Cómo realizar el proceso de nómina en una empresa: Guía paso a paso

El primer paso en el procesamiento de la nómina es establecer su EIN y su identificación fiscal estatal y local. El gobierno utiliza estas identificaciones para rastrear los impuestos de nómina de su negocio y garantizar que cumpla con los requisitos.

Antes de comenzar a procesar la nómina, sus empleados deberán completar varios formularios de impuestos para que pueda contabilizar las asignaciones y otros datos de impuestos. Estos formularios incluyen el W-4 y la I-9 (si es un nuevo empleado). Hay varios formularios estatales y locales que deberá proporcionar, pero estos dependerán de dónde esté operando su negocio.

Antes de procesar el primer cheque de pago de un empleado de su empresa, también debe tener estos documentos a mano:

Solicitud de empleo: incluso si el empleado nunca completó una solicitud formal, tener este documento en el archivo asegura que toda la información clave de la nómina esté en un solo lugar.
Deducciones: el empleado puede participar en los beneficios de la empresa, como el seguro de salud, una cuenta de ahorro de salud o un plan de ahorro de jubilación. El procesamiento adecuado de la nómina garantiza que los montos correctos para estos beneficios se retienen cada período de pago.
Genaciones salariales: la ley puede requerir que adorte los salarios de sus empleados si le deben dinero, como pagos del IRS o manutención de los hijos. Las vigas salariales están ordenadas por la corte; Asegúrese de tener la documentación adecuada a mano y en sus registros.

Una vez que tenga la información fiscal y legal relevante para configurar la nómina, puede elegir un horario que funcione mejor para su negocio. Hay cuatro horarios principales: mensual, semimonta, quincenal y semanal. Es importante comprender cada plan antes de decidir cuál es mejor para su negocio. Una vez que elija un horario, configure un calendario con días de pago y tome nota de los días en que tendrá que procesar la nómina para que sus trabajadores obtengan su dinero en ese día definido.

Construya fechas fiscales trimestrales importantes, vacaciones y fechas anuales de presentación de impuestos. Tenga en cuenta que tendrá que hacer esto al comienzo de cada año. También querrá establecer el método de entrega preferido para cada empleado. Por ejemplo, muchas empresas permiten a los empleados elegir entre el cheque en papel y el depósito directo.

¿Cómo es el proceso de nóminas?

Un proceso de nómina administra todos los pasos de pagar a su fuerza laboral, desde recopilar información de los empleados hasta enviar a su personal sus cheques de pago. Dependiendo de su empresa, este proceso se maneja manualmente o se automatiza utilizando un sistema de nómina.

El procesamiento de la nómina implica calcular los salarios de los empleados, retener los impuestos, el seguimiento del número de horas trabajadas de los empleados y más. Por lo tanto, es crucial aprovechar la asistencia profesional para garantizar el cumplimiento. Esta asistencia profesional podría ser en forma de un departamento de cumplimiento fiscal a través de su proveedor de nómina o un contador profesional certificado.

Cualquiera sea el caso, es crucial que comprenda los pasos involucrados en un proceso de nómina para que pueda pagar a los empleados con precisión y a tiempo. El procesamiento de la nómina también ayuda adecuadamente a sus operaciones comerciales a mantenerse en el camino.

Al establecer un nuevo proceso de nómina, no se trata solo de pagar a sus empleados. El procesamiento de la nómina es parte de las operaciones comerciales, por lo que es esencial comprender cómo las leyes estatales y federales afectan a su empresa. Los propietarios medianos y de pequeñas empresas deben conocer leyes como la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y más.

Creamos esta guía de 7 pasos para ayudarlo a comprender cómo se ve un proceso de nómina típico y qué información legislativa necesita para mantener el cumplimiento. Mientras lee, descubrirá información importante sobre los impuestos y la presentación de los empleados. También discutiremos otros factores que pueden ayudarlo a establecer un proceso de nómina exitoso de una vez por todas.

¿Cómo hacer una nómina desde cero paso a paso?

Su primer paso es configurar un EIN con el IRS. El IRS emite este número para que pueda identificar su negocio. Si eres un negocio nuevo, tendrás que solicitar un EIN. Puede leer sobre cómo solicitar un EIN y obtener más información sobre el programa EIN y el proceso en el sitio web del IRS.

La aplicación es gratuita, y el IRS prefiere que aplique en línea, aunque también puede solicitar por fax o correo. Los solicitantes internacionales también pueden postularse por teléfono. Las solicitudes en línea, si se aprueban, dan como resultado una asignación instantánea de EIN, mientras que las solicitudes de fax y correo toman cuatro días hábiles o un mes, respectivamente.

También deberá consultar con su estado y local (ciudad y/o condado) para esos números de identificación fiscal.

Nota del editor: ¿Busca el servicio de nómina en línea adecuado para su negocio? Complete el siguiente cuestionario para que nuestros socios de proveedores se comuniquen con usted sobre sus necesidades.

Una vez que tenga su EIN, debe recopilar información fiscal relevante de sus empleados. Esto significa que todos los empleados completen un W-4 y un I-9. Si tiene contratos o trabajadores independientes, tendrá que recolectar 1099. En estos formularios de nómina, los empleados proporcionan información legal sobre su estado laboral, eligen sacar ciertas deducciones y completar otra información importante.

No puede procesar la nómina sin los detalles proporcionados en estos formularios. Hay leyes sobre cuándo tiene que enviar este documento al IRS, dependiendo de la información que proporcionen sus empleados. Puede leer más sobre cómo enviar W-2 y I-9 para determinar qué se requiere de su negocio.

¿Cómo funciona un sistema de nómina?

Es esencial comprender qué formularios de nómina son necesarios para su empresa y trabajadores.
Los períodos de nómina estándar son mensuales, semimontry, quincenales y semanales, siendo el horario más frecuente el más caro y más complicado.
Este artículo es para propietarios de pequeñas empresas que desean manejar los sistemas de nómina y el procesamiento de la nómina.

La nómina es una función esencial de cualquier negocio. Como empleador, es su trabajo asegurarse de que sus trabajadores sean compensados correctamente y a tiempo. Desde el seguimiento de las horas trabajadas hasta calcular los salarios de los empleados, sus responsabilidades pueden ser abrumadoras. Ahí es donde entran en juego los sistemas de nómina.

El software de nómina ayuda a automatizar todo el proceso de nómina, por lo que no tiene que completar cada paso manualmente. Comprender la metodología de los sistemas de nómina, los costos asociados con la nómina, cómo configurar un sistema y cómo encontrar la mejor solución de software puede ser la diferencia entre un sistema intuitivo y eficiente y uno que causa dolores de cabeza en cada período de nómina.

Ya sea que se trate de una solución basada en la nube o un proceso manual, necesita un sistema para rastrear las horas de los empleados, comprender las deducciones y emitir pagos a sus trabajadores.

Adoptar un proceso manual puede ser un drenaje masivo en el tiempo y los recursos para una pequeña empresa en crecimiento. Si tiene varios empleados, debe rastrear sus horas y tarifas manualmente. Luego debe investigar las leyes fiscales federales y estatales, por lo que está deduciendo el monto correcto por los impuestos de cada cheque de pago por impuestos.

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¿Dónde empieza y dónde termina el proceso de nómina?

La nómina implica realizar muchas tareas para garantizar el cumplimiento preciso y oportuno de los cheques de pago y la nómina y el cumplimiento del mantenimiento de registros. Estas tareas no pueden ser apuradas, y deben realizarse con detalles minuciosos. De lo contrario, pueden producirse cheques de pago erróneos y impuestos inadecuados de nómina y procedimientos de mantenimiento de registros.

La situación anterior puede hacer que los empleados se enojen; Las dos últimas situaciones pueden causar sanciones del Servicio de Impuestos Internos y el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. En consecuencia, al hacer nómina, aplique un proceso paso a paso.

Procese la nómina con anticipación. Diseñe un horario de procesamiento de nómina que le permita un tiempo suficiente para procesar la nómina y corregir los errores detectados antes de que los empleados reciban sus cheques de pago. Por ejemplo, realice el procesamiento de nómina dos o tres días antes de la fecha de pago real.

Haga cambios en el registro de nómina del empleado, si corresponde. Esto incluye: cambios de dirección; Cambios de deducción de nómina, como W-4 y cambios en el formulario de impuesto sobre la renta estatal; y cambios de deducción voluntaria, como los beneficios de jubilación y salud. Además, ingrese información de nueva contratación para empleados contratados en el período de pago actual.

Calcule los datos de cronometraje de tarjetas de tiempo o hojas de tiempo e ingrese las horas que se deben pagar al sistema, como horas regulares, de tiempo extra y de vacaciones. Si utiliza un sistema de cronometraje computarizado, puede importar el tiempo al software de nómina. Todo lo que tiene que hacer es asegurarse de que el tiempo se transporte correctamente y haga las ediciones necesarias.

¿Cuál es el proceso de la nómina?

El procesamiento de la nómina es el acto de administrar los pagos de los empleados. Cubre todo, desde ingresar a un empleado en su software de nómina hasta darles sus cheques de pago.

Si usted es propietario de una pequeña empresa, es probable que sea bueno que sea el manejo de la nómina. Cuando su equipo se hace más grande y la nómina se vuelve más lento, puede entregar esta tarea a un contador o gerente de recursos humanos.

A menudo, los dueños de negocios compran un software de contabilidad de nómina para ayudar con la organización y garantizar el cumplimiento de la nómina con las leyes estatales y federales. Hay muchos impuestos a tener en cuenta al procesar la nómina, por lo que ayuda tener asistencia profesional.

Si se pregunta cómo funciona el procesamiento de la nómina de los empleados, hay ocho pasos básicos de principio a fin.

El procesamiento de la nómina no se trata solo de compensar a sus empleados. Es parte de la operación de su negocio legalmente, según las leyes estatales y la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). El FLSA tiene varios requisitos que se ajustan a su proceso de nómina, desde el seguimiento del tiempo de los empleados en el trabajo hasta el mantenimiento de registros. Querrá tener en cuenta esas regulaciones al establecer un proceso de nómina.

La nómina manual se procesa a mano, generalmente en papel o en una hoja de cálculo.
La nómina subcontratada significa contratar a alguien más para que se encargue de todo, desde los impuestos de nómina hasta la contabilidad.
El software de nómina varía según el plan o el producto. La mayoría ofrece todo, desde asistencia básica de nómina hasta servicios de nómina adicionales que pueden incluir el seguimiento de tiempo o incluso los servicios de recursos humanos.

¿Cuáles son las partes que conforman la nómina?

Para asegurarse de que cumplan con las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y las leyes del gobierno estatal y local, las empresas deben incluir información crucial para empleados y empresas en sus sistemas de nómina. Configurar y ejecutar los diferentes componentes que comprenden un sistema de nómina requieren diligencia debida y un conocimiento adecuado de la legislación fiscal. Como resultado, es común que las empresas contraten a un consultor externo, contable o servicio de nómina para depositar los pagos de impuestos, procesar W-2, administrar los planes de jubilación y seguro y realizar otros aranceles relacionados con la nómina.

Durante el proceso de nuevo alquiler, las empresas deben recopilar información como seguro médico y formularios W-4 para determinar qué debe deducirse del cheque de pago de un empleado. Estos formularios también brindan a los empleadores información crucial, como el número de seguro social del empleado y su monto de retención para fines fiscales federales y estatales. El sistema también debe rastrear y procesar los cambios realizados en el estado de exención de impuestos del empleado, pensiones, planes de seguro o fondos de jubilación.

Como parte del nuevo proceso de alquiler, los sistemas de nómina incluyen un componente que designa qué empleados son a tiempo completo, a tiempo parcial y contratistas. La clasificación de los trabajadores en un sistema de nómina es importante ya que el gobierno impone altas sanciones a las empresas que clasifican incorrectamente a los empleados.

Sin el conocimiento de la cantidad de horas que un empleado ha trabajado, los empleadores no pueden determinar qué pagar a un empleado. Mientras que a algunos trabajadores se les paga un salario, a otros son compensados por hora o designados como empleados no exentos. Los sistemas de nómina incluyen información de hojas de tiempo o áreas donde las horas de empleados por hora y no exentos se registran y revisan por precisión. La información se puede recopilar a través de un reloj de tiempo computarizado, un reloj de sello de tarjeta de perforación o una hoja de tiempo de papel.

¿Qué se hace en el área de nómina de una empresa?

El área de rollo de pago indica un grupo de empleados para quienes se ejecuta la nómina al mismo tiempo.* La nómina se puede ejecutar* por separado para diferentes grupos de empleados, utilizando diferentes áreas de nómina. A qué área de nómina pertenece el empleado depende de la asignación organizacional. Los empleados que pertenecen a diferentes códigos de la empresa, también se pueden agrupar en el mismo área de nómina. SAP recomienda tener la menor cantidad de áreas de nómina como sea posible

El área de la nómina depende del período de pago como semanal, mensual, – fechas de inicio / finalización del período de pago – Fecha de pago – La fecha de pago puede ser la misma que la fecha de finalización del período de pago o de otra manera. – Fecha de publicación de nómina

No depende del grupo de empleados u otros factores. Al crear una nueva asignación de Org para un empleado, se puede incumplir con la función ABKRS, pero aún así se cambia si es necesario.

Como dijeron los demás, el área de nómina administra la nómina o la publicación.

El cambio de área de nómina para un empleado generalmente se realiza al comienzo de un período de pago. Puede estar en cualquier día en general. Sin embargo, esto crea una división WPBP en la ejecución de nómina. Algunas veces el cambio dentro de un período puede causar problemas como pagos incorrectos, etc. El esquema/PCR de nómina debe atender esto.

Al cambiar el área de nómina o cualquier otro datos de EMPL para varios EMPL, se puede hacer usando LSMW.

Tener un área de nómina diferente para cada grupo de empleados tiene sus pros y contras.

Si tiene un administrador de nómina diferente para cada grupo de empleados, entonces vale la pena considerar tener el área de nómina por parte del grupo de empleados. Esto permitirá que cada administrador de nómina decida cuándo liberar y salir de la nómina, ya que la liberación de la nómina bloqueará los datos maestros de los empleados.

¿Qué se hace en el área de nómina?

Un administrador de nómina debe hacer una planificación detallada de todo el proceso de nómina. Siempre hay trabajo que gestiona tareas en curso que necesitan atención y monitoreo constante de los cambios en la retención de impuestos, la contribución y otras cosas a considerar en el proceso.

El proceso de nómina se puede dividir en tres etapas: actividades previas a la pagina, nómina real y post nómina.

Política de definición: en estas etapas iniciales, es importante establecer las políticas de una empresa, como una política salarial, política de licencia y beneficios y política de asistencia.

Asegúrese de que estas políticas estén bien definidas y firmadas por la gerencia de su empresa para que se pueda establecer el procesamiento de nómina estándar.

Recopilar datos de entrada: Interactuar con múltiples departamentos y nómina a menudo es una parte integral del proceso de nómina. Estas son las personas que pueden brindarle más acceso a información importante como revisiones salariales de mitad de año y datos de asistencia.

El proceso podría estar más consolidado en organizaciones más pequeñas y más robusto en empresas más grandes. La recopilación de estos datos puede ser abrumador, pero el software de nómina tiene características integradas como la gestión de licencia y la asistencia y los portales de autoservicio de los empleados para facilitar el trabajo.

Validación de entrada: el siguiente paso en el proceso es verificar la validez de los datos de entrada y si se adhiere a la política de la empresa. Este es el momento de asegurarse de que no se haya perdido ningún empleado activo y que ningún empleado inactivo haya sido incluido en el pago salarial.

¿Cómo se hace la nómina en una empresa?

Ejecutar la nómina consta de muchos cálculos. Debe tener en cuenta los salarios, horas, beneficios, deducciones fiscales y guarniciones, así como cumplir con las regulaciones federales y estatales en cada paso. La clave del éxito es establecer un proceso desde el principio que ayude a abordar los problemas de cumplimiento. De lo contrario, podría enfrentar sanciones costosas por presentar los impuestos de nómina incorrectamente o perder una fecha límite. En pocas palabras: hay mucho más en la nómina que simplemente cortar un cheque cada pocas semanas.

No importa cómo elija ejecutar la nómina, la configuración es básicamente la misma. Para comenzar, deberá proporcionar a las autoridades federales y locales información sobre su negocio y sus empleados. Crear un horario de nómina y decidir qué beneficios para ofrecer también es importante, al igual que la compra de un seguro de compensación de trabajadores y la apertura de una cuenta bancaria dedicada a la nómina.

A los ojos del gobierno, los individuos son identificados por su número de Seguro Social. Lo mismo es cierto para las empresas, excepto que se conoce como un número de identificación del empleador (EIN) o un número de identificación fiscal federal. Su organización lo necesitará para presentar impuestos de nómina. Obtener un EIN es gratuito y se puede hacer fácilmente en línea o por correo utilizando el formulario SS-4, solicitud para el número de identificación del empleador. Una vez aprobado, es permanente y no se puede cancelar.

Los estados y los gobiernos locales que evalúan el impuesto sobre la renta también requieren que las empresas tengan un número de identificación. La forma en que obtiene uno varía, así que verifique con la agencia apropiada en su área para obtener detalles específicos. En general, debe solicitar un EIN federal primero porque algunos estados pueden usar ese mismo número para identificar su negocio.

Además, muchos estados requieren un número de identificación estatal de desempleo, que debe ser diferente del número de impuesto sobre la renta estatal. Utilizará este número para presentar los impuestos estatales de desempleo en nombre de sus empleados.