Un plan de trabajo es una herramienta importante que ayuda a un proyecto a asignar tareas, administrar el flujo de trabajo y rastrear los diversos componentes y plazos de hitos. Un plan de trabajo a menudo tiene una duración de seis a 12 meses, pero se puede ajustar, en función de una necesidad específica dentro de la empresa. La implementación de planes de trabajo ayuda a articular estrategias a los empleados para mejorar el enfoque y el impulso de los miembros del equipo. Revise estos componentes clave al desarrollar planes de trabajo para asegurarse de que no está pasando por alto detalles importantes.
Sin objetivos y objetivos claros, los miembros del equipo trabajan ciegamente en tareas sin propósito. Lo primero que hace un plan de trabajo es definir el objetivo del proyecto y los objetivos clave que el proyecto logrará. Con estos elementos definidos, los trabajadores pueden realizar tareas de trabajo hacia el logro de objetivos.
Una analogía sería un equipo de fútbol que simplemente corre y patea el balón; Sin el objetivo de hacer un gol en un lado específico del campo, solo hay mucho que correr y patear sin objetivo logrado. En un proyecto de oficina, el objetivo podría ser implementar un nuevo sistema de seguridad de TI con los objetivos de respaldar los datos antes de la transferencia, establecer un nuevo protocolo de seguridad e implementar una nueva capacitación en la empresa. Definir el objetivo del plan de trabajo es su punto de partida.
Una vez que se establecen los objetivos, las personas se asignan a equipos o tareas. Puede haber diferentes estructuras involucradas en el plan de trabajo que incluyen niveles de jerarquía y niveles de equipo interdependientes. Por ejemplo, construir una nueva fábrica necesita un equipo de construcción, un equipo administrativo y un equipo de ingeniería. Cada equipo tiene un líder que trabaja con los otros líderes del equipo para garantizar que las cosas se muevan de acuerdo con el cronograma y el presupuesto. Bajo cada líder podría ser varios otros equipos. El equipo de construcción podría tener un equipo de mampostería, un equipo eléctrico y un equipo de maquinaria pesada.
¿Cuáles son los pasos para crear un plan?
- Estrategia
- Diseño
- Momento
- Establecer metas y objetivos
- Distribuir las tareas entre equipos y trabajadores individuales
- Asignar plazos
- Establecer un presupuesto
- Objetivos clave para el año en curso
- Asignaciones principales para lograr los objetivos
- Asignación de un gerente para cada tarea
- Plazos
- Resultados previstos
- Audiencia de referencia y parámetros
Los calendarios del equipo lo ayudan a definir el progreso obtenido en 12 meses a nivel sectorial, individual y corporativo. El tablón de anuncios Kanban y el diagrama de Gantt le permiten transformar su plan en representaciones gráficas que los inversores y el personal podrán entender con simplicidad.
Sin embargo, si hablamos de otros sectores, la pregunta se vuelve más compleja. Si, por ejemplo, el flujo de trabajo de su servicio al cliente no ha logrado los resultados que espera, puede dedicar una parte de su presupuesto para el año siguiente para revisar su enfoque sobre el asunto.
Analice sus actuaciones pasadas lo ayudará a identificar los puntos fuertes de su método de trabajo y compararlos con los sectores más débiles, para mejorar.
Haga que todos sus gerentes establezcan en qué dirección traer a la empresa dentro del año siguiente. Cada parte interesada ciertamente tendrá diferentes propensiones, pero decidir ignorar este paso o disminuir el papel de sus colaboradores podría causar resentimientos que corren el riesgo de continuar todo el año de trabajo.
¿Cuáles son los pasos para elaborar un plan de trabajo?
Este artículo fue coescrito por Sydney Axelrod. Sydney Axelrod es un entrenador de vida certificado y propietario de Sydney Axelrod LLC, una compañía de coaching de vida centrada en el desarrollo profesional y personal. Gracias al coaching individual, cursos digitales y talleres grupales, Sydney trabaja con los clientes para descubrir su objetivo, navegar por las transiciones de la vida y definir y lograr objetivos. Sydney tiene más de 1,000 horas de certificaciones de entrenamiento relevantes y tiene un BBA en marketing y finanzas de la Universidad de Emory.
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Un plan de trabajo es una visión general de un conjunto de objetivos y procesos por los cuales un equipo y/o una persona puede lograr estos objetivos y ofrecer al lector una mejor comprensión del alcance del proyecto. Los planes de trabajo, ya sea utilizados en la vida profesional o académica, lo ayudan a permanecer organizado mientras trabaja en proyectos. Gracias a las encimeras, divide un proceso en pequeñas tareas factibles e identifica las cosas que desea lograr. Aprenda a escribir un plan de trabajo para prepararse para los próximos proyectos.
¿Cómo elaborar un plan de trabajo y cronograma de actividades?
La programación del proyecto ocurre durante la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto. Al comenzar a armar un horario para su proyecto, debe preguntarse cuatro cosas para comenzar:
- ¿Lo que hay que hacer?
- ¿Cuándo se hará?
- ¿Quién lo hará?
- ¿Dónde se hará?
Las respuestas a estas cuatro preguntas informarán en gran medida el horario de su proyecto en el futuro, ya que utilizará esta información para planificar fechas de inicio y finalización, actividades de enlace, establecer la duración, crear hitos y administrar recursos.
¡Siga estos pasos para crear un horario de proyecto propio!
La declaración de alcance del proyecto se crea durante la planificación inicial. Es un documento que contiene los objetivos específicos, entregables, características, presupuesto, etc. de su proyecto. Todas las tareas necesarias para completar el proyecto se enumeran con éxito aquí (lo que requiere comprender los requisitos de las partes interesadas).
Sea minucioso al armar una lista de tareas, no desea dejar nada fuera. Al usar una estructura de desglose de trabajo (WBS), puede organizar estas actividades y presentarlas en orden de finalización. Comprender las dependencias de tareas y su secuencia es muy importante para la gestión de programas.
Las tareas son los pequeños trabajos que conducen a la entrega final, y es bastante crucial mapear la secuencia de esas tareas antes de sumergirse en ellas. A menudo, una tarea dependerá de otra para comenzar o terminar. No querrás superar una tarea antes de darte cuenta de que no puedes completarla debido a los objetivos colgantes.
¿Cómo elaborar un plan de trabajo paso a paso?
Escriba un plan de trabajo identificando cada uno de los componentes anteriores para su proyecto, luego creando actividades específicas que están de acuerdo con ellos, asignándoles a las personas con las fechas de vencimiento y, por lo tanto, identificando documentos claros para cada trabajador.
Un proyecto simple puede ser un punto de referencia importante para su equipo, ya que puede ayudarlo a responder todas las preguntas principales relacionadas con el proyecto en sí. El plan de diseño debe describir la naturaleza del plan, la razón por la que se hace, cómo se realizará, cómo se llevará a cabo cada fase del proceso y cuánto tiempo se espera para cada fase. Si usted es un gerente de proyecto o equipo, use esta plantilla para iniciar un plan de diseño simple, para adaptarse posteriormente a los proyectos internos del equipo o a los proyectos de los socios de clientes externos.
Para cualquier tipo de proyecto, el modelo de propuesta de proyecto puede ser esencial para aclarar el contexto, los objetivos y el alcance y luego solicitar la aceptación de las partes interesadas. Una propuesta de proyecto describe lo que desea lograr, los objetivos y cómo planear lograrlos. En general, una propuesta de proyecto proporciona al lector el contexto del proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que se tomarán para completarlo. La propuesta de un proyecto tiene varios usos. A menudo, las empresas los usan para obtener una aceptación externa de un inversor u otras partes interesadas. Del mismo modo, muchas compañías los usan para obtener la aceptación interna.
Un área del proyecto lo ayuda a planificar y confirmar los objetivos, resultados, funcionalidad, funciones, actividades, costos y plazos de su proyecto. Un gerente de proyecto y un equipo deben desarrollar un área del proyecto lo antes posible, ya que influye directamente en el programa y el costo de un proyecto durante su progreso. Aunque las áreas del proyecto varían según su equipo y los objetivos, generalmente incluyen objetivos, necesidades, resultados principales, hipótesis y limitaciones. Intente incluir todo el equipo cuando cree un área del proyecto para asegurarse de que todos estén alineados en las responsabilidades y los plazos.
Un diagrama SIPOC mapea de un proceso de alto nivel, que identifica las posibles brechas entre los proveedores y las especificaciones de entrada y entre los clientes y las especificaciones de salida, definiendo así el alcance de las actividades de mejora del proceso. El acrónimo SIPOC significa proveedores (fuentes), entrada, proceso, salida y clientes (proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes). El SIPOC identifica la retroalimentación y los ciclos de avance, incluidos clientes, proveedores y procesos, también empuja al equipo a pensar en términos de causa y efecto. Use esta herramienta visual para documentar el proceso de trabajo de principio a fin.
¿Qué es un plan de trabajo y un cronograma?
El plan de trabajo programa sus proyectos y trabajos en función de las prioridades establecidas y la disponibilidad de recursos. Puede realizar simulaciones de vista hacia adelante, de aspecto hacia atrás o de época. A continuación, use los gráficos Gantt de Workplan para optimizar su carga de trabajo. Reduzca los cuellos de botella, controle los hitos y cumpla con las fechas de vencimiento.
- Forzing and Rackward Looking, así como simulaciones de programación de período
- Gráficos Gantt fáciles de ver, con programación de arrastre y caída
- Analizar cargas de recursos, reducir la sobrecarga de recursos
- Dividir tareas cuando sea necesario para administrar situaciones sobrecargadas
- Definir marcadores de eventos e información para cada hito del proyecto
- Planificación de exportaciones y progreso para sobresalir
El plan de trabajo incluye una herramienta gráfica de arrastrar y soltar fáciles de usar para establecer el orden de enrutamiento y crear flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo se pueden simular hacia adelante, hacia atrás o por un período establecido en función de las fechas de vencimiento del proyecto. También puede establecer varias fechas de vencimiento internas para garantizar una gestión más estricta y proporcionar un búfer en su flujo de trabajo. El plan de trabajo genera automáticamente un programa de planificación de carga de recursos, que tiene en cuenta las capacidades disponibles existentes.
Para mantener la fabricación funcionando sin problemas, el planificador de plan de trabajo le permite definir los espacios de tiempo apropiados para la fabricación en función de los recursos disponibles programados. Puede ajustar el rango de tiempo y analizar el efecto sobre la carga en el departamento en su conjunto o en cada recurso individual. A través de simples funciones de arrastrar y soltar, puede mover, editar o incluso dividir tareas, para evitar problemas de capacidad antes de que surjan.
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