Ejemplo de auditoría administrativa en el área de recursos humanos

La auditoría es una palabra tan temida. ¿Quién quiere ser auditado? Casi nadie. Pero si te auditan, ¿no sería mejor si estuvieras preparado y tuviera una creencia razonable de que no se encontrarían problemas?

Ese sentimiento es a menudo la base detrás de la realización de auditorías internas. Los equipos de recursos humanos a menudo realizan auditorías que imitan las agencias reguladoras de auditorías. Lo hacen para descubrir cualquier problema y corregirlos antes de que ocurra una auditoría real o antes de que haya un problema. Pero hay más razones para realizar auditorías. Algunos están diseñados para garantizar el cumplimiento legal. Otros simplemente están destinados a mejorar la eficiencia. Otros están destinados a mejorar los procesos. Estas son solo algunas de las muchas razones para realizar auditorías internas.

Aquí hay algunos ejemplos de los tipos más comunes de auditorías de recursos humanos:

  • Auditoría I-9. Esta auditoría revisa todos los formularios I-9 para los empleados y garantiza que todos existan, y todos se completan de manera completa y correcta. También puede verificar si hay necesidades de seguimiento o necesidades de documentación adicionales.
  • Auditoría de política o manual. Este tipo de auditoría generalmente busca cambios en las políticas que deben realizarse para garantizar que las políticas sean internamente consistentes y no hay nada dentro de ellos que no sea legalmente permisible, lo que es especialmente importante ya que las leyes pueden cambiar. Confirma que todos los empleados han recibido copias de todas las políticas y, idealmente, el empleador tiene un reconocimiento firmado de tales de todos.
  • Auditoría de cumplimiento. Si bien los detalles varían, la mayoría de los departamentos de recursos humanos realizan auditorías de cumplimiento para garantizar el cumplimiento legal de las necesidades de informes, así como el cumplimiento de todas las regulaciones. Por ejemplo, muchas compañías realizan auditorías para garantizar el cumplimiento de la Ley de Americanos con Discapacidades (ADA) o las regulaciones de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA). Cualquier estatuto legal podría ser justificado para impulsar una auditoría para garantizar el cumplimiento.
  • Auditoría funcional. Nuevamente, los detalles variarán, pero en una auditoría funcional, se evalúa una función específica, como la nómina, para confirmar que está funcionando según lo previsto. Este tipo de auditoría generalmente se gira en todas las funciones, como la gestión del desempeño y la investigación de quejas.
  • Auditoría de prácticas salariales y de hora. Este tipo de auditoría busca descubrir cualquier problema potencial con las prácticas salariales y de horas. Por ejemplo, podría descubrir si los empleados que deben tomar descansos para almorzar lo han estado haciendo. También podría buscar descubrir si todos los tiempos extra se calculan y pagan correctamente. Estos son solo un par de ejemplos de los tipos de auditorías que podrían realizarse bajo el paraguas de salario y hora.
  • Auditoría de exención. Este tipo de auditoría evalúa si todos los empleados que están clasificados como exentos de las horas extras están realmente calificados para recibir esa exención.
  • Descripción del trabajo Auditoría. Si bien esta actividad no siempre se conoce como una auditoría, sirve la misma función. La clave aquí es revisar las descripciones de trabajo y actualizarlas tanto para su precisión como para cumplir.
  • Auditoría de seguridad. Como su nombre lo indica, este tipo de auditoría evalúa las medidas de seguridad tomadas dentro de la organización. (Esto puede o no caer bajo las auditorías de recursos humanos, dependiendo de la estructura de la empresa). Las empresas deben asegurarse de que cumplan de manera consistente con los estándares de OSHA.
  • Auditoría del proceso de contratación. Este tipo de auditoría analiza los procesos de contratación para garantizar que sean consistentes, eficientes y no discriminatorios.
  • Auditoría de capacitación y desarrollo. Este tipo de auditoría evalúa los programas de desarrollo de empleados dentro de la organización. Parece analizar qué espacios existen y si se ha completado toda la capacitación legal.
  • Auditoría de compensación y beneficios. Este tipo de auditoría puede tomar muchas formas, dependiendo de las necesidades comerciales. Podría usarse para garantizar que se cumplan todas las regulaciones relacionadas con la implementación y la realización de beneficios. Podría garantizar que la compensación esté alineada con los objetivos de la empresa. Podría usarse para garantizar que la información privada de los empleados, como la información de salud relacionada con la administración de un beneficio de seguro de salud, se mantenga completamente separada de la información de otros empleados.

¿Qué tipo de auditorías de recursos humanos realiza su organización de forma regular? ¿Qué agregarías a esta lista?

Bridget Miller es consultora de negocios con un MBA especializado en Economía y Gestión Internacional, que proporciona una perspectiva única sobre los desafíos comerciales. Ha estado trabajando en el mundo corporativo durante más de 15 años, con experiencia en múltiples departamentos diversos, incluidos recursos humanos, ventas, marketing, TI, desarrollo comercial y capacitación.

¿Qué es la auditoría administrativa ejemplo?

Los pasos involucrados en la realización de una auditoría administrativa sin fines de lucro no son radicalmente diferentes de realizar una auditoría administrativa en una empresa con fines de lucro. El objetivo común es verificar que la organización se esté ejecutando tan eficientemente como se puede esperar y ajustar los procesos administrativos. En las organizaciones sin fines de lucro, las auditorías administrativas se utilizan para garantizar que los dólares de los donantes se utilicen mejor posible. Las auditorías administrativas tienden a ser anuales y pueden ser realizadas por una agencia independiente, por partes interesadas voluntarias o por miembros de la Junta Directiva.

Cada uno de los trabajos en una organización sin fines de lucro debe tener una descripción correspondiente. Una parte importante de una auditoría administrativa garantizará que las descripciones de trabajo sean precisas y relevantes. Las descripciones deben tener objetivos claros que dirijan a los empleados hacia los resultados medibles. Revise cualquier descripción del trabajo propuesta cambia con la gerencia para evitar la redundancia. Los cambios deben revisarse con los empleados para asegurarse de que se entiendan.

Una auditoría financiera independiente debe realizarse regularmente en cualquier organización sin fines de lucro. Los resultados de la auditoría financiera deben discutirse con la gerencia para asegurarse de que se hayan seguido las recomendaciones del informe. Si no se ha seguido una recomendación, se debe desarrollar un plan para alinear el aspecto financiero de las operaciones con prácticas generales de contabilidad. Si no se puede seguir una recomendación, por ejemplo, si se requeriría un empleado adicional, se debe establecer un plan para mitigar las preocupaciones del auditor financiero.

Las auditorías administrativas son herramientas para mejorar la eficiencia. Recopile el informe de auditoría administrativa más reciente y revise sus recomendaciones para verificar que se están llevando a cabo. Si no lo son, la gerencia debería poder proporcionar una explicación clara de la decisión de desviar del plan. Este debería ser el primer paso para establecer objetivos para la gerencia y los empleados para mejorar la eficiencia de una operación.

¿Dónde se aplica la auditoría administrativa?

Explicamos qué es una auditoría administrativa, sus principios y los tipos que existen. Además, sus diferentes objetivos y metodología.

Se entiende que una auditoría administrativa es una revisión completa de la estructura organizativa de una empresa u organización de cualquier tipo, así como sus mecanismos de control, operación y sus recursos humanos y materiales. Es un procedimiento que evalúa la organización en su conjunto, comparando su desempeño con sus objetivos, tanto globales como por unidad, para tener una idea sobre la efectividad de su modelo de gestión.

El término «auditoría administrativa» se utilizó por primera vez en 1935, cuando James O. McKinsey, perteneciente a la Asociación Económica Estadounidense, propuso la justificación de una revisión de una empresa en todos sus aspectos, “A la luz de su presente y futuro ambiente. probable».

Este concepto permitiría la posterior aparición de ideas como el autoudito propuesto en 1955, y el desarrollo de esta figura como un mecanismo importante en el campo de la competitividad entre las organizaciones y la teoría administrativa.

Una auditoría administrativa obedece los siguientes principios:

  • Sentido de evaluación. Con este tipo de auditorías, el potencial o la idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la organización no se mide, así como la dinámica gerencial, es decir, de los comandos administrativos responsables de coordinar las fuerzas de la empresa internamente.
  • Importancia de la verificación. Una auditoría efectiva no solo basa sus conclusiones en la información obtenida, sino que ofrece medios científicos para interpretarla y verificar que es una evaluación creíble.

¿Que realiza la auditoría administrativa?

El objetivo principal de la AAA es alentar las revisiones sobre la universidad de los compañeros que están dentro y fuera de la institución visitando los sitios y realizando un autoestudio sobre los procesos llevados a cabo allí. Esto les ayuda a garantizar la calidad de los estándares en comparación con los puntos de referencia establecidos anteriormente por la NAAC. Además, los institutos tienen la oportunidad de comprender las deficiencias y mejorar la calidad de la educación de los diversos procesos y sistemas de la universidad. Esto incluye la evaluación de todos los programas y actividades curriculares y co-curriculares que eventualmente ayudan a los institutos a mantener los estándares de alta educación a largo plazo.

Las instituciones pueden llevar a cabo AAA en los siguientes pasos.

Comienza con todos los departamentos del Instituto que realiza un informe de autoestudio que será sobre los siete puntos de criterios de NAAC de los diversos departamentos, respectivamente. Además, esto debe incluir todas las actividades y procesos del departamento junto con los documentos que las respaldan. El informe debe tener un énfasis importante en varios puntos, algunos de los cuales se mencionan a continuación.

  • Innovaciones en varios sistemas como la enseñanza, los exámenes y la evaluación
  • Documentación de actividades diarias y desempeño de los miembros de la facultad
  • Gran énfasis en el curso y los planes de enseñanza, así como la arquitectura del programa que se prepara anualmente
  • La orientación adecuada, el entrenamiento, el asesoramiento y los programas de tutoría se llevan a cabo en la universidad
  • Las actividades de investigación, proyectos, publicaciones y programas de consultoría se llevan a cabo en el instituto
  • Talleres y conferencias celebradas
  • Startups o cualquier actividad empresarial por parte de los estudiantes
  • El desempeño del maestro junto con sus logros profesionales y personales
  • Ubicaciones, pasantías, ofrecidas por el instituto
  • Habilidades blandas, habilidades para la vida y actividades de preparación personal
  • Actividades sociales como gestión de residuos, sensibilidad a género y otros
  • Programas de ex alumnos y movilización de recursos

Hay algunos institutos que realizan AAA una vez al año, mientras que algunos de ellos actúan una vez cada tres a cinco años. Sin embargo, la práctica sugerida sería ejercer revisiones internas cada año e involucrar a los pares externas cada tres o cinco años.

¿Qué es una auditoría administrativa de recursos humanos?

No todas las auditorías de recursos humanos deben realizarse necesariamente en todo el departamento. Por lo tanto, podría ser el caso en el que nosotros, como empresa, estamos interesados ​​en realizar una auditoría sobre capacitación, contratación o incluso procedimientos legales.

Dicho esto, el proceso podría resumirse de la siguiente manera:

Para llevar a cabo una auditoría de los recursos humanos, es aconsejable indicar a los trabajadores lo que está a punto de lograr y cuáles son los objetivos. Para ver qué funciona mejor o peor, además de ver qué se puede mejorar y cómo la colaboración del equipo es fundamental.

En segundo lugar, los auditores deben recopilar información sobre el entorno, tanto interno como externo. Es decir, por un lado, deben recopilar información interna sobre la empresa, analizar cómo trabajan los trabajadores, los procesos, las relaciones salarial, la salud, etc. Pero también deben obtener información (y analizarla) desde el exterior para analizarlos con los empleados. Por ejemplo, podría ser que la razón por la cual muchos empleados deciden irse tanto porque hay compañías más grandes que pueden ofrecer mejores salarios. Es importante obtener este tipo de información para no llegar a conclusiones incorrectas que culpen a la empresa.

Sobre la base de los resultados del análisis, los responsables de realizar la auditoría de los recursos humanos deben diseñar una estrategia que mejore los resultados. Para hacer esto, utilizarán no solo su visión (externa), sino también la visión de los empleados (internos). Al final del día, se trata de implementar la estrategia y si las personas involucradas no son para el trabajo, la estrategia no se desarrollará correctamente.

¿Qué es auditoría de la función de administración de recursos humanos?

El propósito de una auditoría de recursos humanos es evaluar el
efectividad de la función de recursos humanos y garantizar
Cumplimiento normativo. La auditoría puede ser realizada por cualquier persona con suficiente
Experiencia de recursos humanos. Tener experiencia trabajando en más
que una compañía es una ventaja, ya que proporciona al auditor un
perspectiva más amplia. Hay una ventaja en tener la auditoría
realizado por un consultor externo. Porque el externo
El consultor tiene menos prejuicios sobre la organización y tiene
menos interés personal en el resultado que un empleado de la
Compañía, el consultor externo puede ser más objetivo.

Evaluar el
misión, visión, estrategia y
cultura de la organización, de lo que sea escrito
material que hay en la empresa (consulte con el departamento
o persona que maneja público, cliente o accionista
relaciones).

  • Estadísticas de contratación (tasa de aceptación, contratación
    tasa, proyecciones de contratación)
  • Rotación
  • Compensación y beneficios Filosofía y práctica
  • Salir de resúmenes de entrevistas
  • Quejas de los empleados (discriminación, acoso, seguridad,
    otro)
  • Prácticas y tendencias de promoción y avance
  • Presupuesto y gastos de recursos humanos

Siempre que sea posible, compare los datos que recopiló
datos del mercado. Esta información le proporcionará un punto
de vista para la siguiente fase de la auditoría: las entrevistas. Si,
Durante la entrevista, surgen discrepancias entre los datos
y la respuesta del entrevistado, puede explorar las razones de
La (s) discrepancia (s).

¿Cuál es el alcance de una auditoría administrativa para el departamento de recursos humanos?

Sin embargo, un alcance integral de auditoría de recursos humanos incluye todos los aspectos de HRM que son los siguientes:

El punto de partida de la auditoría de recursos humanos debe ser una evaluación de las estrategias y políticas de recursos humanos y la forma en que están en sintonía con las de la organización. Para formular estrategias y políticas de recursos humanos, es esencial que los objetivos de las funciones de recursos humanos estén claramente definidos. La auditoría puede evaluar en qué medida se han formulado varias estrategias y políticas de recursos humanos y cuáles son sus cualidades.

Se pueden auditar varias estrategias y políticas de recursos humanos evaluando su:

i. Consistencia con los objetivos, estrategias y políticas de la organización;

iii. Idoneidad a la luz de los recursos organizacionales;

iv. Idoneidad a la luz del horizonte temporal; y

El principal impulso de la auditoría de recursos humanos es la evaluación y la revisión de varias funciones de gestión de recursos humanos relacionadas con la adquisición y el empleo de recursos humanos, el desarrollo de recursos humanos, la gestión de la compensación, la integración y el mantenimiento de los recursos humanos y las relaciones industriales.

La auditoría debe medir y evaluar estas funciones en el siguiente contexto:

II. El grado en que estas funciones están relacionadas con los objetivos de HRM; y

iii. El grado en que estas funciones se realizan de manera efectiva.

El cumplimiento de RRHH se refiere al cumplimiento de varias estrategias y políticas de recursos humanos por parte de los gerentes de línea y la adherencia a los requisitos legales.

En este contexto, la evaluación gira en torno a lo siguiente:

i. La medida en que el personal de la línea se adhiere a varias políticas de recursos humanos al tratar con el personal que trabaja bajo ellos; y

¿Cómo hacer una auditoría en el área de recursos humanos?

La gestión de los recursos humanos dentro de una organización tiene una parte importante en el sistema de calidad y es lógico que sea así, ya que, como siempre hemos dicho, las personas son fundamentales si realmente desea tener una cultura de calidad que agrega valor al trabajo diario.

Veamos ahora lo que requieren los requisitos ISO 9001: 2015 sobre los recursos humanos.
Aunque la regla no utiliza la expresión «recursos humanos», hay dos requisitos fundamentales que explican cómo administrar a las personas en su sistema de calidad. Ambos requisitos se encuentran en el Capítulo 7: En el punto 7.1.2 «personas» se especifica brevemente que la organización debe determinar y proporcionar a las personas necesarias para una implementación efectiva de su sistema de gestión de calidad y para la operación y el control de sus procesos. Prácticamente tenemos dos requisitos que requieren establecer personas que necesiten administrar mejor los procesos del sistema de calidad; En segundo lugar, se requiere determinar qué personas son necesarias para garantizar el cumplimiento de los productos y servicios.
En el punto 7.2 «Competencia»
Se explica que la compañía debe establecer la competencia de las personas que llevan a cabo un trabajo que tiene efectos sobre el rendimiento y la efectividad del sistema de calidad y que esta competencia debe garantizarse a través de un camino de estudio, capacitación dedicada o experiencia adquirida con una cierto papel. Si se debe adquirir esta competencia, las acciones establecidas para garantizarla, por ejemplo, a través de un curso de capacitación o apoyo al personal experto, y para evaluar su efectividad, deben verificarse. Por último, se requiere información documentada especial relacionada con la prueba de la competencia de las personas. Estos cuatro requisitos de los Pydums ISO 9001: 2015 pueden constituir los fundamentos de un proceso real en cuatro fases que servirán para garantizar que las personas conozcan todo lo que necesita para trabajar mejor dentro del sistema de calidad de la empresa.

Por lo tanto, cada organización diseñará procesos en línea con estos requisitos. Tenderá a ser procesos que tendrán estos problemas: la identificación de roles y responsabilidades, la suposición y la responsabilidad de los recursos humanos, la identificación de las necesidades de capacitación de cada persona, la evaluación de la efectividad de la capacitación proporcionada, la disponible A las oportunidades de adquirir las habilidades necesarias, también a la luz de los cambios continuos que intervienen en el contexto de la empresa y en los procesos de la organización y la gestión (planificación, preparación y conservación) de la información documentada asociada con los recursos humanos.

La auditoría de los procesos de recursos humanos es un método completo de verificación objetiva y sistemática de prácticas, documentación, políticas y procedimientos relacionados con la gestión de los recursos humanos en la organización. Una auditoría efectiva de estos procesos ayuda a identificar las necesidades de mejora en esta importante área, así como para ayudar en el análisis de la brecha entre el cual la gestión actual de los recursos humanos es y qué debería ser o podría ser si algunos procesos hubieran mejorado .
Los componentes principales del sistema de gestión de calidad que se refieren a los recursos humanos y que generalmente se controlan durante una auditoría incluyen: la documentación, las descripciones del trabajo, el personal relacionado con el personal, las políticas relacionadas con la selección y la contratación, esas capacitación y desarrollo , La gestión de la carrera de cada colaborador, relaciones con los empleados, la medición del desempeño, el proceso de evaluación y los indicadores clave.

El proceso de auditoría de recursos humanos se divide en una fase de recopilación de información previa a la audición, uno de análisis en el sitio y recopilación de grabaciones y en una última fase en la que se realiza el informe de auditoría.

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