Una plataforma de eventos virtuales es una herramienta que ayuda a que su evento digital tenga lugar y florezca. Es una forma de traer esa sensación de evento en vivo al mundo digital mediante el uso de tecnología inteligente con elementos de audio, visual e interactivos.
En el corazón de cualquier gran plataforma de eventos virtuales es una forma para que las personas se conecten. El objetivo es aumentar el compromiso de la audiencia mediante el uso de entornos y puntos de contacto interactivos e inmersivos.
Con la plataforma de eventos virtuales correctos, podrá utilizar características y herramientas de compromiso como:
- Espacios de ruptura para redes
- Gamificación
- Transmisión en vivo
- Votación
- Sesiones de preguntas y respuestas y chats junto al fuego
- Meetups virtuales
- Cabinas virtuales
- Facilitación del taller
Algunas plataformas de eventos virtuales también lo admiten en el lado de administración de la planificación de eventos con el registro de eventos y las entradas. Estas plataformas de gestión de eventos con todas las funciones ayudan a simplificar su proceso para que pueda planificar, ejecutar y admitir fácilmente un evento virtual.
Si bien un evento digital carece de esa conexión cara a cara, las mejores plataformas de eventos virtuales lo ayudan a recrear esa atmósfera, y permiten a las personas unirse a usted desde donde sea que se encuentren en el mundo. Esta tecnología abre su evento a muchas más personas y les da una experiencia inmersiva.
La mayoría de las personas se dirigirán automáticamente a una herramienta de videoconferencia como Zoom para una reunión o un evento virtual casual, pero a menudo no son la mejor opción para eventos a gran escala o más inmersivos. Las plataformas de eventos virtuales tienen una ventaja clara sobre las herramientas de videollamadas porque están diseñadas con la interactividad en mente.
¿Cuál es la mejor plataforma para eventos virtuales?
Ahora que sabemos qué es una plataforma de evento virtual, hablemos de lo que puede hacer con ella. Hay bastantes opciones, que cubriremos a continuación:
Por supuesto, no sería una plataforma de eventos virtuales si no pudiera alojar eventos virtuales en ella. El tipo de evento que organiza puede variar, desde seminarios web pequeños y exclusivos hasta grandes reuniones que incluyen a miles de personas de todo el mundo.
Básicamente, estamos hablando de cualquier evento virtual que presente uno o más oradores y una audiencia que sintoniza para escuchar y aprender, pero no necesariamente se hablan.
Una plataforma de evento virtual adecuada contará con un sistema de preguntas y respuestas integradas para que los asistentes puedan hacer preguntas de los altavoces y/o moderadores en momentos específicos durante el evento virtual.
No importa qué tipo de evento esté alojando, en persona o virtual, la participación de la audiencia es clave. Pero las reuniones alojadas a través de Internet deben prestar especial atención al público comprometido, ya que los asistentes pueden iniciar sesión fácilmente y hacer algo más cuando se aburren.
Una sesión de preguntas y respuestas es una excelente manera de involucrar a su audiencia y traerles valor durante su evento virtual. Al seleccionar una plataforma de eventos virtuales, asegúrese de que tenga esta función.
Muchas personas asisten a eventos para establecer contactos con sus compañeros. Esto puede ser difícil de hacer en una configuración digital, especialmente si no se proporciona una opción de chat conveniente. Seleccione una plataforma de evento virtual que permita a los asistentes hablar entre ellos, así como oradores y administradores.
¿Cómo hacer eventos virtuales exitosos?
Dado que el bloqueo y el distanciamiento social serán parte de nuestras vidas por un tiempo, muchos eventos importantes programados para este año se han eliminado o pospuesto.
Por esta razón, muchas empresas y grandes empresas han buscado una solución alternativa pero efectiva que de alguna manera podría reemplazar en ferias y reuniones inteligentes mediante el uso de la tecnología: los eventos virtuales que tienen lugar mediante el uso de aplicaciones y plataformas específicas.
En este período, las personas buscan formas de mejorar sus habilidades y los eventos virtuales permiten fomentar este deseo y demostrar ser una forma relativamente económica de aumentar el interés en una determinada marca. Aquí entonces las empresas y organizaciones se están organizando con éxito para crear seminarios web, seminarios, talleres virtuales para mantener vivos a sus usuarios y no detener por completo las actividades. Preguntas y respuestas sesiones, seminarios web, seminarios técnicos, cursos de capacitación, capacitación, información sobre temas específicos, «Cómo» miniserie: todos estos formatos se adaptan muy bien al rendimiento remoto. Hay varias herramientas que la tecnología hoy pone a disposición de cualquier persona que quiera promocionar un evento en línea, a partir de las redes sociales. Al enfrentar correctamente los diferentes elementos en juego, es posible crear un evento atractivo y productivo que promueva su negocio y realice un valor agregado para la participación.
- Elija la plataforma adecuada para un evento en línea
Cuando el público se vuelve virtual, todo debe ser pensado. Por ejemplo, el tamaño del público ya no dependerá del lugar del evento, sino de la plataforma digital que elige usar. Hay varias plataformas de videoconferencia (VC) que pueden alojar un evento virtual, cada una con sus pros y contras; Es por eso que es bueno tomarse el tiempo para analizarlos correctamente.
¿Qué tecnologías se utilizan para organizar un evento empresarial virtual?
Los eventos virtuales son básicamente los eventos que tienen lugar en el entorno digital a través de medios digitales, Internet y plataformas que permiten a la audiencia y a los organizadores conectarse desde cualquier ubicación.
Ya se trate de conferencias virtuales o seminarios, exhibiciones virtuales, ferias de carrera, ceremonias de convocatoria digital, fiestas virtuales y celebraciones, reuniones virtuales, etc. son parte del ecosistema de eventos virtuales.
Los eventos virtuales ahora han ganado popularidad, ya que han demostrado ser más atractivos, interactivos, rentables, accesibles y fácilmente manejables en comparación con los eventos en vivo.
El registro de eventos es el paso principal más importante para ejecutar un evento exitoso, ya que el proceso de registro fácil y simple asegurará que obtenga la máxima participación de la audiencia a través de los registros máximos.
El registro de eventos es una parte esencial del marketing de eventos, por lo tanto, debe ser perfecta, amigable para los dispositivos móviles y accesibles con un esfuerzo mínimo.
Los aceleventes, CVEN, Eventbrite, etc. son algunas de las mejores y más populares plataformas de registro de eventos en línea que le permiten recopilar información útil de los asistentes, proporcionar insignias, optimizar el registro, etc. Esta herramienta de tecnología de eventos ayudará a realizar su registro de eventos virtuales Más fácil y más interactivo.
Las redes sociales hoy en día son una parte integral del ecosistema de marketing y comunicación, especialmente cuando se trata de marketing de eventos, las redes sociales son la mejor plataforma.
¿Cómo llevar a cabo un evento virtual?
Los expertos comparten sus mejores consejos para organizar un evento exitoso en línea.
En las últimas semanas, muchos eventos cancelados, desde conciertos hasta conferencias, han sido reemplazados por los virtuales. Y en el proceso, muchos se están dando cuenta de que mover eventos en línea no se trata solo de control de daños; En realidad trae beneficios propios.
«Para empezar, el alcance puede ser mucho mayor», señala Olga de Giovanni, gerente global de relaciones públicas y comunicaciones de la consultoría de marketing y medios Ebiquity (se abre en New Tab). «Nuestros seminarios web iniciales, por ejemplo, atrajeron de cinco a 10 veces más participantes que nosotros, y también llegamos a una audiencia internacional».
Vinda Souza, vicepresidente de comunicaciones globales en Bullhorn (se abre en New Tab), también está entusiasmada con las posibilidades de eventos virtuales. «El hecho de que prácticamente no hay barrera para la asistencia, aparte del acceso a Internet, significa que hay capacidad para invitar a muchas más personas», dice ella. «Aquellos que de otro modo no podían darse el lujo de viajar, estar lejos de su computadora, salir de la noche a la mañana y estar lejos de su familia o tener preocupaciones de movilidad ahora pueden asistir».
Entonces, ¿cómo haces que tu evento sea un éxito? En este artículo, reunimos el mejor consejo de los veteranos y de aquellos que se han unido recientemente a la fiesta.
El primer punto puede ser obvio, pero vale la pena declararlo: cualquier evento que organice debe tener en cuenta las extrañas circunstancias en las que todos nos encontramos en este momento. Dan Peden, director de estrategia de la agencia de marketing Journey (se abre en la nueva pestaña), ofrece un ejemplo típico. «Tuvimos una serie de eventos orientados a la marca en Manchester, Leeds y Londres planeados en los próximos meses, pero tuvieron que repensarlos por completo», dice.
¿Cómo hacer un evento virtual exitoso?
Para crear algo excepcional, su mente debe centrarse en los detalles más pequeños. Mientras que los factores principales hacen el evento, los factores minuciosos lo transforman. Con Covid-19 volteando nuestras vidas, las reuniones físicas parecen una idea muy atractiva. Las reuniones virtuales se han convertido en parte de nuestras vidas y nos estamos adaptando a este nuevo estilo de vida.
Las plataformas de redes sociales y las aplicaciones en línea tienen un medio para organizar eventos que van desde conferencias, interactivas, entretenimiento, conciertos en línea, conversaciones y mucho más. Un año o dos atrás todavía estábamos hablando sobre el futuro y el potencial de los eventos que tienen lugar en línea. Sin embargo, una crisis y nosotros ya estamos adoptando lo que fue la charla del futuro lejano.
Título: El futuro del evento físico ahora será virtual. Fuente: ApolloenTerTernment/Pixabay
YouTube, Bookmyshow, Zoom, Facebook, Instagram, Gotowebinar, Vimeo, Younw, Crowdcast y mucho más se han convertido en las plataformas de referencia para organizar todo tipo de eventos. Sin embargo, cada ira llega a su fin si no se construye de manera creativa y entretenida. Para hacer que los eventos en línea sean mucho más divertidos que ser mundanos, el emprendedor India habló con Varun Chibber, fundador y director de Apollo Live Entertainment que es un planificador de eventos expertos, se ha movido hacia eventos virtuales.
«Los eventos virtuales están en aumento. Desde el brote Covid-19, las empresas se han probado una y otra vez. Digital siempre fue una cosa, sin embargo, ahora se ha convertido en una herramienta comercial aún más fuerte. O se adapta o cae. Por lo tanto, organizar un evento virtual es la manera perfecta de participar, entretenimiento tanto a los inversores comerciales como a los espectadores. Todo lo que necesita es mantener a las personas enganchadas «, dijo Chibber.
¿Cómo realizar un evento paso a paso?
Un paso adelante es un ejercicio básico que puede hacer en el gimnasio, en casa o incluso afuera para fortalecer las piernas y el trasero. Siempre que tenga acceso a un paso resistente, caja, banco o silla, puede hacer este ejercicio de capacitación de fuerza baja. Además de apuntar a los músculos de la pierna y el trasero, esto también es perfecto para obtener su ritmo cardíaco, para que pueda hacerlo como parte de su calentamiento. Si eres nuevo en este ejercicio, pisa algo bajo, entonces avanza hacia algo más alto. Este ejercicio requiere equilibrio, así que concéntrese en mantener su núcleo fuerte para la estabilidad.
Antes de comenzar, busque un paso, silla, caja o banco que cuando coloque el pie sobre él, la rodilla se inclina a un ángulo de 90 grados. Los bancos de peso o las cajas de plato son a menudo la altura correcta, pero una silla de comedor también puede funcionar para una sesión de entrenamiento de fuerza en el hogar. Si esto parece demasiado alto, comience con un paso o caja inferior.
- Para comenzar, coloque todo el pie derecho en el escalón, la silla, la caja o el banco. Presione el talón derecho mientras sube al banco, trayendo el pie izquierdo para encontrarse con su izquierda para que esté parado en el banco.
- Regrese a la posición inicial bajando con el pie derecho, luego la izquierda para que ambos pies estén en el piso.
- Complete 15 pasos liderando con el pie izquierdo, luego repita otros 15 pasos que conducen con el pie izquierdo. Hacer tres sets.
Esta es una variación de punta de punta que desafiará su equilibrio y trabajará aún más sus glúteos. Esta versión funciona mejor con un banco de peso más corto o una mesa de café en lugar de una silla: ¡prepárate para sentir la quemadura!
¿Qué tipos de eventos virtuales existen?
Un evento virtual es un evento que tiene lugar digitalmente. Hace uso de características como seminarios web, videollamadas y juegos en línea. Su objetivo es ofrecer una experiencia de evento holístico sin exigir que los asistentes salgan de sus habitaciones.
Este artículo enumera los eventos virtuales más comunes que han estado proporcionando a los clientes y a sus audiencias un valor enorme en estos tiempos. Entonces, repasemos algunos de estos.
La demanda de conferencias virtuales se ha disparado debido a sus resultados estelares. Con poderosas herramientas en línea para la participación, los organizadores han podido llegar a un público más amplio e invitar a oradores principales de todo el mundo. Esto ayuda a ahorrar costos y cumplir sus objetivos de manera más efectiva que una conferencia física.
Todos estamos de acuerdo en que el objetivo básico de cualquier negocio es mejorar las ganancias maximizando los clientes potenciales. ¿Pero realmente los maximizábamos si no estuviéramos llegando a una audiencia global? La mejor parte es que nunca es demasiado tarde para hacerlo bien. Organizar una feria y exposición virtual puede permitir a los organizadores involucrar a las perspectivas en todo el mundo. Luego, pueden usar herramientas de chat en vivo, educarlas sobre sus ofertas utilizando seminarios web en vivo y convertir clientes potenciales cálidos con una tienda electrónica en el evento.
Poner una boda puede ser una pesadilla. Desde la reserva de salas hasta los proveedores finalizados, siempre hay muchos sitios web de búsqueda y ejecutándose después de los proveedores involucrados. Las exposiciones de la boda hacen que sea más fácil evitar este caos ofreciendo a todos los vendedores bajo un mismo techo para que los asistentes elijan la basura. Esta solución única para bodas está en línea para ayudar a que la planificación de bodas sea aún más conveniente.
¿Qué tipos de eventos empresariales virtuales se organizan en la actualidad?
Los seminarios web se encuentran entre los tipos de eventos virtuales más populares. Son aplicables para cada industria. Los seminarios web generalmente se llevan a cabo como presentaciones o como reuniones de equipo virtual en tiempo real.
Para alentar la participación de los asistentes, los hosts de seminarios web generalmente usan sesiones o encuestas de preguntas y respuestas. Este y otros datos de la audiencia, como los tiempos de vista, los compromisos de chat y la participación de la actividad, hacen que los seminarios web sean recursos altamente valiosos para la participación de la comunidad. De hecho, muchas organizaciones han aprendido cosas sobre sus donantes, seguidores y clientes de seminarios web.
Los seminarios web también son baratos y fáciles de autoproducirse. Pero cuanto más las personas descubren el potencial de marketing del contenido de seminarios web registrados, más probabilidades tienen de aumentar su inversión en producción.
Las conferencias virtuales tienen como objetivo replicar el formato multidimensional de conferencias en persona, por lo que los hosts necesitan una plataforma de eventos virtuales que pueda manejar las sesiones en varios formatos, así como una mayor interactividad. Al igual que una conferencia física, una conferencia en línea también cuenta con etapas principales, salas de ruptura simultáneas, oportunidades de redes, áreas de proveedores y concursos. La funcionalidad en tiempo real (texto/chat de video; actividades sociales) tiene mayor importancia en las conferencias, ya que los asistentes van allí para establecer contactos tanto como cualquier cosa.
En comparación con las conferencias en línea, las cumbres virtuales generalmente presentan un solo anfitrión o moderador que es responsable de guiar conversaciones entre entrevistados, oradores invitados, oradores principales y panelistas. El enfoque de las cumbres es un mensaje singular y un llamado a la acción. Tener este objetivo enfocado significa que es mejor usar una plataforma virtual con menos características interactivas que la que se usa típicamente para conferencias virtuales.
¿Qué es un evento virtual?
Un evento virtual es un evento que reúne a los participantes en una plataforma web y les ofrece un contenido que se puede usar en línea. Si ha participado en una reunión usando una herramienta de videoconferencia o, más simplemente, si ha visto una lección de capacitación a pedido, también experimentó un evento virtual. ¿La primera ventaja de este modo de reunión? ¡Ten la oportunidad de seguirlo directamente desde la comodidad de su escritorio!
Pero los beneficios no terminan ahí. Los eventos virtuales no tienen nada que envidiar a los eventos en persona, de hecho, son un valor agregado para su programa de reunión. ¿Cómo hacerlos exitosos y hacernos olvidar la pantalla que nos divide? ¡Solo tenga en cuenta algunas precauciones que les diré más tarde!
Habrá participado en eventos en línea muchos diferentes entre sí, con diferentes temas y estructuras heterogéneas. Esto se debe a que hay varios tipos de encuentros virtuales entre los que puede elegir. Debe considerar estos eventos no como un reemplazo de otros tipos de reuniones, sino como una nueva forma de interactuar para agregar a su programa para dar un impulso adicional a su comunicación.
Veamos cuáles son los 4 tipos principales de eventos virtuales.
- Webinar: un seminario web le permite reunir a los participantes potencialmente de todo el mundo en una plataforma web para escuchar un contenido de interés presentado por uno o más altavoces. Las empresas pueden hacer que su participación salga u ofrezca de forma gratuita; Su duración es generalmente de 45 a 80 minutos. Los seminarios web utilizan herramientas de videoconferencia que permiten la interacción con el público, por lo que le permiten hacer preguntas y respuestas. Es posible realizar una presentación en vivo u ofrecer un video pregrabado, en cualquier caso, los seminarios web tienen una naturaleza educativa y pueden incluir formaciones internas o externas.
- Conferencias virtuales: las conferencias virtuales son muy similares a las conferencias en persona. Generalmente se basan en una agenda que incluye discursos de apertura, sesiones, descansos y más. Incluso en una conferencia virtual, los participantes tienen la oportunidad de interactuar en tiempo real y elegir los contenidos más relevantes que se agregarán a su programa.
- Eventos híbridos internos: ya sean eventos comerciales, cursos de capacitación, reuniones de departamento o inauguraciones, los eventos híbridos internos se utilizan para compartir un mensaje a toda la compañía cuando los empleados no están todos reunidos en el mismo lugar. Elegir un evento virtual permite ahorrar costos y organización de transporte onerosos que requeriría un evento en persona. Además, también podemos incluir actividades de construcción de equipos en eventos híbridos internos.
- Eventos híbridos externos: este tipo de eventos se dirige a aquellos que son externos a la organización y pueden ser conferencias de usuarios o conferencias sectoriales. Los eventos híbridos externos requieren altos niveles de producción de video para ofrecer a los participantes contenido de alta calidad y las mismas posibilidades de red que permitiría un evento en presencia. En este enlace encontrará un artículo en profundidad sobre el tema.
Las tendencias de Secondoogle, el mundo se está orientando cada vez más hacia lo virtual: solo tienes que seguir la tendencia y aprender la mejor manera de comunicarse en línea.
¿Qué tipo de tecnología apoya la realización de un evento virtual?
La tecnología de eventos está en el corazón de la tendencia de los eventos virtuales. Desde comercios en línea hasta seminarios web y conferencias y actuaciones de transmisión en vivo, la tecnología lo hace todo posible. Pero, ¿cuáles son las herramientas tecnológicas esenciales que necesita para planificar un evento virtual, impulsar los registros y el compromiso, y ejecutar el evento sin problemas? Aquí observamos las 10 principales herramientas de tecnología de eventos virtuales que necesita para elaborar eventos que exciten, entretengan y educen.
Al igual que los eventos en persona, los eventos virtuales se benefician de un sitio web de eventos dedicado. Estos sitios web proporcionan una «base de operaciones» para sus eventos virtuales, lo que crea una sensación de realidad para los eventos en la esfera digital. Cada evento digital atrae a los huéspedes que mantienen un punto de vista en las redes sociales, otros que ven su bandeja de entrada de correo electrónico y aún otros que no revisan estos canales. Un sitio web de eventos mantiene a todos en la misma página.
Aquí están los elementos esenciales de un sitio web de eventos virtuales:
- Cuando y donde. ¿Cuál es la fecha y la hora de inicio del evento? ¿Dónde se encuentran la gente en línea? (es decir, ¿cuál es la plataforma central en línea para el evento?)
- ¿Qué está sucediendo y por qué la gente debería asistir? Describa claramente lo que la gente obtendrá del evento virtual si se registran. ¿Conocimiento? ¿Oportunidades de establecer contactos? ¿Entretenimiento? Este es el lanzamiento de su evento que impulsa las inscripciones en el hogar.
- Marca clara. Debe ser evidente instantáneamente quién está al frente de un evento. En algunos casos (piense en Sundance Festival o CES), el evento en sí es la marca principal. Pero para muchos eventos, la marca principal será la empresa u organización que organice el programa virtual.
¿Qué se necesita para realizar un evento virtual?
Pasarse al futuro de los eventos corporativos será interesante porque los asistentes a su evento esperarán eventos en línea o tendrán una opción híbrida para aquellos que no pueden asistir en persona. Quieren contenido a pedido que puedan ver en su conveniencia y la capacidad de establecer contactos con colegas de todo el mundo.
Como planificador de eventos experimentado, debe conocer las mejores maneras de llegar a su audiencia, ya sea en persona o que asistan prácticamente. Su empresa debe organizar una reunión virtual porque son:
- Reutilizable: puede grabar notas clave y expositores y reutilizar el contenido para el futuro marketing de eventos.
Ahora que sabe por qué su próximo evento debe estar en una plataforma virtual, nuestra lista de verificación integral llevará su evento de la concepción al seguimiento y lo ayudará a convertirse en un experto en eventos virtuales.
¡La parte más difícil de cualquier viaje es el primer paso, y esto no podría ser más preciso para la producción de eventos! Aunque la etapa de planificación temprana puede ser abrumadora, es la parte más importante de un evento exitoso.
Aquí hay algunas formas de optimizar el proceso de planificación de eventos desde el principio para garantizar que sus asistentes tengan la mejor experiencia posible y que su mensaje principal sea bien recibido.
- Reutilizable: puede grabar notas clave y expositores y reutilizar el contenido para el futuro marketing de eventos.
Ahora la parte divertida: ¡tu evento en acción! Sabes que, aunque has dedicado mucha energía a la planificación previa, el trabajo continúa durante el evento. Deberá tomar medidas para asegurarse de que todo esté funcionando sin problemas y estar listo para intervenir si surgen problemas.
¿Qué tipos de eventos se pueden realizar de forma virtual?
Un evento mundial virtual exitoso no necesita tener un objetivo comercial específico. Su próximo evento en línea puede ser algo divertido para que su equipo disfrute en un entorno virtual. Aquí hay algunas ideas a considerar.
Haga que los empleados compitan contra otros en un concurso público o organicen una noche de trivia interna donde los departamentos compitan entre sí.
Un sorteo virtual puede recompensar a sus empleados o clientes leales. Invite a las personas a asistir y dar a cada uno una entrada a su concurso.
Las actividades de atención plena como la meditación y el yoga pueden ayudar a su equipo a controlar sus pensamientos. Ofrezca como una opción cada mes para mejorar la moral.
Use las redes sociales para involucrar a los clientes o empleados en un concurso en curso. Por ejemplo, un gimnasio local puede crear un desafío de levantamiento de peso en el que las personas puedan participar con un hashtag.
La noche de juegos en una plataforma de chat de video puede funcionar como una actividad de construcción de equipos. O puede organizar desafíos de juegos continuos donde las personas se conectan en las redes sociales.
Las clases de fitness de video fomentan el bienestar. Invite a un instructor invitado o haga que su equipo se registre como asistentes virtuales para una clase pública. Alternativamente, los entrenadores o gimnasios personales pueden ofrecerlos para los clientes.
Las salas de escape se han convertido en salidas divertidas y ejercicios de construcción de equipos. Encuentre una sala virtual para alentar a los trabajadores remotos a colaborar y encontrar soluciones creativas.
Los misterios de asesinato también fomentan la resolución de problemas. Cree la suya o encuentre una compañía de eventos en línea que aloje una para invitar a sus empleados.
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