Después de nuestros artículos sobre la gestión de equipos de proyectos remotos, observamos 7 puntos de dolor de gestión de proyectos que los equipos de proyectos remotos pueden enfrentar y ofrecer algunas técnicas y consejos para facilitarlos.
Atrás quedaron los días en que un equipo de proyecto consistió en un grupo de trabajadores unidos en el mismo lugar, todos monitoreados de cerca por los supervisores y su gerente de proyectos. Ahora, administrar un proyecto en el mundo moderno del trabajo remoto, los proveedores subcontratados y la colaboración en línea trae su propio conjunto distintivo de desafíos.
Esta nueva forma de trabajar ha introducido un conjunto único de posibles puntos débiles: problemas que realmente pueden dañar su proyecto, no solo de forma aislada, sino repetidamente. El primer paso para evitar estos posibles puntos débiles es identificarlos. Solo entonces pueden ser controlados y administrados de manera efectiva.
La organización de un proyecto exitoso es a menudo la parte más desafiante de la entrega de un proyecto. Cuando se trata de trabajadores remotos y proveedores subcontratados, planificar y realizar un seguimiento de las tareas puede ser particularmente problemático. Planificar, delegar tareas y luego realizar un seguimiento de esas tareas son todos los procesos que son vitales para un proyecto que se ejecuta sin problemas. Una vez que se han establecido estos procesos, el gerente del proyecto puede cambiar a otras responsabilidades importantes.
Obtener este aspecto organizacional del trabajo de un gerente de proyecto juntos es una gran base para que las buenas prácticas se pongan en marcha. Las herramientas de organización, como las de una gestión efectiva de recursos o una planificación de capacidades, ayudan a garantizar que los equipos se mantengan en el objetivo y se mantengan organizados sin requerir la supervisión constante de un gerente de proyecto o que alguien tenga que recordar cada elemento de acción que se delega a un colega.
Para producir estimaciones precisas del proyecto, debe confiar en sus datos y la calidad de esos datos. Comprender la importancia de los datos en sus proyectos y cómo esto afectará la planificación futura es uno de esos puntos de dolor de gestión de proyectos que también es un problema de datos.
¿Cuáles son los puntos de un proyecto?
Los gerentes de proyectos inteligentes son conscientes del papel de sus partes interesadas del proyecto.
Identificar, comprenderlos y conocerlos desde el principio es crucial para el éxito del proyecto.
«Cada parte interesada tiene sus propios objetivos, motivos y expectativas del esfuerzo que está a punto de comenzar».
Como gerente de proyecto, debe saber eso y planear acomodar esas expectativas siempre que contribuyan a la misión general y al objetivo final del proyecto.
Al mismo tiempo, no haga huesos sobre establecer las expectativas correctas de cuáles de sus objetivos serán cumplidos y no serán cumplidos por el proyecto en cuestión.
Establezca entrevistas y sesiones de revisión de requisitos para obtener una visión en profundidad de dónde provienen de cuáles son sus principales motivadores.
Estarás en una mejor posición para poner su piel en el juego: «éxito de tu proyecto».
Independientemente de un trillón de menciones fuertes, algunos gerentes de proyectos aún terminan jugando su proceso de recopilación de requisitos.
La recolección de requisitos es lo que hace o rompe su proyecto.
Sea muy detallado en su enfoque y pase un tiempo considerable y esfuerzos honestos a esta actividad crucial de gestión de proyectos.
- Reunirse con todas las partes interesadas
- Requisitos de captura
- Revisarlos con el equipo del proyecto tanto como sea posible
- Establezca un seguimiento y sesiones de preguntas y respuestas con sus partes interesadas
- Asegúrese de que los supuestos se enumeren, se entiendan y acorden
- Establezca una fecha límite mediante la cual se aceptarán actualizaciones o cambios en los requisitos
¿Cuáles son los puntos del proyecto?
El primer problema en la gestión de un proyecto exitoso es que debe estar dispuesto a rodar con los golpes, a menudo en la gestión de proyectos o el liderazgo, tenemos un sesgo cognitivo, esa pequeña voz en la parte posterior de su cabeza que le dice que se mantenga firme pero Es importante preguntarse, ¿estos datos cambian mi comprensión? ¿Estos datos cambian su comprensión?
Adapte su enfoque en función de los hechos sobre el terreno, cuando los hechos cambian, cambie su enfoque.
Recuerde que el enfoque de arriba hacia abajo de Yesteryear se está eliminando a medida que los Millennials y la Generación Z se centran más en una estructura plana en los negocios. Las personas no buscan salario, buscan potencial.
Las relaciones entre el liderazgo y los subordinados son más informales que el antaño y es importante establecer límites en torno a ser corteses pero no amigos.
No permita que un subordinado sea maniobra en torno a las pautas y procedimientos establecidos en su lugar. Los amigos perdonan y olvidan; hacer excepciones a los errores, los líderes no. Apoye a la persona de la manera correcta con la retroalimentación y el desarrollo en tiempo real. Al principio podría picarlos, pero establece un precedente para garantizar que todos estemos operando bajo el mismo punto de referencia
La retroalimentación es un regalo, pero a menudo nos centramos en el desarrollo más de lo que nos enfocamos en puntos de elogio. Asegúrese de reconocer los esfuerzos de su equipo, ya sea por un correo electrónico, grite en una reunión de equipo o algo con un valor monetario adjunto (regalo/bonificación et al).
¿Alguna vez le ha pedido a un niño que limpie su habitación? Le pedí a mi hija que ordenara su habitación y cuando estaba arriba escuché una gran explosión. Corrí escaleras arriba para ver lo que estaba sucediendo y ella había dejado caer un gran castillo de princesa que estaba tratando de poner sobre la mesa y dije que era su culpa porque debería haber sido más cuidadosa moviéndolo. Pero en realidad, debería haber revisado la tarea que le estaba pidiendo que se desempeñara de antemano y la rompiera en cosas dentro de su capacidad de hacer y la ayudó con las partes que no podía.
¿Cómo se debe presentar un proyecto?
Debido a la pandemia covid, las reuniones en persona pueden estar fuera de discusión en el futuro cercano. Afortunadamente, las presentaciones del plan del proyecto virtual son una excelente alternativa.
- Practique el uso del software con anticipación, para que se sienta cómodo con la navegación y las opciones, como el silenciamiento y los participantes desmitantes.
- Envíe una copia de su agenda y presentación de antemano en caso de que tenga problemas para compartir su pantalla.
- Describe cualquier expectativa técnica al comienzo de la conferencia (es decir, no use chat, deje preguntas al final, etc.)
- Solicite la aprobación para registrar la reunión, para que pueda compartirla con los participantes que no pudieron asistir o regresar y revisar las preguntas.
En general, antes de haber creado y presentado su plan de proyecto, ya habrá discutido las expectativas y requisitos clave del proyecto con su cliente. Los objetivos, los hitos, los criterios de aceptación, etc., generalmente se comunican de antemano, lo que lleva a lo que es el enfoque del proyecto del cliente, lo que garantiza que los objetivos comerciales de su cliente se aborden adecuadamente y la transparencia se mantenga en todo el proyecto.
Pero, hay algunas preguntas que aún es posible que deba hacer durante la presentación; Aquí está el top cinco:
- Practique el uso del software con anticipación, para que se sienta cómodo con la navegación y las opciones, como el silenciamiento y los participantes desmitantes.
- Envíe una copia de su agenda y presentación de antemano en caso de que tenga problemas para compartir su pantalla.
- Describe cualquier expectativa técnica al comienzo de la conferencia (es decir, no use chat, deje preguntas al final, etc.)
- Solicite la aprobación para registrar la reunión, para que pueda compartirla con los participantes que no pudieron asistir o regresar y revisar las preguntas.
Artículos Relacionados:
- Cómo establecer objetivos medibles para tu próximo proyecto
- ‘Cómo plantear un proyecto paso a paso para tener éxito’
- Ejemplos de proyectos exitosos: cómo planificar y ejecutar un proyecto de éxito
- ¡No te rindas! Aquí están las mejores maneras de superar un fracaso en un proyecto
- Fases de un proyecto: análisis, planificación, ejecución, seguimiento y cierre
