El boletín de este mes analiza los indicadores clave del proceso (KPI), utilizando cuadros de control para monitorear estos KPI y cómo vincular los KPI a través de la organización a las medidas de rendimiento para las más cercanas al proceso. Muchas organizaciones tienen KPI ahora, algunas (o, con demasiada frecuencia, muchas) métricas clave que son rastreadas por el liderazgo para «juzgar» cómo se está desempeñando la organización.
Muchas organizaciones usan los KPI en un cuadro de mando equilibrado que muestran cómo la organización está funcionando versus objetivos. A veces, los KPI están codificados por colores como verde, amarillo o rojo para que sea más fácil para el liderazgo ver si el KPI es donde debe estar. El verde significa que el KPI está funcionando bien, el amarillo significa que el KPI puede dirigirse a problemas, y el rojo significa que se debe tomar medidas para mejorar el KPI. Me sorprende la frecuencia con la que creemos que tenemos que hacer que las cosas «fáciles» para el liderazgo.
Lo que cubriremos en este boletín es cómo monitorear los KPI a lo largo del tiempo y cómo desarrollar medidas de rendimiento en toda la organización que se vinculan con los KPI. En este problema:
Una compañía, hace algunos años, desarrolló KPI para que el liderazgo monitoree mensualmente. Usaremos estos cinco KPI como KPI de nuestra compañía para demostrar algunos puntos. Los cinco KPI fueron:
- Ingresos por día
- SG&A como % de las ventas
- Ingresos operativos como % de las ventas
- Ganancia económica
- Dólares de margen bruto
Punto número uno: esta compañía hizo muchas cosas bien, pero no configurando los KPI. Si explora el enlace anterior, encontrará que Stacey Barr tiene un artículo sobre los diez errores más grandes en la gestión de medidas organizacionales. El número uno es «confiar solo en los estados financieros». Ella continúa diciendo:
«Beneficios y pérdidas, ingresos y gastos: estas son medidas de cosas importantes para un negocio. Pero son información que es muy poca y demasiado tarde. Demasiado poco en el sentido de que otros resultados también importan, como la satisfacción del cliente, la lealtad del cliente, Defensión del cliente. Demasiado tarde en el sentido de que para cuando se ve malos resultados, el daño ya está hecho. ¿No sería mejor saber que las ganancias caían antes de que realmente cayera, y a tiempo para evitarlo ¿descendente?»
¿Qué son los KPIs de control?
Para trabajar con KPI, debemos comenzar definiendo los KPI que son relevantes para nuestro grupo (control de documentos), pero también para el específico
Organización para la que trabajamos (por ejemplo, los KPI pueden ser diferentes, ya sea que trabaje en un entorno de proyecto o sin proyectos).
Para definir el KPI relevante, el punto de partida sería responder preguntas como ‘lo que es importante para nosotros en esto
¿Organización? «Y» ¿Qué queremos lograr? «
Como muchas cosas en el control de documentos, no es posible utilizar el mismo conjunto de KPI y estadísticas para todas las empresas y
Todas las situaciones.
La razón de esto es que cada compañía tiene un sistema de control de documentos diferente (que incluye diferentes procedimientos, flujos de trabajo, procesos, herramientas, organización y paquetes de software).
Por lo tanto, definir KPI tiene que ser un enfoque personalizado. Transpuesta a la industria de la moda, es un enfoque de «casa del diseñador», y no un enfoque de «ropa lista para usar». No hay
«Une tamaño se ajusta a todos» en el control de documentos, especialmente con KPI.
Entonces, ¿cómo encontrar el conjunto correcto de KPI? Comience sentándose e intente responder las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los principales objetivos del control de documentos en esta empresa? ¿Cuál es la razón por la que hay control de documentos en esta empresa? (por ejemplo, la gestión de alto nivel
Quiere: monitorear efectivamente el progreso del proyecto o evitar incidentes de seguridad o aumentar la producción aumentando la productividad, etc.) - ¿Cuáles son los KPI de mis principales «clientes»/partes interesadas? (Por ejemplo, mi principal parte interesada interna es el gerente del proyecto, y sus KPI son
sobre entregar el proyecto a tiempo y en el presupuesto).
¿Qué son KPIs y ejemplos?
KPI es un acrónimo inglés que representa «indicadores clave de rendimiento», en «indicadores de rendimiento clave» italianos, y representa el conjunto de indicadores que le permiten medir el rendimiento de una actividad o proceso específico, por ejemplo, una campaña de marketing web
Por lo tanto, los KPI son indicadores estratégicos que le permiten medir el éxito de un proyecto, y deben estar estrechamente vinculados a los objetivos que proponemos lograr. Una vez que se identifican sus objetivos, el KPI debe definirse de antemano.
Los indicadores de rendimiento también deben ser cuantificables y medibles, ya que deben permitir analizar con precisión el progreso realizado para lograr sus objetivos.
Definir cuidadosamente los KPI es, por lo tanto, muy importante. Por ejemplo, «convertirse en la empresa líder en el sector» no es un KPI correcto, ya que no son datos objetivamente medibles, incluso si aparentemente en Italia tenemos varias (presuntas) compañías líderes.
Además, se debe elegir un buen KPI con una perspectiva a largo plazo, y no debe cambiar en el corto tiempo, para ser comparable. De esta manera, será más fácil llevar a cabo las comparaciones con los mismos períodos de años anteriores, evaluar el progreso llevado a cabo para lograr sus objetivos.
Dado que cada compañía debe definir KPI personalizada de acuerdo con sus objetivos, resumo a continuación, en un mero título de ejemplo, algunos PCC podrían usarse para campañas de marketing en línea para el control del rendimiento:
El tema es muy interesante para mí y, de hecho, lo elegí para un ensayo que estoy escribiendo, sin embargo, ¿sabrías cómo indicar algunos libros que pueden leer para profundizar el tema y agregar a mi bibliografía?
¿Qué son los KPI y ejemplos?
Aunque modular y aplicable a varios sectores corporativos y diferentes áreas estratégicas, el KPI se puede clasificar de acuerdo con el tipo de enfoque.
- KPI estratégico: los indicadores clave de rendimiento incluidos aquí son capaces de monitorear el marco general y el estado de salud de la organización. Estos son 1 máximo de 3 kpi que indican cómo la organización se mueve a nivel macro en el contexto de referencia y en el término medio de largo. Ejemplos de KPI estratégico son ingresos o cuotas de mercado.
- KPI operativo: el objetivo de estos KPI es generalmente a corto plazo y los servicios medidos se relacionan con procesos y eficiencia organizacional. Los ejemplos de KPI operativo son las ventas de zona y el CPA (costo por adquisición).
- KPI de función: están vinculados a funciones específicas o áreas corporativas, como marketing, financieras, recursos humanos, etc. Una función KPI, dependiendo del objetivo, también puede clasificarse como estratégico o operativo. A continuación le mostraré muchos ejemplos de funciones KPI.
Para escribir un buen KPI necesitas esencialmente claridad:
- KPI estratégico: los indicadores clave de rendimiento incluidos aquí son capaces de monitorear el marco general y el estado de salud de la organización. Estos son 1 máximo de 3 kpi que indican cómo la organización se mueve a nivel macro en el contexto de referencia y en el término medio de largo. Ejemplos de KPI estratégico son ingresos o cuotas de mercado.
- KPI operativo: el objetivo de estos KPI es generalmente a corto plazo y los servicios medidos se relacionan con procesos y eficiencia organizacional. Los ejemplos de KPI operativo son las ventas de zona y el CPA (costo por adquisición).
- KPI de función: están vinculados a funciones específicas o áreas corporativas, como marketing, financieras, recursos humanos, etc. Una función KPI, dependiendo del objetivo, también puede clasificarse como estratégico o operativo. A continuación le mostraré muchos ejemplos de funciones KPI.
Una vez que haya respondido las preguntas anteriores, se encontrará administrando el proceso o el proyecto con un conjunto de KPI Smart, o:
- KPI estratégico: los indicadores clave de rendimiento incluidos aquí son capaces de monitorear el marco general y el estado de salud de la organización. Estos son 1 máximo de 3 kpi que indican cómo la organización se mueve a nivel macro en el contexto de referencia y en el término medio de largo. Ejemplos de KPI estratégico son ingresos o cuotas de mercado.
- KPI operativo: el objetivo de estos KPI es generalmente a corto plazo y los servicios medidos se relacionan con procesos y eficiencia organizacional. Los ejemplos de KPI operativo son las ventas de zona y el CPA (costo por adquisición).
- KPI de función: están vinculados a funciones específicas o áreas corporativas, como marketing, financieras, recursos humanos, etc. Una función KPI, dependiendo del objetivo, también puede clasificarse como estratégico o operativo. A continuación le mostraré muchos ejemplos de funciones KPI.
¿Cómo aplicar un KPI en una empresa?
Los indicadores clave de desempeño, o KPI son cuantificables y miden el progreso hacia los objetivos de la organización. Según las medidas de antemano acordadas, deben reflejar los objetivos de la organización, deben ser clave para su éxito y deben ser cuantificables. Para ser útiles, los KPI deben escribirse de manera clara y concisa, promovida y entregada a los empleados para que puedan traducir todos los KPI en pasos precisos y procesables.
Asegúrese de escribir cada KPI en un lenguaje claro fácilmente entendido por todos los empleados. Para alcanzar el objetivo u objetivo de que el KPI esté midiendo el progreso, todos los interesados y los empleados deben entenderlo. Cuando los empleados leen el KPI, deben poder imaginar el resultado final deseado y el papel que desempeñan para alcanzarlo. Esto asegura que sepan cómo tomar pasos procesables para lograrlo.
Utilice una unidad de medición consistente para rastrear el progreso hacia la meta. Establezca esta unidad de medición y cómo debe funcionar de antemano. Las definiciones de cómo calcular exactamente el indicador y si medirlo en dólares, horas o unidades también deben especificarse y usarse de manera consistente para permitir comparaciones durante períodos de tiempo.
Promueva el KPI a cada departamento y empleado dentro de su organización. Los KPI dan a todos en la organización una imagen clara de lo que es importante. La publicación de KPI promueve cómo los empleados se relacionan con el éxito general de la organización. Cuando se comercializan adecuadamente, los empleados deben referirse continuamente a los KPI de la compañía para fortalecer los valores compartidos y los objetivos comunes. Muestre cuál es el objetivo para cada KPI y muestre el progreso hacia ese objetivo para motivar a los empleados a alcanzar esos objetivos.
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