Realizamos una revisión de operaciones de recursos humanos para nuestro cliente, una firma de servicios petroquímicos en Long Beach, California. Para realizar nuestro trabajo, pasamos varios días en el sitio revisando los procesos de recursos humanos, la documentación y el cumplimiento. Entrevistamos al personal de recursos humanos y aquellos considerados clientes clave de la función de recursos humanos: gestión de líneas, finanzas, seguridad y otros departamentos. Realizar un análisis de percepción de aquellos que usan servicios de recursos humanos es importante para garantizar que los recursos humanos actúen como un verdadero socio comercial y satisfagan sus necesidades.
Nuestro socio del proyecto fue el director financiero. Él dijo:
OA nos fue recomendado por uno de nuestros otros socios que nos brindan servicios de recursos humanos. Estábamos lidiando si habíamos establecido nuestra función de recursos humanos correctamente para satisfacer las necesidades de nuestro negocio en crecimiento que ahora tenía ubicaciones en varios estados.
Habíamos desarrollado el departamento de recursos humanos a partir de nuestra función de nómina. Si bien estábamos seguros de que nuestros procesos administrativos para orientar, incorporar y configurar los nuevos empleados para el pago y los beneficios funcionaban bien, no estábamos seguros de que la función estaba agregando más valor que eso.
OA pasó casi una semana en el sitio en nuestras oficinas, aprendiendo nuestro negocio, comprender la función actual de recursos humanos y reunirse con la gestión clave y el personal que interactúa con los recursos humanos o reciben servicios de ellos. Proporcionaron un informe muy completo y un plan de acción que pudimos implementar de inmediato. Esto nos ayudó a mejorar la función de recursos humanos y satisfacer mejor las necesidades de nuestros empleados.
¿Cómo hacer una auditoría de recursos humanos paso a paso?
por Katie Navarra |
Actualizado el 5 de agosto de 2022 – Publicado por primera vez el 18 de mayo de 2022
Nunca olvidaré la primera vez que se presentó un auditor corporativo para una revisión sorpresa de la tienda que administré. Mi estómago se volteó, mi corazón se aceleró y comencé a sudar.
Afortunadamente para mí, nuestra empresa brindó capacitación en auditoría. La tediosa sesión de medio día explicó cada línea en la hoja de puntaje de varias páginas. Tan pronto como regresé, evalué mi tienda contra los estándares. Gracias a Dios que no esperé desde que el auditor corporativo llegó seis meses después.
Mientras estaba nervioso, también estaba seguro de que la preparación estaba de mi lado. La tienda recibió una impresionante tasa de cumplimiento del 82%, una de las más altas de la compañía.
Es natural temer auditorías. A nadie le gusta que lo revisen. En parte, las auditorías aseguran que se sigan las políticas, los procedimientos y las leyes, pero también pueden ofrecer información sobre las oportunidades de mejora.
Hay muchos tipos de auditorías, con la naturaleza del negocio que conduce. Dependiendo del tamaño de la empresa, cada departamento puede beneficiarse de una auditoría. Independientemente del negocio, una auditoría de recursos humanos (recursos humanos) es una necesidad universal.
El equipo de recursos humanos realiza una amplia variedad de roles críticos. Una auditoría es un proceso sistemático utilizado para evaluar cómo el departamento está realizando sus tareas asignadas.
Los líderes e inversores de la compañía quieren saber que el departamento de recursos humanos está apoyando los objetivos financieros a través de sus políticas y procedimientos. Esto ayuda a evitar multas costosas por incumplimiento, al tiempo que mejora las ganancias cuando se encuentran nuevas eficiencias.
¿Que se revisa en una auditoría de recursos humanos?
Entonces, como propietario de un negocio, ¿cómo sabe si su función de recursos humanos se mide?
Realice una auditoría de recursos humanos o una revisión operativa. Realizar una auditoría de recursos humanos o una revisión operativa, como nos gusta llamarlo, es el primer paso para descubrir dónde está en riesgo su empresa y exactamente cómo solucionarla antes de que sea demasiado tarde.
 “Puede pensar que conoce RRHH, pero no vale la pena reinventar la rueda cuando puede asociarse con Integrity HR. Su equipo está orientado a la acción y siempre está disponible para ayudar de una manera amigable y profesional ”.
Sí, lo dijimos. No hay compañía demasiado grande o demasiado pequeña para una auditoría de recursos humanos. Hemos trabajado con empresas que no tienen recursos humanos y no saben por dónde comenzar, así como compañías con un departamento de recursos humanos completo que desean una revisión independiente a gran escala de cómo se están funcionando los recursos humanos.
No importa el tamaño de su negocio, es importante que los recursos humanos estén alineados con la estrategia comercial y los objetivos de la organización. ¿Por qué? Cuando RR.HH. está alineado con los objetivos de la organización, resulta en un rendimiento predecible y un negocio muy productivo.
Una auditoría de recursos humanos es una revisión en profundidad de sus prácticas, procedimientos y políticas de recursos humanos. Pero no dejes que eso te asuste. Prometemos hacer el trabajo pesado. Comenzamos el proceso brindándole una lista de verificación muy detallada para revisar antes de entrar. De esa manera sabes exactamente en qué áreas nos sumergiremos cuando comencemos la auditoría. Estas son algunas de las áreas que examinamos durante la auditoría de recursos humanos:
- Estrategia de recursos humanos: «¿Están mi proceso de recursos humanos o mi proceso de recursos humanos está realmente alineando aquí con lo que necesito que haga desde el punto de vista comercial?»
¿Cómo se hace un informe de auditoría de recursos humanos?
Después de evaluar las políticas, procedimientos, prácticas y resultados de recursos humanos, los auditores deben preparar un informe sobre sus observaciones y hallazgos y hacer la recomendación necesaria. El contenido del informe de auditoría sobre recursos humanos son los hallazgos de los auditores, sus sugerencias y conclusiones. No existe un patrón establecido de informes de auditoría en esto, sino en el caso de los informes financieros que tienen. La preparación de informes varía de auditores a auditores. La importancia del informe de auditoría depende de la competencia de los auditores y sus calificaciones educativas.
Los auditores deben poseer la calificación profesional requerida. Deben adoptar un enfoque profesional en la preparación de informes de auditoría. El informe de auditoría de recursos humanos también es un documento esperado por los empleados y la gerencia. Cabe señalar aquí que todos los aspectos del informe de auditoría no se hacen públicos. Algunos de los aspectos no están disponibles para la lectura de los empleados por razones confidenciales por algunas organizaciones. Pero el informe de auditoría revela las debilidades y la fortaleza de la recursos humanos de la organización, por lo tanto, debe ser ampliamente publicitada. Puede servir como referencia para una mejora futura porque se basa en hallazgos que destacan las realidades terrestres.
El informe de auditoría proporciona información muy útil en forma de resúmenes y evaluación. La información así obtenida se puede utilizar para hacer una comparación de políticas, prácticas y programas de otras organizaciones. Esto proporciona una oportunidad de mejorar la organización en el futuro.
¿Cómo redactar un informe de auditoría ejemplo?
Un informe de auditoría es una opinión independiente de una persona/empresa (es decir, auditor) sobre si los estados financieros presentan una visión verdadera y justa del estado de las cosas de la entidad, ganancias/pérdidas de la entidad y flujos de efectivo para el año, y Dicha opinión se otorga después de realizar procedimientos de auditoría razonables, por lo que obtener evidencia suficiente y apropiada para la garantía dada en los estados financieros.
- Los accionistas son los propietarios de la entidad. No tienen mucho tiempo para buscar cada transacción y/o evento que ocurra en la organización. Tampoco pueden confiar ciegamente en la gestión designada por ellos. Por lo tanto, los accionistas requieren una garantía de terceros en sus estados financieros.
- Este es un requisito normal de los accionistas en todo el mundo (al menos para entidades corporativas). Por lo tanto, los informes de auditoría están estandarizados en algún nivel para que los accionistas no se confundan sobre el informe de auditoría de una entidad en comparación con otra.
- Tenga en cuenta que solo el formato está estandarizado y «no la opinión». Demasiada subjetividad está involucrada en la redacción del párrafo de opinión. Esa es la belleza de un informe de auditoría ya que cada persona/firma de auditores debería tener una perspectiva diferente.
- El informe de auditoría es la primera página en el conjunto de informes anuales de la Compañía. Después del informe de auditoría, los estados financieros siguen.
- En los Estados Unidos de América, las firmas de contabilidad pública certificadas reciben la autoridad para auditar y proporcionar opinión sobre los estados financieros. En India, el contador público o una firma de contadores autorizados reciben la autoridad para auditar y proporcionar una opinión.
- La opinión limpia significa que no hay aspectos fraudulentos de la empresa. Los estados financieros se presentan de manera justa. La Compañía cumple con las leyes y reglamentos.
- La opinión calificada significa que la empresa normalmente cumple con las leyes y regulaciones. Sin embargo, hay algunas áreas en las que el auditor comenta que no cumple con las leyes y regulaciones. Aparte de dichas áreas, los estados financieros restantes están limpios y se pueden confiar en. Los auditores deben tener evidencia de una opinión tan calificada.
- La opinión adversa es la peor opinión. El auditor no tiene confianza en los estados financieros y no puede confiar en la presentación justa de los estados financieros. La compañía puede volverse fraudulenta en el futuro cercano. Todo está muy mal declarado en los estados financieros y el auditor tiene evidencia para respaldar dicha opinión.
- El descargo de responsabilidad de la opinión significa que «el auditor no puede proporcionar opinión debido a muchas circunstancias, incluida la incapaz de obtener la evidencia». Tal opinión refleja la debilidad en la gestión de la empresa. Las cosas «sin opinión» tienen muchas implicaciones legales en la empresa.
Tengamos el siguiente conjunto de ejemplos para comprender los informes de auditoría y su formato. El primer ejemplo se toma de manera detallada. Del segundo ejemplo, solo nos centramos en la parte del quid del informe
Como ejemplo, tomaremos el informe de auditoría de Domino’s Pizza, Inc para el año calendario 2019. El informe está firmado en nombre de PricewaterCoopers LLP (también conocido como PWC). El informe está firmado el 20 de febrero de 2022.
- Los accionistas son los propietarios de la entidad. No tienen mucho tiempo para buscar cada transacción y/o evento que ocurra en la organización. Tampoco pueden confiar ciegamente en la gestión designada por ellos. Por lo tanto, los accionistas requieren una garantía de terceros en sus estados financieros.
- Este es un requisito normal de los accionistas en todo el mundo (al menos para entidades corporativas). Por lo tanto, los informes de auditoría están estandarizados en algún nivel para que los accionistas no se confundan sobre el informe de auditoría de una entidad en comparación con otra.
- Tenga en cuenta que solo el formato está estandarizado y «no la opinión». Demasiada subjetividad está involucrada en la redacción del párrafo de opinión. Esa es la belleza de un informe de auditoría ya que cada persona/firma de auditores debería tener una perspectiva diferente.
- El informe de auditoría es la primera página en el conjunto de informes anuales de la Compañía. Después del informe de auditoría, los estados financieros siguen.
- En los Estados Unidos de América, las firmas de contabilidad pública certificadas reciben la autoridad para auditar y proporcionar opinión sobre los estados financieros. En India, el contador público o una firma de contadores autorizados reciben la autoridad para auditar y proporcionar una opinión.
- La opinión limpia significa que no hay aspectos fraudulentos de la empresa. Los estados financieros se presentan de manera justa. La Compañía cumple con las leyes y reglamentos.
- La opinión calificada significa que la empresa normalmente cumple con las leyes y regulaciones. Sin embargo, hay algunas áreas en las que el auditor comenta que no cumple con las leyes y regulaciones. Aparte de dichas áreas, los estados financieros restantes están limpios y se pueden confiar en. Los auditores deben tener evidencia de una opinión tan calificada.
- La opinión adversa es la peor opinión. El auditor no tiene confianza en los estados financieros y no puede confiar en la presentación justa de los estados financieros. La compañía puede volverse fraudulenta en el futuro cercano. Todo está muy mal declarado en los estados financieros y el auditor tiene evidencia para respaldar dicha opinión.
- El descargo de responsabilidad de la opinión significa que «el auditor no puede proporcionar opinión debido a muchas circunstancias, incluida la incapaz de obtener la evidencia». Tal opinión refleja la debilidad en la gestión de la empresa. Las cosas «sin opinión» tienen muchas implicaciones legales en la empresa.
“En nuestra opinión, los estados financieros consolidados mencionados anteriormente se presentan de manera justa, en todos los aspectos materiales, la posición financiera de la compañía al 29 de diciembre de 2019 y el 30 de diciembre de 2018, y los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo para cada uno De los tres años en el período finalizado el 29 de diciembre de 2019 en conformidad con principios contables generalmente aceptados en los Estados Unidos de América. También en nuestra opinión, la Compañía mantuvo, en todos los aspectos materiales, un control interno efectivo sobre la información financiera al 29 de diciembre de 2019, basadas en criterios establecidos en el control interno – Marco integrado (2013) emitidos por el COSO ”.
¿Que preguntar en una auditoría de recursos humanos?
Está claro que una auditoría programada regularmente es lo mejor para todos, pero eso es mucho más fácil decirlo que hacerlo. ¿Dónde empiezas? ¿En qué debes concentrarte? ¿Realiza auditorías parciales durante todo el año o una auditoría completa una vez al año? A continuación, discutimos las preguntas esenciales que definitivamente desea abordar al realizar una auditoría interna de recursos humanos. El objetivo es que tenga una mejor comprensión del proceso general y la implementación de la tarea que se avecina.
Entonces ha tomado la decisión de realizar una auditoría interna de recursos humanos. El equipo está en su lugar y estás listo para comenzar. ¿Qué áreas deberías mirar primero? La siguiente lista está destinada a servir como cebador para cualquier generalista de recursos humanos que busque dirección con una auditoría. Para obtener una guía más completa sobre exactamente lo que implica una auditoría de recursos humanos, diríjase a nuestra guía integral de auditoría de recursos humanos para obtener todos los detalles.
– ¿Tiene todas las publicaciones requeridas presentes y visibles? – ¿Su empresa sigue todos los requisitos I-9 apropiados, incluida la grabación adecuada? – ¿Las solicitudes de empleo contienen alguna pregunta que sea ilegal? ¿Se mantienen adecuadamente? – ¿El manual del empleado es actual y legal? ¿Los empleados tienen una copia? ¿Han firmado la documentación que demuestra que han obtenido una copia? – ¿Se almacenan archivos en los archivos de escritorio de los administradores (en lugar de colocarse correctamente en el archivo de registros)? – ¿Todos los registros de OSHA están actualizados, completados y disponibles para los empleados? – ¿Tiene una política de comunicación electrónica (esto incluye correo electrónico, redes sociales, etc.)? – ¿Tiene una política para teléfonos celulares emitidos por la empresa (con qué frecuencia pueden hablar, pueden enviar mensajes de texto/ enviar imágenes, para uso personal o solo negocios, etc.)? – ¿Tiene una política anti-acosamiento legalmente suficiente? ¿Incluye una fuerte política de antirretaliación? – ¿Tiene un procedimiento de queja o queja en el que los empleados conozcan y sientan que pueden usar? – ¿Es legal el lenguaje a voluntad en su manual? – ¿Está clara la póliza de tiempo libre pagado? – ¿Tiene una política de empleo de igualdad de oportunidades satisfactoria? ¿Se nota en las publicaciones de trabajo? – ¿Están actualizados las políticas y procedimientos de FMLA? – ¿Tiene políticas de abuso de sustancias en su lugar? – ¿Los empleados son conscientes de las políticas de seguridad de seguridad o accidentes? – ¿Se cumplen y se cumplen los requisitos de ERISA y Cobra? – ¿Están actualizadas y seguidas las políticas de ADA? – ¿La empresa cumple con todas las regulaciones de FLSA? Consulte este artículo para obtener más información sobre los requisitos salariales y de horas bajo FLSA. – ¿Cuáles son sus procedimientos de reclutamiento que tiene en su lugar? ¿Estás buscando al candidato adecuado? ¿Tiene una aplicación efectiva (y legal)? ¿Realiza una verificación de antecedentes (verificación penal más historial de trabajo/ referencias)? ¿Quién maneja las entrevistas? – ¿Tiene una práctica de incorporación adecuada para nuevos empleados? – ¿Tiene un procedimiento formal de evaluación del desempeño? ¿Qué pasa con un procedimiento de política disciplinaria? ¿Se sigue de manera consistente? – ¿Está conservando adecuadamente todos los registros durante el momento apropiado según lo requiera la ley?
¿Que se puede preguntar en una auditoría?
En el último número de la revista «Progress de calidad», un lector le hizo una pregunta a los expertos que consideramos interesante para enviar también a los amigos de la calidad: cuáles son la información y los documentos que los auditores no pueden solicitar y ver absolutamente durante una segunda auditoría ( o una verificación de inspección realizada en un proveedor)?
La respuesta de los expertos del periódico fue, para un cierto versículo, al menos dado por sentado para aquellos que despejan las reglas de las auditorías pero ciertamente interesantes para aquellos que se están acercando a la profesión.
De hecho, no hay prescripciones que prevén qué preguntar y qué no preguntar al proveedor durante la verificación de la inspección, pero las buenas reglas de la segunda parte de la auditoría deberían invitarnos a no querer ver los documentos que se exulen a partir del propósito de nuestra verificación y De los requisitos relacionados con nuestras compras en ese proveedor, como, por ejemplo, contratos, especificaciones, órdenes de compra, etc.
Debe esperarse que el proveedor no desee compartir información confidencial con usted antes de comenzar un contrato oficial y, en algunos casos, incluso después de hacerlo.
Los ejemplos típicos de preguntas que podrían permanecer sin respuesta son:
- ¿Quiénes son sus clientes más importantes?
- ¿Qué porcentaje de su facturación genera?
- ¿Cuál es el margen?
De la misma manera, el proveedor puede no aceptar brindarle acceso gratuito a documentos que contengan información clave con respecto a las ventajas competitivas, propiedad intelectual, prácticas comerciales, etc.
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