Administrar un proyecto es un poco como completar un cubo de Rubik: debe mantener varios elementos del proyecto en la parte superior de su mente, al tiempo que considera múltiples resultados diferentes y cuánto tiempo llevará la ruta a la finalización.
En el camino, seguramente golpeará algunos baches en el camino. Con los proyectos, algunas luchas son más comunes que otras, incluidos temas relacionados con el alcance, el presupuesto, la comunicación y más.
En este artículo, lo guiaremos a través de 10 de los desafíos de gestión de proyectos más comunes y discutiremos lo que necesitará para superarlos.
Tener claro lo que necesita hacer es bastante crítico para la finalización exitosa del proyecto.
El incumplimiento de los objetivos y objetivos apropiados puede conducir a una gran cantidad de problemas, incluidos los pobres recursos y la gestión de las partes interesadas.
De hecho, una encuesta reciente reveló que el 29% de los profesionales del proyecto citó una visión u meta inadecuada para su proyecto como causa principal de fracaso.
Los objetivos deben ser claramente establecidos y realistas. También debería poder mostrar cómo cada acción tomada se acerca a lograr el objetivo. Esto significa que puede medir el impacto del equipo y los miembros individuales del proyecto.
2 Los enfoques populares para establecer los objetivos de la organización son inteligentes y claros.
Cualquiera de estos métodos, o una combinación de los 2, puede ayudar a los gerentes de proyectos a establecer objetivos para dirigir equipos e individuos hacia la finalización del proyecto.
Comience dividiendo el proyecto en tareas simples. Esas tareas deben asignarse a las personas más apropiadas, y esas personas deben tener objetivos y objetivos claros descritos.
¿Cuáles son los problemas más comunes en un proyecto?
Según los datos publicados en el informe 2022 Pulse of the Profession® publicado por el Project Management Institute (PMI), el 11.4 por ciento de la inversión empresarial se desperdicia debido al bajo rendimiento del proyecto.
Sin embargo, si lo desglosamos un paso más allá, las razones de la falla del proyecto caen en estas tres categorías principales:
- Gente
- Procesos
- Comunicación
Vamos a sumergirnos en los mayores desafíos de gestión de proyectos y algunos consejos sobre cómo superarlos.
Como gerente de proyecto, ¿cuántas veces ha tenido que abordar los problemas relacionados con el proyecto causados por «malentendidos», «malas interpretaciones» o «mal comunicaciones»?
La comunicación pobre o ineficaz es uno de los mayores riesgos para cualquier proyecto. Si los gerentes de proyecto no pueden delegar adecuadamente las tareas, proporcionar o traducir instrucciones, comunicar hitos y objetivos clave del proyecto, o aclarar roles, responsabilidades y «quién está haciendo qué», entonces esto causará una nube gigante de confusión entre todos los interesados.
Los problemas de comunicación se pueden controlar con un plan de comunicación. Este plan de comunicación esencialmente proporciona a los equipos de proyectos un sistema de gobierno y contornos que los métodos de comunicación, como el correo electrónico, las reuniones, las llamadas telefónicas, las notas, etc. se utilizarán para comunicar áreas o hitos específicos durante el ciclo de vida del proyecto.
Por ejemplo, si un gerente de proyecto necesita emitir un aviso de gestión de cambios a todo el equipo del proyecto debido a un cambio de alcance, puede consultar el plan de comunicación sobre cómo circular mejor ese tipo de comunicación.
¿Cuáles son los principales problemas de un proyecto?
Cuando comencé a ProofHub y comencé a crecer, he trabajado y contraté a una gran cantidad de gerentes de proyecto. A lo largo de los años, he notado los muchos desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos en la gestión de proyectos.
Se supone que un gerente de proyecto es un líder, no solo para el proyecto, sino también para el equipo. Solo el 2.5 por ciento de las empresas completan con éxito sus proyectos. ¿No son los números asombrosamente decepcionantes? Son, seguro.
La gestión de proyectos no es menos que dirigir una ciudad pequeña. Debe ocuparse de los proyectos, recursos, plazos, administrar el presupuesto, garantizar la comunicación adecuada, prever los riesgos potenciales y qué no.
Cuidar tantas cosas puede ser estresante y no es sorprendente si algo se te quita la mente. Todos los días escuchamos las mismas historias, desafíos comunes y problemas en la gestión de proyectos. Sin embargo, no aprendemos nuestra lección de esas historias.
¿Cómo identificas los desafíos del proyecto? Como parte del artículo de hoy, hemos investigado los desafíos típicos que un gerente de proyecto puede esperar cumplir mientras un proyecto está en movimiento. Veamos cuáles son estos desafíos:
Administrar un equipo que esté ampliamente extendido es un gran desafío para los gerentes de proyecto. Mantener a su equipo en la misma página hará que las cosas sucedan de manera interactiva. Cada miembro del equipo sabrá exactamente lo que está sucediendo, qué deben hacer y a qué está trabajando cada uno de ellos.
Tenemos un equipo en crecimiento en ProofHub, pero nunca ha sido un desafío para mí realizar un seguimiento de los equipos en la misma página y asegurar que no falten tareas, porque tenemos todo bajo control con ProofHub.
¿Que puede salir mal en un proyecto?
Aquí se encuentran entre los errores de gestión de proyectos que experimentan la mayoría de los gerentes.
Una empresa que emplea a un gerente de proyecto que carece de la experiencia puede esperar la posibilidad de falla para el proyecto. Aunque un gerente de proyecto neófito puede aprender las cuerdas mientras está en el trabajo, el proceso de aprender los trucos puede significar el fracaso. Siempre es mejor contratar a la persona más calificada para administrar un proyecto.
Los recursos inadecuados necesarios para el proyecto pueden causar falla. Del mismo modo, incluso si tiene un número completo de miembros en su equipo, pero ninguno de ellos tiene las habilidades necesarias para una tarea en particular, será difícil para el proyecto tener éxito. La mala coincidencia de recursos también dará un efecto adverso. Asegúrese de tener todo lo que necesita antes de comenzar cualquier proyecto.
Los gerentes de proyecto deben escuchar las sugerencias de sus miembros. Cuando un gerente de proyecto ignora a su equipo y los desalienta de compartir sus ideas y sugerencias porque cree que es mucho mejor que ellos, los miembros tienden a mantenerse callados. Los gerentes de proyectos deben estar abiertos a sugerencias y aprender a delegar las tareas y demostrar que confía en las habilidades de su equipo.
Entre las trampas de gestión de proyectos que los gerentes de proyectos encuentran es la incapacidad de comunicarse con sus miembros. Cuando ocurre el malentendido, todos se indican dedos y se culpan mutuamente.
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