Algunas leyes requieren que los empleadores comuniquen información laboral a los empleados por escrito. En ausencia de un requisito específico, los empleadores también deben implementar políticas que comuniquen las expectativas y beneficios de la compañía. Si bien el contenido del manual de su empresa dependerá de una serie de factores, incluido el tamaño, la industria y la ubicación de su empresa, considere incluidas estas políticas clave:
- A voluntad de empleo. Esta declaración reitera que usted o el empleado pueden rescindir la relación laboral en cualquier momento y por cualquier motivo, siempre que la razón sea legal. Es una mejor práctica mostrar prominentemente esta declaración al comienzo de su manual de empleados (excepto en Montana, donde el empleo a voluntad no se reconoce). Reforzar el estado a voluntad en su formulario de reconocimiento del manual también.
- Anti-acosamiento y no discriminación. Estas políticas prohíben el acoso y la discriminación en el lugar de trabajo. Las leyes de no discriminación se rigen por disposiciones federales, estatales y locales, así que revise su ley aplicable y tenga en cuenta todas las protecciones apropiadas.
- Clasificaciones de empleo. Es una mejor práctica definir claramente las clasificaciones de empleo, como a tiempo completo, a tiempo parcial, exento o no exento, ya que la clasificación de un empleado puede dictar la elegibilidad para los beneficios y el pago de horas extras.
- Vain y tiempo libre de beneficios. Estas políticas abordan las reglas y procedimientos de una empresa con respecto a las vacaciones, las vacaciones, los enfermos y otros tipos de beneficios de tiempo libre, o la licencia requerida por la ley (como la licencia de votación, la licencia familiar y la licencia de violencia doméstica) o la política de la empresa. Consulte su ley estatal y local para garantizar que todos los requisitos de licencia estén incluidos en el manual de su empleado.
- Períodos de comida y descanso. Una política sobre los períodos de comida y descanso informa a los empleados la frecuencia y la duración de dichos descansos, así como cualquier regla o restricción relacionadas con los períodos de descanso. Los períodos de descanso, los descansos de lactancia y los períodos de comida deben proporcionarse de acuerdo con las leyes federales, estatales y locales.
- Cronometraje y pago. Una política de cronometraje informa a los empleados sobre el método para registrar el tiempo funcionando y la importancia de registrar con precisión su tiempo. Una póliza sobre los días de pago permite a los empleados saber la frecuencia de los días de pago, los métodos disponibles para recibir salario y cualquier procedimiento especial para cuándo cae un día de pago en unas vacaciones o cuando un empleado está ausente del trabajo.
- Seguridad y salud. Las políticas de seguridad describen los procedimientos de seguridad y emergencia y requieren que los empleados denuncien lesiones relacionadas con el trabajo de inmediato. Además, algunas regulaciones bajo la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional requieren que los empleadores tengan políticas y programas específicos si existen ciertos peligros en el lugar de trabajo (como un programa de comunicación de riesgos si ciertos productos químicos están presentes en el lugar de trabajo).
- Conducta del empleado, asistencia y puntualidad. Las políticas de asistencia dejan en claro que los empleados deben estar listos para trabajar en su hora de inicio programada cada día y proporcionar procedimientos para informar a la compañía de una ausencia no programada o una llegada tardía. También es una mejor práctica tener políticas sobre estándares de conducta, abuso de drogas y alcohol, acción disciplinaria, confidencialidad, conflictos de intereses y violencia en el lugar de trabajo.
Los empleadores deben mantener ciertos registros para cumplir con las leyes federales, estatales y locales y ayudar a administrar políticas y prácticas de recursos humanos. Dependiendo de la naturaleza del formulario, estos documentos deben conservarse en el archivo de personal del empleado o en un archivo confidencial separado. Aquí hay algunos formularios clave a considerar:
- A voluntad de empleo. Esta declaración reitera que usted o el empleado pueden rescindir la relación laboral en cualquier momento y por cualquier motivo, siempre que la razón sea legal. Es una mejor práctica mostrar prominentemente esta declaración al comienzo de su manual de empleados (excepto en Montana, donde el empleo a voluntad no se reconoce). Reforzar el estado a voluntad en su formulario de reconocimiento del manual también.
- Anti-acosamiento y no discriminación. Estas políticas prohíben el acoso y la discriminación en el lugar de trabajo. Las leyes de no discriminación se rigen por disposiciones federales, estatales y locales, así que revise su ley aplicable y tenga en cuenta todas las protecciones apropiadas.
- Clasificaciones de empleo. Es una mejor práctica definir claramente las clasificaciones de empleo, como a tiempo completo, a tiempo parcial, exento o no exento, ya que la clasificación de un empleado puede dictar la elegibilidad para los beneficios y el pago de horas extras.
- Vain y tiempo libre de beneficios. Estas políticas abordan las reglas y procedimientos de una empresa con respecto a las vacaciones, las vacaciones, los enfermos y otros tipos de beneficios de tiempo libre, o la licencia requerida por la ley (como la licencia de votación, la licencia familiar y la licencia de violencia doméstica) o la política de la empresa. Consulte su ley estatal y local para garantizar que todos los requisitos de licencia estén incluidos en el manual de su empleado.
- Períodos de comida y descanso. Una política sobre los períodos de comida y descanso informa a los empleados la frecuencia y la duración de dichos descansos, así como cualquier regla o restricción relacionadas con los períodos de descanso. Los períodos de descanso, los descansos de lactancia y los períodos de comida deben proporcionarse de acuerdo con las leyes federales, estatales y locales.
- Cronometraje y pago. Una política de cronometraje informa a los empleados sobre el método para registrar el tiempo funcionando y la importancia de registrar con precisión su tiempo. Una póliza sobre los días de pago permite a los empleados saber la frecuencia de los días de pago, los métodos disponibles para recibir salario y cualquier procedimiento especial para cuándo cae un día de pago en unas vacaciones o cuando un empleado está ausente del trabajo.
- Seguridad y salud. Las políticas de seguridad describen los procedimientos de seguridad y emergencia y requieren que los empleados denuncien lesiones relacionadas con el trabajo de inmediato. Además, algunas regulaciones bajo la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional requieren que los empleadores tengan políticas y programas específicos si existen ciertos peligros en el lugar de trabajo (como un programa de comunicación de riesgos si ciertos productos químicos están presentes en el lugar de trabajo).
- Conducta del empleado, asistencia y puntualidad. Las políticas de asistencia dejan en claro que los empleados deben estar listos para trabajar en su hora de inicio programada cada día y proporcionar procedimientos para informar a la compañía de una ausencia no programada o una llegada tardía. También es una mejor práctica tener políticas sobre estándares de conducta, abuso de drogas y alcohol, acción disciplinaria, confidencialidad, conflictos de intereses y violencia en el lugar de trabajo.
Esta es una descripción general de algunas políticas y documentos de uso común. Su tamaño, ubicación e industria pueden dictar si debe proporcionar información escrita adicional a los empleados. Al hacer esta determinación, considere sus prácticas comerciales, así como todas las leyes federales, estatales y locales aplicables.
¿Cómo se elaboran las políticas de Recursos Humanos?
Las políticas de recursos humanos son las reglas y directrices formales que las empresas establecen para contratar, capacitar, evaluar y recompensar a los miembros de su fuerza laboral. Estas políticas, cuando están organizadas y difundidas en una forma fácil de usar, pueden servir para evitar muchos malentendidos entre empleados y empleadores sobre sus derechos y obligaciones en el lugar comercial. Es tentador, como nuevo propietario de una pequeña empresa, centrarse en las preocupaciones del negocio en cuestión y posponer la tarea de escribir una política de recursos humanos. Todos los analistas de negocios y los abogados de empleo aconsejarán a un nuevo propietario de un negocio que obtenga una póliza en el papel, incluso si es simple redactado de un modelo de calderas. Tener políticas escritas es importante para que esté claro para todas las políticas y que se aplican de manera consistente y justa en toda la organización. Además, cuando los problemas relacionados con los derechos de los empleados y las políticas de la empresa se presentan ante los tribunales federales y estatales, es una práctica estándar asumir que las políticas de recursos humanos de la compañía, ya sea escritos o verbales, son parte de un contrato de trabajo entre el empleado y la empresa. Sin políticas claramente escritas, la compañía está en desventaja.
Las pequeñas empresas, y especialmente las nuevas empresas, no pueden darse el lujo de eliminar el tiempo y los recursos valiosos en disputas políticas prolongadas o demandas potencialmente costosas. Tener una política de recursos humanos desde el principio puede ayudar a evitar esta situación. El propietario del negocio que se tome el tiempo para establecer políticas integrales de recursos humanos estará mucho mejor equipado para tener éxito a largo plazo que el propietario del negocio que se ocupa de cada decisión de política a medida que estalla. Es mucho más probable que este último estilo ad hoc produzca decisiones inconsistentes, desinformadas y legalmente cuestionables que pueden paralizar un negocio de otro modo próspero. Para la mayor cantidad de consultores de pequeñas empresas, las políticas de recursos humanos que se aplican de manera inconsistente o se basan en datos defectuosos o incompletos casi inevitablemente en disminución de la moral de los trabajadores, el deterioro de la lealtad de los empleados y una mayor vulnerabilidad a las sanciones legales. Para ayudar a garantizar que las políticas de gestión de personal se aplicen de manera justa, los dueños de negocios y consultores recomiendan que las pequeñas empresas produzcan y mantengan un registro escrito de sus políticas de recursos humanos y de casos en los que esas políticas entraron en juego.
Los propietarios de pequeñas empresas deben asegurarse de que aborden los siguientes problemas básicos de recursos humanos al armar sus políticas de personal:
Se puede abordar un amplio espectro de problemas en las políticas de recursos humanos, dependiendo de la naturaleza del negocio en cuestión. Los ejemplos de tales temas incluyen políticas de promoción; beneficios médicos/dentales proporcionados a los empleados; uso de equipos/recursos de la empresa (acceso a Internet, uso personal de máquinas y teléfonos de fax, etc.); continuidad de las políticas; Acoso sexual; abuso de sustancias y/o pruebas de drogas; de fumar; Políticas de osa y teletrabajo; pensión, participación en las ganancias y planes de jubilación; reembolso de los gastos de los empleados (por gastos de viaje y otros gastos asociados con la realización de negocios de la empresa); cuidado de niños o ancianos; asistencia educativa; procedimientos de queja; privacidad de los empleados; códigos de vestimenta; estacionamiento; correo y envío; y patrocinio de actividades recreativas.
¿Qué es lo que define una política de recursos humanos?
Un Manual de Política de Recursos Humanos sirve como la columna vertebral organizacional que guía el comportamiento y las expectativas de los empleados y la gerencia. Es solo natural, los empleados impulsarán los límites a asuntos como el código de vestimenta, ausencias, interacción interpersonal y objetivos de logro. Las políticas de recursos humanos proporcionan una visión general de cómo funciona la organización y, lo que es más importante, cómo los empleados deben contribuir al bienestar de este esfuerzo. Es casi imposible crear una política para cada detalle de un entorno de trabajo. En cambio, considere las categorías críticas que proporcionarán pautas generales en el lugar de trabajo. La interpretación y la flexibilidad deben ser un hecho. El objetivo final es que la compañía funciona de manera consistente y está protegida de situaciones que podrían ser litigiosas o inseguras. Las categorías generales que se abordarán incluyen prácticas de contratación, incorporación, conducta de los empleados, seguridad en el lugar de trabajo, compensación y evaluaciones de desempeño. Cada organización es única, así que cree políticas de recursos humanos que mejor se ajusten a las necesidades y funciones que sean más relevantes para su fuerza laboral. Además de publicar sus políticas en el sitio web organizacional, asegúrese de que cada empleado envíe un formulario que indique que ha recibido una copia. Esto protegerá a la organización y ayudará al empleado a comprender claramente las expectativas en el lugar de trabajo.
Documentar los detalles de cómo los empleados pueden estar ausentes del trabajo es una política importante de recursos humanos. Considere los tipos de licencia que proporciona a los empleados. Puede ofrecer vacaciones, enfermos, duelo y licencia de emergencia o personal. Una organización también puede considerar ofrecer un tipo de licencia que se puede usar, según sea necesario, para todos los fines. Además de determinar el tipo de licencia que ofrecerá a los empleados, debe indicar la tasa de acumulación para cada empleado o grupo de empleados. Puede ofrecer una escala incremental de licencia, basada en la longevidad de los empleados. Por ejemplo, el paquete de incentivos de retención de un empleado podría incluir licencia adicional, en función del tiempo empleado. Finalmente, ¿cuál es el protocolo para solicitar licencia? Asegúrese de tener un sistema que documente las solicitudes de dejar y una forma de comunicarse con los empleados, si la licencia es aprobada o denegada.
Si su organización es una agencia pública, federal o estatal, debe ofrecer 12 semanas de licencia protegida, si un empleado o un familiar inmediato está enfermo, tiene un bebé, adopta un hijo o tiene un nuevo hijo de crianza y tiene un nuevo hijo de crianza y tiene un nuevo hijo de crianza y tiene un nuevo hijo de crianza cumple con las pautas federales específicas. Además, un empleado tiene derecho a 26 semanas de licencia para cuidar a un miembro del servicio que está enfermo o lesionado. La licencia no puede ser remunerada, pero el seguro de salud debe continuar. Del mismo modo, las organizaciones privadas deben cumplir con el FMLA, a menos que tengan menos de 50 empleados. FMLA se aplica para un año calendario y se puede usar nuevamente, después de 12 meses. Una política de recursos humanos debe explicar FMLA e indicar el proceso de solicitud, incluida la documentación necesaria.
¿Cuáles son las políticas que debe tener una empresa?
Las políticas internas de la empresa definen cómo los empleados deben comportarse en el lugar de trabajo. También definen lo que los empleados pueden esperar de su empleador. Las políticas son necesarias para una empresa depende en gran medida de la cultura corporativa, del entorno legislativo y también de la industria.
Sin embargo, hay algunas políticas que son imprescindibles para la mayoría de las empresas:
Un código de conducta es la base de muchas políticas porque define los estándares básicos de conducta de la empresa. Los componentes importantes de este documento son, por ejemplo, los valores corporativos, la protección de la propiedad corporativa, el tratamiento de la corrupción y los conflictos de intereses, pero también la responsabilidad personal y profesional de los empleados. Además, un Código de Conducta debe indicar explícitamente cómo los empleados deben comportarse si observan una violación de las reglas aplicables y cuáles son las consecuencias de la mala conducta.
Una política de igualdad forma la base de la protección contra la discriminación o el acoso en el lugar de trabajo y ayuda a promover la diversidad. El objetivo principal debe ser garantizar que el empleador no tome decisiones que discriminen a los empleados o solicitantes sobre la base de la raza, el origen étnico, el género, la religión, la edad, la discapacidad o la orientación sexual. La introducción de una política apropiada es un compromiso claro de la Compañía y crea conciencia entre toda la fuerza laboral.
Es de interés para cada empresa prevenir accidentes en el lugar de trabajo y promover la buena salud de los empleados. Esta política debe documentar las responsabilidades y deberes de la Compañía para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo. La política también debe incluir cualquier procedimiento e instrucciones para el trabajo que implique riesgos y conducta particulares en situaciones de emergencia.
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