La gestión de proveedores es el proceso que garantiza que se reciba el máximo valor por el dinero que una organización paga a sus proveedores. Debido a que estos suministros juegan un papel en el funcionamiento suave de una organización, es importante que tanto el proveedor como la organización se involucren de manera adecuada y efectiva.
Establecer una relación adecuada, administrar los requisitos y comunicarse claramente con los proveedores es esencial para la organización, lo que significa que se requiere una política integral de gestión de proveedores.
- Compre el mercado, por lo general, una relación de estilo de «longitud del brazo», esa es una disposición transaccional directa y común de comprador/vendedor para bienes o servicios con nombre. Por lo general, implica solo el cumplimiento contractual, con poca o ninguna interacción más allá de comunicar el requisito y el cumplimiento.
- Relación continua, un estado reconocido formalmente, o informalmente, donde un proveedor se selecciona en preferencia sobre otros. Tiende a compartir más información y una relación relativamente sólida entre ambas partes.
- Asociación: tradicionalmente, un contrato a más largo plazo que el anterior, las asociaciones se definen por su mayor confianza y un amplio intercambio de información y objetivos comerciales, especialmente en comparación con las relaciones continuas.
- Alianza estratégica: una relación a largo plazo en la que ambas partes han acordado trabajar juntas, generalmente con algún tipo de arreglo exclusivo, con objetivos y objetivos comerciales definidos. Ya sea que el acuerdo sea formal o informal, también puede haber incentivos entre los dos. Requiere un estrecho grado de colaboración para realizar el potencial, típicamente la interacción diaria.
- Integración hacia atrás: esta relación involucra a la organización que posee el proveedor directamente como parte de su negocio. Como resultado, hay una cultura unificada e, idealmente, compartir información completa de información y planes. Esencialmente, los proveedores y las organizaciones son lo mismo.
La gestión de la relación de proveedores (SRM) es el enfoque sistemático que adopta una organización para evaluar la contribución de los proveedores e influencia en el éxito, identificar tácticas para optimizar su desempeño y desarrollar el enfoque estratégico para llevar lo que se ha identificado.
Distinto de la gestión de la relación de proveedores, que se centra en gran medida en la gestión posterior al contrato de los proveedores. El proveedor de la gestión del ciclo de vida (SLM) es el enfoque de extremo a extremo utilizado para administrar proveedores de mayor valor o estratégicamente importantes, desde la selección hasta la finalización de la relación. El punto más importante del proceso es reconocer el valor que los proveedores pueden ofrecer para que los beneficios puedan integrarse con sus procesos de adquisición.
La gestión de la información del proveedor (SIM) se refiere al proceso en el que un negocio captura, almacena, actualiza y analiza todos los datos del proveedor en una sola ubicación. Estos datos toman la forma de información comercial crítica, así como las acreditaciones y certificaciones necesarias requeridas para comerciar con el comprador.
¿Cómo llevar el control de los proveedores?
Hay un par de puntos importantes para recordar al administrar las relaciones con los proveedores. Primero, en realidad se debe a las personas dentro de cada compañía forjar la relación, no las propias empresas. En segundo lugar, a pesar de que es una relación comercial profesional, un grado de interacción social es esencial para ayudar a definir la relación entre las personas involucradas.
Imagine que trabaja en una pequeña empresa de construcción que contrata con un comerciante artesanal. Ambos están felices de trabajar juntos y su relación se caracteriza por la confiabilidad, integridad, compromiso y lealtad que tiene el uno al otro. Esta es una relación comercial personal típica que busca hacer lo que pueda para cuidar a la otra parte lo mejor posible.
Sin embargo, la situación es diferente cuando se trata de empresas más grandes. Si bien pueden existir relaciones personales similares, generalmente hay más personas involucradas en ambos lados, lo que resulta en un número significativamente mayor de relaciones. Para ser efectivo para administrar el proveedor, todas estas relaciones individuales deben alinearse con una sola causa, pero esto no siempre es fácil de lograr.
Incluso dentro de las asociaciones más cercanas, debemos recordar que estamos hablando de una relación comercial, lo que crea obligaciones para ambas partes. A pesar de esto, la relación también tiene el potencial de desequilibrio o que las partes sigan diferentes agendas a lo que se acordó originalmente. Para evitar esto, necesitamos manejar la relación de manera efectiva. Hay dos dimensiones a esto:
En una amistad cercana, generalmente hay límites en términos de cómo tratamos al otro, o tal vez las expectativas que el otro puede haber establecido en términos de comportamiento. Tales cosas pueden permanecer sin decir, pero aquellos en la relación saben cómo necesitan comportarse. Lo mismo se aplica a una relación con un proveedor, pero aquí debemos considerar lo que queremos que sea esto y luego trabajar para asegurarse de que se realice.
¿Cómo se lleva a cabo el proceso con los proveedores?
La adquisición es el proceso de encontrar y adquirir todos los bienes, servicios y trabajos que una organización necesita para operar y cumplir con su modelo de negocio.
Simplemente descrito, el proceso de adquisición comienza con la identificación de una necesidad, en encontrar un proveedor confiable para ello, pagar los bienes o servicios del proveedor y finalmente contabilizarlo.
Durante el proceso de adquisición, los gerentes de adquisición deben establecer enlaces con los proveedores, negociar términos y contratos, inspeccionar las órdenes recibidas según sea necesario y mantener registros de todas las etapas del proceso de adquisición con fines de auditoría.
El objetivo final de las adquisiciones es reducir los costos generales al encontrar los mejores precios posibles y garantizar que las empresas obtengan lo que necesitan a tiempo.
Aunque es exclusivo de cada empresa, el proceso de adquisición generalmente tiene tres componentes esenciales: proceso, personas y papeleo.
Cada compañía tiene su propio ciclo de adquisición bien diseñado que les ayuda a mantenerse organizados durante todo el proceso de adquisición. Esta es esencialmente una guía para cada persona involucrada en el proceso para conocer sus tareas y plazos y el papeleo necesario.
Estos son los tomadores de decisiones responsables de realizar pedidos o autorizar los pasos en el proceso de adquisición.
En general, un CPO puede liderar un equipo de especialistas en adquisiciones y tomar decisiones finales. Sin embargo, más partes interesadas pueden participar en la especificación de los requisitos y autorizar los pagos dependiendo del tamaño, la cantidad o el valor de los bienes y servicios requeridos.
¿Qué debemos tener en cuenta con respecto a los proveedores?
Para garantizar una relación de trabajo productiva, seleccionen proveedores que ofrecen un servicio de calidad y satisfagan sus necesidades específicas.
Hay una serie de organismos de certificación nacionales e internacionales que le permiten verificar la calidad de un proveedor potencial.
El más ampliamente reconocido y respetado de estos es el certificado de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO 9000).
ISO 9000 es un conjunto de estándares de gestión de calidad que son utilizados y reconocidos a nivel mundial por miles de empresas en más de 100 países. Su propósito es promover y facilitar el comercio internacional a través de la provisión de un solo conjunto de estándares que se aceptan y respetan en todo el mundo. Lea sobre ISO 9000 en el sitio web de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).
Elija proveedores que puedan satisfacer sus necesidades específicas. Por ejemplo, si el cambio más rápido es una prioridad para usted, entonces no tiene sentido seleccionar por motivos de costo si no se pueden cumplir los requisitos de respuesta.
Una forma de formalizar esto es elaborar un acuerdo de nivel de servicio (SLA) entre su negocio y su proveedor. Consulte la página de esta guía sobre los acuerdos de nivel de servicio.
Con SLA, puede acordar los objetivos y especificar los estándares de rendimiento que ayuden a definir y asegurar su relación comercial/proveedor. En la mayoría de los casos, determinará las principales responsabilidades de la relación comercial de negocios/proveedores. Generalmente cubrirá temas tales como gestión de problemas, compensación, garantías y recursos, resolución de disputas y cumplimiento legal. También puede ser extremadamente útil si se producen procedimientos legales.
¿Qué normas existen para hacer la evaluación de proveedores?
No debe decidir cómo selecciona y evalúa a sus proveedores en cada caso nuevo, pero debe establecer una especificación de procedimiento para seleccionar y evaluar a los proveedores.
Fig. 2: Las medidas de control del proveedor, así como el monitoreo de proveedores y la evaluación del proveedor, deben depender de criterios específicos
Para cumplir con los requisitos mencionados anteriormente, esta especificación del procedimiento debe determinar los criterios y métodos para seleccionar y evaluar a los proveedores.
Los criterios que puede considerar al implementar medidas para seleccionar y evaluar a sus proveedores incluyen:
- ¿El proveedor desarrolla un dispositivo médico o piezas/componentes para él?
- ¿El proveedor proporciona servicios que forman parte de sus servicios? Tal ejemplo es un proveedor de servicios de alojamiento con el que ofrece su software como servicio.
- ¿Está certificado su proveedor ISO 13485?
- ¿Qué tan dependiente es el fabricante del proveedor? ¿Hay proveedores, productos o procedimientos alternativos?
- ¿Tiene experiencia con el proveedor en términos de adherencia a los plazos de entrega y la calidad de los productos entregados? Una búsqueda en Google que asocia al proveedor con términos como «problema» o «poco confiable» a menudo proporciona una nueva visión. Las revisiones de productos también pueden ser útiles.
- ¿El producto o servicio es crítico de negocios? ¿El hecho de no cumplir con los requisitos conduciría a una violación de la ley, un incumplimiento de la seguridad de los datos, la divulgación de los secretos de la empresa, la pérdida de reputación o los déficits financieros?
¿Qué beneficios tienen los proveedores?
En la era moderna de la adquisición, la cadena de suministro se está volviendo cada vez más compleja, con múltiples proveedores utilizados por una organización para producir sus productos finales. Con la creciente presión sobre la cadena de suministro para mantener bajos el costo del cliente, es cada vez más difícil mantener márgenes saludables.
Para mantener la rentabilidad y la eficiencia en su punto máximo, las empresas deben aplicar un enfoque sistemático a su estrategia de abastecimiento. Ahí es donde la gestión de la relación de proveedores tiene sus ventajas.
Cuando se trata de buscar y negociar nuevos acuerdos con nuevos proveedores, hay una serie de costos iniciales involucrados. Por lo general, hay algunos costos significativos involucrados en la creación de acuerdos con nuevos proveedores, pero un programa de gestión de relaciones de proveedores puede eliminar muchos de esos costos.
Al establecer una relación mutuamente valiosa con proveedores clave, una organización puede lograr ahorros de costos a largo plazo, en forma de problemas reducidos con disponibilidad, calidad y retrasos en el suministro.
A medida que se desarrolla la relación con el proveedor de una organización, la comunicación mejora. Como con cualquier relación, a medida que desarrolla, el proveedor sabe más sobre la organización y eso les permite aumentar la eficiencia de su servicio. Se reducirán los problemas de pedido, y en el evento surgen problemas de orden, la fuerte relación entre la organización y el proveedor simplificará la resolución de los problemas.
Cuanto más entiendan tanto la organización como el proveedor sobre el negocio de los demás, más podrían ayudarse mutuamente. Esto puede requerir cierta adaptación en ambos lados, pero puede conducir a una mayor eficiencia y un mayor valor operativo. Si la organización puede reducir el número de proveedores necesarios, entonces los procesos de compra y presupuesto se simplificarían y podría haber grandes ahorros potenciales.
¿Cómo influyen los proveedores?
Un plan de continuidad comercial protege su negocio al proporcionar las estrategias y técnicas para las operaciones continuas durante cualquier evento disruptivo, como un huracán o un corte de energía. Un aspecto importante de este plan son los proveedores de la compañía, cuyas acciones afectan su continuidad por su capacidad para continuar las operaciones.
Sin materias primas, equipos y suministros esenciales, una empresa no puede continuar la producción. Cualquier descanso de la cadena de suministro puede interrumpir el negocio. Esto no se limita a las operaciones de fabricación que necesitan materias primas. Por ejemplo, una empresa en una pequeña ciudad puede enviar sus suministros de impresora porque no están disponibles localmente. Un evento disruptivo en el área de operación de la compañía o en el proveedor podría impedir o cortar la entrega.
Las empresas sin proveedores de respaldo existentes pueden encontrarse sujetas a mayores costos debido a la rotura de precios que pueden ocurrir durante las secuelas de un peligro natural. Ya sea que se adquiera o no antes de la interrupción, los proveedores alternativos pueden aumentar los costos si su ubicación requiere costos de transporte adicionales o los precios de sus productos difieren del proveedor existente.
Los acuerdos de origen único y los contratos exclusivos pueden reducir la necesidad de solicitudes de propuestas y simplificar el proceso de contratista independiente, pero, si se escriben de manera inapropiada, estos contratos pueden bloquear a su empresa en un solo proveedor que no pueda entregar durante una interrupción. Haga que un abogado revise los acuerdos existentes para garantizar que proporcionen excepciones adecuadas para eventos disruptivos que afectan a cualquiera de las partes. Además, haga que el abogado reduzca un acuerdo estándar para el uso de su empresa con todos estos contratistas que incluye texto que exime explícitamente la aplicación de la exclusividad del acuerdo durante los eventos disruptivos. Esto ayuda a proteger a la empresa de posibles demandas mientras le deja la latitud para formar acuerdos con proveedores de respaldo.
Identificar y establecer relaciones con múltiples proveedores de los mismos materiales o productos para respaldar las funciones críticas protege las capacidades de producción de la empresa. Hacerlo antes de que surja la necesidad, como parte de su programa de continuidad empresarial, puede ayudarlo al bloquear los precios y reducir el tiempo necesario para hacer la transición al proveedor alternativo ya que su empresa ya estará en su sistema y ya estarán en el suyo.
¿Qué es lo que se busca de los proveedores?
Es importante darse cuenta de que las relaciones comerciales tienen que ser mutuamente beneficiosas. Si bien desea un proveedor que sea confiable y confiable, un proveedor quiere que sea justo y profesional. Aquí hay tres cualidades que debe proyectar en su comunicación con los proveedores.
Deberías encontrarte como te refieres a negocios. Esto significa que debería haber investigado sobre el proveedor. Debe saber si proporcionan servicios de dropshipping o etiqueta privada (si eso es lo que está buscando). Los proveedores quieren saber que se toma en serio el comercio electrónico, tiene un negocio listo y que está comprometido a seguir su consulta.
Debe evitar preguntas vagas y excesivas. Sepa lo que quiere y sea al grano. Tenga una lista de preguntas que necesita confirmar con el proveedor. Todo lo demás se puede investigar o responder en correos electrónicos posteriores. También ayuda si eres educado.
Los proveedores idealmente quieren trabajar con alguien que esté en él a largo plazo, ya que esto les proporciona ingresos más predecibles. Puede lograr esto proporcionando enlaces a su tienda en línea o mencionando brevemente los planes que tiene para su negocio. Incluso si eres nuevo en el comercio electrónico, al proyectar un aire de confianza, es más probable que te encuentres como vendedor que está en él a largo plazo.
Solicitar una cita de un proveedor no es tan simple como obtener una cita de su mecánico local. El proceso es ligeramente diferente para cada uno de los modelos de negocio descritos anteriormente. No solo necesita preguntar sobre el precio de su producto, sino también la cantidad mínima de pedido (MOQ), posibles descuentos a granel, tarifas ocultas y términos y condiciones de pago.
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