Hay 4 etapas de planificación y gestión de eventos que querrá incluir al escribir su plan de eventos: planificación, promoción, ejecución y conclusión. Siéntase libre de entrar tanto en detalles (o tan poco) como desee, siempre que tenga en cuenta estas fases generales en la organización de su plan.
El objetivo de la fase de planificación es expulsar todas las aprobaciones, logística, procesos y servicios necesarios para proceder con el evento. Algunos ejemplos incluyen finalizar un presupuesto, desarrollar una lista de invitados, organizar el transporte y configurar el proceso de registro de eventos. Como planificador de eventos, este es el corazón y el alma de lo que haces y dónde se centrará la mayor parte de tus esfuerzos.
Esta etapa se trata de correr la voz, por lo que tendrá una fuerte asistencia a su evento. Incluye todas las actividades de marketing, relaciones públicas y promocionales. Tener un plan compartible para la promoción de eventos hace que la coordinación de iniciativas y mantener a todos en el circuito sea mucho más fácil.
La ejecución de eventos es menos de una fase y más una lista de tareas pendientes en el sitio para todas las piezas móviles que deben reunirse el día del evento. Documentar estas actividades de antemano minimiza el estrés del día del evento y ayuda a garantizar que su evento funcione sin problemas de principio a fin (menos los percances impredecibles que seguramente ocurrirán de vez en cuando).
Una vez que su evento ha venido y venía, su trabajo aún no está hecho. Deberá atar cabos sueltos, hacer un seguimiento con los asistentes y tomar nota de cómo fue el evento para que pueda mejorar su proceso la próxima vez.
¿Cómo se hace la planeacion de un evento?
Ya sea que organice una pequeña reunión o orquestando una gran conferencia, ¡la planificación de eventos es una gran tarea! Cada evento, no importa cuán simple o complejo, requiere una planificación y organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe comenzar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo más libre de estrés posible.
Si bien no hay dos eventos iguales, y cada evento tiene objetivos diferentes, presupuestos y audiencias; Hay varios pasos que puede seguir para impulsar el proceso de planificación, mantener el rastro y maximizar el éxito de su evento.
¿Quieres más apoyo? También hemos reunido una lista de verificación fácil de usar que proporciona un marco mientras planifica su próximo evento. Vea la lista de verificación completa.
Antes de saltar directamente a la logística, como el lugar o los altavoces, debe pasar tiempo identificando el propósito y la razón para planificar este evento. Deberías responder a esta pregunta:
Por eso eso te impulsó a planificar un evento en primer lugar. Estás buscando:
¿Conducir nuevas ventas? Admite un lanzamiento de productos? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? O tal vez, ¿tienes una combinación de múltiples objetivos? Determine lo que está buscando lograr y cómo este evento lo ayudará a hacerlo.
Al planificar cualquier evento, debe identificar un conjunto de objetivos que respalden su objetivo final. Aquí hay algunos ejemplos de objetivos del evento:
- Aumentar el registro del 10% desde el último evento
- Aumentar los ingresos en un 25% desde el último evento
¿Cuándo se comienza a planificar un evento?
La planificación de eventos tiene muchas partes móviles, por lo que tener suficiente tiempo es esencial. Pero, ¿cuándo debería comenzar a planificar su evento?
El tiempo para planificar eventos varía de unas pocas semanas a años. Si su evento es pequeño, probablemente pueda armarlo en un mes o dos. Una buena regla general para cualquier evento importante, desde bodas hasta una fiesta en la empresa, es de seis meses. Lo entendemos. Seis meses suena como mucho tiempo. Las fiestas navideñas no están en nuestra mente en julio, generalmente. Para ayudarlo a comenzar a tener una idea de una línea de tiempo, le hemos hecho un horario corto para ayudarlo:
Contactar y asegurar un lugar. Esto guiará todo lo demás en su búsqueda. Si tiene fechas flexibles, vea si el lugar tiene recomendaciones. Un buen lugar debe ofrecerle un gran ambiente, personal, ubicación y servicio. Si es nuevo en la planificación de eventos, vea si su lugar tiene planificadores de eventos que pueden ayudarlo. MIT Endicott House ofrece planificadores de eventos internos que pueden ayudar a que su evento funcione sin problemas desde la planificación hasta la limpieza.
Si su evento requiere invitaciones, envíelas ahora. Dará mucho tiempo para que los invitados despeguen sus horarios y confirmar su asistencia. Incluso si está organizando un evento sin invitaciones, hágales saber la fecha y la ubicación para que puedan asegurarse de que estén allí.
Cuatro meses también es el momento de solidificar a sus proveedores. Los proveedores esenciales incluyen catering, servicio de bebidas, entretenimiento, fotógrafos y transporte. Su planificador de eventos puede ayudarlo, o puede solicitar recursos de confianza para los servicios locales. Consulte con su lugar si tienen proveedores preferidos o requeridos. Si puede mantener los servicios dentro de su lugar, como catering o fotografía, simplificará su lista de tareas pendientes.
¿Cuáles son las etapas de un evento?
La percepción general es que organizar eventos es uno de los trabajos más estresantes del mundo. Si bien esto es en parte cierto, no siempre tiene que tensar sus nervios.
Y el truco es tener un enfoque contemplativo, estratégico y reflexivo hacia la planificación de eventos.
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«¡Estoy tan harto de correr de un lado a otro que podría vomitar!»
Debe haber oído hablar de los organizadores del evento que usan esta frase, o es posible que también la haya usado. Irónicamente, la mayoría de las personas no dicen esto por frustración, sino como una afirmación de que están trabajando por la borda para garantizar que el evento que están organizando es un éxito.
Y ahí es donde comenzamos; Hay una extraña sensación de orgullo al correr y trabajar horas extras en la industria de planificación de eventos. Todos queremos estar ocupados para demostrar que somos productivos y valiosos. La verdad, sin embargo, es que esto es un signo de una industria desorganizada.
¿Por qué exagerarse cuando puede usar menos esfuerzo con técnicas probadas y probadas para lograr los mismos resultados, o incluso mejor?
Cada industria tiene sus mejores prácticas, y la planificación de eventos no es una excepción. Durante demasiado tiempo, las partes interesadas en este campo han confiado en la prueba y el error. Bueno, podemos culpar en parte esto a la falta de una metodología definitiva de planificación de eventos.
La directora de marketing de PurplePass, Savannah McIntosh, tuvo una sentada con Heather Mason (fundadora y CEO de Caspian Agency) y preparó la siguiente guía sobre dónde comenzar cuando planea un evento.
¿Cómo se llama la planeacion de un evento?
Comencemos con la planificación de eventos. La palabra operativa clave aquí es la planificación. Todos los eventos, desde duchas nupciales hasta celebraciones de cumpleaños de hitos hasta grandes reuniones corporativas, comienzan con un plan de algún tipo. Las discusiones iniciales con clientes con respecto a las ideas de eventos, temas, fechas deseables y pautas de presupuesto son parte del proceso de planificación de eventos.
La planificación de eventos comienza al principio, desde las primeras etapas de concepto y continúa hasta el final hasta que se lleva a cabo el evento real. Y, sinceramente, durante unas semanas después del evento, como planificadores de eventos, concluyen los detalles y manejan los elementos de seguimiento. La planificación del evento implica trabajar estrechamente con el cliente para diseñar un evento que refleje la visión del cliente de la reunión y cumpla con el objetivo del evento. Los clientes que contratan a un planificador de eventos contratan a alguien para planificar todos los aspectos del evento, incluidos los detalles relacionados y los elementos de acción, y para ver ese evento hasta su finalización.
Las responsabilidades de planificación de eventos pueden incluir, pero no se limitan a:
- Seleccionar un tema general para el evento
- Desarrollar un presupuesto
- Seleccionando un lugar
- Negociar contratos de hotel
- Contratación de proveedores externos
- Planificación del menú
- Contratación de un proveedor
- Organizar para oradores invitados o entretenimiento
- Transporte de coordinación
- Elegir el esquema de color
- Desarrollo de invitaciones
La planificación de eventos es todo lo que se destina a armar un evento. Esta función cae bajo el paraguas más grande de la gestión de eventos.
¿Cómo se le llama a la planificación de un evento?
La planificación de eventos implica organizar y organizar todos los detalles que entran en un evento, como una promoción comercial, fiesta de cumpleaños o recaudación de fondos. La industria ha crecido enormemente en los últimos 10 a 15 años, y investigaciones recientes muestran que casi $ 500 mil millones de dólares (USD) se gastan cada año en eventos planificados en todo el mundo. Este crecimiento se debe a una mayor economía y a la tendencia hacia las empresas corporativas que externalizan sus funciones de reunión y planificación.
Muchas ocasiones comerciales y sociales diferentes pueden beneficiarse de la planificación detallada. Cada evento puede estar bajo un encabezado, como celebraciones, promociones, conmemoraciones o educación. Las celebraciones pueden incluir desfiles, bodas, cumpleaños y aniversarios. Los eventos promocionales pueden ser manifestaciones políticas, lanzamientos de productos y desfiles de moda. Los eventos de conmemoración incluyen eventos cívicos y monumentos conmemorativos. Los eventos educativos podrían ser reuniones, graduaciones y conferencias.
Los organizadores tienen que manejar múltiples tareas para que el evento sea exitoso. Un planificador puede estar involucrado en encontrar un sitio para el evento, crear un diseño para ello y realizar investigaciones sobre las personas que solicitan el evento. La planificación de eventos también implica organizar la decoración, la comida y la preparación del entretenimiento. Enviar invitaciones y organizar alojamiento también puede ser responsabilidad de un planificador. Sus deberes también pueden incluir supervisar en el sitio y coordinar el personal del evento.
¿Qué es un briefing de un evento?
Describa el estilo de vestimenta, incluido lo que se sugiere en la invitación (por ejemplo, vestimenta comercial, cóctel, etc.).
Proporcione un breve resumen que ofrecerá contexto para el Presidente/Provost.
Proporcione un recuento anticipado, así como una descripción general del invitado (por ejemplo, estudiante, grupo, ex alumnos, donante, profesional, etc.); Llame a cualquier notable.
Describa la configuración del lugar, ya que corresponde a la participación del presidente/Provost (es decir, la tabla de asientos propuesta, logística para comentarios, podio o atril, micrófono de mano vs micrófono de mano, teleprompter, etc.).
Describir el horario propuesto del evento, destacando la participación del presidente/rector; Incluya tiempos y actividades anticipadas. Si están hablando, enumere el orden de los oradores, incluido quién los presentará.
El coronel Bigger presenta la colocación de la corona.
Procederán al frente del monumento donde otro soporte espera la corona. Todos girarán hacia el sur hacia Kane Hall para enfrentar a la multitud.
Crear entornos de aprendizaje, trabajo y vida que permitan a cada uno de nosotros tener éxito requiere un enfoque holístico para la seguridad y el bienestar que reúne una variedad de recursos de manera coordinada y responsable.
A medida que evaluamos continuamente la seguridad de nuestra comunidad, se requiere un replanteamiento de cómo mantenemos a nuestra comunidad universitaria segura.
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