Muchas organizaciones tienen una parte automatizada de sus flujos de trabajo de escritorio de servicio para ahorrar dinero y brindar un servicio eficiente. Los flujos de trabajo deben enrutar las solicitudes a las partes apropiadas y proporcionar un medio para priorizar las solicitudes.
Un proceso de mesa de servicio comienza a nivel de usuario con un envío. A partir de ahí, la solicitud procede al siguiente paso donde se evalúa para una resolución o escalada inmediata. Una vez resuelto, se notifica al usuario, la solicitud se finaliza y se cierre.
El reclutamiento ha sido tradicionalmente una tarea de recursos humanos que requiere mucho tiempo y tedioso. Los reclutadores recurren cada vez más a soluciones de automatización como Robotic Process Automation (RPA) para clasificar las aplicaciones candidatas y colocarlas en diferentes categorías en función de sus calificaciones.
El primer paso en un flujo de trabajo podría ser cuando un candidato envía un currículum. A partir de ahí, la solución RPA revisa y anota al candidato y decide si se debe programar una entrevista. Luego se notifica al candidato, se realiza una entrevista, se toma una decisión y se extiende una oferta.
Los flujos de trabajo del proceso de adquisición pueden ser complejos. Las presentaciones y aprobaciones manuales pueden conducir a retrasos significativos y una falta de visibilidad.
Un flujo de trabajo de adquisición comienza cuando se envía una solicitud al departamento de compra. A partir de ahí, el departamento de adquisiciones investigará a los proveedores, solicitará cotizaciones y seleccionará un proveedor. Una vez que se acordan el proveedor y los términos, se presenta una solicitud de compra para su aprobación.
¿Qué es un mapa de procesos en una empresa ejemplos?
El mapeo de procesos comerciales es una técnica poderosa dentro de la gestión de procesos de negocios (BPM) para representar visualmente los pasos del proceso y mostrar cómo un proceso debe funcionar de principio a fin. Con esta técnica, los procesos comerciales se establecen visualmente para que cada parte interesada de su organización pueda comprender y adherirse al funcionamiento adecuado.
El mapeo de procesos comerciales utiliza cuadros, diagramas de flujo y símbolos para responder las siguientes tres preguntas esenciales:
Los procesos están formados por tareas individuales que deben realizarse en una secuencia particular para completar un elemento. Cuando asigna procesos comerciales, identifica claramente cada paso del proceso y se asegura de que todos sepan dónde termina una tarea y comienza otra.
Mapeo de procesos de consecuencia, debe identificar exactamente quién es responsable de una tarea en particular. La asignación de tareas puede ser estática (Karen siempre lo hace), o dinámica (el administrador del iniciador siempre lo hace), o podría depender de los datos en el formulario. Pero el mapeo de procesos comerciales deja en claro los roles y responsabilidades.
Una herramienta de mapeo de procesos establecerá cada tarea dentro de la secuencia de todo el proceso. ¿Sucede primero? Después de otra tarea? ¿Puede esta tarea suceder simultáneamente con otras tareas, o depende primero de otros datos que se procesen?
También puede establecer plazos y SLA con el mapeo de procesos comerciales. ¿Cuánto tiempo debe tomar cada paso? ¿24 horas? Dos días hábiles? ¿Depende de la prioridad del artículo?
¿Cómo se hace un mapa de procesos ejemplos?
La cartografía del proceso se utiliza para ilustrar todas las etapas y decisiones dentro de un proceso dado. Una mapeo, o esquema de proceso, describe el flujo de productos o información, muestra las tareas asociadas con un proceso, las decisiones que se tomarán sobre el tiempo y las principales relaciones entre las etapas del proceso.
La creación de una tarjeta de proceso permite organizar los pasos y hace que la información sea visible para todos. Al crear un proceso o un diagrama de proceso, produce un ejemplo visual del proceso para comprenderlo mejor y ver los puntos para mejorar. Fue en 1921 que Frank Gilbreth, de la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME), esquematizó por primera vez un proceso para mejorarlo.
Es importante incluir a todas las personas involucradas en el proceso: empleados, proveedores, clientes y supervisores. Todos deben comprender claramente los objetivos del proceso, aceptar plazos y tener conocimientos básicos en términos de mapeo de procesos. Puede crear un diagrama de manos o usar software como Word, Excel, Visio o PowerPoint. Sin embargo, hay otro software diseñado específicamente para mapear los procesos. Usando dicho software (y aún más si se basa en la nube como LucidChart), facilita la creación, la memorización y el intercambio de su trabajo. Siguiendo estos pocos principios básicos para sus diagramas de proceso, simplificará su creación y comprensión.
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- ¿Cuál es el proceso para visualizar? Ingrese su título en la parte superior del documento.
- Paso 2: Explore todas las actividades involucradas
- En este punto, la secuenciación de los pasos no es importante, pero puede ayudarlo a memorizar los pasos necesarios para su proceso. Decide el nivel de detalle para incluir. Determine quién hace qué y cuándo.
- Paso 3: Delimit
- ¿Dónde y cuándo comienza el proceso?
- ¿Dónde y cuándo se detiene el proceso?
- Paso 4: Determine y secuencia los pasos
- Un verbo es útil para iniciar la descripción. Puede mostrar el flujo general, o cada acción o decisión.
- Los rectángulos representan una operación o una actividad que se realizará.
- Las flechas indican la dirección del flujo.
- Los diamantes indican un punto en el que se debe tomar una decisión. Las flechas que comienzan desde un diamante generalmente llevan el título «sí» o «no». Una sola flecha comienza desde un bloque de actividad. Si necesita más, probablemente debería usar diamantes de toma de decisiones.
- Los paralelogramas indican las entradas y salidas.
- Paso 6: finalizar el diagrama de proceso
- Revise su cartografía con otras partes interesadas (compañeros de equipo, empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para asegurarse de que todos estén de acuerdo.
- Asegúrese de haber incluido información importante como título y fecha, lo que hará que el documento sea fácil de encontrar.
- Algunas preguntas útiles:
- ¿Se ejecuta el proceso como debería ser?
- ¿Los miembros del equipo seguirán el proceso mapeado?
- ¿Todos están de acuerdo con el flujo del diagrama?
- ¿Hay algún despido?
- ¿Falta pasos?
Para ayudarlo a organizar su mapeo de procesos, puede numerar los diagramas y pasos de los procesos. Aquí hay un ejemplo de un acuerdo de numeración:
- ¿Cuál es el proceso para visualizar? Ingrese su título en la parte superior del documento.
- Paso 2: Explore todas las actividades involucradas
- En este punto, la secuenciación de los pasos no es importante, pero puede ayudarlo a memorizar los pasos necesarios para su proceso. Decide el nivel de detalle para incluir. Determine quién hace qué y cuándo.
- Paso 3: Delimit
- ¿Dónde y cuándo comienza el proceso?
- ¿Dónde y cuándo se detiene el proceso?
- Paso 4: Determine y secuencia los pasos
- Un verbo es útil para iniciar la descripción. Puede mostrar el flujo general, o cada acción o decisión.
- Los rectángulos representan una operación o una actividad que se realizará.
- Las flechas indican la dirección del flujo.
- Los diamantes indican un punto en el que se debe tomar una decisión. Las flechas que comienzan desde un diamante generalmente llevan el título «sí» o «no». Una sola flecha comienza desde un bloque de actividad. Si necesita más, probablemente debería usar diamantes de toma de decisiones.
- Los paralelogramas indican las entradas y salidas.
- Paso 6: finalizar el diagrama de proceso
- Revise su cartografía con otras partes interesadas (compañeros de equipo, empleados, supervisores, proveedores, clientes, etc.) para asegurarse de que todos estén de acuerdo.
- Asegúrese de haber incluido información importante como título y fecha, lo que hará que el documento sea fácil de encontrar.
- Algunas preguntas útiles:
- ¿Se ejecuta el proceso como debería ser?
- ¿Los miembros del equipo seguirán el proceso mapeado?
- ¿Todos están de acuerdo con el flujo del diagrama?
- ¿Hay algún despido?
- ¿Falta pasos?
¿Qué es un mapa de procesos de una empresa?
La década de 1930 tenía más empresas que se metían en el proceso después de que el ingeniero industrial Allan H. Mogensen proporcionara capacitación sobre el uso de herramientas de mapeo de procesos comerciales en una conferencia en Nueva York sobre simplificación laboral.
También se convirtió en una herramienta relevante para establecer estándares de ingeniería y se utilizó durante toda la década de 1940. En 1947, ASME adoptó un sistema de símbolos que siguió al formato de la tabla y su uso se extendió entre otros sectores.
¿Quién hubiera pensado que el mapeo de procesos de negocios se originó en un ingeniero?
Avance rápido a los últimos últimos años: la mapeo de procesos comerciales ha evolucionado y ahora está representada con herramientas de software para crear mapas para procesos. Estos mapas a menudo son estáticos y garantizan el mantenimiento de los estándares después de los procesos establecidos.
¿Qué tan diferente es la asignación de procesos del modelado de procesos?
El mapeo de procesos comerciales implica la documentación de la relación entre los procesos de flujo de trabajo y los elementos comerciales como ubicación, roles, eventos, capacidades y estrategias.
El modelado de procesos comerciales se centra en documentar el proceso de flujo de trabajo en sí mismo mientras toma en consideración el «cómo» y la «quién» del proceso.
Esto significa que el mapeo de procesos comerciales aumenta y desglosa los detalles involucrados en el establecimiento del proceso con el objetivo de identificar el dónde, qué, quién, por qué y cuándo del proceso en cuestión.
Como con cada proceso, debe haber un punto de partida y un final. Esto ayudará a reducir los detalles y garantizar que todo lo necesario sea capturado.
¿Cómo realizar un mapa de procesos ejemplos?
Como su nombre lo indica, un mapa de proceso detallado proporciona una mirada más cercana a cada paso del proceso.
Este diagrama de flujo de proceso muestra un proceso de servicio al cliente más complejo, pero el uso del mapa contribuye en gran medida a simplificarlo. Es fácil ver de un vistazo cómo fluyen la información o las tareas y qué áreas de la empresa son responsables de cada una.
Por otro lado, un mapa de proceso de alto nivel es una representación visual de alto nivel de un proceso y a menudo analiza la relación o las interacciones entre SIPOC (proveedor, entrada, proceso, salida, cliente).
Echemos un vistazo a algunos ejemplos de mapa de procesos más para ayudar a ilustrar la diversidad de aplicaciones que tiene esta herramienta de gestión.
Este simple diagrama de flujo ilustra uno de los mayores beneficios del mapeo de procesos para las empresas, que es la capacitación y la incorporación. Este diagrama de flujo de proceso muestra en detalle cada paso involucrado en tomar el pedido de un cliente de un restaurante.
Por supuesto, los mapas de procesos pueden volverse mucho más complicados que tomar un pedido de comensal, como lo muestra este diagrama de flujo de proceso. En este caso, se está ilustrando y explicado un proceso disciplinario, pero podría aplicarse a cualquier proceso en el que se deben tomar una serie de decisiones.
¿Interesado en usar mapas de procesos para mejorar su organización? Consulte nuestros ejemplos de diagrama de flujo diseñados para mejorar los procesos.
Como hemos explorado, uno de los principales usos para los mapas de procesos es garantizar la consistencia y la calidad del trabajo. Este ejemplo particular se aplica a una mesa de ayuda de servicio al cliente, pero su empresa podría usar una plantilla como esta para garantizar que cualquier proceso esté estandarizado.
¿Qué es un mapa de procesos y un ejemplo?
El mapeo de procesos es una técnica para crear representaciones visuales y gráficas de un flujo de proceso. Ilustra el punto de inicio, los pasos intermedios y el resultado de un procedimiento operativo. Los mapas de procesos vienen principalmente en forma de diagramas de flujo, y a menudo se construyen utilizando símbolos comunes.
Planificar y mapear un proceso puede parecer redundante. Pero puede sorprenderse de cuántas empresas están realmente dispuestas a pasar tiempo en mapas de procesos para los siguientes usos:
Al ser altamente visuales, los mapas de procesos pueden hacer que los procesos complicados sean mucho más simples para que sus empleados comprendan. Los empleados también podrán visualizar cómo sus roles se relacionan entre sí.
Una vez que se completa su mapa, ayuda a definir el protocolo estándar para su proceso. Esto asegura que todos sigan el mismo flujo de trabajo para evitar inconsistencias, trabajo superpuesto o confusiones durante las ejecuciones de tareas.
Una mejor visualización de todo el proceso también le facilitaría identificar problemas o enlaces débiles entre los pasos. Por lo tanto, los mapas de procesos también facilitan a las empresas resolver ineficiencias en sus procesos.
En resumen, los beneficios del mapeo de procesos para su organización pueden incluir:
- Claridad mejorada de comunicación / colaboración dentro y entre equipos
- Educación más efectiva para los empleados actuales / nuevos sobre los protocolos para cada proceso
- Mejor productividad de los procesos
- Reducción de costos innecesarios para los procesos operativos
¿Qué pasos hay que tener en cuenta para realizar un mapa de procesos?
Podemos mapear un flujo de trabajo con muchas técnicas y métodos diferentes. Varios métodos pueden acomodar mejor diferentes escenarios. Por ejemplo, la técnica del diagrama de flujo de datos es mejor para representar visualmente el flujo de información, tal como su nombre lo indica. En comparación, la técnica del diagrama de estado describe mejor los estados de diferentes elementos/componentes en el flujo de trabajo.
Estos son algunos de los métodos más comunes utilizados para crear un mapa de procesos de negocio:
El diagrama de flujo es un método para crear un diagrama que representa visualmente los pasos y decisiones necesarias para cumplir con un flujo de trabajo (y, en este caso, un proceso comercial). Cada paso en un diagrama de flujo se representa con formas (triángulos, rectángulos, etc.), con cada forma que representa diferentes elementos del proceso.
En la práctica, sin embargo, existen numerosas tácticas diferentes de diagrama de flujo con sus beneficios, pero tres tipos de diagramas de flujo son populares:
De arriba hacia abajo: el tipo de diagrama de flujo «estándar» se centra en mostrar los pasos/tareas de un proceso de negocio en un flujo de arriba hacia abajo (de ahí el nombre)
Implementación: esencialmente un diagrama de flujo de arriba hacia abajo, pero también incluye quién está realizando cada paso/tarea
Detallado: una combinación del diagrama de flujo de arriba hacia abajo y de implementación, diseñada para mostrar tantos detalles como sea posible, de ahí el nombre.
Los diagramas de flujo son especialmente efectivos para representar visualmente el flujo de acciones (tareas) en un proceso comercial.
Un tipo de diagrama utilizado en el lenguaje de modelado unificado (UML), especialmente efectivo para describir los estados de diferentes elementos en el flujo de trabajo.
¿Qué es el mapa de proceso en una empresa?
La asignación de procesos comerciales es la visualización visual de los pasos dentro de un proceso comercial que muestra cómo se hace de principio a fin. Este tipo de mapeo proporciona una imagen concisa de los pasos necesarios para traer un producto, servicio u otro proceso desde el inicio hasta la finalización y la secuencia de pasos que deben tener lugar.
A menudo se usa un diagrama de flujo para representar los pasos y su secuencia. Tales gráficos generalmente se mueven de izquierda a derecha o, a veces, de arriba hacia abajo. Los diagramas de flujo generalmente usan símbolos bien establecidos para representar piezas clave del proceso, como inicio, parada, entrada y datos.
Estas representaciones hacen posible que todos en una organización comprendan cómo completar un proceso comercial. También ayudan a las partes interesadas externas, como los reguladores, a comprender cómo funcionan los procesos comerciales de una organización. Como tal, el mapeo de procesos comerciales respalda el cumplimiento del proceso y las regulaciones establecidas.
- Comunicación. Comunicar los detalles de un proceso a los miembros del equipo y otras partes interesadas es más fácil con el mapeo. Por ejemplo, los nuevos empleados pueden comprender fácilmente un proceso comercial en el que están involucrados.
- Visibilidad. El mapeo mejora la visibilidad del proceso comercial en un proceso y los pasos necesarios para lograr un flujo de trabajo.
- Estandarización. El mapeo ayuda a que el rendimiento del proceso sea más estandarizado y consistente.
- Capacitación. Los empleados pueden recibir capacitación más rápido y más fácilmente con el mapeo de procesos comerciales.
- Mejora continua. Permite la evaluación continua y la mejora de los procesos.
Muchas organizaciones utilizan herramientas de mapeo de procesos comerciales para analizar los procesos y métricas comerciales como parte de la reingeniería de un proceso comercial o para mejorar los pasos específicos dentro de él.
¿Cómo se utiliza un mapa de procesos?
En pocas palabras, el mapeo de procesos es un ejercicio para identificar todos los pasos y decisiones de un proceso existente en forma esquemática, que ayuda a las organizaciones a identificar oportunidades de mejora para que puedan mejorar la eficiencia dentro de una organización.
- Describe el flujo de materiales, información y documentos
- Muestra las diversas tareas contenidas en el proceso
- Muestra claramente que las tareas transforman las entradas en salidas
- Indica las decisiones que deben tomarse a lo largo de la cadena
- Demuestra la interrelación esencial y la interdependencia entre los pasos del proceso; y nos recuerda que la fuerza de una cadena depende de su eslabón más débil
La razón principal para mapear sus procesos es que aquellas organizaciones que realizan bien la transformación de las entradas en salidas (sus procesos), generalmente logran cumplir o superar las expectativas del cliente. Y aquellos que lo hacen mejor son invariablemente los más exitosos.
- Describe el flujo de materiales, información y documentos
- Muestra las diversas tareas contenidas en el proceso
- Muestra claramente que las tareas transforman las entradas en salidas
- Indica las decisiones que deben tomarse a lo largo de la cadena
- Demuestra la interrelación esencial y la interdependencia entre los pasos del proceso; y nos recuerda que la fuerza de una cadena depende de su eslabón más débil
En resumen, es seguro decir que todas las organizaciones con procesos razonablemente complejos pueden beneficiarse del mapeo de procesos porque un mapa de proceso captura un proceso existente y cuando se captura un proceso, se pueden aclarar oportunidades de mejora.
Ciertas industrias como la ingeniería, tradicionalmente piensan en términos de procesos y, por lo tanto, tienen más probabilidades de asignar sus procesos que otras industrias, como la salud y la educación.
Sin embargo, como, por ejemplo, el sector educativo debe concentrarse cada vez más en cumplir y superar las expectativas de sus clientes (estudiantes), las organizaciones más educativas también son mapeo de procesos.
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