¿Alguna vez terminaste tu jornada laboral sintiendo que no pudiste lograr todo en tu lista? Comienza con un plan, una lista, un objetivo… pero al final del día, encuentra que su lista de tareas pendientes es aún más larga.
Lo entiendo. Ser productivo en el trabajo puede ser difícil. Administrar su tiempo de manera que sea propicio para su productividad es clave… pero a veces puede ser difícil saber por dónde empezar.
Como entrenador de carrera, he ayudado a ambos ejecutivos jóvenes que trabajan 12-15 horas días, y empresarios milenarios con todo el día a su disposición. A pesar de las diferencias en sus días, ambas partes luchan con cómo estructurar efectivamente su tiempo. No importa quién seas, debes estar en el punto de la forma en que manejas esas 24 horas cada día.
¡Intente incorporar estos consejos para aumentar ese flujo productivo y trabajar de manera más inteligente!
Puede ser tentador querer cuidar algunas tareas a la vez, especialmente si parecen pequeños o fáciles. Pero simplemente no funciona. Según el profesor de neurociencia Earl K. Miller, «la multitarea no es humanamente posible». Nos estamos engañando cuando decimos que podemos hacer malabarismos con llamadas telefónicas, presentaciones y almorzar. Concéntrese en una tarea a la vez, y en realidad terminará completándola más rápido.
Podríamos pensar que trabajar más horas significa que estamos haciendo más, pero nunca trabajamos tan bien cuando nos quemamos. Los estudios muestran que tomar descansos regulares ayuda a la concentración y aumenta su estado de ánimo. Tome una caminata de cinco minutos por la oficina, o pase 15 minutos agarrando ese café a media tarde.
¿Qué se puede hacer para mejorar la productividad?
La productividad empresarial está directamente relacionada con lo comprometido que está una persona con su trabajo y su empleador. Un estudio reciente de Harvard Business Review muestra que las personas trabajan más duro cuando alguien está mirando y mostrando aprecio por sus esfuerzos. Depende de los gerentes y líderes de la compañía crear un entorno lo suficientemente motivador como para mantener a las personas enfocadas.
Esto se ha vuelto especialmente importante con el trabajo remoto. Es fundamental desarrollar planes que involucren a los empleados tanto en la oficina como desde el hogar. Cuanto más pueda capturar la atención y el interés de su equipo, mejor tendrá en el aumento de la productividad.
Sin un plan claro para el éxito, ninguna empresa puede mantener a sus empleados consistentemente productivos. Aquí hay 10 de las principales tácticas para maximizar la efectividad.
Si bien tener una estrategia de productividad es clave, no tiene que ser elaborado. Crear un plan simple y enfocado con pasos y resultados claros ayuda a las personas a mantenerse en la tarea y los prepara para el éxito. Mapee los objetivos inteligentes con tareas específicas y alcanzables, para que todos sepan exactamente qué hacer.
Los calendarios inteligentes y las aplicaciones de recordatorio como ToDoist rastrean lo que hay que hacer en días y horarios específicos, por lo que su cerebro no tiene que hacerlo. Más importante aún, puede integrarlos con herramientas de colaboración como Slack que le permiten organizarse por canales, temas y equipos. Establezca alertas y notificaciones de hitos importantes a nivel de equipo y haga que las personas establezcan sus propias tareas dentro del mismo canal para más elementos granulares.
¿Cómo podemos mejorar la productividad?
Si siente que no tiene suficiente tiempo para hacer todo lo que quiere hacer, tal vez sea hora de registrarse con sus habilidades de gestión del tiempo.
Nadie nace para ser muy bueno en la gestión del tiempo, así que está bien si crees que eres malo en eso. ¡Pero todos pueden aprender a aumentar su productividad y lograr más!
Aquí hay 50 formas de aumentar la productividad y agregar horas a su día.
Estime el tiempo que necesita para abordar diferentes tareas y establecer un temporizador para cada una de sus tareas. Cómo haces esto depende de ti, ya que hay muchas maneras diferentes. Existe la técnica de Pomodoro en la que te enfocas en una tarea durante 25 minutos seguido de un descanso de cinco minutos después.
En el caso de que tenga una tarea que llevará mucho más tiempo que eso, puede considerar una de las muchas aplicaciones basadas en el temporizador. Uno que me viene a la mente es Nejeify. Se usa para freelancers y empresarios por igual, sin embargo, es una buena manera de establecerse un temporizador. Proporciona informes y también puede servir como gerente de proyecto. Lo mejor de todo, es gratis.
Las distracciones incluyen el teléfono, las notificaciones de correo electrónico y tener múltiples navegadores web abiertos en el escritorio. Del mismo modo que es importante organizarse fuera de línea, es clave que las cosas también se organicen en línea. Esta guía gratuita finaliza las distracciones y encuentra que su enfoque es una buena herramienta para ayudarlo. Con esta guía, aprenderá cómo deshacerse de las distracciones y aumentar la productividad. Tome su guía gratuita aquí.
Las tareas como la escritura de blogs, las llamadas telefónicas, el correo electrónico y los recados se pueden agrupar en un solo lote. Ahorrará tiempo completando tareas similares en una sesión. Una forma de ayudarlo a organizar todas esas cosas es a través de la aplicación TODOIST. Es una manera fácil y sencilla para que planifique su día, establezca recordatorios y agrupe todas sus tareas más importantes en un lugar conveniente.
¿Cómo mejorar la productividad y el rendimiento?
Una de las claves para trabajar de manera más eficiente es obtener un solo sistema de comunicación. Esta idea está respaldada por el hecho de que casi la mitad de los trabajadores estadounidenses prefieren comunicarse con colegas en línea, ahorrando sobre la productividad.
El sistema de comunicación ideal para su empresa es un mensajero de equipo. Cada equipo puede encontrar la mejor solución dependiendo de sus necesidades. Será el universo de su equipo donde no se distraerá charlando con familiares o amigos.
El trabajo en equipo puede volverse desordenado y mezclado sin un espacio centralizado para administrar proyectos. De la misma manera, el software de colaboración es especialmente importante si sus compañeros de trabajo se encuentran en diferentes oficinas y trabajan de forma remota. El problema es que puede ser fácil confundirse acerca de dónde se encuentran todos los datos del proyecto, quién está haciendo las tareas, cuán avanzado están en el proceso y cuánto trabajo queda.
Teniendo una herramienta de planificación en tiempo real que se puede acceder desde todas partes, su equipo no será atrapado en horas de reuniones y correspondencia por correo electrónico. El software de gestión de proyectos como Basecamp o DropTaskcan lo ayudan a coordinar toda la actividad en una herramienta fácil de administrar y basada en la web.
Si no puede medirlo, no puede mejorarlo. Así que vigile las métricas que importan para su equipo. Por ejemplo, analice los cambios recientes en productividad, ventas e ingresos, o inspeccione las últimas tasas de retención del personal.
Lo que debe recordar es que mejorar la comunicación interna trae rendimientos a largo plazo. Pero como gerente, debe comprender los resultados a mitad de camino. Si no está satisfecho con ellos, intente utilizar otras tácticas para mejorar la comunicación del equipo. De lo contrario, si nota una tendencia positiva, escala sus esfuerzos.
¿Cómo se puede aumentar la producción?
A medida que avanza el viejo adagio, el tiempo es dinero. Cuanta más producción pueda exprimir en un período de tiempo, más dinero ganará, ¿verdad? Pero si ha estado luchando por mejorar la producción o incluso si todo va bien, hay varias cosas que puede hacer para aumentar el rendimiento sin sacrificar la calidad de eliminar los obstáculos hasta reorganizar la forma en que trabaja.
A continuación hay seis formas de aumentar la productividad en sus instalaciones de fabricación.
No sabrá qué se puede cambiar hasta que sepa cómo funciona todo ahora. Tres áreas contienen información crítica para ayudarlo a identificar los cambios necesarios.
- Gente: ¿tienes personas con las habilidades adecuadas en los lugares correctos? ¿Tiene un gerente de proyecto para mantener la vía crítica visible y en el camino? ¿Están los objetivos claramente definidos, realistas y seguros?
- Procesos: ¿cuándo fue la última vez que mapeó sus procesos? ¿Ha utilizado el mapeo de flujo de valor para evaluar los proyectos de mejora de procesos? ¿Dónde están los puntos de dolor y los cuellos de botella?
- Equipo y tecnología: ¿está todo su equipo en buena reparación? ¿Es la tecnología en la que depende de sus necesidades actuales? ¿Qué tan fácil es hacer cambios en la producción?
Antes de hacer algún cambio, comprenda cómo funciona todo ahora. Todavía hay valor en el dicho: «Si no está roto, no lo arregles». A menos que pueda identificar una razón financiera o de seguridad para hacer un cambio, piense mucho en el valor del resultado esperado.
¿Cómo motivar para mejorar la productividad?
Comencemos con una discusión sobre las dos amplias categorías de motivación laboral: extrínsecas e intrínsecas.
La motivación extrínseca depende de algo externo que lo guíe o lo incentive a trabajar más duro. El ejemplo más fácil aquí es el dinero; Vas a trabajar todos los días, no necesariamente porque amas lo que haces, sino porque obtienes un cheque de pago. Los motivadores extrínsecos también pueden ser intangibles, como recibir elogios de alguien a quien respetas.
La motivación intrínseca, por el contrario, proviene de adentro. Si quieres correr un maratón para sentirse orgulloso de ti mismo (y no por una medalla), eso es una motivación intrínseca.
Entonces, ¿cuál es mejor seguir para sus ideas motivacionales? Como es de esperar, eso depende, ya que cada enfoque tiene fortalezas y debilidades.
La motivación intrínseca es más poderosa, como es de esperar, especialmente a largo plazo; Debido a que la motivación proviene de adentro, es más sostenible, puede afectar más áreas del trabajo de un empleado, y es menos probable que conduzca a consecuencias negativas como una feroz competencia o resentimiento.
Sin embargo, la motivación intrínseca también es mucho más difícil de fomentar; Las personas están naturalmente motivadas por cosas muy diferentes, y es difícil entrar en la cabeza de alguien lo suficiente como para inspirarlas internamente. La motivación extrínseca es mucho más fácil de introducir en su lugar de trabajo, y funciona muy bien a corto plazo, pero no es indefinidamente sostenible.
Entonces, ¿cómo motiva a los empleados? Usted capitaliza ambos.
¿Qué podemos hacer para mejorar la productividad?
La gestión del tiempo y las habilidades organizacionales pueden correlacionarse comúnmente con la productividad laboral general. Cuando implementa estrategias que respaldan su productividad, puede tener mayores posibilidades de desarrollar y mejorar la producción de su producto. La gestión del tiempo es solo una de las estrategias que puede usar para aumentar su productividad. Además, puede aplicar estrategias organizacionales como priorizar sus tareas por orden de importancia y urgencia.
Los siguientes 10 consejos ofrecen formas en que puede aumentar su productividad laboral.
Si bien, en última instancia, puede hacer las cosas cuando hace malabarismos con proyectos o tareas, centrarse en una a la vez puede ayudarlo a ser más productivo. Cuando nos concentramos en más de una actividad a la vez, tendemos a usar más de ese tiempo solo para la transición entre tareas. Esto puede resultar en que algunas de las tareas permanezcan incompletas o realizadas en una calidad más baja que si cada tarea hubiera sido un enfoque único.
Además, concentrarse en una tarea a la vez hasta que esté completa puede ayudarlo a aumentar su productividad porque cuando se concentra en un proyecto a la vez, está estableciendo un solo objetivo a la vez en lugar de muchos. Es probable que esto lo motive a completar una tarea antes de pasar a su próxima tarea. Si se dedica a la multitarea, pero ve que comienza más tareas de las que puede terminar, considere priorizar sus tareas en orden de importancia para que pueda comenzar con sus tareas más exigentes y terminar su día con tareas más ligeras y menos lentas.
Puede ser tentador evitar tomarse el tiempo para un descanso, pero cuando descuida darse un tiempo de espera durante unos minutos, puede dañar su productividad general al provocar fatiga o quemaduras. Si esto sucede, es posible que no tenga la energía o la motivación para continuar progresando. Considere planificar varios descansos cortos durante su jornada laboral. La mayoría de los lugares de trabajo tienen un horario obligatorio con tiempos de descanso dedicados, por lo que los empleados pueden tomar al menos un descanso de cinco a 10 minutos después de cada pocas horas de trabajo activo. Estos breves descansos pueden permitirle recargarse, despejar su mente y prepararse para la próxima tarea.
¿Cómo se puede mejorar la productividad en una empresa?
La mejor parte es que hay muchos software de automatización económicos que puede aprovechar para optimizar su proceso comercial.
Incluyen a Zapier, Hootsuite, IBM, Xero y una gran cantidad de otros.
¿A qué segmentos de su negocio puede aplicar la automatización?
- Procesando orden
- Atención al cliente
- Recopilación de datos
La delegación es una estrategia infalible para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Desafortunadamente, algunos dueños de negocios y gerentes encuentran esto difícil de hacer.
El miedo a que las personas se estropeen en una tarea. Miedo a que el trabajo no se haga como se esperaba.
Sí, delegar tareas a otros puede dar miedo, pero también puede ser efectivo. ¿Por qué no comenzar a intentarlo y ver a dónde te lleva? Te sorprendería los resultados que traería.
El uso del conjunto incorrecto de herramientas es un gran asesino de productividad en los negocios. Debes evitar hacerlo a toda costa.
¿Qué hacer? Encuentre herramientas que ayuden a optimizar su proceso comercial y utilizarlos. Por ejemplo, Slack puede ayudarlo a administrar la comunicación del equipo. La utilización de un empleador de proveedor de servicios de registro, como remoto, puede optimizar la contratación y gestión de empleados remotos. El uso de una herramienta de servicio de ayuda interna como FreshService puede permitir a su equipo colaborar de forma remota y automatizar sus tareas.
Estos son solo algunos que puedes probar.
Las reuniones están destinadas a ayudar a que una organización se vuelva eficiente y funcione mejor. El problema, sin embargo, es que las reuniones excesivas son contraproducentes.
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