La evaluación del proveedor se basa en gran medida en los datos. Por lo tanto, este debe ser un proceso cuidadosamente estructurado, centrado en indicadores de rendimiento cuantificables, como los tiempos de entrega, los costos de producción y los niveles de inventario. Un conjunto estandarizado de criterios de evaluación de proveedores proporciona un marco de referencia necesario con el que puede evaluar las habilidades de un proveedor y compararlo con las de los competidores.
Sin embargo, antes de evaluar un proveedor actual o potencial, una empresa debe establecer expectativas claras para la relación entre ellos. Al principio, debe articular claramente sus objetivos para que el proveedor comprenda completamente las obligaciones involucradas y pueda ajustar las operaciones en consecuencia si es necesario.
Si bien la evaluación de los proveedores puede basarse en una serie de factores, hay varias consideraciones que todas las empresas deben abordar, independientemente de la industria específica. Algunos de estos elementos incluyen:
- Capacidad de producción Todas las evaluaciones de proveedores deben evaluar a fondo las habilidades y limitaciones del proveedor. Un proveedor que no puede escalar la producción en respuesta a sus ciclos de producción no le irá bien en ninguna revisión.
- Calidad Si bien puede ser difícil cuantificar la calidad de un producto, este siempre debe ser un componente central de una evaluación de proveedores. La certificación ISO BS/ES ISO 9001: 2000 sigue siendo el estándar de la industria aquí, lo que indica que el proveedor sobresale en responsabilidad de gestión, gestión de recursos, realización de productos y medición, análisis y mejora.
- Rendimiento de su empresa debe hacer tantas preguntas como sea necesario para determinar si un proveedor puede manejar sus funciones típicas. Las experiencias previas con empresas similares, proyectos recientes relevantes y posibles avances en productos o procesos actuales son temas válidos para la discusión.
- El riesgo de que cada empresa se enfrente invariablemente algunos riesgos, pero sus proveedores deben trabajar activamente para minimizarlos en toda la cadena de suministro. Revisar las métricas de rendimiento, como los retrasos generales, el tiempo de respuesta promedio y las acciones correctivas, pueden ayudarlo a desarrollar una evaluación cuantitativa confiable de los riesgos planteados por un proveedor en particular.
- La sostenibilidad del impacto ambiental es un elemento esencial de un negocio exitoso por razones financieras y éticas. Una evaluación debe cubrir las estrategias de gestión de residuos de un proveedor, las prácticas de reducción de residuos y los procedimientos de adquisición de materiales, así como los esfuerzos para lograr la eficiencia energética y cualquier protocolo empleado al manejar materiales nocivos.
Si bien muchas empresas pueden identificar fácilmente los criterios necesarios para una evaluación de proveedores, puede ser un desafío seguir las prácticas necesarias para garantizar su éxito. Las siguientes pautas pueden ayudar a su empresa a mantener su enfoque a lo largo de su evaluación.
¿Cómo se realiza la evaluación de proveedores?
La evaluación de los proveedores se puede implementar corporativas en todo el mundo, en todo el mundo de la división o SBU. En cada caso, el apoyo y la aprobación de la gestión de nivel superior es esencial. Se debe formar un equipo a partir de áreas interfuncionales que incluyen marketing, adquisiciones, finanzas, operaciones y cualquier otro departamento que pueda verse afectado por la implementación. Muchas corporaciones también buscan ayuda de empresas consultoras que tienen experiencia en abastecimiento estratégico. Pueden involucrar a los consultores como miembros del equipo o como maestros y mentores. La implementación de la evaluación del proveedor se puede procesar en siete etapas a continuación (15).
En esta etapa, la gerencia de nivel superior presenta las oportunidades de mejora esperadas. Los miembros del equipo interfuncionales y los accionistas clave desarrollan un plan de comunicación y el departamento financiero estima los posibles ahorros de costos.
El equipo recopila requisitos tanto interno como externamente y analiza datos de proveedores existentes o potenciales. A lo largo de esta etapa, el equipo también mapea los procesos de adquisición actuales para definir la situación operativa. Al final de esta etapa, se entregará una lista de proveedores potenciales.
En esta etapa, el equipo desarrolla criterios para reducir el posible grupo de proveedores y estima los beneficios económicos y operativos del proyecto. La evaluación podría implementarse directa o indirectamente. En modo directo, el equipo iría a los proveedores para examinar los procesos de fabricación y gestión y para probar salidas o recopilar datos de rendimiento. En modo indirecto, se les pediría a los proveedores que proporcionen información sobre procesos de fabricación / gestión e información de rendimiento, como costo, calidad y entrega. Cada modo tiene ventajas en esta etapa. Usando el modo directo, el equipo obtiene una observación de primera mano de los procesos, una visión holística de la organización de proveedores y una oportunidad para el desarrollo activo de proveedores. Por otro lado, el modo indirecto se adapta mejor a los grandes clientes burocráticos. Las empresas pueden obtener información resumida del producto y una amplia documentación de procesos. Este es un buen método para reducir una gran piscina de proveedores (16).
¿Cómo se realiza una evaluación de proveedores?
Todas las compañías de alimentos deben proporcionar un procedimiento de evaluación de proveedores para compras.
La evaluación de proveedores seleccionada se lleva a cabo sobre la base de los siguientes requisitos:
- Cumplimiento a Reg. EC 852/04 (HACCP) y a todas las nuevas regulaciones de la UE sobre higiene de alimentos («paquete de higiene»).
- Calidad del producto (integridad del empaque, condiciones de salud de los productos que garantiza la empresa de proveedores).
- Métodos de transporte de acuerdo con las reglas legales (higiene del vehículo, temperatura de transporte para productos perecederos).
- A través de la auditoría de verificación directamente en la empresa de proveedores.
- Recolección de cualquier análisis microbiológico que certifique la seguridad alimentaria del producto transportado
Los proveedores seleccionados se insertan en una lista especial en el sistema de TI de la actividad, en la que, además de los datos de referencia, también se informa la presencia de la declaración de cumplimiento del Reg. CE 852/04 y las nuevas regulaciones comunitarias sobre la higiene de la higiene. .
Los criterios de evaluación del proveedor se aplican a la descarga de los productos del vehículo utilizado para el transporte.
Para llevar a cabo una evaluación correcta del proveedor, se realiza una inspección visual de los bienes para verificar:
- Cumplimiento a Reg. EC 852/04 (HACCP) y a todas las nuevas regulaciones de la UE sobre higiene de alimentos («paquete de higiene»).
- Calidad del producto (integridad del empaque, condiciones de salud de los productos que garantiza la empresa de proveedores).
- Métodos de transporte de acuerdo con las reglas legales (higiene del vehículo, temperatura de transporte para productos perecederos).
- A través de la auditoría de verificación directamente en la empresa de proveedores.
- Recolección de cualquier análisis microbiológico que certifique la seguridad alimentaria del producto transportado
¿Quién realiza la evaluación de proveedores?
La evaluación de los proveedores es un elemento estratégico del cual las empresas verifican los rendimientos recibidos de sus socios y colaboradores, de acuerdo con el estándar de producto y servicio acordado.
Los requisitos con los cuales gestionar efectivamente el proceso de suministro se informan en las principales reglas que regulan los sistemas de gestión, con una referencia particular a los proveedores que tienen un impacto directo en la calidad de los bienes y servicios proporcionados por la empresa, en las condiciones de salud y seguridad en las condiciones de salud en los entornos de trabajo o en el medio ambiente.
Las fases principales de la calificación de proveedores se resumen en:
- Selección del proveedor
- Calificación del proveedor según los criterios definidos
- Evaluación del rendimiento del proveedor
- Reurbanización y confirmación del proveedor
Las empresas estructuradas y equipadas con un sistema de gestión confían este proceso al área de compra o adquisición, con el apoyo de otras funciones de la compañía para evaluaciones técnicas.
El proceso se activa cuando un área de la empresa necesita comprar un nuevo producto o servicio. Para garantizar una separación de roles y responsabilidades, la función que adquiere a menudo es diferente de la función que recibe el producto de servicio.
La selección del proveedor inicialmente consiste en definir los criterios de calificación según los cuales se seleccionará el proveedor, lo que puede ser:
- Selección del proveedor
- Calificación del proveedor según los criterios definidos
- Evaluación del rendimiento del proveedor
- Reurbanización y confirmación del proveedor
¿Qué es evaluación del proveedor?
El proceso de análisis y aprobación de proveedores potenciales se conoce como evaluación de proveedores. Esta evaluación se lleva a cabo a través de evaluaciones cuantitativas y cualitativas. El propósito de la evaluación de proveedores es garantizar que una cartera de los mejores proveedores de su clase esté disponible para su uso. Además, estos métodos se utilizan para evaluar y monitorear el rendimiento de los proveedores actuales. La evaluación tiene como objetivo reducir los costos de adquisición, mitigar los riesgos de los proveedores e impulsar la mejora continua.
El objetivo principal y más importante del proceso de evaluación es garantizar que la empresa tenga acceso a una cartera de proveedores de primer nivel. Además, evaluar el rendimiento del proveedor es fundamental para reducir los costos, aumentar la eficiencia del proceso y mejorar el rendimiento del negocio. Existen diferentes métodos para examinar a los proveedores con énfasis en las prácticas de RSE. Algunos de los ejemplos incluyen cuestionarios, cuadros de puntuación, visitas al sitio y certificaciones de terceros estándar.
Un plan de evaluación de proveedores concretos, dependiendo del contexto, puede ayudarlo en situaciones variadas, como:
- Planificación y consideración de ir a repetir la compra con los mismos proveedores
- Elegir el mejor proveedor de un grupo de proveedores de alta calificación dentro de una categoría
- Deshacerse de los proveedores de bajo rendimiento y reemplazarlos por los de mayor rendimiento
- Iniciar una práctica de análisis de costo-beneficio de forma regular
Los costos transmitidos por las organizaciones, monetarias o no monetarios, mientras se trata de proveedores es un elemento crucial en un ciclo de fuente a pago. La viabilidad a largo plazo del proceso de adquisición está lleno de posibles peligros planteados por los proveedores. El plan y la estrategia de evaluación de proveedores perfectos puede ayudar a los proveedores a expulsar los residuos y los costos ocultos de los negocios, lo que resulta en adquisiciones de alta calidad y de bajo costo.
¿Quién contacta a los proveedores?
Innumerables emprendedores mantienen sus sueños de emprendimiento en espera porque no están seguros de cómo tratar con los proveedores.
Si está a punto de comenzar su negocio de comercio electrónico, probablemente dude en acercarse a ellos también porque no está seguro de si lo tomarán en serio.
En verdad, los proveedores son dueños de negocios como usted. Quieren las mismas cosas que todas las empresas: más ventas, menos riesgo y pagos confiables.
El apetito de riesgo para los proveedores depende de cuatro cosas:
- El tamaño del pedido en términos de dólar
- La relación pasada con el comprador
- Los términos de pago para el pedido (el pago por adelantado es igual a un menor riesgo)
- El tamaño, la reputación y la gravedad del comprador
Para las nuevas empresas, obtener proveedores a bordo es simplemente una cuestión de reducir su exposición al riesgo. La forma más fácil de hacerlo es ofreciendo pagar por adelantado. A los proveedores no se preocuparán por el tamaño o la edad de su negocio, siempre y cuando se les paga.
Además de los pagos por adelantado, también puede mostrar su legitimidad por:
En el modelo mayorista, compra productos de un gran proveedor a tarifas bajas. Luego los vende a los clientes a tarifas minoristas. Los mayoristas pueden llevar un solo tipo de producto (como calcetines) o una gama de productos de diferentes marcas.
Dado que está pagando por adelantado por el producto, el riesgo del mayorista es casi inexistente.
No importa si tiene un excelente sitio web o ningún sitio web. Mientras se le paga al vendedor, estará encantado de trabajar con usted.
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