Aprenda qué técnicas y estrategias de resolución de problemas pueden ayudarlo a manejar de manera efectiva los desafíos que enfrenta en sus proyectos.
Algunos problemas son pequeños y se pueden resolver rápidamente. Otros problemas son grandes y pueden requerir significativos
tiempo y esfuerzo para resolver. Estos problemas más grandes a menudo se abordan convirtiéndolos en proyectos formales.
La resolución de problemas es una de las herramientas y técnicas utilizadas para administrar la calidad y el control de los recursos.
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Si el problema en el que se está enfocando es pequeño o grande, utilizando un enfoque sistemático para resolverlo
ayudarlo a ser un gerente de proyecto más efectivo.
Este enfoque define cinco pasos de resolución de problemas que puede usar para la mayoría de los problemas…
- Define el problema
- Determinar las causas
- Genera ideas
- Seleccione la mejor solución
- Tomar acción
El más importante de los pasos de resolución de problemas es definir el problema correctamente. La forma en que defines
El problema determinará cómo intenta resolverlo.
Por ejemplo, si recibe una queja sobre uno de los miembros del equipo de su proyecto de un cliente, las soluciones que
Se le ocurra será diferente en función de la forma en que define el problema.
Si define el problema como un bajo rendimiento por parte del miembro del equipo, desarrollará diferentes soluciones que si
Usted define el problema como una pobre configuración de expectativas con el cliente.
¿Cómo se hace el planteamiento del problema en un proyecto?
La gestión de proyectos de desarrollo de software implica muchas partes móviles. Es posible que se encuentre con cuellos de botella considerables y desafíos que deberá superar para lograr los objetivos y objetivos deseados.
Los gerentes de proyecto requieren métodos resueltos para abordar de manera expedente tales problemas. Aquí hay tres herramientas y técnicas probadas para gestionar el tiempo, la planificación de recursos y resolver problemas.
Una tabla Gantt lo ayuda a visualizar el horario del proyecto. Es un gráfico de barras que puede usar para comprender las diversas relaciones entre las actividades de correlación y estudiar sus estados actuales.
Esta herramienta de gestión de proyectos se puede hacer a medida para adaptarse a sus preferencias personales y para asesorarlo adecuadamente sobre cómo lidiar con proyectos específicos. Las versiones de software le permiten administrar actividades dentro de su plan definido y medirlas contra las limitaciones de tiempo.
Esto le permitirá crear un criterio para medir el rendimiento de cada subtarea o tarea primaria dentro de su proyecto, lo que le ayuda a realizar problemas existentes con una mera mirada sobre el informe de progreso. Si alguna tarea tarda más de lo esperado, muestra que debe poner su atención en esa tarea en particular, o es posible que deba redirigir más recursos para cumplir con objetivos predefinidos.
También conocido como diagrama de espina de pescado, esta es una técnica fundamental utilizada por los gerentes de proyecto para identificar las razones detrás de cualquier defecto, fallas y variaciones no solicitadas. Al mostrar causa y efecto, el diagrama de Ishikawa puede ayudarlo a diseñar mejores productos y evitar que los posibles factores generen errores y deficiencias dentro de su proyecto.
¿Cómo se describe un problema en un proyecto?
- ¿Quién se ve afectado por este problema?
- ¿Cómo se ven afectados?
- ¿Cuándo ocurre este problema?
- ¿Dónde ocurre?
- ¿Cuál es el resultado del problema en términos de ingresos, productividad, operaciones o producción?
Por ejemplo, el equipo de ventas está actualmente enviando un correo electrónico a los informes de Word Document Reports a sus supervisores el viernes. Cada informe es diferente porque no se aplica estándar. Cada lunes, los supervisores pasan todo el día completando los informes, transfiriendo los datos de ventas a una hoja de cálculo y compilando otro informe para enviar a la alta gerencia.
La gerencia superior quiere reducir la cantidad de tiempo que lleva compilar estos informes para liberar a los gerentes de ventas para cerrar más negocios.
¿Quién se ve afectado? Los miembros del equipo de ventas y los gerentes. Incluso puede presentar un caso de que la alta gerencia se vea afectada porque mientras los gerentes estén compilando informes, no están cerrando negocios.
¿Cómo se ven afectados? El equipo de ventas está escribiendo informes personales, los gerentes están tratando de compilar los resultados e informarlos, y los gerentes superiores están tomando decisiones basadas en estos informes. La cantidad de tiempo utilizada para compilar estos informes parece excesiva, particularmente para los gerentes.
¿Dónde ocurre el problema? Principalmente en la sede.
¿El resultado? La productividad del gerente es menos que óptima, los datos podrían ser sospechosos, y no existe una fuente central de información.
Al intentar llegar a la raíz del problema, es útil usar una técnica llamada 5-Whys. Sigue preguntando «por qué» hasta llegar a la raíz del problema. El proceso del equipo de ventas tiene varios problemas. Los gerentes que pasan un día entero recopilando datos y preparando informes parecen un tema importante. Por ejemplo:
- ¿Quién se ve afectado por este problema?
- ¿Cómo se ven afectados?
- ¿Cuándo ocurre este problema?
- ¿Dónde ocurre?
- ¿Cuál es el resultado del problema en términos de ingresos, productividad, operaciones o producción?
¿Cómo elaborar un planteamiento del problema de un proyecto?
Por supuesto, lo primero que debe hacer para la gestión de problemas es identificar los problemas. Puede haber muchos problemas, algunos de los cuales se encuentran en estas cuatro categorías.
- Problema principal: uno que podría impedir el progreso o la finalización exitosa del proyecto y requiere atención inmediata.
- Oportunidad: No todos los problemas son malos, algunos pueden ofrecer una oportunidad imprevista.
- Preocupación: no es un problema importante, pero es algo de lo que desea mantenerse al tanto, porque podría convertirse en algo que requiere atención.
- Situación: es otro problema que podría ser una preocupación o un problema importante, pero se desarrolla desde un punto de vista situacional.
Algunos ejemplos de estos problemas son problemas con el personal de proveedores, fallas técnicas, escasez de materiales o retrasos y promoción súper exitosa. Puede comenzar a iniciar sesión sus problemas con nuestra plantilla de seguimiento de problemas gratuitos.
Las plantillas son excelentes, pero no ofrecen las capacidades de gestión de problemas del software de gestión de proyectos. ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos que permiten a todos en el equipo trabajar como quieran. Por ejemplo, hay una vista de la lista de tareas que puede recopilar las tareas de un miembro del equipo en relación con un problema o varios problemas. Ver prioridad, estado y más. ¡Comience con ProjectManager gratis hoy!
Hay mucho que saber sobre la gestión de problemas. Es un gran tema y uno con el que todo gerente de proyectos tendrá que lidiar durante su proyecto.
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