Los equipos de adquisición utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) para garantizar que los proveedores cumplan (y con suerte superen) las obligaciones descritas en un contrato. Nos ayudan a comprender mejor el rendimiento de los proveedores, medir su producción durante un largo período de tiempo e identificar áreas donde se necesita una mejora.
En pocas palabras, es un buen sentido comercial asegurarse de que realmente está obteniendo lo que ha pagado. Esto puede ser tan sencillo como confirmar que un producto o servicio se entrega a tiempo, lo que significa que los KPI que necesita usar será mínimo y básico.
En otras circunstancias, su contrato será mucho más complejo con sus expectativas cambiando y evolucionando con el tiempo. En este caso, el proveedor KPIS será más exhaustivo y los datos que recopilan proporcionarán información importante.
De cualquier manera, un conjunto de KPI debe entenderse fácilmente y proporcionar una gama de datos cualitativos y cuantitativos para ayudar con su análisis general.
Aquí hay siete KPI sugeridos de proveedor que debe estar midiendo.
El control de calidad es una parte importante de cualquier relación comprador-proveedor. La tasa de defectos del proveedor se utiliza para medir y registrar el número de productos defectuosos o dañados que entrega un proveedor, dando una clara indicación de su confiabilidad y confiabilidad.
La tasa de defectos, que a menudo se mide como defectos por millón, puede descomponerse aún más en diferentes tipos de fallas y el tiempo que le toma a un proveedor reelaborar los productos.
En la era de Amazon Prime, todos nos hemos acostumbrado a recibir un servicio de entrega confiable y rápido y, para los profesionales de adquisiciones, esa expectativa no es diferente.
¿Cómo medir los proveedores?
En muchas industrias, pero especialmente la fabricación, la optimización de la relación de proveedores hace que las cadenas de suministro funcionen de manera más eficiente. Con los proveedores en los que puede confiar, es más probable que su negocio alcance sus propios compromisos de clientes. Pero, ¿cómo saben ambas partes si la relación es fuerte?
El monitoreo de las métricas de rendimiento del proveedor otorga a ambas partes información sobre las operaciones de la cadena de suministro. Al registrar datos a través de métricas estandarizadas, generalmente capturadas en un cuadro de mando del proveedor, los equipos de adquisición pueden determinar si los proveedores desempeñan su papel como se esperaba y en qué proveedores puede apoyarse un comprador.
Un proceso de cuadro de puntuación de proveedores transparentes también permite a los proveedores calificar a sus clientes y rastrear el historial de su relación con ellos. Mantener de cerca estas métricas de rendimiento y monitorear los procesos de la cadena de suministro es clave para la mejora continua de la cadena de suministro, así como para mantener una relación sólida y estratégica con los proveedores.
Las métricas de rendimiento del proveedor, en pocas palabras, son categorías que los profesionales de adquisiciones utilizan para calificar el rendimiento de sus proveedores. También podrían llamarse indicadores de rendimiento clave (KPI). En un mundo perfecto, los compradores y proveedores decidirían sobre estos kpisat el comienzo de su relación. Si bien este no siempre es el caso, decidir y luego monitorear las métricas puede mantener a los compradores y proveedores de acuerdo sobre la salud de la relación.
¿Qué se debe evaluar en los proveedores?
La evaluación y selección de proveedores externos es una fase clave en el proceso de planificación de la compra.
En algunos mercados, hay tantos proveedores disponibles para una organización que elegir la correcta es difícil, mientras que en otros el mercado aún podría ser inmaduro y los proveedores disponibles para ser controlados con mucho cuidado.
Los requisitos relacionados con la evaluación, selección y monitoreo de los proveedores se expresan en el punto 8.4.1 Párrafo 3 de ISO 9001: 2015 y se pueden resumir de la siguiente manera:
- necesidad de una evaluación, una selección y revaluación periódica de proveedores externos también en las fases preliminares de la relación comercial;
- presencia de un proceso que proporciona la evaluación, precalificación y calificación de proveedores;
- presencia de monitoreo constante de proveedores externos, incluida la verificación de los productos y servicios proporcionados;
- Necesidad de preservar las pruebas de la evaluación, selección y monitoreo de proveedores
Al ingresar los méritos de los requisitos, ¿qué significa exactamente evaluar, seleccionar y rehacer periódicamente a los proveedores externos? Al comenzar la búsqueda de un proveedor externo, debe asegurarse de que esto pueda proporcionar el producto o servicio solicitado. Esto significa que la decisión de seleccionar un proveedor externo específico debe basarse en el conocimiento de la capacidad de ese proveedor para satisfacer las necesidades de la organización.
¿Cómo medir la satisfacción de los proveedores?
B] Enfoque para medir la satisfacción del proveedor en este documento presentamos un enfoque simple y simplificado para evaluar la satisfacción del proveedor. La metodología de obtener la retroalimentación es a través de un «instrumento». Solo los bloques de construcción del instrumento se describen en esta presentación. Las organizaciones pueden adaptar fácilmente esto, agregando preguntas relevantes sobre los bloques para obtener los comentarios de sus proveedores. El «instrumento» se puede utilizar para adquirir los datos para el análisis de acuerdo con las necesidades de la organización. En un extremo, puede tomar el formulario un cuestionario de copia impresa por correo enviado a una muestra de los proveedores (la periodicidad fijada por la organización, por ejemplo, esto se puede hacer una vez al año o una vez en dos años) y donde las devoluciones se pueden usar para Análisis y mejora o en el otro extremo se puede abrir continuamente (disponible en línea) donde los proveedores pueden sondear sus comentarios de manera y cuando sienten que es conveniente hacerlo. En dicho enfoque abierto en todo momento cuando se recopilan datos suficientes, en las organizaciones de back-end pueden usarlos para llevar a cabo el análisis basado en un conjunto de entradas (basadas en los números que desean llevar a cabo el análisis) o puede evaluar individualmente cada retroalimentación contra los estándares establecidos para la corrección del curso. Dichas correcciones internas de la organización de compra envían un mensaje al mercado de que «aquí hay una organización afectuosa que valora a sus proveedores». Esto permite a la organización construir una cadena de suministro fuerte y ágil que pueda aprovechar para ofrecer valor a sus clientes. Según el modelo presentado aquí, la satisfacción del proveedor puede medirse a lo largo de tres dimensiones. Están:
- El factor operativo,
- El factor estratégico y
- El factor de personal.
- 1] El factor de personal: la dimensión del factor de personal se puede usar para medir la fuerza de la relación entre el equipo de compras y el proveedor. La cadena de suministro no puede existir de forma aislada de la interfaz humana. Existe una interacción constante entre los compradores de la organización y el equipo de ventas / marketing de los proveedores. La fuerza de este enlace tiene una reflexión sobre el nivel de satisfacción del proveedor. Un equipo de compras severo puede y perjudicaría la relación entre un comprador y un vendedor. Dicha relación reparada no es bien para la organización de compra. El vendedor continuaría siendo un vendedor de la organización siempre que dependan de la organización de compra. Tan pronto como surjan oportunidades, tales organizaciones de venta descontenta abandonarían la organización de compra que podría causar daños a las operaciones de la organización de compra. Por lo tanto, se recomienda que el nivel de relación de personal y el elemento de satisfacción que surja de él sean parte del cálculo general del nivel de satisfacción. Algunas de las preguntas que se pueden enmarcar para capturar este factor (solo ilustrativo) se dan a continuación: (recopiladas en una escala de cinco puntos que va desde «totalmente de acuerdo» hasta «totalmente en desacuerdo».
- El factor operativo,
- El factor estratégico y
- El factor de personal.
- 2] El factor estratégico: el sentido de pertenencia para los proveedores y, por lo tanto, su nivel de satisfacción y, en consecuencia, su contribución como un titular clave se aumenta solo cuando también están asociados en el plan de crecimiento de la organización de compra. Cuando una organización de compra está estrategias para el crecimiento, no es posible que lo haga de forma aislada, a costa de excluir a sus compañeros de proveedor. A menos que los proveedores se compren a bordo, los planes de crecimiento del comprador pueden salir mal, si el crecimiento del vendedor no se combina con el del comprador. De lo contrario, todos los planes de la organización de compras permanecerán atrofiales porque los vendedores no han planeado sus actividades internas para sincronizar con los planes del comprador. Enumeramos a continuación un conjunto de preguntas (no exhaustivas) que se pueden utilizar para evaluar el nivel de satisfacción de los proveedores, ya que investiga cómo la organización de compra tiene en cuenta un proveedor en su estrategia de crecimiento. La respuesta se puede recopilar en una escala de cinco puntos que va desde «totalmente de acuerdo» hasta «totalmente en desacuerdo»
¿Cuáles son los principales indicadores de compra?
Los departamentos de compras o adquisiciones tienen la tarea de encontrar bienes o servicios al mejor precio, en la cantidad deseada y con la calidad requerida. Ciertos indicadores de rendimiento clave de compra, o KPI, pueden ayudar a cualquier empresa a comprender sus hábitos de compra y usar esta información para determinar qué proveedores proporcionan el mejor valor y rendimiento.
Uno de los KPI principales para un departamento de compras es la métrica de entrega de tiempo. La métrica mide la capacidad del proveedor para entregar bienes en la fecha de entrega solicitada. Para calcular la métrica, divida el número de entregas en tiempo por el número total de entregas. Si el proveedor «A» tiene 500 entregas totales con 450 entregas que cumplen con la fecha de entrega solicitada, el proveedor «A» tiene un rendimiento a tiempo de 90 por ciento (450/500 = 0.90 o 90%).
Como todas las métricas, hay ciertas excepciones en los datos utilizados para medir la métrica. Por ejemplo, una empresa no debe penalizar a un proveedor por perder una fecha de entrega si la compañía no cumplió con los requisitos de tiempo de entrega del proveedor. Además, la compañía no debe penalizar al proveedor si la Compañía solicita un cambio a la orden de compra mientras se producen los bienes y este cambio obliga al proveedor a perder la fecha de entrega.
Cuando un proveedor envía constantemente la cantidad incorrecta de bienes, indica una serie de cosas al comprador: el proveedor podría tener problemas financieros y tiene dificultades para comprar los materiales necesarios para suministrar los bienes, el proveedor tiene problemas de producción con los bienes específicos en cuestión o El proveedor tiene personal mal capacitado. Para calcular esta métrica, divida el número total de entregas con la cantidad correcta por el número total de entregas recibidas.
Las empresas usan el costo unitario de un producto como parte de la fórmula para calcular su precio de venta. Cuando el costo unitario aumenta por encima del costo unitario promedio, puede reducir el margen de beneficio del producto. Los departamentos de compra generalmente tienen precios contratados para ciertos bienes y servicios.
¿Cómo medir las compras?
La medición del rendimiento de la compra es importante, ya que el departamento de compras juega un papel cada vez más importante en la cadena de suministro durante una recesión económica.
Una reducción en el costo de la materia prima y los servicios puede permitir a las empresas comercializar competitivamente el precio de sus productos terminados para ganar negocios. Una medida de rendimiento obvia del éxito de cualquier departamento de compras es la cantidad de dinero ahorrado por la compañía. Sin embargo, hay una serie de mediciones de rendimiento que las empresas pueden usar cuando miden el rendimiento de la compra.
Los costos administrativos son la base para medir la eficiencia de compra. Esta medición de rendimiento no se relaciona con la cantidad de artículos comprados que el departamento ha adquirido. La medición se relaciona con qué tan bien se desempeña el departamento de compras en las actividades que se espera que realicen con el presupuesto que existe para el departamento.
Si los costos de compra están dentro del presupuesto, entonces la eficiencia del departamento de compras excederá las expectativas. Si el departamento está utilizando fondos por encima del presupuesto, entonces la función de compra no es eficiente.
El precio que el departamento de compras pagó por un artículo no es necesariamente una buena medida del rendimiento de compras.
El precio de un artículo puede fluctuar debido a las condiciones del mercado, su disponibilidad y otras presiones de demanda. Por lo tanto, el departamento de compras puede no poder controlar el precio. Un método popular para evaluar la efectividad de la compra es revisar los índices de facturación de inventario. La relación mide el número de veces, en promedio que el inventario se usa o se gira durante el período.
¿Cuáles son los indicadores de abastecimiento?
Como resultado de la fortaleza de la recuperación del presidente Biden, que ayudó a crear más de 6 millones de empleos, y el trimestre más rápido del crecimiento económico desde mediados de la década de 1980, los aumentos en el volumen de carga significan que nuestras cadenas de suministro, particularmente nuestros puertos, ferrocarriles y camiones que mueven bienes por todo el país, se han enfatizado como nunca antes. Un cambio de los servicios al consumo de bienes como resultado de la pandemia emparejada con desafíos de suministro y mano de obra inducidos por pandemia y nuestra infraestructura envejecida ha causado interrupciones en nuestras cadenas de suministro. En el transcurso del año pasado, como parte del grupo de trabajo de las interrupciones de la cadena de suministro del presidente, el Departamento de Transporte (USDOT), junto con los departamentos de comercio y agricultura, han sido parte de un esfuerzo de la administración para mejorar el flujo de bienes, hacen que nuestras cadenas de suministro sean más resistentes y precios más bajos para los estadounidenses.
Las cadenas de suministro de carga y logística son operadas en gran medida por el sector privado. Para apoyar una mayor transparencia sobre el estado de nuestras cadenas de suministro de transporte, el otoño pasado, la Fuerza de Tarea lanzó un tablero que rastrea los desafíos en tiempo real y el progreso en cuatro métricas clave. Ahora, el USDOT continuará rastreando esas cuatro métricas y expandirla para incluir a otros para ayudar a construir una imagen más completa de la situación de logística y transporte. Los indicadores de la cadena de suministro de transporte de USDOT El rastreador (rastreador) proporcionará actualizaciones sobre datos clave de la cadena de suministro, incluidas medidas e indicadores de rendimiento intermodal, como volúmenes de importaciones y exportaciones de EE. UU., Números de mano de obra de transporte, el número de barcos de contenedores anclados y merodeando cerca de los puertos de EE. UU. , y más.
El rastreador dará una mirada en profundidad de cómo los bienes se están moviendo a través de nuestras cadenas de suministro, dónde hay progreso y dónde se necesita más trabajo. El lanzamiento del rastreador muestra que las importaciones alcanzaron máximos récord el año pasado, como resultado de la creciente demanda y, a pesar del rendimiento récord, nuestras cadenas de suministro enfrentaron desafíos, incluidos más contenedores que esperan descargar en los Estados Unidos durante la segunda mitad del año. . En parte, como resultado de los esfuerzos de la administración trabajando con el sector privado y otras partes interesadas, ha habido un progreso importante: una mejora del 70% en contenedores de vivienda a largo plazo en los puertos Key West-Coast, y en las últimas semanas, menos contenedores que esperan descargar para descargar . USDOT y la administración continuarán monitoreando enérgicamente nuestras cadenas de suministro y trabajan hacia mejoras continuas.
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