Consejos para planeación de eventos exitosos

  • Los eventos corporativos pueden ser clave para desarrollar importantes relaciones comerciales y de clientes.
  • Comience su proceso de planificación sabiendo cuáles son sus objetivos, a quién está tratando de alcanzar y qué recursos tiene.
  • Una vez que comprenda mejor con lo que está trabajando, asegúrese de ejecutar su plan a la perfección.
  • Este artículo es para propietarios de pequeñas empresas que organizan un evento corporativo para ayudar a hacer crecer sus negocios y fortalecer los bonos con los clientes.

Cualquier negocio que quiera construir relaciones duraderas, lo cual es crucial para el crecimiento de su empresa, necesita saber cómo producir eventos profesionales. Organizar un asunto corporativo le permite fortalecer los bonos con clientes y socios actuales, mientras desarrolla conexiones genuinas y atrae a las futuras.

«Los eventos brindan a las empresas una forma personal de construir relaciones con su público objetivo [así como] construir reconocimiento y lealtad de marca», dijo Myke Nahorniak, cofundador y CEO de localista. «Los mensajes de LinkedIn, las actualizaciones de estado de Facebook y los tweets no pueden reemplazar las conexiones significativas realizadas a través de la comunicación en persona».

Ya sea que esté organizando un lanzamiento de productos para 300 personas o una capacitación de empleados para 15, es clave abordar cada reunión con una comprensión de los elementos básicos de la gestión de eventos: investigación, diseño, planificación, coordinación y evaluación. Una vez que un evento se divide en estas etapas manejables, es mucho más fácil conceptualizarlo y reunir las muchas piezas móviles necesarias para darle vida. Aquí hay 10 consejos sobre cómo planificar un evento que sus asistentes no olviden pronto.

Una vez que decida que desea organizar un evento, su primer paso es definir lo que espera lograr.

«Es importante conocer los objetivos y objetivos del evento que está tratando de producir antes de poder hacer cualquier otra cosa», dijo Brian Worley, director creativo y propietario de B. Worley Productions.

¿Por qué planificar un evento?

Uno de los mayores desafíos al ejecutar un evento es la etapa de planificación: incluso organizar un evento bastante pequeño y aparentemente simple puede ser una tarea muy desafiante con todos los diferentes detalles a considerar y ajustar.

Si esta es la primera vez que planea un evento, lo más probable es que, saber dónde comenzar puede ser desalentador, pero no temas como has venido al lugar correcto.

En esta máxima guía de planificación de eventos, discutiremos todo lo que necesita saber sobre la planificación, organización y ejecución de un evento en esta guía paso a paso. Siguiendo estos pasos, podrá organizar constantemente un evento exitoso y atraer a más asistentes en muy poco tiempo.

El primer paso que debe hacer al planificar su evento es pasar un tiempo realmente pensando en la razón y los objetivos para ejecutar este evento.

Sin descubrir claramente los objetivos de su evento, no podrá descubrir la dirección correcta para su evento.

Conocer sus objetivos podría incluso dictar qué tipos de eventos debe organizar para maximizar la posibilidad de lograr estos objetivos.

Primero, decida un objetivo principal para el evento. Esto puede variar de cualquier cosa que incluya:

  • Para admitir un nuevo lanzamiento de productos
  • Aumentar la conciencia de la marca
  • Vender más de sus productos/servicios durante el evento
  • Educar a su público objetivo sobre algo

Y así. Si bien es posible tener una combinación de objetivos diferentes como objetivo principal, es mejor concentrarse en solo uno o dos objetivos.

¿Qué es planificar en un evento?

El plan de eventos es esencialmente la ventanilla única para administrar todas las partes móviles involucradas en el evento. En algunos casos, puede ser beneficioso compartir partes del plan de eventos con ciertos proveedores para garantizar que las metas y las expectativas estén alineadas.

Comience su plan de eventos con un plano de planta del lugar. SmartDraw tiene convenientemente plantillas para salas de conferencias, restaurantes, escuelas y otros espacios de eventos comunes.

El lugar puede proporcionar un plano de planta que pueda importar a SmartDraw.

Luego, personalice su plan con sillas y mesas. No olvide notar ninguna adición especial como un fotomatón, tablas de servicio, mesa de DJ y más. SmartDraw tiene símbolos para muchos elementos comunes que puedes arrastrar y dejar caer a tu dibujo.

  • Determinar el objetivo. Determine qué espera lograr el cliente o la organización patrocinador de lograr con el evento.
  • Establecer un presupuesto. Un presupuesto debe incluir estimaciones verdaderas de los elementos clave del evento. Proporcione un resumen del presupuesto en el plan de eventos. Incluya costos de viaje y alojamiento para el equipo de exploración del sitio, oradores, presentadores e invitados especiales de fuera de la ciudad.
  • Organizar un equipo. Un plan de eventos exitoso requiere un esfuerzo de equipo concertado. Entre su equipo de proyecto de eventos, puede elegir identificar un gerente de eventos o presidente de eventos, así como presidentes para subcomités. Los subcomités pueden incluir selección de lugares, oradores, entretenimiento, patrocinadores, gestión de voluntarios y marketing.
  • Pon una fecha. Si es un evento recurrente, la fecha ya puede establecerse. Si este es un evento nuevo, hay algunas cosas a considerar antes de finalizar la fecha:
  • Permita suficiente tiempo para prepararse. Los eventos más grandes pueden requerir de cuatro a seis meses, tal vez incluso más, para ejecutar un plan de eventos. Obviamente, la selección del tiempo de entrega depende del tamaño, la naturaleza y el momento de su evento.

¿Qué es lo más importante para organizar un evento?

La organización de un evento puede ser realmente complicada para aquellos que no conocen los cimientos y no tienen experiencia en el sector. Es un tema complejo y con mil facetas que incluye muchas variables y decisiones a la que enfrentar. De hecho, la tarea de un administrador de eventos es organizar y coordinar todos los aspectos necesarios para el éxito de un evento. Desde la ubicación hasta las invitaciones, desde la restauración hasta los accesorios, desde el fotógrafo hasta la programación detallada de la alineación. Un administrador de eventos ciertamente debe tener mucha creatividad, debe ser emprendedor pero sobre todo metódico. Así que aquí hay 5 cosas a considerar para organizar un evento exitoso.

En primer lugar, es necesario definir el propósito del evento y cuál es el objetivo que desea lograr a través de él. Tener claramente esto es fundamental para la organización de un buen evento. La pregunta que tienes que hacer es: ¿Por qué la estás organizando y qué espera obtener? Por ejemplo, la organización de un evento puede servir en el lanzamiento de un nuevo producto, para atraer la atención de los medios o para un producto que ya está en el mercado, para celebrar un momento importante o un aniversario… estos son solo algunos ejemplos , pero cada evento tiene su objetivo específico y es importante identificarlo antes de comenzar a diseñar.

Es esencial identificar el objetivo al que se aborda el evento. ¿Quiénes son las personas que participan o a quienes les gustaría participar en su evento?
Familias, solteros, ancianos, jóvenes, estudiantes, periodistas… Hay categorías infinitas muy diferentes. Es importante definir qué quiere abordar y comprender cuáles son sus expectativas y sus necesidades. De esta manera, podrá organizar un evento hecho a medida para el objetivo elegido y tendrá una mayor facilidad para definir las elecciones de la preparación y el programa. De hecho, cada objetivo tiene necesidades y expectativas distintas.
Una vez que las personas a las que se identifica el evento es hora de definir el presupuesto.

Definir el presupuesto de gastos para el evento es esencial para la organización de la misma, en base a esto, puede establecer un plan.
Se recomienda considerar la idea de subsidios y patrocinadores externos para financiar parcialmente el evento. A través de la redacción del plan, se pueden definir todas las inversiones necesarias para la realización del evento. Es importante evaluar de antemano la remuneración de cualquier colaborador externo, como camareros, fotógrafos y videomáticos, del alquiler de equipos o gastos adicionales que no están disponibles.

La ubicación marca la diferencia y nunca debe subestimarse. Como se mencionó anteriormente, los participantes tienen expectativas cuando se presentan a un evento y es importante no decepcionarlos. Hay muchas ubicaciones diferentes: ubicación para eventos con muchos participantes, ubicación para reuniones, ubicación para congresos, ubicaciones para bodas y aniversarios. Además, no se puede excluir que un evento se celebra en una habitación que ya está en posesión del cliente que solicitó La organización del evento. Cualquiera sea el tipo de evento y ubicación necesarios, siempre es esencial ir al lugar para hacer una inspección y realizar los espacios disponibles para que pueda diseñar la instalación de la habitación y la organización de las habitaciones de manera más fácil y exitosa.

¿Cómo se planifican las actividades de un evento empresarial?

Antes de planificar un evento corporativo, es esencial mapear todo lo que debe hacerse. Aquí están las cosas que deben entender y cuidar antes de organizar un evento corporativo –

Lo primero y más importante que debe ocuparse es establecer un tipo y un objetivo para su evento.

Averigüe de qué se tratará su evento corporativo y cuál será su objetivo. Ya sea un picnic de equipo, una reunión de equipo o cualquier otra cosa, tener un objetivo adecuado lo ayudará a manejar todo sin problemas.

El enfoque principal debe ser las personas que asisten, por lo que debe tener en cuenta sus deseos y expectativas. Haga una lista de las cosas que sus invitados esperarían y se asegurarían de incluirlos en su evento.

Después de haber establecido un objetivo para su evento, es hora de determinar su presupuesto.

Al decidir su presupuesto, debe considerar cada gasto posible en el que incurrirá el evento. Ponga limitaciones en su presupuesto para restringir el gasto excesivo.

Minimice sus costos y negocie los precios siempre que sea posible. Esto lo ayudará a ahorrar mucho cuando esté asignando recursos.

Después de planificar el presupuesto y establecer el objetivo, es hora de hacer una lista de invitados a los que desea invitar (si es un evento específico del cliente) o crear una tarjeta de invitación atractiva para sus empleados (si es un evento interno).

Determinar el pre-evento de su audiencia lo ayudará a elegir los equipos y servicios requeridos de manera adecuada.

Cree tarjetas únicas e innovadoras que se vean increíbles y las envíen a sus asistentes. Si su objetivo es alcanzar o entretener a los clientes, envíe las invitaciones una o dos semanas antes del evento.

¿Cómo se planifica un evento empresarial?

Sin embargo, la planificación de eventos corporativos va más allá de la planificación de las reuniones. Aunque las conferencias y las reuniones pueden formar la mayor parte de la carga de trabajo, otros eventos que se les puede pedir que organicen incluyen hospitalidad corporativa, entretenimiento del cliente, convenciones, exposiciones y eventos de empleados, como programas de recompensa de viajes de incentivos, construcción de equipos, eventos motivacionales, recepciones , fiestas y días de recaudación de fondos de caridad.

Planificar y ejecutar un evento corporativo exitoso no es una tarea simple. Por lo general, es un proceso de meses que consta de varias etapas y una variedad de pasos organizacionales.

Para ayudarlo a navegar el negocio de la planificación de eventos corporativos, aquí está todo lo que necesita saber:

Como se describió anteriormente, los eventos corporativos pueden variar desde conferencias de la empresa y seminarios de capacitación interna hasta días de equipo y hospitalidad de clientes. Por lo tanto, al planificar cualquier tipo de evento corporativo, es mejor evaluarlos en términos de su tamaño.

Se planean micro eventos (también conocidos como «eventos simples») para hasta 100 delegados y, a menudo, toman la forma de reuniones o sesiones de capacitación más íntimas.

Los requisitos de planificación para estos micro eventos pueden simplemente involucrar una reserva de habitaciones, instalaciones de presentación, refrescos de ruptura y registro. Sin embargo, referirse a ellos como «eventos simples» puede ser engañoso, ya que un día de visitante o hospitalidad para 50 gerentes senior puede ser tan complicado como planificar una conferencia para 500 asistentes.

Los pequeños eventos se clasifican entre 100 y 250 delegados. Podrían ser seminarios, días de capacitación o conferencias departamentales.

¿Cómo se planifican las actividades para realizar el evento?

Imprima la oración en letras grandes y audaces y una fuente creativa, si te sientes elegante. Cuélgalo en algún lugar donde lo verá a diario. Esto lo mantendrá enfocado y le dará la energía para seguir adelante.

¿Cuál es tu evento de evento perfecto? ¿Qué hace él/ella y por qué asisten? Saber exactamente quién irá a su evento es clave para elaborar un gran mensaje y hacer que aparezcan más personas.

Entonces, ¿cómo encuentras a ese escurridizo invitado «ideal»? ¡Por qué, haces una llamada «persona de evento»!

Imagine a una persona típica que asista a su evento. Dales un nombre que refleje su personalidad (por ejemplo, «Partido Pete»). Escriba su edad, género, motivaciones, rasgos clave y una breve biografía. Puede terminar con una tarjeta que se parece a este ejemplo de SEO Savvy:

Darle a sus invitados y una «vida» te ayuda a recordar que estás organizando el evento para personas reales con esperanzas y expectativas reales.

La persona puede ser tan detallada o simple como desee. Lo importante es que le brinda un invitado identificable en el que concentrarse. Aquí hay una herramienta fantástica que le permite diseñar personas, completamente gratis.

Esto debería ser suficiente para comenzar, pero si quieres hacer una inmersión profunda, aquí hay una gran guía para construir personas.

No, un hashtag no es solo un truco. (Aunque a menudo puede sentir que).

Un gran hashtag capturará la esencia de lo que se trata su evento de una manera breve y pegadiza. Esta voluntad:

  • Ayudarlo a concentrarse mientras planea su evento.

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