Un signo claro de un problema mal identificado es el desacuerdo irracional. Has estado en estas reuniones: una persona plantea una gran idea, otra la dispara de inmediato y los participantes expresan opiniones contradictorias sobre dicha idea. Esta conversación rápidamente degenera y sabes, instintivamente, se irás en 45 minutos sin lograr nada, excepto agregar otro cabello gris a tu cabeza.
Estas conversaciones a menudo ocurren porque los participantes difieren en su opinión sobre cuál es realmente el problema. El diálogo está cargado de soluciones y cada persona internaliza cómo cada solución podría resolver su versión particular del problema.
El paso que debe tomar es simple. Simplemente di:
“Creo que podría estar perdiendo algo aquí. ¿Puedes aclararme qué problema estamos tratando de resolver?
Deje que la conversación cambie a medida que las personas declaran su versión del problema. Pero aún no has terminado. Muchos podrían plantear sus soluciones como problemas. Y algunos podrían tener problemas para articular cuál es realmente el problema. Alcance en la bolsa de trucos de su facilitador para obtener múltiples formas de reenfocar la discusión sin sonar irritante y redundante.
- Si hiciéramos XYZ, ¿qué pasaría?
- ¿Qué beneficio tiene XYZ?
- ¿Qué cambiaría una vez que XYZ esté en su lugar?
- ¿Cómo cambia las cosas XYZ?
- ¿Por qué debería preocuparme por XYZ?
- ¿Cual es tu meta? (o el objetivo)
- ¿Cómo te impactaría XYZ? (buena técnica para cambiar la conversación a un no participante)
- ¿En qué más debemos pensar si hacemos XYZ?
- Hablemos de qué problema podríamos estar tratando de resolver aquí. (Sí, a menudo es necesario reiterarse, ¡solo vuelva a hacer fase si puedes!)
- ¿Cómo cambiaría su trabajo diario si hiciéramos esto?
Podría continuar, pero luego me arriesgaría a sonar redundante. Y sé que con esta lista en la mano podrás encontrar tus propias ideas para preguntar por qué con delicadeza. Lo importante es que eres persistente en tu búsqueda del problema real y no dejes de hacer preguntas hasta que tengas un acuerdo de todos los participantes sobre cuál es realmente el problema.
¿Qué pasos seguir para identificar un problema?
A veces, algo sale mal, ¡a veces incluso terriblemente mal! La mejor manera de prepararse contra tales riesgos debe identificarse en su propia empresa de antemano, determinar sus causas y luego incorporar mecanismos de seguridad adecuados en una etapa temprana.
Con la ayuda del análisis del árbol de errores, el análisis del árbol de fallas en inglés (TLC), se pueden demostrar posibles riesgos y problemas que pueden incluir una situación o un sistema. Para este propósito, se examinan las posibles causas de ciertos estados de falla y los sistemas se verifican para detectar su susceptibilidad a la interferencia.
- Como parte del análisis, se crean vínculos lógicos entre las partes individuales de un sistema y se examinan por su susceptibilidad a los errores.
- La gran pregunta detrás de esto: ¿qué tiene que suceder para que el sistema general falle? ¿Cuál es la ruta crítica que puede conducir a una falla general del sistema?
- Además, el camino crítico a través de una estructura de árbol se muestra a través de los muchos factores pequeños, que finalmente conducen al «evento superior», el mayor problema posible. Las causas pueden ocurrir solas o en combinación con otras causas y conducir a un error definido.
- Se utiliza al analizar de arriba a abajo, para verificar hasta el último detalle que (mínimo) factor puede activar una posible catástrofe y, por lo tanto, poder iniciar o instalar medidas de seguridad particularmente tempranas.
Si desea leer más sobre cómo funciona esto (incluidos algunos ejemplos), haga clic en el botón:
Muy a menudo, la búsqueda de errores o problemas de resolución falla porque la situación es confusa. Siempre que no haya separado la situación exactamente y claramente, es difícil hacer lo correcto.
¿Cómo identificar las causas de un problema?
El análisis de causa raíz es una técnica simple realizada con el objetivo de comprender la causa del problema. Hay algunas herramientas populares en uso. Entendamos cada uno de ellos.
Muy simplemente descrita, esta técnica se trata de preguntar «¿por qué?» cinco veces o más. El objetivo es llegar a la causa raíz subyacente al problema.
Un problema simple de resuelve en exceso al reemplazo del despertador. O ser más disciplinado sobre cambiar las baterías.
Ahora, reemplace esto en un escenario comercial para un restaurante para llevar.
Un retraso en la entrega de alimentos podría deberse al tráfico SNARL. La causa subyacente podría ser un aparato defectuoso en la cocina.
En cualquier caso, esta herramienta es importante ya que se centra en la causa raíz del problema. Busca eliminar el mismo para que el problema no se repita.
El diagrama de Ishikawa lleva el nombre del Dr. Kaoru Ishikawa. El Dr. Ishikawa desarrolló un método simple para mostrar las causas de un problema. Este diagrama se conoció como Ishikawa o espalda de pescado o diagrama de causa y efecto. Los pasos para representar la causa y el efecto en un diagrama de espina de pescado son
El análisis de Pareto se basa en el principio de que «el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas». Para decirlo de manera diferente, «el 20% del trabajo crea el 80% de los resultados». Esto también se llama regla «80/20».
Míralo de cualquier manera: el enfoque está en los «pocos vitales» en lugar de los «muchos triviales».
Cualquier problema que comencemos a revisar, experimentaría una tendencia a avanzar hacia las causas triviales. Nuestras energías deben centrarse en los «pocos vitales», ya sea desde una perspectiva de resolución de problemas o entrega.
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