, tan pronto como se identifique el problema
- Las acciones correctivas, a diferencia de las de contención, tienen un carácter definitivo y deben estar bien planificadas, aprobadas y monitoreadas
- Se utilizan para eliminar o reducir drásticamente la causa que ha contribuido al desarrollo del problema.
- Sirven para eliminar la posibilidad de que ocurra un problema. Si, por ejemplo, durante el análisis del producto FMEA se supone que se determina un modo de falla determinado por el uso incorrecto del equipo, una acción preventiva podría detallar mejor los métodos de uso en la ayuda en línea y/o poner un video explicativo disponible para usuarios
- No siempre son fáciles de identificar porque solo la experiencia le permite notar los problemas que podrían surgir
- Para el análisis de problemas potenciales, es deseable involucrar todas las funciones interesadas en el proceso y comenzar, por ejemplo, a partir de problemas y errores conocidos por el desarrollo del problema.
- Sirven para aprovechar las oportunidades identificadas por ejemplo después del análisis del contexto.
- configurar y administrar fácilmente todas las acciones de mejora de acuerdo con las necesidades
- Mantenga las acciones siempre vinculadas a los procesos y registros en cuestión
- Definir responsabilidad, métodos, tiempos de implementación informando a las partes interesadas de los compromisos y cualquier retraso en la implementación
- Mantener sistemáticamente en una forma automática de las actividades realizadas y los datos recopilados.
A continuación hay tres capturas de pantalla del evento de Qualibus:
- Su objetivo es contener el daño causado por un error o no complemento y tienen un carácter provisional. Por ejemplo, si el cliente ha disputado un suministro para un NC en los productos recibidos, la acción de contención podría ser verificar el 100% de todos los productos en stock de ese tipo antes del envío
- Deben iniciarse de inmediato, tan pronto como se identifique el problema
- Las acciones correctivas, a diferencia de las de contención, tienen un carácter definitivo y deben estar bien planificadas, aprobadas y monitoreadas
- Se utilizan para eliminar o reducir drásticamente la causa que ha contribuido al desarrollo del problema.
- Sirven para eliminar la posibilidad de que ocurra un problema. Si, por ejemplo, durante el análisis del producto FMEA se supone que se determina un modo de falla determinado por el uso incorrecto del equipo, una acción preventiva podría detallar mejor los métodos de uso en la ayuda en línea y/o poner un video explicativo disponible para usuarios
- No siempre son fáciles de identificar porque solo la experiencia le permite notar los problemas que podrían surgir
- Para el análisis de problemas potenciales, es deseable involucrar todas las funciones interesadas en el proceso y comenzar, por ejemplo, a partir de problemas y errores conocidos por el desarrollo del problema.
- Sirven para aprovechar las oportunidades identificadas por ejemplo después del análisis del contexto.
- configurar y administrar fácilmente todas las acciones de mejora de acuerdo con las necesidades
- Mantenga las acciones siempre vinculadas a los procesos y registros en cuestión
- Definir responsabilidad, métodos, tiempos de implementación informando a las partes interesadas de los compromisos y cualquier retraso en la implementación
- Mantener sistemáticamente en una forma automática de las actividades realizadas y los datos recopilados.
¿Cómo se redacta una acción de mejora?
En muchas organizaciones, el personal de recursos humanos ayuda a los supervisores y gerentes a escribir planes de acción de rendimiento. Planes de acción de rendimiento: a veces conocidos como planes de mejoramiento de rendimiento, o PIP, son planes que tienen objetivos específicos para los empleados cuyo rendimiento no cumple con los estándares de la empresa. Cuando la evaluación regular de desempeño de un empleado revela un margen de mejora significativo, un plan de acción de rendimiento es un plan de acción detallado para ayudar a los empleados a volver a la pista.
Revise los resultados de aprobación de desempeño del empleado y la documentación en la que se basó el supervisor para preparar la evaluación del desempeño del empleado para el período de evaluación. Reunir registros de productividad, registros de asistencia y revisiones disciplinarias, así como cualquier autoevaluación que el empleado completó como parte del proceso de evaluación.
Consulte con el supervisor que evaluó al empleado para determinar las áreas de mejora del empleado. Clasifica las deficiencias de acuerdo con los estándares y expectativas de desempeño de la compañía. Por ejemplo, si el empleado no produce la cantidad de trabajo requerido para cumplir con las expectativas, use una sección del plan de acción de rendimiento para abordar esa deficiencia. Del mismo modo, si las ausencias del empleado exceden los días máximos permitidos, a excepción de las hojas personales o médicas, como las hojas de acto familiar y médica, aborden eso por separado en el plan de acción de rendimiento.
Enumere las áreas donde el desempeño del empleado es sub-par, lo que le da a cada una sección separada. Después de cada área de rendimiento, describa pasos específicos que el empleado debe tomar para mejorar su rendimiento. Por ejemplo, si es una representante de ventas que tiene un objetivo de ingresos o una cuota de ventas para alcanzar, cuantifique el objetivo para no dejar ambigüedad sobre lo que se necesita para tener éxito en el plan de acción de rendimiento. Si el empleado necesita lograr un mejor registro de asistencia, describa el proceso que el empleado tiene que usar para alertar a su supervisor de ausencias inesperadas y si hay algún tipo de documentación necesaria para volver a trabajar después de una ausencia, como la nota de un médico.
¿Qué son acciones de mejora continua?
De mejora hablamos en diferentes partes del ISO 9001: 2015. Hoy será suficiente recordar estos dos párrafos que forman parte del Capítulo 10 «Mejora»:
- Párrafo 10.1 «General» donde se explica que la organización debe determinar y seleccionar oportunidades para mejorar los productos y servicios, el rendimiento y la efectividad del sistema de gestión de calidad;
- Párrafo 10.3 «Mejora continua» donde se indica que la organización debe mejorar continuamente la idoneidad, la adecuación y la efectividad del sistema de gestión de calidad considerando los resultados de los análisis y evaluaciones realizadas y los resultados de la revisión de la gestión
ISO 9001: 2015, en comparación con la versión anterior del ISO 9001, se prescribe más en relación con la mejora continua, en particular en cuanto a la identificación de las oportunidades de mejora.
La mejora se obtiene día tras día reduciendo la necesidad de acciones correctivas, la ocurrencia de no complemento, quejas de los clientes, pruebas que fueron mal, etc. Es un círculo de acciones y actividades continuas dirigidas por objetivos cada vez más estrictos y altos.
Los objetivos están dispersos dentro del sistema de calidad para respaldar la política de calidad y el progreso hacia su logro deben medirse de manera continua. La alta dirección, entonces, debe estar bien consciente, gracias a la revisión de la gestión, de la brecha existente entre el rendimiento real del sistema y el objetivo que se ha colocado.
El comienzo del proceso de mejora se realiza seleccionando los procesos que tienen el peor rendimiento o aquellos que presentan mayores oportunidades de mejora o que, mejorando, pueden proporcionar un mayor valor agregado.
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