En el lugar de trabajo, muchas de las tareas de comunicaciones que realiza están diseñadas para resolver un problema o mejorar una situación. Ya sea que esté trabajando para un cliente, para su empleador, con su equipo o para otra persona, generalmente usará algún tipo de proceso de diseño para abordar y resolver el problema. Un proceso de diseño claramente articulado le proporciona un plan claro y paso a paso para encontrar la mejor solución para su situación.
Tómese un momento para buscar en Internet el término «proceso de diseño» y mirar «imágenes». Encontrarás muchas variaciones. Eche un vistazo a varios de ellos y vea si puede encontrar un patrón común.
Una comunidad que probablemente encontrará al examinar los diagramas de procesos de diseño de otras personas es este: el primer paso para diseñar cualquier solución es definir claramente el problema. La Figura 1.1.1 muestra un proceso de diseño típico, desde la definición del problema hasta la comunicación de la solución. Piense en el tipo de comunicación que podría implicar cada paso de este proceso.
No puede comenzar a trabajar en soluciones hasta que tenga una definición clara del problema y los objetivos que desea lograr. Esta primera etapa crítica del proceso de diseño requiere que se comunique efectivamente con el «cliente» o quien tenga el «problema» que necesita resolverse. La mala comunicación en esta etapa puede descarrilar un proyecto desde el principio. El resto del proceso puede parecer lineal y directo, pero es normal «iterar» o volver a pasos anteriores varias veces durante todo el proceso. Tenga en cuenta que no todos los proyectos pasarán por todos los pasos en este proceso; Y algunos proyectos pueden requerir pasos adicionales no incluidos en este proceso.
- Declaración de necesidad: reconoce y describe la necesidad de una solución o mejora en una «situación insatisfactoria». Responde a las preguntas: “¿Qué hay de malo en la forma en que las cosas están actualmente? ¿Qué es insatisfactorio al respecto? ¿Qué efectos negativos causa esta situación? Es posible que deba hacer datos de investigación y suministro para cuantificar los efectos negativos.
- Declaración de objetivos: describe cómo se vería la situación mejorada una vez que se haya implementado una solución. La declaración de objetivo define el alcance de su búsqueda de una solución. En este punto, no describa su solución, solo el objetivo que cualquier solución propuesta debe lograr. Cuanto más amplio obtenga su objetivo, más numerosas y variadas pueden ser sus soluciones; Una meta limitada limita el número y la variedad de posibles soluciones.
- OBJETIVOS: Definir resultados específicos medibles que cualquier solución factible debe optimizar (aspectos que puede usar para «calificar» la efectividad de la solución). Los objetivos le proporcionan formas de medir cuantificadamente qué tan bien cualquier solución resolverá el problema; Idealmente, le permitirán comparar múltiples soluciones y descubrir cuál es la más efectiva (¿cuál obtiene el puntaje más alto para cumplir con los objetivos?).
- Restricciones: Defina los límites que cualquier solución factible debe cumplir para ser aceptables (condiciones de aprobación/falla, límites de rango, etc.). La palabra clave aquí es imprescindible: las restricciones son las condiciones de «ir/no ir» que determinan si una solución es aceptable o no. Estos a menudo incluyen límites de presupuesto y tiempo, así como requisitos legales, de seguridad y otros reglamentarios.
Este modelo puede aplicarse a una tarea de comunicaciones, así como a más tareas de diseño físico. Imagine su tarea de comunicaciones como algo que resolverá un problema o mejorará una situación. Antes de comenzar a redactar este documento o presentación, defina el problema que desea resolver con este documento:
- Declaración de necesidad: reconoce y describe la necesidad de una solución o mejora en una «situación insatisfactoria». Responde a las preguntas: “¿Qué hay de malo en la forma en que las cosas están actualmente? ¿Qué es insatisfactorio al respecto? ¿Qué efectos negativos causa esta situación? Es posible que deba hacer datos de investigación y suministro para cuantificar los efectos negativos.
- Declaración de objetivos: describe cómo se vería la situación mejorada una vez que se haya implementado una solución. La declaración de objetivo define el alcance de su búsqueda de una solución. En este punto, no describa su solución, solo el objetivo que cualquier solución propuesta debe lograr. Cuanto más amplio obtenga su objetivo, más numerosas y variadas pueden ser sus soluciones; Una meta limitada limita el número y la variedad de posibles soluciones.
- OBJETIVOS: Definir resultados específicos medibles que cualquier solución factible debe optimizar (aspectos que puede usar para «calificar» la efectividad de la solución). Los objetivos le proporcionan formas de medir cuantificadamente qué tan bien cualquier solución resolverá el problema; Idealmente, le permitirán comparar múltiples soluciones y descubrir cuál es la más efectiva (¿cuál obtiene el puntaje más alto para cumplir con los objetivos?).
- Restricciones: Defina los límites que cualquier solución factible debe cumplir para ser aceptables (condiciones de aprobación/falla, límites de rango, etc.). La palabra clave aquí es imprescindible: las restricciones son las condiciones de «ir/no ir» que determinan si una solución es aceptable o no. Estos a menudo incluyen límites de presupuesto y tiempo, así como requisitos legales, de seguridad y otros reglamentarios.
¿Cómo se redacta el planteamiento de problema?
No existe un problema si no hay objetivo sobre el cual se decidiera concentrarse y si alguien presenta un problema sin predecir una hipótesis relativa de la solución… bueno, ¡alguien es parte del problema!
Los problemas, todos sabemos, representan los obstáculos que hacen que sea difícil lograr nuestros objetivos, y si estos últimos son muy ambiciosos, entonces algunos problemas también pueden ser particularmente complicados. No hay problemas imposibles de resolver, porque de lo contrario no serían problemas, pero representarían obstáculos insuperables para superar.
Por lo tanto, es esencial comprender cuáles se logran los objetivos y, sobre todo, saber cómo arreglarlos a través de un proceso de toma de decisiones correcto. Es por eso que la gerencia es la solución ganadora. Veamos por qué y sobre todo cómo ponerlo en práctica para este propósito.
Cuando nos establecemos un cierto objetivo para lograrlo o queremos satisfacer una cierta necesidad, un problema a menudo se presenta para hacer que todo sea más complejo; Esto solo significa que algo se está moviendo entre nuestra voluntad y realidad objetiva. Es por eso que siempre debe entenderse antes de que la «realidad» sea realmente «objetiva» y no solo el resultado de la suposición, de los más sinceros, esperanzas y deseos emocionales.
Es la tarea principal del gerente (dentista) enfrentar y resolver problemas y proponer a sus empleados y colaboradores las herramientas útiles para apoyarlo en el trabajo. Casi siempre para resolver problemas, en el mundo de la gerencia, cuando piensa qué métodos usar de acuerdo con oportunidades específicas para encontrar soluciones técnicas correctas, hablamos de «resolución de problemas».
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