Puede evaluar un evento de varias maneras. Cada método puede ofrecer resultados fantásticos e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Las siguientes son algunas formas de recopilar datos que puede usar en la evaluación posterior al evento:
El aporte más relevante vendrá de aquellos que asistan a su evento. Las respuestas de los asistentes son un informe esencial del éxito de un evento.
Preguntar a los asistentes sobre el evento le proporcionará sus impresiones y sentimientos al respecto. Puede recopilar todos los datos a través de encuestas posteriores a los eventos, consultas de redes sociales, seguimientos de correo electrónico u otros métodos.
Solo incluya preguntas breves y detalladas que capturan comentarios genuinos y muestren cómo se sienten los visitantes sobre el evento. El uso de una forma de escala 1-10, por ejemplo, proporciona comentarios significativos en el informe. En lugar de preguntar: «¿Cómo estuvo el evento?» Puede preguntar «en una escala del 1 al 10, ¿qué tan exitoso cree que fue el evento?» Como resultado, a los participantes les resultará más fácil completar y más medible.
Las redes de redes sociales y la cobertura de los medios pueden ser un lugar valioso para obtener comentarios, tanto positivos como negativos. Asegúrese de tener un hashtag único y aliente a las personas a usarlo.
Examine los aportes de las redes sociales de los participantes después del evento e integre en su evaluación general posterior al evento para esta información podría ser bastante útil.
Cuando las redes sociales son zumbidas, indica que sus invitados y su público objetivo están prestando atención. Los eventos, teasers y anuncios previos al evento pueden ayudar a generar emoción antes del evento. Mientras tanto, para mantenerse en contacto con su audiencia después del evento, puede transmitir entrevistas en video y grabaciones de audio-video que recuerdan los momentos más divertidos.
¿Cómo puede ser la evaluación de un evento?
La evaluación de eventos es una de las partes más difíciles de la gestión de eventos. En la superficie, es una pregunta simple. ¿Se disfrutaron los participantes o los asistentes? Si es así, gane. Si no, hazle mejor la próxima vez. Sin embargo, como todo en la industria de planificación de eventos, es mucho más complicado evaluar adecuadamente un evento de lo que parece inicialmente.
Con suerte, esta página le mostrará los métodos que puede usar para evaluar un evento.
Medir el éxito de cualquier empresa generalmente significa comparar lo que sucedió con los objetivos originales establecidos. Esta será una mezcla de intangibles y tangibles y es su trabajo dar sentido a lo que encuentra y ser honesto sobre el resultado. Esta página le mostrará algunas de las formas en que puede realizar la evaluación de eventos para entregar los datos que necesita para juzgarlo un éxito o no.
La evaluación de eventos es mucho trabajo e implica muchos datos, entonces, ¿por qué molestarse? Mientras el patrocinador esté feliz y todos lo pasaran bien, eso es todo lo que importa, ¿verdad?
La evaluación posterior al evento le permite evaluar cuán precisas fueron sus proyecciones en todos los ámbitos. Proporciona comentarios tangibles e intangibles que puede llevar a su próximo evento y puede proporcionar justificación para que su patrocinador actual quiera volver a trabajar con usted.
Saber exactamente cuán exitoso fue un evento es igualmente importante para el patrocinador del evento. Necesitan haber devuelto su inversión. Necesitan haber aumentado el reconocimiento de la marca, mejorar su perfil de marca, entregar las promesas del evento y crear relaciones públicas positivas como resultado. Es posible que necesiten justificar más eventos y la evaluación de eventos les da los datos para hacerlo.
¿Cómo se puede evaluar un evento?
Establecer objetivos para un evento es más fácil decirlo que hacerlo. Es más difícil establecer estándares y declarar un evento exitoso después de cumplir con ellos. Para proporcionar tangibilidad al problema, el mejor enfoque es comenzar con la definición del público objetivo para quien se ha organizado el evento. En el caso de los eventos comerciales, la audiencia podría ser usuarios finales que usan los productos de la compañía. Se puede conceptualizar un evento para lograr diferentes cosas para una audiencia diferente. Una vez que se ha definido la audiencia, el siguiente paso es identificar y poner en papel lo que cada uno de los audiencia se espera que piense, sienta y haga en el evento, que no pensó, sintió o lo hizo de antemano. Esto agrega un elemento de tangibilidad a los procedimientos de evaluación y medición.
El número de mega eventos ha aumentado dramáticamente en los últimos años y los costos de los eventos de organización también han aumentado exponencialmente. Los costos de producción en eventos importantes pueden ser enormes y, por lo tanto, en el futuro cercano uno puede esperar que las empresas comiencen a hacer preguntas sobre la efectividad de sus eventos para ver si su dinero se está gastando con prudencia.
La creatividad se deriva del entusiasmo de la palabra griega que literalmente se traduce en «Dios, dentro». Pensarse en evaluar un esfuerzo de este tipo que se considera que es obra de los propios dioses exige una cierta cantidad de sensibilidad durante la evaluación. La evaluación objetiva también debe tener en cuenta la naturaleza del concepto y el proceso de ejecución del evento en su totalidad. Por profesional que sea la evaluación, hay alcance de error y juicio erróneo si no se cumple la sensibilidad. Esto se debe a que se necesita una mente creativa y sensible para detectar preguntas o situaciones incorrectas en las que hacer preguntas podría ser el método incorrecto y la observación podría ser más apropiada. Una de las formas de fomentar y alentar esta sensibilidad es colocar la evaluación dentro del contexto de un enfoque de equipo desde la conceptualización hasta la realización del evento.
Por experiencia, se sabe que las personas involucradas en un evento son más abiertas. mental y menos comprometido con cualquier curso de acción particular antes de que ocurra el evento. Otro aprendizaje más es que, si se demuestra que las cosas están mal después de tomar una decisión, la mayoría de las personas involucradas en el proceso de toma de decisiones pueden tratar de lavarse las manos de la culpa. Por lo tanto, agregar sensibilidad al proceso de evaluación es muy importante.
¿Qué instrumentos son utilizados para evaluar un evento?
Explore dos encuestas de evaluación diferentes diseñadas para usarse en múltiples eventos y luego tómese un momento hoy para redactar las suyas.
La evaluación es clave para mejorar la divulgación y la programación, y para comunicar el valor de su trabajo. Y si bien la evaluación es importante durante todo el proceso de participación del propietario, un aspecto que es relativamente simple de obtener y que puede ser particularmente útil para proporcionar información es la evaluación de eventos. Es aún más útil si tiene los mismos eventos o similares repetidamente.
A continuación se presentan dos plantillas de evaluación que se desarrollaron para ser utilizadas en todos los eventos, y que pueden servir como un punto de partida útil para su propia evaluación de eventos.
Instrumento de encuesta completo desarrollado por Jennifer Fawcett y Laurel Kays, NC State University Extension, en colaboración con el equipo Tele.
El objetivo principal de los creadores era desarrollar un instrumento de evaluación que pudiera usarse en toda la región para evaluar los eventos de aprendizaje y quema organizados por diferentes socios, por lo que los eventos podrían compararse, incluso si no fueran exactamente lo mismo. También querían evaluar el aprendizaje de los participantes y cualquier cambio en las acciones (previstas). Finalmente, querían tener una sensación de barreras a la acción para poder buscar oportunidades para reducir esas barreras en el futuro.
- Los creadores se centraron en preguntas que serían aplicables en diferentes eventos para permitirles identificar temas y rastrear las tendencias entre los programas y con el tiempo. Mantienen metadatos sobre eventos para que puedan comparar eventos de medio día versus de día completo, o eventos que incluyen demostraciones versus las que no lo hacen.
¿Cuáles son los instrumentos para evaluar un evento?
Planificar y organizar un evento requiere mucho trabajo duro y dedicación. Por lo tanto, es muy importante medir el éxito de su evento para comprender lo que salió bien y lo que se puede mejorar en eventos futuros. Según la investigación, aproximadamente el 91% de los tiempos, las empresas miden el éxito de sus eventos por el número de asistentes presentes. Sin embargo, hay tantos indicadores de un evento exitoso más allá del número de asistente. Aquí hay 7 KPI (indicadores clave de rendimiento) de un evento exitoso que puede tener en cuenta.
El primer número medible que indica la tasa de éxito de cualquier evento es el número de boletos que se venden. Además, es prudente mirar los registros realizados por personas que asisten al evento. Es habitual que algunos compradores de boletos se pierdan el evento. Sin embargo, una diferencia menor entre los dos números indica un mejor éxito.
Enviar encuestas a los asistentes después del evento es una excelente manera de comprender las tasas de éxito. Recuerde mantener sus encuestas cortas y al punto para obtener el máximo impacto. Una vez que tenga los resultados de vuelta, calcule el NPS (puntaje del promotor neto) para las preguntas de la encuesta para determinar el sentimiento de sus asistentes con respecto al evento. Esta es una excelente manera de prepararse mejor para eventos futuros.
En esta era de conectividad digital, la actividad de las redes sociales de los asistentes al festival es casi un indicador de éxito en tiempo real. Para hacer las cosas fáciles de rastrear, puede pedirle a la audiencia que comparta un hashtag particular del evento y luego descubra cuántas veces se ha mencionado y compartido en plataformas como Facebook, Twitter e Instagram.
¿Cómo se puede medir un evento?
La gente no solo hace cosas por el bien. Del mismo modo, la gente no solo organiza eventos por el bien. Puede organizar un evento por una o muchas razones: para divertirse, vender algo, celebrar algo, informar, difundir la conciencia, lo que sea.
Entonces, si ha organizado un evento por una razón en particular, tiene que haber una forma de medir cuán exitoso fue para satisfacerlo. Seguramente.
Desafortunadamente, no hay ningún número maestro que define qué tan bueno es un evento. Es una pena. ¿Quizás podrías inventar uno? Podrías nombrarlo después de ti mismo. Tal vez podríamos, la fórmula Spacehuntr o la escala Spacehuntr. Hmm, nos pondremos en contacto con eso en eso.
Siendo realistas, probablemente pueda tener una idea de cómo va su evento caminando, viendo las caras de las personas y disfrutando de la atmósfera. Pero lo que proponemos es una inmersión realmente profunda, y te mostraremos cómo. ¡Un análisis que tiene cosas significativas que decir sobre cómo era y cómo podría, debería ser y puede ser!
Como cuando abres un paquete de galletas, una nunca es suficiente. Necesitará entre 3 y 5 indicadores de rendimiento clave (KPI).
Y solo porque uno de sus KPI es bajo, no significa falla. Por ejemplo, digamos que tiene una tasa de asistencia deficiente, su evento aún puede ser un éxito si obtiene una gran cantidad de clientes potenciales calificados, ¿sabes?
También es una buena idea tener una combinación de indicadores cualitativos y cuantitativos. Cualitativo es describir y analizar con palabras. Cuantitativo es usar números.
¿Cómo evaluar un evento y una exposicion?
Durante años, el escaneo de insignias ha sido un
forma común de medir el éxito en eventos y exposiciones comerciales. Parece un
forma rápida y eficiente para que los expositores registren y recopilen datos sobre los asistentes. Viendo
La larga lista de nombres e insignias escaneadas al final de un programa podría dar un
sentido de gratificación instantánea, pero cuánto de un verdadero reflejo de su
¿El éxito del evento da?
Aquí, explicaré por qué Insignia
escanear es el enfoque incorrecto y cómo puede usar una forma más sofisticada de
Mida la actuación de su exposición.
Claro, el escaneo de insignias es fácil y,
Si le falta confianza al tratar de hablar con los asistentes, puede parecer un
Excelente manera de recopilar muchos datos sin molestar demasiado a los asistentes.
Sí, puede tener cientos o
Miles de nuevos contactos. Pero cuántas de estas son personas que realmente tienes
¿comprometido con? ¿Cuántos de estos contactos están esperando ansiosamente escuchar?
de ti siguiendo el programa? ¿Quién te recordará cuando envíes tu correo electrónico?
Boletín, ¿y quién irá directamente al botón para cancelar la suscripción?
Escaneo de insignias con cero compromiso
o la construcción de relaciones derrota el punto de marketing cara a cara.
Exposiciones y eventos te dan un
Oportunidad única para involucrar, educar, informar e inspirar a su público objetivo.
Todo esto es parte de la construcción de relaciones, que pueden resultar en ventas, ofertas o
asociaciones a largo plazo.
Si se toma el tiempo de planificar,
Ejecutar e invertir en una exposición, debe centrarse en los clientes potenciales de calidad. Y
La forma de conducir esto es a través de conversaciones cara a cara significativas.
¿Cómo evaluar el éxito de un evento?
Vender muchos boletos es sin duda un buen palo para evaluar el éxito de su evento, aunque es solo uno de los muchos barómetros. Es importante que tenga alguna forma de medir el éxito del evento para mejorar aún más.
Debe tener múltiples métodos en mente mucho antes de que comience la fase de planificación del evento.
Es un hecho que debe estar activo en las redes sociales en los días previos al evento. Esto entusiasmará a los asistentes y hablará de ello en sus propios canales de redes sociales. Debe continuar monitoreando de cerca la actividad de las redes sociales después del evento.
¿Los asistentes continúan enviando publicaciones usando el hashtag del evento? ¿Son sus seguidores más activos de lo habitual en el canal de su empresa? Además, lea las publicaciones para saber lo que los asistentes realmente dicen. ¿Están las publicaciones llenas de alabanza? ¿Hubo más de algunas quejas comunes? Puede usar una herramienta como EventStagram para monitorear la actividad de las redes sociales.
Además, también puede hacer un seguimiento con incentivos especiales como agradecimiento por los que asistieron. El número de invitados que aprovechan la oferta es otra forma de medir qué tan bien fue el evento.
Si desea saber cómo se sintieron los asistentes sobre el evento, solo pregúnteles. La forma más sencilla de hacerlo es a través de una encuesta posterior al evento. ¿Las preguntas típicas «improbables o probables» funcionan bien aquí? Puedes hacer preguntas como:
- Después de asistir al evento, ¿es más o menos probable que recomiende productos y servicios de la compañía a familiares y amigos?
¿Qué es la evaluación en un evento?
Con los comentarios de su encuesta de eventos y datos en la mano, ¡es hora de evaluar el evento! Dependiendo del alcance de su evento, es posible que pueda manejar la evaluación usted mismo, o puede llevar a un equipo de personas convertir los datos sin procesar y los comentarios en ideas.
Ingresos. ¿Cuánto aportó de patrocinadores, recaudación de fondos, etc. Cualquiera que sea su fuente de financiación, es importante comprender las finanzas?
Presupuesto. Del mismo modo, ¿superó su presupuesto? ¿Estaba en el objetivo, o tal vez incluso debajo?
Redes sociales. ¿Mides tu presencia en las redes sociales antes y después de los eventos? Si no, se está perdiendo información valiosa sobre el alcance de su marca.
Al igual que planea su evento con objetivos en mente, es importante tallar tiempo para que los asistentes brinden comentarios.
Al igual que dividió su medición en medición cualitativa y cuantitativa, su análisis será diferente dependiendo del tipo de resultados que esté revisando.
- ¿Cuánto gastó en el evento frente a cuántos ingresos trajeron el evento?
- ¿Alcanzó sus números de registro? Si no, ¿qué tan lejos estaba?
- Los seguidores de las redes sociales crecieron un 10% debido a la promoción de eventos
- La mayoría de los asistentes calificó el evento como un «extremadamente probable que asistirá a otro evento»
- El 90% de los asistentes eligieron «probablemente lo recomendarán a un colega»
A medida que revise las encuestas, es posible que también desee retirar y guardar citas memorables de sus encuestados.
¿Qué criterios se evalúan en un evento?
Evaluar el éxito del evento es el primer paso a la planificación de su próximo evento. El proceso de planificación del evento de este año es donde comienza el proceso de evaluación. Más allá de la expectativa de la evaluación de su jefe y partes interesadas, comprender lo que funcionó, lo que no y dónde puede mejorar, desarrolla las bases para el éxito y saber qué medir.
Donde se encuentra en su ciclo de eventos jugará un factor en las métricas que desea medir. La siguiente tabla muestra las diferentes etapas de eventos y resalta las métricas para cada una.
La fase de planificación y pre-eventos le permite capturar una serie de datos cuantitativos, como ventas de boletos o números de registro, mientras que las métricas de participación juegan un papel importante en cada etapa del ciclo de vida del evento. Miremos más de cerca.
El compromiso comienza en el momento en que comienza a comunicarse con su audiencia, culmina en el sitio en el evento y debe continuar después del evento. Cuantas más oportunidades cree para el compromiso de los asistentes, mejores serán sus probabilidades de éxito del compromiso. Recuerde, los asistentes quieren una experiencia personal, y lo que se considera atractivo para un asistente puede no excitar a otro. El valor que ven en su evento se deriva directamente de su nivel de compromiso, entre sí, su contenido y su marca.
Un mayor beneficio de la participación a todos y evaluar el compromiso debe ser una combinación de los datos cuantitativos y cualitativos recopilados durante todo el ciclo de vida del evento. Los asistentes comprometidos son felices asistentes. Por lo general, califican un evento más alto en encuestas de satisfacción y tienen muchas más probabilidades de asistir cada año. Los asistentes comprometidos son naturalmente más participativos. Su mayor participación beneficia no solo al organizador del evento sino también a otros asistentes, expositores y patrocinadores. A continuación hay tres pilares sobre cómo puede evaluar el compromiso.
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