Un tipo de proyecto determina algunas de las partes de un plan de proyecto. Los tipos de proyectos, como la tecnología informática, la construcción o la fabricación, tienen entregables únicos, como una red de computadoras o un puente, y los componentes del plan del proyecto deben admitir los entregables. Por ejemplo, un plan de tecnología informática para desarrollar e implementar una aplicación incluiría un componente de evaluación de tecnología. Sin embargo, existen algunos componentes centrales de un plan de proyecto para todo tipo de proyectos.
Desarrolle una declaración que define el problema para resolver. Por ejemplo, una declaración del problema podría ser que una red obsoleta no cumple con las grandes demandas de uso. Una declaración de misión define cómo resolver el principal problema además de muchos más pequeños relacionados. Por ejemplo, los usuarios requieren una nueva red informática para reemplazar la red obsoleta. Además, la solución incluirá una actualización eléctrica para la sala de comunicaciones de datos para admitir la red.
Los objetivos y entregables definen los resultados para lograr del proyecto. Estos deben ser específicos, medibles y vinculados, como lo explica el ingeniero de proyectos. Por ejemplo, una declaración objetiva podría indicar que una nueva red informática reemplazará la red anticuada en la oficina comercial antes del 19 de marzo de 2011. El entregado es la nueva red informática.
Proporcionar especificaciones que definan estándares y requisitos, como los códigos de construcción y las regulaciones gubernamentales, en los documentos de gestión de proyectos. Por ejemplo, los códigos de incendio y construcción dictan cómo realizar una actualización eléctrica a una sala de comunicaciones de datos. Además, la red informática ha definido estándares para las comunicaciones de datos.
¿Cuántas partes tiene el proyecto?
Los componentes principales de un plan de gestión de proyectos son:
- Declaración del alcance
- Factores críticos del éxito
- Entregables
- Estructura de desglose del trabajo
- Calendario
- Presupuesto
- Calidad
- Plan de recursos humanos
- Lista de partes interesadas
- Comunicación
- Registro de riesgo
- Plan de adquisiciones
Cada compra de herramientas, alquiler de equipos, salario de empleados, taza de café o cualquier artículo de gasto debe definirse como parte del proyecto o no una parte del proyecto. Esta es una de las responsabilidades fundamentales de un gerente de proyecto, para conocer y mantener los límites del proyecto. De hecho, los problemas de definición del alcance son la causa número uno de la angustia del proyecto, por lo que la declaración de alcance es una de las partes más importantes de un plan de gestión de proyectos (y por qué lo incluyo primero).
Por supuesto, nunca sabrá todos los mejores detalles de lo que se incluye dentro del proyecto desde el principio, ni cuánto esfuerzo / gasto realmente se requiere para lograr los objetivos del proyecto. Pero el punto es que no hay sustituto para pasar un poco de tiempo extra al principio para definir los límites del proyecto. Esto es probablemente lo número uno que puede hacer para garantizar proyectos exitosos a largo plazo.
- Declaración del alcance
- Factores críticos del éxito
- Entregables
- Estructura de desglose del trabajo
- Calendario
- Presupuesto
- Calidad
- Plan de recursos humanos
- Lista de partes interesadas
- Comunicación
- Registro de riesgo
- Plan de adquisiciones
Aquí hay algunos ejemplos de lo que consideraría buenas declaraciones de alcance:
- Declaración del alcance
- Factores críticos del éxito
- Entregables
- Estructura de desglose del trabajo
- Calendario
- Presupuesto
- Calidad
- Plan de recursos humanos
- Lista de partes interesadas
- Comunicación
- Registro de riesgo
- Plan de adquisiciones
¿Qué es un proyecto y qué partes contiene?
Escribir un informe de proyecto puede parecer mirar la niebla de la mañana, a lo desconocido sin sentido de dirección.
Pero hay una estructura estándar que, si se sigue, puede perforar el velo y revelar el camino hacia el destino.
- Resumen ejecutivo
- Introducción
- Cuerpo principal
- Declaración del problema
- Descripción de la situación existente
- Análisis de opciones
- Descripción de la solución potencial
- Beneficios de la solución recomendada
- Conclusión
Casi todos los proyectos tienen partes interesadas que no tienen tiempo para leer todo el informe. Por esta razón, el resumen ejecutivo está destinado a transmitir la información importante rápidamente sin cargar a los lectores con los pequeños detalles.
Por lo tanto, el resumen ejecutivo captura la esencia del informe. Resume todo sin centrarse específicamente en ninguna parte. Es decir, incluye los antecedentes, el análisis y las conclusiones.
Algunas personas tienen un público altamente comprometido para su informe de proyecto. Si ese eres tú, entonces excelente. Pero la realidad es que la mayoría de los informes de proyectos se envían a una audiencia apática y debe asegurarse de que la conclusión principal se comunique para la máxima retención diciéndoles tres veces:
- Resumen ejecutivo
- Introducción
- Cuerpo principal
- Declaración del problema
- Descripción de la situación existente
- Análisis de opciones
- Descripción de la solución potencial
- Beneficios de la solución recomendada
- Conclusión
Por lo tanto, la introducción sirve para decirles lo que vas a decir en el futuro (el cuerpo). Esto a menudo puede venir en forma de declaración de propósito:
El propósito de este informe es demostrar que cebras y orangutanes pueden vivir en completa armonía.
¿Cómo hacer un proyecto y sus partes?
¿Cuál es el proyecto? ¿Qué estamos creando? ¿Por qué necesitas este proyecto? ¿Cuál es tu objetivo para este proyecto? ¿Qué características de su producto o servicio son los diferenciadores de la competencia? ¿Qué pasos de acción esperas que tu audiencia tome? ¿Cuáles son sus desafíos comerciales clave/puntos débiles? ¿Hay alguna idea y tendencias emergentes dentro de su industria a considerar o evitar? ¿Hay esfuerzos pasados que hayas probado que simplemente ya no funcionan?
Nuevamente, no estamos aquí para crear fotos bonitas. Un alcance del proyecto claramente definido asegura el camino más rápido hacia el éxito. Lo más probable es que haya contactado a una agencia creativa para desarrollar una solución a un problema que no puede resolver por su cuenta, o que está más allá de sus capacidades comerciales principales. ¿No preferiría concentrarse en lo que hace mejor como negocio y asociarse con una empresa que pueda ofrecer una solución a sus frustraciones de marketing? Una empresa de diseño debe saber cuáles son las necesidades de los clientes para que puedan desarrollar soluciones con resultados medibles.
¿A quién le estamos hablando? ¿Qué piensan de ti? ¿Qué te hará más atractivo para ellos? ¿Por qué deberían preocuparse por esta marca/producto/servicio? ¿Qué los inspira, motiva, interesa y divierte? ¿Qué causa el zumbido en el mundo de sus clientes? ¿Qué compite por su atención?
Saber quién se comercializa para ayudar a una empresa de diseño a establecer el tono para los esfuerzos de marketing. Siempre se debe considerar la demografía clave como la edad, la raza, el género, el estado civil, los ingresos, la educación y la ocupación. Conocer a su audiencia hará que el proceso de llegar a ellos sea mucho más fácil. Por ejemplo, enviar correo directo a su base de clientes clave que hace la mayor parte de su descubrimiento sobre nuevos productos y servicios a través de la búsqueda web puede ser un gran desperdicio de sus dólares de marketing.
¿Qué es un proyecto y cuáles son sus componentes?
El éxito de un proyecto nunca es un accidente. Cuando toma un proyecto, no puede simplemente comenzar la implementación y encontrar su camino a medida que se desarrolla el proyecto. Si lo intenta, puede perder la dirección bastante temprano, perder sus objetivos y plazos, y gastar demasiado sus recursos en las prioridades incorrectas, lo que lleva al fracaso del proyecto. Por lo tanto, un proyecto debe estar claramente estructurado y administrado. Hay cinco fases de gestión de proyectos diferentes.
1. Iniciación: el inicio del proyecto es una fase en la que define un caso comercial a un nivel amplio y crea una carta del proyecto que consiste en objetivos amplios, presupuesto, cronograma aproximado, limitaciones, etc.
3. Ejecución: durante esta etapa, los gerentes establecen flujos de trabajo, y el trabajo lo realiza los equipos.
4. Monitoreo y control del proyecto: en esta fase de gestión del proyecto, el progreso hacia los hitos se controla utilizando los mecanismos de seguimiento. Las partes interesadas generan y revisan los informes, y los cambios se implementan de acuerdo con las inferencias y hallazgos.
5. Finalización y cierre del proyecto: al final del período estimado del proyecto, el proyecto se completa y se entrega. Los resultados y los entregables se revisan y cuantifican, y se determina el éxito/fracaso de un proyecto. Los equipos revisan el rendimiento, el éxito y los fracasos, y llevan con ellos los aprendizajes del proyecto para la mejora continua de su propio desempeño, así como el desempeño de la organización.
¿Cuáles son los componentes en un proyecto?
Un proyecto se basa en tres componentes principales, con los que debemos hacer malabarismos de forma permanente:
- Recursos: humanos, financieros, hardware o software,
- Costos: en euros, pero también a tiempo,
- los retrasos.
Recordemos también que hay varias metodologías en la gestión de proyectos.
Algunos de ellos se aplican a un paso específico en la gestión de proyectos. Por ejemplo :
- Recursos: humanos, financieros, hardware o software,
- Costos: en euros, pero también a tiempo,
- los retrasos.
Otras metodologías más globales guían la conducta del proyecto de principio a fin. Citamos:
- Recursos: humanos, financieros, hardware o software,
- Costos: en euros, pero también a tiempo,
- los retrasos.
☝️ Dependiendo de sus objetivos y la estructura y la cultura de su negocio, deberá elegir una u otra de estas metodologías de gestión de proyectos. Por ejemplo, la gestión de proyectos de TI a menudo promueve Scrum, lo que permite a los equipos involucrarse más en la escalabilidad del proyecto.
¿Qué es un proyecto y cuáles son sus partes y en qué consiste?
La gente a menudo confunde los siguientes dos términos con el proyecto:
- Proceso: un proceso es una serie de pasos de rutina para realizar una función particular, como un proceso de adquisición o un proceso presupuestario. Un proceso no es una actividad única que logra un resultado específico; En cambio, define cómo se debe hacer una función particular cada vez. Los procesos, como las actividades que van a comprar materiales, a menudo son partes de proyectos.
- Programa: Este término puede describir dos situaciones diferentes:
- Primero, un programa puede ser un conjunto de objetivos que da lugar a proyectos específicos, pero, a diferencia de un proyecto, un programa nunca puede realizarse por completo. Por ejemplo, un programa de conciencia de salud nunca puede lograr completamente su objetivo (el público nunca será totalmente consciente de todos los problemas de salud como resultado de un programa de conciencia de salud), pero uno o más proyectos pueden lograr resultados específicos relacionados con el programa Objetivo (como un taller para minimizar el riesgo de enfermedad cardíaca).
- En segundo lugar, un programa a veces se refiere a un grupo de proyectos especificados que logran un objetivo común.
- Recursos requeridos: número necesario de personas y fondos y otros recursos.
Aunque muchas otras consideraciones pueden afectar el rendimiento de un proyecto, estos tres componentes son la base de la definición de un proyecto por las siguientes tres razones:
- Proceso: un proceso es una serie de pasos de rutina para realizar una función particular, como un proceso de adquisición o un proceso presupuestario. Un proceso no es una actividad única que logra un resultado específico; En cambio, define cómo se debe hacer una función particular cada vez. Los procesos, como las actividades que van a comprar materiales, a menudo son partes de proyectos.
- Programa: Este término puede describir dos situaciones diferentes:
- Primero, un programa puede ser un conjunto de objetivos que da lugar a proyectos específicos, pero, a diferencia de un proyecto, un programa nunca puede realizarse por completo. Por ejemplo, un programa de conciencia de salud nunca puede lograr completamente su objetivo (el público nunca será totalmente consciente de todos los problemas de salud como resultado de un programa de conciencia de salud), pero uno o más proyectos pueden lograr resultados específicos relacionados con el programa Objetivo (como un taller para minimizar el riesgo de enfermedad cardíaca).
- En segundo lugar, un programa a veces se refiere a un grupo de proyectos especificados que logran un objetivo común.
- Recursos requeridos: número necesario de personas y fondos y otros recursos.
¿Qué es lo que tiene que tener un proyecto?
Los objetivos del proyecto se definen en una carta del proyecto, pero también deben incluirse en el plan del proyecto para explicar aún más los objetivos del proyecto o incluir la carta como un apéndice. No importa cómo un gerente de proyecto elija incorporar los objetivos en el plan del proyecto, lo importante es mantener un vínculo claro entre la carta del proyecto, el primer documento clave del proyecto, y el segundo documento clave del proyecto, su plan de proyecto.
Al igual que los objetivos del proyecto, el alcance se define en la carta y debe refinarse aún más en el plan del proyecto por el gerente del proyecto. Al definir el alcance, el gerente del proyecto puede comenzar a mostrar cómo se verá el objetivo del proyecto o el producto terminado al final. Si el alcance no se define, puede ampliarse durante todo el proyecto y conducir a excesiones de costos y plazos perdidos.
Por ejemplo, si está liderando un equipo de marketing para crear un folleto para la línea de productos de una empresa, debe denotar cuántas páginas será y proporcionar ejemplos de cómo podría verse el producto terminado.
Para algunos miembros del equipo, un folleto podría significar dos páginas, mientras que otras podrían considerar que diez páginas son adecuadas. Definir el alcance puede llevar a todo el equipo en la misma página en el inicio.
Los logros clave para un proyecto se llaman hitos y los productos de trabajo clave se denominan entregables principales. Ambos representan los grandes componentes del trabajo en un proyecto. Un plan de proyecto debe identificar estos elementos, definirlos y establecer plazos para su finalización.
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