En su esencia, la mejora continua es la práctica de perfeccionar cada aspecto de los procesos de su empresa de una manera que mejore el valor de su oferta para su cliente al tiempo que disminuye cualquier actividad que resulte innecesario en el camino.
Es importante tener en cuenta aquí que el concepto de «desechos», en este contexto, se refiere a aquellas actividades que son ineficientes o usan recursos (tiempo, material, personal) de una manera que no es óptima. La mejora continua busca descubrir y eliminar este desperdicio, lo que resulta en un proceso simplificado que beneficia tanto a la organización como a sus clientes.
Con este fin, los profesionales de las operaciones Lean han adoptado el modelo de mejora continua como una herramienta para optimizar los flujos de trabajo y aplastar los cuellos de botella en las culturas corporativas donde uno podría escuchar «pero así es como siempre lo hemos hecho».
Los heraldos de mejora continua cambian, no todos a la vez, sino de forma incremental, aprovechando los datos y el descubrimiento en el camino. Se esfuerza por eliminar los silos de departamentales cruzados que prohíben la comunicación y los problemas de gestión derrochadores con el objetivo final de hacer que una organización sea lo más productiva posible.
Una piedra angular de la mejora continua es un proceso de cuatro partes conocido como el ciclo de acto de verificación del plan.
El ciclo PDCA para el corto (y alternativamente, el Círculo Deming, para el ingeniero estadounidense William Deming, a quien se le atribuye la codificación de sus principios básicos), es un enfoque de cuatro fases que va como sigue:
- Plan: Primero, una organización debe reconocer la oportunidad de cambiar y imaginar un medio para lograrlo.
¿Cómo se aplica el ciclo de mejora continua?
Muchas personas estarán de acuerdo en que usar la frase «así es como siempre lo hemos hecho», es probable que termine causando más daño que bien dentro de un entorno comercial. En verdad, la mayoría de las empresas exitosas se toman el tiempo para revisar y analizar sus procesos para practicar la mejora continua del proceso. En esencia, las pequeñas mejoras en el camino pueden producir beneficios a gran escala con el tiempo.
Echaremos un vistazo a lo que representa la mejora del proceso continuo, cómo implementar un modelo de mejora continua y por qué es tan imperativo hacerlo.
No solo significa que una empresa debería hacer cambios en el camino cuando las cosas no funcionan sin problemas. En cambio, la mejora continua del proceso es un tipo real de estilo de trabajo diseñado para revisar continuamente los resultados y adoptar rápidamente nuevas medidas cuando se considera necesaria. La palabra clave aquí es continua porque, en última instancia, el cambio y el progreso a gran escala provienen de pequeños pasos en el camino que están orientados a la optimización.
Para algunos, puede ser fácil combinar la mejora continua del proceso como equivalente a otras metodologías Lean, incluidas Kaizen y Six Sigma, por ejemplo. Si bien estos marcos ayudan a mejorar los procesos en el camino, pueden vivir dentro de la práctica de la mejora continua del proceso, pero no son lo mismo.
Existen dos filosofías principales para la mejora continua de procesos: formalizadas y adaptativas. La mejora formal de procesos continuos suele estar en línea con Six Sigma, en el que tiene un conjunto de técnicas que se promulgan para un rendimiento financiero cuantificable. La mejora de los procesos continuos adaptativos puede extraer de las metodologías Lean y la mejora de los procesos de mejora del caso por caso.
¿Cómo se aplica el ciclo de mejora continua en un sistema de gestión de la calidad?
Si bien hay muchos principios importantes de gestión de calidad, esta vez analizaremos la mejora continua. Quizás la idea más comúnmente asociada con la calidad, significa nunca estar satisfecho con el status quo. Al buscar constantemente métodos de mejora, la empresa y los empleados se benefician. El personal comprometido está más satisfecho con su trabajo mientras contribuye a mejorar la empresa.
ASQ lo explica de esta manera: “La mejora continua, a veces llamada mejora continua, es la mejora continua de los productos, servicios o procesos a través de mejoras incrementales y innovadoras. Estos esfuerzos pueden buscar una mejora «incremental» con el tiempo o la mejora de «avance» de una vez «.
El Dr. Joseph A. Defeo lo describe de esta manera en una publicación de blog de Juran: “Cuando busca definir la mejora continua, uno encontrará que se usa de múltiples formas para describir múltiples métodos. En algunos casos, podría usarse para describir el proceso de llevar a cabo kaizens diarios (japoneses para «mejora»); mejora a través de círculos de calidad; o pequeñas mejoras incrementales diarias «.
Un Guru de calidad ofrece mucha sabiduría cuando se trata de mejorar: Dr. W. Edwards Deming. De hecho, su nombre es casi sinónimo de mejora continua. La conocida teoría de la mejora continua del Dr. Deming gira en torno a cuatro pasos de calidad: el plan. Hacer. Estudiar. Acto. (El estudio también se conoce como cheque).
Como explica el Instituto Deming, “el ciclo PDSA (plan-do-study-act) es un proceso sistemático para obtener un valioso aprendizaje y conocimiento para la mejora continua de un producto, proceso o servicio. También conocido como Deming Wheel, o ciclo de Deming, este modelo de mejora integrado fue presentado por primera vez al Dr. Deming por su mentor, Walter Shewhart de los famosos Laboratorios de Bell en Nueva York «.
¿Qué es mejora continua y como aplicarla?
Para la mejora continua al trabajo, la gerencia es fundamental. Debe usar el proceso, implementarlo y hacer que los empleados de la compañía se adhieran. Algunas compañías no dudan en llamar a un gerente externo, como un gerente de transición que será responsable de la implementación del proceso de mejora continua.
La participación de la gerencia no es suficiente. La membresía de los empleados es una de las claves para el éxito del enfoque. Para hacer esto, la compañía debe identificar los frenos y la resistencia al cambio aguas arriba, lo cual sigue siendo una fuente de preocupación. Presente el proyecto, haga que sus equipos comprendan y perciban los intereses de este proceso de mejora continua: mejor rendimiento, eliminación de tareas que no son útiles para una mayor eficiencia, mejor atmósfera dentro de la empresa, más serenidad, etc.
Los empleados deben comprender su papel y su contribución para poder adherirse a él plenamente y, por lo tanto, estar en la continua investigación del progreso con la organización.
La palabra kaizen es la contracción de dos palabras japonesas. Kai para «cambiar» y zen para «mejor» o «hacia lo mejor». El principio de este enfoque es hacer pequeñas mejoras de manera continua y gradual, lo que permite una membresía sólida de los empleados.
Kaizen no es un método apropiado, sino un estado mental. Los métodos pueden ser parte de este enfoque, como la PDCA («rueda de deming») o incluso el método 5S.
El método 5S fue creado para la producción de fábricas de Toyota. Este método resume las 5 acciones esenciales para optimizar el espacio de trabajo y mejorar su entorno:
- Serei (Rid): deshazte de lo superfluo, deseche lo que no se usa regularmente;
¿Cómo hacer un plan de mejora continua ejemplo?
Entre los casos discutidos durante el premio Lean 2017, en la categoría «Kaizen Event», se otorgó la experiencia de OFMECC SRL, una compañía al servicio de la industria de metalurgia para el estudio, diseño y suministro de componentes, grupos y máquinas para el Sector de electrodomésticos, industrial y agrícola.
El caso presentado destacó las acciones tomadas por OFMECC para reorganizar la fuente de alimentación de los materiales en el área y reorganizar la estación de trabajo del operador en vista de la mejora continua.
Para lidiar con el cambio en el sector de los electrodomésticos, que se ha vuelto cada vez más exigente, y para mantener un buen nivel de competitividad en el mercado, OFMECC ha considerado una evolución de los métodos de trabajo y los métodos organizacionales utilizados en la empresa.
Gracias al consejo de BPR Group, OFMECC dirigido a la mejora continua y la excelencia para garantizar a los clientes altos niveles de confiabilidad y máxima competitividad.
Para lograr los objetivos establecidos, BPR Group ha guiado a OFMECC en un camino operativo de capacitación en «organización Lean y 5S».
A través de la creación de un equipo interfuncional (producción, logística, calidad (total de aproximadamente 8 personas), trabajamos para lograr los siguientes objetivos:
- Cree una cultura orientada a la mejora continua: kaizen y basada en los principios del pensamiento esbelto.
- Aplique los métodos de análisis y optimización Lean en un área de muestra, en particular para actuar sobre la organización del lugar de trabajo.
El equipo de trabajo llevó a cabo: inspecciones, análisis de flujo y diseños, y encuestas filmadas para mapear la situación de IS.
¿Cómo mejorar un proceso ejemplos?
¿Cómo podemos cumplir con nuestros objetivos de ingresos más rápido? ¿Qué cambios debemos hacer para reducir los costos operativos? Estas son las preguntas que los gerentes reflexionan todos los días. Pero para hacer estos cambios, un sorprendente número de organizaciones aún depende de las conjeturas. Esa noción empeora por el hecho de que la mayoría de los gerentes solo pueden recordar el 40% del trabajo que realizan sus equipos. Los procesos comerciales no supervisados y no seguidos dejan espacio para que las tareas caigan a través de las grietas. Conduce a proyectos que tardan demasiado, hinchan los errores y se acumulan ciegamente con demasiadas tareas redundantes. Para combatir estos problemas, las organizaciones inteligentes recurren a la mejora del proceso comercial.
La mejora del proceso comercial tiene que ver con el refinamiento. Puede observar e registrar cómo su equipo realiza actividades para que pueda optimizar, optimizar, optimizar, todo en un esfuerzo por encontrar una forma más rápida y eficiente de alcanzar sus objetivos. Sin realizar un seguimiento de las tareas, es imposible descubrir dónde se encuentran los obstáculos, revelan tareas duplicadas o desenterran nuevas oportunidades para la automatización.
Entonces, ¿cuáles son algunos de los principales objetivos de mejora del proceso comercial?
- Reducir el tiempo o el costo involucrado en la realización de tareas
- Encuentre una forma más rápida de cumplir con un objetivo de ingresos, calidad o productividad
- Explore nuevas formas de servir a los clientes con una experiencia más encantadora y que aumenta la lealtad
Vamos a sumergirnos en algunas de las principales formas en que las organizaciones usan la mejora del proceso comercial para apuntalar sus operaciones.
¿Qué acciones son necesarias para mejorar un proceso?
En los negocios, siempre hay margen de mejora, especialmente cuando se trata de los procesos actuales vigentes. Aquí es donde entra la mejora del proceso comercial, especialmente porque la tecnología, las expectativas de los clientes y la cultura laboral continúan evolucionando.
Ya sea que sea un negocio nuevo o haya existido durante mucho tiempo, siempre demuestra ser un ejercicio útil para analizar, evaluar y mejorar cómo su empresa opera en el día a día. Cada vez más, los CFO enfrentan puntos de dolor cuando se trata de cumplimiento, finanzas y comunicación interna y externamente. Al aplicar BPI, puede encontrar brechas en la cadena de procesos para facilitar su trabajo.
La mejora del proceso comercial es un enfoque para evaluar y rediseñar los procesos comerciales existentes para mejorar la eficiencia, mejorar el flujo de trabajo y aumentar la producción.
Pero, primero, ¿qué es un proceso de negocio? Existen muchos tipos de procesos comerciales, y todos giran en torno a las tareas que el desempeño de sus empleados y el equipo para ofrecer un resultado, ya sea un producto o un servicio, a clientes, partes interesadas y/o patrocinadores.
Los procesos comerciales se pueden dividir en tres categorías principales, a saber:
Operativo: estos se relacionan con el flujo de valor, como cuentas de clientes, pedidos, envío, fabricación, etc.
Gestión: estos incluyen los procedimientos para la supervisión, el presupuesto y la comunicación.
Apoyo: estos procesos se realizan mediante equipos de apoyo, como contabilidad, soporte técnico, reclutamiento, etc.
¿Qué es mejorar un proceso?
La mejora del proceso, también conocida como mejora de procesos comerciales, se refiere a la práctica de encontrar formas de hacer que los procesos existentes sean más rápidos, más precisos, más eficientes y más confiables. Esta práctica debe considerarse un ejercicio continuo, en lugar de una acción única.
Pero si sus procesos comerciales tardan mucho en completarse, requieren más recursos de los planeados o producen resultados inconsistentes, es probable que esté experimentando un desglose de procesos que hace que sus operaciones comerciales sean menos efectivas. Los procesos ineficientes o inexactos cuestan a las empresas de hasta $ 1 billón cada año. Las mejoras en el proceso pueden resolver eso.
Para muchas empresas, el objetivo de las mejoras en el proceso puede ser una combinación de cualquiera de las siguientes opciones: mejorar la productividad, ganar agilidad o visibilidad para adaptarse a las necesidades comerciales, racionalizar los flujos de trabajo, aumentar las ganancias, parches de seguridad o crear mejores experiencias de usuario, tanto interna o externamente.
Hay varias formas en que la mejora del proceso puede beneficiar a su negocio, incluido:
- Ahorros de tiempo. Uno de los beneficios más fundamentales de la mejora del proceso es una disminución en el tiempo que lleva completar las tareas mediante la racionalización y la reducción del número de pasos involucrados.
- Mejora de la satisfacción del cliente. Servicio al cliente más receptivo, entregando los productos de la más alta calidad y alcanzando sus plazos: todo es posible con la mejora del proceso y puede ayudar a mejorar los resultados de los clientes en todos los ámbitos.
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