La estimación de recursos es la técnica de evaluar el tipo y el número de recursos necesarios para un próximo proyecto. Por ejemplo, estos recursos podrían ser mano de obra humana, materiales, herramientas, equipos, suministros, maquinaria, etc.
Supongamos que se avecina un proyecto de construcción. Para eso, debe determinar la cantidad de ingenieros civiles, arquitectos, trabajadores de la construcción y otros laboristas que se requerirán. Además, también debe estimar el número y la clasificación de equipos, maquinaria, herramientas y otro material necesario para el proyecto de construcción.
Este fenómeno de predeterminar la cantidad y la calidad de los recursos se conoce como estimación de recursos.
Dado que los recursos son los que hacen que el proyecto sea exitoso, su productividad determina la entrega oportuna del proyecto. Por ejemplo, la estimación de recursos mal ejecutada conducirá a una asignación inadecuada de recursos. A su vez, dará como resultado una productividad de recursos subóptimos. Por lo tanto, lo que lleva a resultados comprometidos, insatisfacción del cliente y excesiones de proyectos.
La estimación práctica de los recursos puede conducir a la identificación de los requisitos de recursos y la estructura de desglose de recursos. Además, garantiza que suficientes recursos se obtienen de antemano.
Hay cinco métodos para estimar los recursos. Aquí hay una breve descripción de todos los métodos:
El juicio de expertos ayuda cuando está atrapado en algún momento y necesita orientación o asesoramiento. Es una forma de obtener ayuda de personas mayores que tienen experiencia previa en proyectos similares. La experiencia puede basarse en la capacitación de un individuo, la experiencia profesional, el conocimiento del producto, etc.
¿Qué es un programa de estimación de recursos?
El objetivo de la estimación de recursos es asignar los recursos necesarios a cada actividad en la lista.
Existen cinco herramientas y técnicas para estimar los recursos de actividad:
- El juicio de los expertos: esto significa involucrar a expertos que ya han realizado este tipo de trabajo antes y obtener opiniones sobre qué recursos se necesitan.
- Análisis alternativo: Esto significa considerar diferentes opciones sobre cómo asignar recursos. Esto incluye cambiar la cantidad de recursos y el tipo de recursos utilizados. Muchas veces, hay más de una forma de realizar una tarea, y el análisis alternativo lo ayuda a decidir entre diferentes posibilidades.
- Datos de estimación publicados: algo que los gerentes de proyectos en muchas industrias usan para comprender cuántos recursos necesitan para un proyecto específico. Estos se basan en artículos, investigaciones y estudios que recopilan, analizan y publican datos de otras personas y proyectos de organizaciones.
- Software de gestión de proyectos: a menudo presentan funciones diseñadas para ayudar a los gerentes de proyectos a estimar las necesidades y limitaciones de los recursos y encontrar la mejor combinación para el proyecto en cuestión.
- La estimación ascendente: esto significa dividir tareas complejas en tareas más simples y procesar los recursos necesarios para cada pequeño paso. La necesidad o costo de los recursos de las tareas individuales se suma para obtener una estimación total. Cuanto más pequeña y detallada sea la tarea, mayor es la precisión de esta técnica.
Una vez que haya terminado de estimar los recursos por actividad, tiene todo lo que necesita para comprender cuánto tiempo llevará completar cada actividad.
Estimación de la duración de una tarea significa comenzar con información sobre esa tarea específica y luego trabajar con el equipo del proyecto para desarrollar una estimación de tiempo.
¿Qué es la estimación de los recursos de las actividades?
En el área de conocimiento de gestión del tiempo, el cuarto proceso es estimar el proceso de recursos de actividad. El proceso de recursos de actividad de estimación pertenece al proceso de planificación. ¿Sabes cuál es el objetivo del proceso de recursos de actividad estimado? Si está inscrito en una capacitación de certificación PMP, obtendrá todos los detalles sobre el proceso de recursos de actividad estimados. Como es uno de los requisitos del examen de PMP, comprender el proceso de recursos de actividad estimado es tan importante como comprender cualquier otro proceso.
En este artículo, vamos a explorar qué es el proceso de recursos de actividad estimado y dar un ejemplo de este proceso. Si lo desea, también puede probar su conocimiento sobre este proceso con la ayuda de un simulador de examen PMP.
El proceso de recursos de actividad estimado ayuda brevemente a asignar qué recursos en el proyecto hará qué actividades del proyecto. Estimación del proceso de recursos de actividad es el proceso de estimación del tipo y cantidades de:
- Material,
- Recursos humanos,
- Equipo,
- Se requieren suministros para realizar cada actividad.
Para completar una actividad del proyecto, necesitará el artista de la tarea, por ejemplo, un desarrollador de software para un proyecto de software o ingeniero civil para un proyecto de construcción. Materiales que se utilizarán para producir el proyecto entregable. Por ejemplo, se utilizará cemento, madera, acero, etc. durante la construcción. El equipo se utilizará, como camiones, grúas para levantar y colocar los materiales. El proceso de recursos de actividad estimados proporciona la estimación de todo esto en un proyecto. Una vez que las actividades se secuencian en el proceso de actividades de secuencia, se determinan el tipo y la cantidad de recursos necesarios.
¿Qué es la estimación de recursos y duración por actividad?
El propósito de estimar la duración de la actividad es determinar la cantidad de tiempo que lleva completar una actividad. La duración de la actividad estimada es un proceso del área de conocimiento de la gestión del horario de proyectos de acuerdo con la Guía de PMI para el cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK®, 6ª ed., Cap. 6.4).
Este proceso requiere varios parámetros de entrada, que incluyen, en particular, el alcance
de trabajo y la lista y características de las actividades planificadas, así como el
Recursos que se implementan para realizar el trabajo.
- juicio experto,
- estimación análoga,
- estimación paramétrica,
- estimación de abajo hacia arriba, y
- Estimación de tres puntos
como técnicas
Para determinar las estimaciones de duración. Siga leyendo para obtener una descripción general de esta estimación
técnicas.
los
La estimación de las duraciones normalmente se realiza en el nivel de actividades (ver más abajo
imagen). Determinar la duración total de un paquete de trabajo o todo el proyecto
requiere la programación de actividades, llevando sus duraciones individuales a
cuenta.
Este
incluye la consideración de dependencias entre actividades y a menudo implica
el desarrollo de un camino crítico (la cadena de actividades más larga para lograr el
resultado deseado). Por lo tanto, por lo tanto, no es exacto simplemente calcular
la suma de las duraciones de la actividad si determina la duración de los paquetes de trabajo o
proyectos completos. Esto se debe a que la suma de las duraciones de la actividad puede exagerar (a veces
subestimarse) el tiempo total para completar un proyecto, ya que algunas actividades pueden
correr en paralelo mientras que otros dependen de la finalización de un anterior
actividad.
¿Qué es la estimación de recursos y costos?
Un proyecto solo puede reunirse con todos los materiales y mano de obra necesarios, y esos materiales y trabajos cuestan dinero. Armar un presupuesto que mantiene los costos al mínimo, al tiempo que maximizar la calidad y el alcance del proyecto pueden ser un desafío. Es por eso que la estimación de costos adecuada es importante.
La estimación de costos en la gestión de proyectos es el proceso de pronosticar los recursos financieros y de otro tipo necesarios para completar un proyecto dentro de un alcance definido. La estimación de costos representa cada elemento requerido para el proyecto, desde materiales hasta mano de obra, y calcula una cantidad total que determina el presupuesto de un proyecto. Una estimación de costos inicial puede determinar si una organización Greenlights un proyecto, y si el proyecto avanza, la estimación puede ser un factor para definir el alcance del proyecto. Si la estimación de costos es demasiado alta, una organización puede decidir reducir el proyecto para adaptarse a lo que puede pagar (también es necesario que comience a obtener fondos para el proyecto). Una vez que el proyecto está en movimiento, la estimación de costos se utiliza para administrar todos sus costos afiliados para mantener el proyecto en el presupuesto.
Hay dos tipos clave de costos abordados por el proceso de estimación de costos:
- Costos directos: costos asociados con una sola área, como un departamento o el proyecto en sí. Los ejemplos de costos directos incluyen mano de obra fija, materiales y equipos.
- Costos indirectos: costos incurridos por la organización en general, como servicios públicos y control de calidad.
¿Qué es la estimación de recursos?
Calcular los recursos en la gestión de proyectos es una de las principales habilidades para un gerente de proyectos. Depende no solo de comprender el alcance y las necesidades del proyecto, sino también de tener un conocimiento detallado de cómo se desempeña cada miembro del equipo, cómo el equipo se desempeña juntos y el bucle de retroalimentación típico entre el equipo y el cliente. En el conjunto de un proyecto, crear una propuesta de proyecto precisa y una oferta es crítica, pero es importante tener en cuenta qué recursos se necesitarán para entregar con éxito el proyecto. La gestión proactiva de recursos y la planificación de la capacidad es clave para que los gerentes de proyectos tengan éxito.
Los recursos reales necesarios para completar un proyecto dependerán de la productividad de los miembros de su equipo individuales, la cantidad de cambio de proyecto (tareas del proyecto que pasa entre los miembros del equipo), así como el ciclo de comentarios de los clientes y las partes interesadas.
Antes de que una empresa pueda ofertar con precisión en un proyecto, el gerente del proyecto debe tener una comprensión clara y detallada del alcance del proyecto. Existen varios métodos para usar el alcance del proyecto para ayudar a estimar entregables, incluido un enfoque de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.
Un enfoque ascendente (que utiliza el conocimiento colectivo del equipo para predecir cada pequeño paso desde el inicio hasta la finalización) es el método más preciso para predecir las necesidades de recursos, pero también puede llevar mucho tiempo y poco práctico durante la fase de planificación del proyecto. Un enfoque de arriba hacia abajo (dividir el proyecto en necesidades de alto nivel y dejar que el equipo maneje los detalles dentro de un plazo determinado) puede ser más rápido, pero a menudo es significativamente menos preciso. Por lo general, en algún lugar intermedio es el más práctico y efectivo para un gerente de proyecto.
La industria de gestión de proyectos tiene un estándar de nunca esperar que un individuo sea utilizado al 100%. De hecho, el promedio de ejecución es asumir la utilización del 80% para cualquier recurso dado. Sin embargo, algunos recursos pueden ser más, o menos, productivos en promedio que otros, algunos pueden tener una próxima vacaciones o licencia esperada, algunos pueden tener más días de enfermedad promedio que otro, y la mayoría puede anticipar una disminución de la productividad cuando hay muchos cambios de proyecto (o Pasando tareas entre diferentes miembros del equipo). Aquí es donde puede y debe tener un conocimiento íntimo de cómo su equipo opera individualmente y juntos. Encuentre la fórmula adecuada para sus cálculos de recursos, luego tenga en cuenta cualquier productividad disminuida esperada (como durante el verano y las vacaciones, cuando es probable que las vacaciones interrumpan el proceso de productividad).
¿Qué es el proceso de estimación de costos?
En la gestión de proyectos, la estimación de costos es la suma de elementos de costos individuales, utilizando métodos de estimación establecidos y datos válidos, para estimar los costos futuros de un proyecto, en función de lo que se sabe hoy en día.
Define además las características básicas de las estimaciones de costos creíbles que incluyen:
La estimación de costos y la gestión de costos son una parte esencial de la gestión de proyectos. El gerente del proyecto es responsable de hacer posible el presupuesto del proyecto más preciso mediante el uso de una estructura de desglose de trabajo (WBS) y técnicas de estimación de costos para visualizar el alcance del proyecto y luego asignar costos a cada tarea del proyecto. Conocer el alcance del proyecto ayudará no solo a la fase de planificación sino a lo largo del ciclo de vida del proyecto, especialmente durante la ejecución, el monitoreo y el control de un proyecto.
Tener un proceso de estimación de costos es cómo los gerentes de proyecto pueden lograr los objetivos y objetivos del proyecto establecido por los ejecutivos y las partes interesadas del proyecto. El presupuesto del proyecto cobrará costos indirectos y costos directos, ya que estima el costo general de entregar el proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas de calidad. Eso significa que lo que sea que necesite para que el proyecto sea exitoso se considerará durante el proceso de estimación de costos.
Todos estos factores afectan la estimación del costo del proyecto, lo que dificulta la presentación de estimaciones precisas. Afortunadamente, hay técnicas de estimación de costos que pueden ayudar a desarrollar una estimación de costos más precisa.
¿Cómo estimar los recursos de las actividades?
Los recursos son una de las herramientas esenciales para el proyecto y la elección de los requisitos previos de recursos conduce a una gestión exitosa de proyectos. El proceso de estimación de los recursos de actividad es una parte fundamental del desarrollo del proyecto.
El proceso de recursos de actividad de estimación proporciona un enlace creado entre el término de actividad y el esfuerzo de trabajo agregado requerido para terminar el trabajo. Es vital reflejar la duración de la actividad que es continuamente proporcional al esfuerzo laboral. La estimación distintiva de la duración de los proyectos se estima en los días y el esfuerzo del equipo del proyecto se dedica en horas.
El proceso de recursos de actividad de estimación proporciona un enlace que se genera entre el término de actividad y el esfuerzo de trabajo total requerido para completar el trabajo. Es vital reflexionar sobre el término de la actividad que no tiene en cuenta el esfuerzo que realiza mientras trabaja en un proyecto.
Echemos un vistazo a los pasos involucrados en el proceso de estimación de recursos de actividad:
Como un proyecto necesita recursos relevantes y de calidad, es esencial que el equipo considere la disponibilidad de los recursos según lo planeado durante el proceso de recursos de actividad estimado y externalice el recurso requerido.
Dado que los recursos de actividad se evaluarán para las actividades del proyecto que forman parte de la lista de actividades y WBS, WBS y la lista de actividades también deben ser auditadas.
Si es posible asignar quién completará una actividad específica del proyecto, estos deben reconocerse durante el proceso de recursos de actividad estimados.
¿Cómo se estiman los recursos de las actividades?
La estimación de recursos de actividad es un proceso en el que el equipo del proyecto compila cuidadosamente una lista exhaustiva de los recursos que se necesitarán para completar un proyecto. Hay seis entradas que se utilizarán en el proceso de estimación de recursos de actividad. Esos seis insumos son la lista de actividades, los atributos de la actividad, los activos del proceso organizacional, los factores ambientales empresariales y el plan de gestión de proyectos, y la disponibilidad de recursos. Hay una serie de herramientas que también se pueden utilizar en la estimación más efectiva de los recursos de actividad requeridos. Esas herramientas incluyen el juicio de expertos, un análisis de alternativo completo, el uso de datos de estimación publicados, software de gestión de proyectos y el uso de la estimación de abajo hacia arriba. Los resultados resultantes de este proceso incluyen requisitos de recursos de actividad, actualizaciones de atributos de actividad, cambios solicitados, una estructura de desglose de recursos y el desarrollo de un calendario de recursos. La utilización exitosa de las estimaciones de recursos de actividad ayudará a asegurar que se adquieran suficientes recursos sin desperdicio y gastos excesivos.
Este término se define en la tercera edición del PMBOK pero no en el 4to.
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- Estima recursos de actividad La definición de recursos en la gestión de proyectos incluye personas, materiales, equipos, dinero, instalaciones y cualquier cosa fundamental que sea necesaria…
- Duración de la actividad Estimación de la duración de la actividad La estimación representa el acto de cuantificar la cantidad de tiempo que se anticipa que la actividad tomará…
- Secuenciación de actividad [proceso] El término secuenciación de actividad se refiere dentro del contexto de la gestión de proyectos a un proceso dual. Inicialmente, la secuenciación de la actividad implica un…
- Actividad Requisitos de recursos Los requisitos de recursos de actividad se definen como los tipos de recursos para diferentes actividades involucradas en un paquete de gestión de proyectos particular…
¿Cómo realizar una estimación de recursos?
Una vez que se han definido las tareas dentro del proyecto, se deben determinar los recursos requeridos por cada tarea. Para hacer esto, consultamos el proceso de recursos de actividad de estimación de PMBOK.
PMBOK, 5ª edición, Sección 6.4, «Estimar recursos de actividad»
Estimación de recursos de actividad es el proceso de estimar el tipo y cantidades de material, recursos humanos, equipos o suministros necesarios para realizar cada actividad. El beneficio clave de este proceso es que identifica el tipo, la cantidad y las características de los recursos necesarios para completar la actividad que permite estimaciones de costo y duración más precisas.
En general, realizaría estimaciones de tareas de abajo hacia arriba, lo que significa que cada tarea recibe una estimación que luego se enrolla en la estimación general del proyecto. Naturalmente, esto se llama estimación de abajo hacia arriba. Dentro de cada tarea, puede emplear una de las tres técnicas de estimación:
- Estimación análoga. Esto es cuando haces una analogía con la misma tarea o similar que se ha realizado antes. Esta es la mejor fuente de información porque el trabajo real completado, incluso si solicita ajustes, es extremadamente confiable. Por ejemplo, si su proyecto es para construir un camino de entrada y lo ha hecho antes, claramente tiene una ventaja. A menudo tiene que hacer algunos ajustes, pero el punto de partida es tremendamente valioso.
- Estimación paramétrica. En este método, el trabajo se perfora en un costo unitario, para el cual existe una estimación a partir de datos publicados o experiencia previa. Por ejemplo, el costo por pie cuadrado de la casa de registro se puede obtener de proyectos anteriores. En la industria de la ingeniería, casi todo se hace de esta manera, desde el tiempo de ingeniería hasta los materiales de construcción.
¿Cuál es la importancia de estimar los recursos de las actividades?
La definición de recursos en la gestión de proyectos incluye personas, materiales, equipos, dinero, instalaciones y cualquier cosa fundamental que sea necesaria para ejecutar el proyecto. Se necesitan recursos durante todo el ciclo de vida del proyecto. Determinar los requisitos de recursos es muy importante para una gestión exitosa.
La capacidad del gerente del proyecto para estimar los recursos de actividad es muy crucial. El recurso de actividad estimado es el proceso que estima el tipo y la cantidad de recursos como equipos, suministros y recursos humanos para realizar tareas individuales para un proyecto en particular. Uno de los beneficios de este proceso en particular es que identifica el tipo, la calidad y las características de los recursos que se requieren para completar una actividad particular. Además, esto también permitirá el cálculo de los costos con precisión, así como las estimaciones de duración.
Es importante que los gerentes de proyecto sepan que aunque este proceso en particular es una parte integral del desarrollo del horario del proyecto, también se lleva a cabo en paralelo con el proceso de costos de estimación que pertenece al proceso de gestión de costos. La premisa aquí es que si calcula los recursos, también afecta el proceso de costo del ciclo de vida del proyecto.
Los recursos de actividad estimados crean un vínculo entre la duración de una actividad y la cantidad de esfuerzo de trabajo requerido para completar el trabajo. Es importante tener en cuenta que la duración de la actividad siempre es equivalente al esfuerzo laboral. En actividades típicas, la duración generalmente se mide en días y el esfuerzo de trabajo en horas.
¿Cuál es la importancia de la estimación de los recursos de un proyecto?
Cuando evalúa cuántos y qué diferentes tipos de personas o recursos pueden necesitar para un próximo proyecto, eso se denomina estimación de recursos. Estos recursos pueden incluir empleados, herramientas, equipos, materiales o suministros, maquinaria, etc. Por ejemplo, si se produce un proyecto de creación de sitios web, deberá determinar cuántos diseñadores, programadores y escritores de contenido necesita. Además de eso, también debe finalizar una estimación de la maquinaria, el equipo o las herramientas necesarias para ejecutar el proyecto. Este proceso de determinación del tipo, cantidad y calidad de todos los recursos necesarios para una tarea o proyecto se denomina estimación de recursos.
El número de recursos reales que necesita para ejecutar un proyecto depende de cuán productivos sean los miembros del equipo. ¿Su conjunto de habilidades, los comentarios del cliente y las partes interesadas, y cuántas iteraciones terminas haciendo? La gestión de recursos es el paso clave en la gestión de proyectos, y cómo calcula su requisito de recursos hace una gran diferencia. Aquí hay algunos consejos para hacer una estimación precisa de los recursos.
Si el equipo dirige y los coordinadores del proyecto tienen una comprensión clara del alcance de las dependencias del proyecto/tareas antes de estimar los recursos, entonces hay menores posibilidades de falla. Es importante saber de qué se trata ese proyecto en particular, las actividades, entregables y programación asociados. Saber todo esto de antemano lo ayudará a evaluar cuántos recursos se requieren y competencias. Calcular el alcance del trabajo o un proyecto significa definir las tareas, sub-tareas, entregas, desafíos y plazos. El cálculo preciso ayuda a predecir el costo de los recursos, la duración, el esfuerzo, los posibles obstáculos que pueden retrasar el proyecto, etc.
Según los estándares de gestión de proyectos, ningún empleado puede ser utilizado al 100%. En promedio, los gerentes de proyecto esperan utilización del 80% para sus recursos. Pero dicho esto, algunas personas podrían ser un poco menos o más productivas en comparación con otras. Los gerentes de recursos y proyectos también deben considerar las hojas planificadas, las vacaciones, los días de enfermedad promedio, etc., que afectan la productividad y los entregables. Esta es la razón por la que tener la conciencia correcta sobre su equipo, sus planes, intereses, competencias siempre ayudan a hacer una estimación de recursos.
Cuando comienza un proyecto, uno de los primeros pasos es crear un WBS. Eso le brinda una lista de todas las tareas y subasinas en un proyecto. Los recursos requeridos para un proyecto en particular siempre estarán vinculados a la lista de tareas y WBS. Es por eso que crear el WBS es muy importante antes de comenzar cualquier proyecto. Además, una vez que se realiza y revisa el WBS, solo entonces debe proceder a identificar la disponibilidad de recursos. De esta manera, sabrá qué trajes de recursos qué tarea o trabajo.
¿Qué es estimar los recursos de las actividades?
Estimar los recursos de actividad es el proceso de descubrir qué tipo de recursos y cuánto de cada tipo de estos recursos se necesitarían para realizar la actividad.
Los recursos podrían significar personas, hardware, software, materiales, herramientas, equipos, suministros, maquinaria o cualquier cosa que se utilice para ejecutar una actividad.
El plan de gestión de recursos proviene del proceso de gestión de recursos del plan. Este plan contiene el enfoque y las pautas sobre cómo identificar y estimar las cantidades de recursos necesarios para las actividades, por lo que esta aportación ayudará.
La línea de base de alcance contiene una declaración de alcance, una estructura de desglose del trabajo y el Diccionario WBS – Información sobre los paquetes de trabajo.
La lista de actividades y los atributos de actividad provienen del proceso de definición de actividades, y le dan todo lo que necesita comprender sobre una actividad para estimar los recursos. Necesitamos conocer las habilidades necesarias, el número de personas con cada una de estas habilidades, equipos, maquinaria, herramientas, todo tipo de recursos, por lo que podemos ver la duración que necesitan.
Necesitaría calendarios de recursos, un documento que tenga información sobre disponibilidad, capacidad y habilidades de recursos durante la duración del proyecto. Con esto, puede identificar y etiquetar los recursos apropiados para cada actividad en la lista.
Los calendarios de recursos pueden desenterrar restricciones: ¿qué pasa si necesita un arquitecto de base de datos para su proyecto de software y la única persona disponible se asigna a otro proyecto y no está disponible hasta después de la fase de diseño? Deberá descubrir alternativas: traer un consultor, contratar a alguien del exterior o externalizar el trabajo?
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