La gestión de recursos es fundamental para que las organizaciones se aseguren de que estén optimizando y asignando recursos a las iniciativas correctas, las iniciativas que están alineadas con la estrategia corporativa y aportan el mayor valor. Al minimizar el desperdicio y la duplicación, racionalizar y automatizar procesos, y maximizar el rendimiento de la velocidad, la empresa está en una mejor posición para responder rápidamente a las demandas de los clientes y ser ágil para cambiar. El programa y la entrega de proyectos demandan una mejor gestión de recursos.
Independientemente de la metodología de trabajo, los líderes que buscan practicar la gestión efectiva de los recursos deben equilibrar la demanda con capacidad al tiempo que comprenden las necesidades del negocio para priorizar, planificar y programar el trabajo con los equipos, personas y conjuntos de habilidades adecuados. Gartner dice que la oportunidad y el desafío para los líderes es «responder y pasar de un enfoque de planificación estática a un ágil, uno que pueda remodelar continuamente la fuerza laboral para incorporar cambios en las necesidades comerciales y de habilidades».
Con el aumento de la demanda y el cambio, la entrega continua de los recursos no es fácil, incluso para las organizaciones más maduras. Es un desafío común y constante para la empresa: asegurarse de que haya suficientes recursos correctos y fondos disponibles para completar el trabajo bien y a tiempo. Y ahí es donde la gestión de recursos evolucionada puede ayudar.
La gestión de recursos tiene que ver con la transparencia, por lo que puede ver, monitorear y alcanzar lo que se requiere para entregar proyectos. También le permite minimizar tanto el tiempo de inactividad como la excesiva de los recursos. Con plena visibilidad tanto trabajo como recursos, puede programar, planificar y administrar sus recursos de manera más efectiva, alineándolos con los proyectos correctos en el momento adecuado.
Es fácil ver la importancia de la gestión de recursos al comprender la desventaja de no tenerla. Sin los datos correctos, los gerentes de recursos tienen poco control sobre sus proyectos y no hay forma de comprender:
- Planificación y programación: comprender qué recursos están disponibles y cuándo
- Habilidades disponibles y requeridas: evaluar las habilidades de cada persona y si se deben agregar habilidades adicionales (o personas)
- Utilización de recursos: saber dónde las personas ya están comprometidas y si esas asignaciones son apropiadas
- Capacidad de recursos: comprender la capacidad de la verdadera capacidad para trabajar, reconociendo que no se puede utilizar el tiempo de todo
- Priorización y asignación de recursos: identificando esas iniciativas priorizadas que la mayor atención y posiblemente habilidades especializadas
La gestión de recursos garantiza que los gerentes de recursos tengan visibilidad en tiempo real a pedido en las personas y otros recursos para que puedan tener un mayor control sobre la entrega.
¿Qué es la gestión de los recursos?
La gestión de recursos es el proceso por el cual las empresas planifican, programan y asignan personas, dinero y otros recursos diversos de manera efectiva. Esos recursos pueden ser intangibles, como las personas y el tiempo y la tangible, como equipos, materiales y finanzas.
La gestión de recursos implica la planificación para que los recursos correctos se asignen a las tareas correctas. La gestión de recursos implica horarios y presupuestos para personas, proyectos, equipos y suministros.
Si bien a menudo se usa en referencia a la gestión de proyectos, se aplica a muchas otras áreas de gestión empresarial. Una pequeña empresa, en particular, prestará atención a la gestión de recursos en varias áreas.
- Finanzas: ¿puede cumplir con los gastos actuales o permitirse invertir en nuevos equipos o capacitación en el personal?
- Staffing: ¿tiene las personas adecuadas para el trabajo en cuestión? ¿Tendrá que contratar si obtiene ese nuevo cliente y, de ser así, qué habilidades deberán tener esas personas?
- Espacio físico: ¿está configurado la oficina o el espacio de fabricación de la compañía para que otros recursos se puedan administrar para la máxima eficiencia?
- Equipo: ¿tiene las herramientas necesarias para hacer lo que se requiere?
- Tecnología: ¿qué necesita el negocio para tener éxito y debería reasignarse los recursos financieros para financiar lo que falta?
Cuando se usa en referencia a la gestión de proyectos, la gestión de recursos a menudo se aplica a la nivelación y suavizado de recursos.
¿Qué es la gestión de recursos?
En estudios organizacionales, la gestión de recursos es el desarrollo eficiente y efectivo de los recursos de una organización cuando son necesarios. Dichos recursos pueden incluir los recursos financieros, el inventario, las habilidades humanas, los recursos de producción o la tecnología de la información (TI) y los recursos naturales.
En el ámbito de la gestión de proyectos, se han desarrollado procesos, técnicas y filosofías sobre el mejor enfoque para asignar recursos. Estos incluyen discusiones sobre la asignación de recursos funcionales versus interfuncionales, así como procesos adoptados por organizaciones como el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) a través de su metodología de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK) de gestión de proyectos. La gestión de recursos es un elemento clave para la estimación de recursos de actividad y el proyecto de gestión de recursos humanos. Ambos son componentes esenciales de un plan integral de gestión de proyectos para ejecutar y monitorear un proyecto con éxito. [1] [2] [3] Como es el caso con la disciplina más amplia de la gestión de proyectos, existen herramientas de software de gestión de recursos disponibles que automatizan y ayudan al proceso de asignación de recursos a proyectos y transparencia de recursos de cartera, incluida la oferta y la demanda de recursos. El objetivo de estas herramientas generalmente es garantizar que: (i) hay empleados dentro de nuestra organización con un conjunto de habilidades específicas requeridas y el perfil deseado requerido para un proyecto, (ii) decida el número y los conjuntos de habilidades de los nuevos empleados para contratar y (( iii) Asignar la fuerza laboral a varios proyectos. [4] [5] Dentro de los servicios profesionales y las organizaciones de consultoría, la efectividad de estas herramientas y procesos generalmente se monitorea mediante la medición de la tasa de utilización facturable.
Las grandes organizaciones generalmente tienen un proceso de gestión de recursos corporativos definidos que garantiza principalmente que los recursos nunca se exageran en múltiples proyectos. [6] [7] Peter Drucker escribió sobre la necesidad de enfocar los recursos, abandonando iniciativas menos prometedoras por cada nuevo proyecto asumido, ya que la fragmentación inhibe los resultados. [8]
¿Qué son los recursos y cuáles son los que una empresa gestiona?
La asignación de recursos es quizás el método de gestión de recursos más frecuente, ya que cada negocio exitoso lo hace en algún nivel, incluso si no es un proceso formalizado. Este es el proceso de utilizar los recursos que tiene disponibles y distribuirlos en diferentes aspectos del negocio para funcionar de manera eficiente. Un ejemplo común de asignación de recursos es el personal de su negocio para que se ejecute con la máxima eficiencia sin pasar por el presupuesto.
Este es el proceso de identificación de cualquier proyecto que requiera más recursos de los que tiene disponibles y ajustar los plazos en consecuencia para garantizar que el proyecto sea finalmente exitoso. Un ejemplo de nivelación de recursos es cuando una empresa de construcción extiende la fecha límite del proyecto para tener en cuenta un suministro limitado de madera, un material crítico para completar el proyecto.
El pronóstico de recursos es el proceso de identificar todos sus recursos disponibles, como tiempo, personas, finanzas y equipos, y predecir cualquier requisito de recursos, cuellos de botella o problemas antes de que comience un proyecto. Para pronosticar con precisión, un gerente de recursos debe comprender todo el alcance del proyecto, así como cualquier objetivo u objetivo específico que debe cumplirse en el camino.
Existen muchos enfoques diferentes para la gestión de recursos, algunos de los cuales incluyen el uso de sofisticados software. Sin embargo, muchas pequeñas empresas no tienen el presupuesto para el software avanzado de gestión de proyectos, sino que adoptan un proceso de flujo de trabajo para utilizar sus recursos de manera más eficiente.
¿Cómo se gestiona correctamente los recursos de la empresa?
El software de gestión de recursos es una herramienta útil para mejorar significativamente las operaciones de su negocio. Invierta en software de gestión de recursos que ofrece una larga lista de características adaptadas para impulsar la gestión de recursos y mejorar el rendimiento general y la productividad. Un ejemplo popular es el software de recursos TimeWax que permite a los gerentes compartir la planificación de recursos con sus empleados a través del sistema de calendario o la aplicación móvil de la empresa. Las siguientes son algunas de las características que debe buscar en el software en el que está invirtiendo.
- Programando los proyectos
La gestión eficiente del tiempo incluye agregar cada pequeña tarea a su horario. Cree un horario si no desea que se vea fastidioso por los problemas que enfrenta. Si el proyecto tiene una fecha límite larga, entonces agregar un resumen aproximado de la tarea hasta que pueda agregarlo en detalle ayudará a planificar recursos y saldrá en consecuencia y de manera más competente.
- Programando los proyectos
La asignación ingeniosa incluye asignar empleados a proyectos y tareas dentro de esos proyectos. Los horarios operativos deben implementarse para las próximas etapas del proyecto. Los proyectos que duran más de dos semanas deben descomponerse en partes y los recursos deben asignarse y asignarse en consecuencia.
- Programando los proyectos
La organización del trabajo semanalmente permite a las empresas establecer un punto de corte claro. Se crea un nuevo horario al final de cada semana utilizando empleados que luego pueden realizar sus tareas y estar listo de antemano. La programación diariamente también es factible, especialmente para aquellas compañías que tienen que lidiar con las averías técnicas que aparecen sin ningún aviso previo.
¿Cómo se gestionan los recursos en una empresa?
La gestión de recursos es planificar, organizar y asignar los recursos importantes para su negocio para garantizar la máxima eficiencia. Estos recursos incluyen recursos tangibles e intangibles.
- ¿Qué son los recursos tangibles? Los recursos tangibles son materiales que puede tocar y sentir. Los ejemplos de recursos tangibles incluyen herramientas y materiales.
- ¿Qué son los recursos intangibles? Por otro lado, un recurso intangible es algo que no tiene una naturaleza física, como personal, propiedad intelectual y tiempo.
La gestión de recursos humanos se ocupa de los niveles de personal para asegurarse de que los objetivos de su negocio se puedan lograr con la cantidad correcta de personal. Este tipo de administración incluye la gestión de la contratación de personal, la reasignación de empleados, la capacitación de las personas y el despido del personal, por nombrar solo algunas actividades. Hacer bien estas cosas es muy importante para un proceso efectivo de gestión de recursos.
Los proyectos pueden ser complejos e incluyen muchas partes móviles. Es por eso que la gestión de recursos es importante para garantizar que los proyectos tengan suficientes recursos y en los momentos correctos. Los gerentes de proyectos deben sentarse con diferentes equipos y planificar cuándo se necesitarán recursos para asegurarse de que estén disponibles en los momentos en que sean necesarios en el proyecto.
Los recursos digitales pueden salir de control rápidamente, especialmente cuando los equipos se registran en diferentes servicios de software y activos. Los equipos de TI deben mantenerse al tanto de estos recursos digitales para garantizar que los equipos no se dupliquen en la facturación en lugar de comprar licencias de usuarios adicionales. La gestión efectiva de los recursos digitales significa que las empresas saben qué activos digitales poseen y pueden auditar rápidamente cuando sea necesario.
¿Qué debe hacer una empresa para organizar de forma eficiente los recursos humanos?
Un departamento de recursos humanos se puede utilizar de manera efectiva en cualquier empresa si existe una estrategia. Después de todo, el equipo de recursos humanos se centra en el mayor y mejor activo que una empresa puede tener: los empleados.
Si una empresa tiene un departamento de recursos humanos pobres, es probable que sus empleados fracasen. Cuando esto sucede, incluso las mejores empresas pueden sufrir fácilmente.
No importa en qué tipo de industria se encuentre su empresa, los recursos humanos realmente importan. Una buena manera de pensar en su departamento de recursos humanos es como otro departamento que supervisa algo más. En una empresa, siempre hay comités, expertos o asesores que lo ayudan con diferentes áreas. El Departamento de Recursos Humanos hace esto para sus empleados en general.
Por esta razón, es importante tomar sus esfuerzos de recursos humanos bastante en serio. Este departamento es importante cuando lo ves como un empleado o como gerente.
Cada compañía tiene sus propias necesidades y un departamento de recursos humanos centrados en las tareas correctas ayudará a una empresa a satisfacer esas necesidades más rápido.
Aquí hay una lista de tareas clave que un departamento de recursos humanos debería estar encantado de adoptar. Esto les ayudará a dominar roles eficientes y esenciales en cualquier empresa.
El primer paso para un departamento de recursos humanos es identificar, desarrollar y ejecutar las objeciones de la empresa. Tienen que descubrir lo que se necesita y cómo pueden satisfacer esas necesidades. Por lo tanto, las personas en el departamento de recursos humanos son socios en la estrategia general para la empresa. Su trabajo está estrechamente alineado con los objetivos de la compañía.
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