Crear un mapa de proceso es simple y se puede hacer en papel o utilizando el software y plantillas de gestión de flujo de trabajo. Los siguientes pasos explican cómo crear un mapa de proceso desde cero.
Primero, determine el proceso que desea mapear. ¿Existe un proceso ineficiente que necesite mejoras? ¿Un nuevo proceso que le gustaría comunicarse concisamente con su equipo? ¿Un proceso complejo sobre el que los empleados a menudo tienen preguntas? Identifique lo que quiere mapear y nombrarlo.
Documente todas las tareas necesarias para completar el proceso. En esta etapa, la orden no importa. Haga una lista de todas las actividades involucradas, así como quién es responsable de cada uno.
Es una buena idea colaborar con compañeros de equipo y otras partes interesadas que participarán en el proceso para que pueda explicar con precisión todos los pasos requeridos y determinar qué nivel de detalle se necesita. Además, asegúrese de establecer dónde comienza y termina el proceso para que sepa qué tareas deben incluirse para producir el resultado deseado.
Ahora que ha compilado una lista de todas las actividades, el siguiente paso es organizar estas actividades en la secuencia adecuada, hasta que el proceso completo se represente de principio a fin. Este es un buen lugar para verificar si hay algún hueco que haya perdido en el paso anterior.
Seleccione el formato de mapeo de proceso apropiado y dibuje el proceso, representando los pasos con símbolos de mapeo de procesos. Hay alrededor de 30 símbolos estándar que puede usar para representar diferentes elementos de un proceso, pero cubriremos los más comunes con más detalle más adelante en este artículo.
¿Cómo se elabora el mapa de procesos?
La creación de documentos de planificación permite a una empresa operar de manera más eficiente, y comprender los diferentes tipos de mapas de procesos amplía la capacidad de una empresa para crear planes efectivos. Los mapas de procesos siguen a las estructuras predefinidas, lo que permite a un individuo crear estos mapas después de las reglas establecidas y cualquier persona que examine el documento para comprender la intención del redactor. Si desea que los procesos de su empresa sean más eficientes, puede ser beneficioso utilizar mapas de procesos que proporcionen claridad en los proyectos de una empresa. En este artículo, discutimos qué es un mapa de proceso, diferentes tipos de mapas de procesos, los beneficios de usarlos y cómo crear el suyo propio.
Un mapa de procesos es una representación visual de un plan o estructura de toma de decisiones empleada por una empresa o profesional. Los mapas de procesos utilizan símbolos universales para permitir que los profesionales familiarizados con el formato elegido comprendan su estructura y la sigan si es necesario. Los mapas de procesos incluyen una variedad de estructuras, con diferentes formatos más adecuados para diferentes funciones.
Los mapas de procesos son una herramienta versátil y son útiles en una amplia gama de situaciones profesionales. Hay muchos estilos de mapas de proceso para elegir, lo que le permite elegir el formato que mejor coincida con sus necesidades específicas. Los tipos de mapa de proceso común incluyen:
Un diagrama de flujo de datos proporciona una representación visual de cómo se mueve la información a lo largo de un proceso. Es un formato versátil que puede usar tanto para mostrar un proceso básico, como cuando las especificaciones del proyecto se mueven de un cliente a un contratista y a sus subcontratistas, a redes de información complejas donde la información viaja en diferentes direcciones a varias partes.
Los diagramas de flujo son uno de los formatos más básicos y populares de mapeo de procesos, ya que son una forma eficiente de delinear procesos con progresiones lineales. Un diagrama de flujo puede ser básico, con solo una serie de encabezados, o incluir detalles para elaborar en cada paso del diagrama de flujo.
¿Cómo se elabora un mapa de procesos?
El mapeo de procesos proporciona una representación visual de todos los pasos necesarios para completar un proceso. A menudo escuchará que se llama diagrama de flujo de proceso, mapa de flujo de trabajo o mapeo de procesos comerciales.
Hay una variedad de mapas de procesos y hay aún más nombres que los mencionados anteriormente, como mapas de flujo o mapas de proceso de alto nivel. El mapeo de procesos comerciales es un paso importante en el ciclo de vida de su proyecto. Cuando se haga correctamente, asignará cuidadosamente cada paso necesario para completar su proyecto a tiempo y para satisfacción de sus partes interesadas o clientes.
La mayoría de las veces, los equipos de mejora de procesos usan un mapa de procesos, pero aún encontrará gerentes de proyecto que lo usan para describir visualmente el flujo de trabajo del proyecto. En general, traerá su proceso actual, por lo que tiene un marco de referencia. A continuación, trazará su proceso ideal y realizará un análisis de brecha entre los dos, para que pueda descubrir cómo obtener de «tal cual» a «ser» lo más rápido posible.
Six Sigma le brinda las herramientas y técnicas para resolver problemas complejos e identificar oportunidades de mejora de procesos. En última instancia, tiene como objetivo acelerar sus procesos y reducir la cantidad de variabilidad y elementos defectuosos en su flujo de trabajo. La metodología más común de Six Sigma es DMAIC, y se usa para productos o procesos existentes que no cumplen con la satisfacción del cliente o las partes interesadas.
- Mejorar: realice cambios en su proceso en función de su investigación y garantice que se aborden todas las interrupciones o desviaciones del proceso. En esta etapa, traerías tu nuevo y mejorado proceso.
- Control: realice ajustes regulares para garantizar una mejora continua con sus procesos actuales y futuros.
También hay DMADV, que se utiliza al desarrollar nuevos productos o procesos. En lugar de las etapas de mejora y control, las intercambias por diseño y verifica.
¿Qué debe tener un mapa de procesos?
Hay varios tipos diferentes de mapas de procesos. Algunas de las técnicas de mapeo incluyen:
- Los diagramas de flujo básicos son mapas visuales, que proporcionan los detalles básicos de un proceso, como entradas y salidas.
- Los mapas de implementación, también conocidos como diagramas de flujo interfuncionales, muestran las relaciones entre diferentes equipos. Estos mapas a menudo usan diagramas de baño para ilustrar cómo fluye un proceso en toda la empresa, lo que hace que sea más fácil detectar cuellos de botella o redundancias.
- Los mapas de proceso detallados muestran una versión desinteresada de un proceso, que contiene detalles alrededor de cualquier subproceso.
- Los mapas de alto nivel de proceso, también conocidos como mapas de cadena de valor o de arriba hacia abajo, muestran una vista macro de un proceso, incluidos elementos clave del proceso como un proveedor, entrada, proceso, salida o cliente (SIPOC).
- Los mapas de procesos renderizados representan un estado actual y/o procesos estatales futuros para mostrar áreas para una posible mejora del proceso.
- Un mapa de flujo de valor (VSM) es una técnica Lean Six Sigma, que documenta los pasos necesarios para desarrollar un producto o servicio a un usuario final.
Los mapas de procesos utilizan representaciones visuales, como símbolos básicos para describir cada elemento en el proceso. Algunos de los símbolos más comunes son flechas, círculos, diamantes, cajas, óvalos y rectángulos. Estos símbolos pueden provenir del modelo de proceso de negocio y la notación (BPMN) o el lenguaje de modelado unificado (UML) (el enlace reside fuera de IBM), que son métodos gráficos de notación para mapas de procesos.
¿Cómo se expone un mapa de procesos?
Es posible que estos mandamientos no hayan sido revelados por la intervención divina, pero ofrecen una lista de reglas para vivir si desea desarrollar mapas de proceso efectivos.
El mapeo de procesos no debe ser un ejercicio para documentar todo en su negocio y luego guardar esos documentos en una carpeta, para nunca volver a verse. Asegúrese de que haya un propósito claro para los mapas de proceso y que los actualice para reflejar los cambios de proceso con el tiempo.
El Informe PEX 2022 muestra los resultados de nuestra encuesta anual de estado global de la industria, que nos informa sobre los desafíos, prioridades e inversiones actuales del proceso en los próximos 12 meses. Con un análisis exclusivo y comentarios de expertos en procesos en el Grupo LEGO, JP Morgan Chase & Co. y DHL, el informe proporciona un punto de referencia para las organizaciones que actualmente experimentan su propio viaje de excelencia operativa (OPEX).
Los mapas de procesos deben ser relativamente fáciles de entender por cualquiera en el negocio. Haga que sus mapas de proceso sean lo más simples y claros posible.
No existe la perfección. Claro, puede seguir incorporando detalles y resolviendo las cosas hasta que haya dibujado lo que cree que es el mapa de proceso perfecto. Pero, ¿por qué molestarse? Mapee el proceso al nivel de detalle que necesita para identificar oportunidades de mejora y no se atasca persiguiendo la perfección.
Existen anotaciones de mapeo de procesos como BPMN para ayudar a eliminar la confusión sobre lo que significan los diferentes símbolos. No vaya a dibujar lo que se sienta en el día, asegúrese de que cualquier notación que use, incluso si es su propia personal, es consistente en todos los mapas de procesos que utiliza su empresa. (Además, existe una ventaja real en aprender los estándares que otros han desarrollado para que no reinventen la rueda!).
¿Cómo presentar un mapa de procesos?
Para crear una presentación para un diagrama de diagrama de flujo, deberá usar las siguientes tres escenas de plantilla:
- Concéntrese en el tema: oculta todos los elementos del mapa y se enfoca en la (s) (s) que ha seleccionado;
- Secuencia actual: se desvanece en los temas seleccionados en una secuencia;
- Mostrar todos los elementos: muestra todos los elementos en el mapa, para que el usuario pueda ver la imagen completa.
Puede agregar una escena de plantilla a un tema/temas de las siguientes maneras:
- Concéntrese en el tema: oculta todos los elementos del mapa y se enfoca en la (s) (s) que ha seleccionado;
- Secuencia actual: se desvanece en los temas seleccionados en una secuencia;
- Mostrar todos los elementos: muestra todos los elementos en el mapa, para que el usuario pueda ver la imagen completa.
Para agregar una escena de plantilla utilizando el menú desplegable Agregar escena en la cinta actual, haga los siguientes pasos:
- Concéntrese en el tema: oculta todos los elementos del mapa y se enfoca en la (s) (s) que ha seleccionado;
- Secuencia actual: se desvanece en los temas seleccionados en una secuencia;
- Mostrar todos los elementos: muestra todos los elementos en el mapa, para que el usuario pueda ver la imagen completa.
Para agregar una escena de plantilla utilizando arrastre y gota de temas, siga estos pasos:
- Concéntrese en el tema: oculta todos los elementos del mapa y se enfoca en la (s) (s) que ha seleccionado;
- Secuencia actual: se desvanece en los temas seleccionados en una secuencia;
- Mostrar todos los elementos: muestra todos los elementos en el mapa, para que el usuario pueda ver la imagen completa.
Presente la secuencia Después de centrarse en el punto de partida del diagrama de diagrama de flujo, deberá presentar un flujo o secuencia específica. En este ejemplo del diagrama de diagrama de flujo, nuestra primera secuencia que se presentará hasta el punto de decisión. Para presentar el primer flujo, tendrá que usar la escena de la plantilla de secuencia actual. Haz los siguientes pasos:
- Concéntrese en el tema: oculta todos los elementos del mapa y se enfoca en la (s) (s) que ha seleccionado;
- Secuencia actual: se desvanece en los temas seleccionados en una secuencia;
- Mostrar todos los elementos: muestra todos los elementos en el mapa, para que el usuario pueda ver la imagen completa.
¿Cómo presentar un proceso?
A veces es posible que tenga que discutir un proceso o secuencia que tenga muchos pasos. Es una buena idea mostrar un proceso utilizando un diagrama de secuencia como un diagrama de formas y flechas. El desafío cuando tienes muchos pasos es ajustarlos a todos en la diapositiva. Aquí hay un ejemplo basado en una diapositiva en un taller personalizado reciente.
El desafío aquí es que la secuencia va a la izquierda a la derecha, luego regresa a la izquierda en la siguiente línea y nuevamente para una tercera línea. Esto puede hacer que sea difícil seguir a la audiencia y, a menudo, también hace que el presentador use un puntero láser para tratar de guiar a la audiencia a la parte del diagrama del que están hablando. Con tantos pasos, también es más fácil para la audiencia perder el contexto en cuanto a dónde está el presentador en la secuencia general.
Una forma de manejar esta situación es utilizar una técnica a la que me refiero como «grupo y abordar una a la vez». Esta técnica comienza dando a la audiencia una descripción general de alto nivel de las partes principales del proceso. Esto les da contexto a un alto nivel. Luego, en las diapositivas posteriores, el presentador cubre los detalles en una sola parte principal a la vez. El presentador siempre puede volver a la descripción general si siente que la audiencia debe recordar dónde están en el proceso general.
Para el ejemplo anterior, creé cuatro diapositivas de la siguiente manera (solo la parte clave de cada diapositiva se muestra para la brevedad).
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