El mapeo de procesos se utiliza para demostrar visualmente todos los pasos y decisiones en un proceso particular. Un mapa de proceso o un diagrama de flujo describe el flujo de materiales e información, muestra las tareas asociadas con un proceso, muestra las decisiones que deben tomarse a lo largo de la cadena y muestra las relaciones esenciales entre los pasos del proceso.
La creación de un mapa de procesos ayuda a organizar procesos y hace que la información sea visible para todos. Al crear un mapa de proceso o un diagrama de flujo, está produciendo un ejemplo visual del proceso para comprenderlo mejor y ver áreas para mejorar. El acto de diagrama de flujo para mejorar un proceso fue introducido por primera vez en 1921 por Frank Gilbreth a la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME).
Es importante incluir a todos los involucrados en el proceso: trabajadores, proveedores, clientes y supervisores. Todos los involucrados deben comprender claramente cuáles son los objetivos del proceso, de acuerdo con los plazos y tienen algún conocimiento del mapeo de procesos básicos. Puede crear un diagrama de flujo a mano o en un programa de software como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio o Microsoft PowerPoint; Sin embargo, hay otros programas de software creados específicamente para crear un diagrama de flujo de proceso. El uso de un software de mapeo de procesos, especialmente un software basado en la nube como LucidChart, hace que sea fácil crear, guardar y compartir su trabajo. Seguir estos pasos básicos para crear mapas de proceso los hará más fáciles de construir y comprender.
¿Cuáles son los pasos para elaborar un mapa de procesos?
Dentro de una cadena de valor empresarial completa, cada proceso tiene un objetivo específico, que se debe considerar en todas las actividades de la organización, contribuyendo al logro de sus objetivos finales.
En este punto, necesitamos comprender el papel de este proceso en cuestión dentro de los límites de su actividad: ¿cuál es su razón para existir?
¡Es uno de los pasos de mapeo de procesos más importantes a seguir! Lea más sobre la planificación estratégica.
Las salidas son entregas que ocurren al final de cada proceso. Agregarán valor en toda la cadena de producción para culminarse en el producto o servicio final de la empresa.
Muchos están confundidos ya que ven las salidas como algo físico y tangible, como una parte o un producto. De hecho, las salidas pueden ser de varios tipos, como gráficos, datos, toma de decisiones, aprobaciones y muchos otros.
Así como los procesos entregan salidas, también reciben entradas, como veremos.
Nuevamente, olvide el concepto comercial de un cliente, la persona que compra un servicio o un producto. En el caso de los procesos, los clientes son individuos o equipos que reciben los resultados del proceso.
En este contexto, tenga en cuenta una diferenciación:
- Clientes externos: aquellos que no forman parte de la empresa.
- Clientes internos: los que están integrados en la organización.
Aunque la definición de «clientes internos» no es un consenso en la comunidad BPM (según CBOK, solo hay «clientes externos»), este término es útil para comprender la relación entre las áreas funcionales durante la ejecución de un proceso.
¿Qué debo tener en cuenta para hacer un mapa de procesos?
Habiendo implementado productos de software para empresas de todos los tamaños, me he vuelto experto en el mapeo de procesos. Los componentes para ensamblar un mapa de proceso reflejan los conceptos en los grupos de procesos de gestión de proyectos.
Estos son los pasos que me ayudaron a mapear con éxito los procesos comerciales para lanzar una plataforma de software multimillonario en 23 países de todo el mundo.
Comience evaluando los objetivos del proceso. ¿Qué resultado estás tratando de lograr? ¿Es parte de un proyecto más grande (lo que significa que debe planificar cómo se ajusta) o un procedimiento independiente? ¿Cuál es el alcance (en otras palabras, los límites o los puntos de inicio y finalización) del proceso?
¿Los otros equipos están afectados o involucrados en el resultado? En caso afirmativo, la colaboración entre los equipos afectados es esencial para el proceso para cumplir con sus objetivos y beneficiar a la organización.
Como parte de este paso, comuníquese con las partes interesadas y los equipos fuera de los directamente afectados por el proceso para garantizar que se produzca el intercambio de conocimientos necesario.
Por ejemplo, un nuevo proceso de contabilidad para tratar las facturas de ventas puede no requerir que los representantes de ventas cambien cómo envían documentos al departamento de contabilidad, pero puede plantear preguntas de los clientes, por lo que los representantes de ventas deben conocer el cambio.
Aquí hay algunas consideraciones al iniciar un proyecto de mapeo de procesos.
- Evaluar los pros y los contras: si está implementando un nuevo proceso, considere sus pros y contras. Cada nuevo procedimiento tiene beneficios y desventajas. Por ejemplo, si está implementando un proceso para mejorar la calidad del producto, puede reducir la productividad. Decida si los beneficios superan las desventajas para determinar si el nuevo procedimiento está justificado.
¿Dónde hacer un mapa de procesos?
El objetivo de la herramienta de mapeo de procesos es desglosar su proyecto para que sus compañeros de equipo comprendan sus objetivos y cómo planea lograrlos. Al dividir el proyecto en etapas, puede evitar malentendidos y asegurarse de que todos estén alineados antes de avanzar.
¿Cuál es el problema que le gustaría resolver? ¿Cuál es el proceso que le gustaría visualizar?
Este es el momento de pensar en grande. A medida que avanza a través de su mapa de procesos, pasará más y más tiempo cortando su proyecto en trozos del tamaño de un bocado. Por ahora, sin embargo, siéntase libre de establecer un objetivo amplio.
¿Qué pasos necesitará tomar para resolver este problema? ¿Cómo se desarrollará el proceso?
No se atasque demasiado en el orden en que debe realizar el proceso. Concéntrese en obtener todos los pasos en papel. Piense en las partes interesadas que deberá involucrar en este proyecto. También puede hacer una lluvia de ideas de recursos que necesitará para hacer el trabajo.
¿Cómo sabrá cuándo ha resuelto el problema? ¿Cuándo termina el proceso?
Muchos equipos se saltan este paso, pero es importante no descuidarlo. Al definir métricas claras para el éxito, o incluso solo un punto de detención, se da algo para trabajar.
¿Qué pasos tomarás para resolver el problema? ¿Cuál es el orden en que debe trabajar para asegurarse de que el proceso se realice?
Ahora es el momento de pensar linealmente. Tome toda la materia prima de su lluvia de ideas y comience a poner las cosas en orden. Si es demasiado desalentador trabajar linealmente, comience definiendo lo que necesitará hacer primero y durar, y luego trabaje en todo lo demás.
¿Dónde puedo hacer un mapeo?
Los mapas son útiles por muchas razones. No solo nos ayudan a navegar a través de ciertas áreas, sino que también nos permiten aprender más sobre el mundo y lo que tiene para ofrecer. ¿Qué pasa si eres alguien que quiere crear un mapa en su lugar?
Claro, hay Google Map y Google Earth para ayudarlo, pero en realidad también hay otras herramientas para elegir. Aquí hemos reunido diez herramientas increíbles gratuitas que puede usar para crear sus propios mapas. Desde mapas que están convenientemente hechos para compartir hasta los que son bastante interactivos, la selección a continuación tiene una variedad de cosas para satisfacer sus necesidades de mapeo.
MAP Chart es una herramienta que le permite crear mapas personalizados de aspecto profesional para su escuela o proyecto de trabajo o presentación. Puede elegir un solo país, una región, un continente o el mundo entero para crear un mapa.
Crear un mapa a través de esta herramienta es bastante fácil. Simplemente haga clic en cualquier país o región en el mapa y cambie su color, luego agregue el título y la descripción, y finalmente previse el mapa que creó y descargó si es final. También puede usar patrones, ocultar cualquier país o región y acercarse a cualquier área específica.
Un repositorio de diferentes estilos para Google Maps, SnazzyMaps es una herramienta de creación de mapas especialmente diseñada para diseñadores y desarrolladores web. Hay diferentes estilos para elegir, incluido el valor predeterminado (estilo de mapa de Google), DAR, Light o Monocrome, etc.
El proceso de crear un mapa a través de SnazzyMaps es bastante sencillo. Vaya a su página de Builder de mapas, ingrese la información requerida (estilo, tamaño, marcadores y lenguaje) en sus respectivos campos, y eso es todo. Puede guardar y usar estos mapas para cualquier proyecto personal o comercial, de forma gratuita.
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