5 consejos para contestar un correo de manera eficiente

  • Al ver el mensaje, haga clic en responder en la parte inferior del mensaje. Si el mensaje se envió a varios destinatarios, también tendrá la opción de responder a todos. También puede hacer clic en la flecha de respuesta para responder al mensaje.
  • Escriba su mensaje en el campo del cuerpo, luego haga clic en Enviar.

Para ver el texto del correo electrónico original mientras responde, haga clic en el botón Gray en la esquina inferior izquierda de la ventana, justo encima del botón Enviar.

También puede elegir reenviar un correo electrónico. Básicamente, esto funciona igual que responder, pero se usa para enviar el correo electrónico a alguien que no fue uno de los destinatarios originales. Al igual que una respuesta, el mensaje original aparecerá como una cita. Por lo general, es una buena idea incluir un breve mensaje para explicar por qué está reenviando el correo electrónico.

  • Al ver el mensaje, haga clic en responder en la parte inferior del mensaje. Si el mensaje se envió a varios destinatarios, también tendrá la opción de responder a todos. También puede hacer clic en la flecha de respuesta para responder al mensaje.
  • Escriba su mensaje en el campo del cuerpo, luego haga clic en Enviar.
  • Al ver el mensaje, haga clic en la parte inferior del mensaje. También puede seleccionar avanzar desde el menú desplegable más junto a la flecha de respuesta.
  • Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo A: o haga clic para elegir un destinatario de sus contactos. Si la persona está en sus contactos, puede comenzar a escribir su nombre y debería aparecer la dirección de correo electrónico de ese contacto.
  • Escriba su mensaje en el campo del cuerpo, luego haga clic en Enviar.
  • A veces, cuando ve un correo electrónico, notará que está agrupado con varios otros correos electrónicos relacionados. Esto se llama conversación. Gmail agrupa correos electrónicos relacionados en conversaciones para ayudar a mantener su bandeja de entrada lo más ordenada y organizada posible. En lugar de seleccionar un solo correo electrónico de su bandeja de entrada, en realidad está seleccionando toda la conversación y luego puede elegir ver o minimizar los correos electrónicos individuales.

    ¿Cómo contestar un correo formal ejemplo?

    “Querida Sra. Black, bienvenido! Su solicitud a ABC ha sido aprobada. Estamos muy contentos de tenerlo como uno de nuestros nuevos codificadores. La Sra. Black, como dijimos antes en los últimos correos electrónicos, nuestra visión en ABC es ser uno de los mejores sitios donde proporciona lecciones de inglés en línea a los estudiantes de todo el mundo. Con millones de usuarios, nuestro sitio necesita excelentes codificadores para mantener. Y, por supuesto, esperamos que usted lo haga el que pueda hacer esto. Aquí están sus detalles de inicio de sesión: Nombre de usuario: Melina Black Contraseña: 12345678

    Todo el equipo de ABC espera una relación de trabajo amigable y profesional con usted. Si desea información o soporte, no dude en informarnos. Gracias.»

    “Estimado Sr. Chen, perdón la demora en responder a su correo electrónico. Recientemente, he estado en el proceso de configurar mi propia startup, así que he estado bastante ocupado. Aprecio mucho su invitación a trabajar para su empresa. Sin embargo, como dije anteriormente, el tiempo puede no ser apropiado para que acepte su invitación.

    “Estimada Sra. Jones, gracias por su consulta sobre nuestro nuevo servicio de limpieza de oficinas. Actualmente estamos brindando un servicio mejor calificado en el área de Chicago. Para proporcionarle una estimación del costo de nuestros servicios y más información, me gustaría programar una reunión en su oficina en cualquier día laboral. No dude en enviarme un correo electrónico o llamarme a través de la línea directa si tiene más preguntas. Espero que podamos brindarle nuestro servicio pronto. Sinceramente,»

    De estas muestras anteriores, apuesto a que deberías haber sabido cómo escribir una respuesta de correo electrónico de manera efectiva, ya sea correos electrónicos positivos o negativos que se te ocurran. Como resumen, es mejor que nos aseguremos de que nuestras respuestas por correo electrónico sean:

    Debe saber qué le piden y lo que quiere decir en el correo electrónico. Simplemente escríbelo brevemente y brevemente porque no tiene sentido escribir miles de palabras inútiles. Haga sus respuestas uno a uno (entre usted y el lector)

    ¿Cómo contestar un correo formalmente?

    Incluso con todas las nuevas opciones de comunicación disponibles (como el chat o la videoconferencia), los correos electrónicos comerciales siguen siendo reyes en el lugar de trabajo. Los empleados aún pasan la mitad de su día de trabajo, un promedio de cuatro horas, enviando 90 mil millones de correos electrónicos comerciales. Y no parece que cambiará pronto. Para 2018, los correos electrónicos comerciales representarán más de 139.4 mil millones de correos electrónicos por día.

    Con las empresas que dependen tanto de una comunicación escrita rápida y oportuna como los correos electrónicos, es sorprendente que la exposición de la mayoría de los empleados a prácticas profesionales de escritura de negocios generalmente se limita a quizás una o dos clases en la universidad. Las comunicaciones comerciales claras, sin importar el medio, pueden ahorrar tiempo, aumentar la productividad y evitar malentendidos y conflictos.

    Así que aquí hay siete consejos para mantener sus correos electrónicos profesionales y efectivos:

    Corta cualquier preámbulo o historia de fondo y guíe con tu punto principal. Indique su necesidad específica en la primera oración, o en la línea de asunto cuando sea posible. Asegúrese de comunicar un marco de tiempo si hay uno, especialmente si la solicitud es urgente o sensible al tiempo.

    Si su correo electrónico es más complejo, que involucra múltiples preguntas o temas, rómbelo en trozos digeribles. Las listas, tanto balas como numeradas, pueden ayudarlo a organizar sus pensamientos y facilitar su contacto responder.

    Ninguno de estos pertenece a un correo electrónico profesional. No use múltiples puntos de exclamación o signos de interrogación o su correo electrónico puede confundirse con spam. Y siempre asegúrese de revisar su correo electrónico dos veces para ver cualquier tipo de errores o errores ortográficos antes de presionar enviar.

    ¿Cómo responder amablemente un correo?

    Use un lenguaje fuerte y claro al escribir su correo electrónico de soporte. Sea directo sobre los pasos que debe tomar el cliente a continuación, ¡después de todo, usted es el experto!

    Como negocio, probablemente sea consciente de que los días en que los clientes llaman para comunicarse con su negocio están desapareciendo lentamente. En cambio, es mucho más probable que los clientes completen un formulario de contacto, hablen a través de un sistema de chat en vivo o le escriban un correo electrónico.

    Pero para enviar los mejores correos electrónicos de soporte, debe asegurarse de que sus habilidades de escritura sean acertadas. Cada agente de soporte tiene un estilo diferente y una forma completamente diferente de hacer felices a sus clientes. Simplemente todos tenemos nuestros propios trucos del oficio. No hay una solución de «talla única».

    Si bien no todos los correos electrónicos de soporte se crean por igual, creemos que hay algunos consejos clave para escribir los mejores correos electrónicos de soporte.

    Aquí hay 13 ejemplos de cómo puede aprovechar al máximo sus correos electrónicos de soporte:

    ¿Alguna vez le han dicho que «lea la habitación» al contar una broma? La coincidencia de tono en un correo electrónico de soporte es así. Si un cliente es informal, hace bromas y usa caras sonrientes generosamente, es probable que se le dé la bienvenida para hacer lo mismo. Es más probable que un cliente que haya tenido una experiencia agradable de ello y que lo recomiende. Es por eso que el humor es algo que puede considerar usar.

    Pero una cosa que nunca debes hacer es intentar navegar por la conversación hasta el punto de ser divertido. Si el cliente es furioso o demasiado formal, puede que no sea el mejor lugar para usar su gif gif favorito. Te hará parecer poco profesional y puede dar lugar a una mala experiencia del cliente. Evite bombardear a los clientes con un montón de emoticones no relacionados o GIF solo para forzar la interacción divertida y positiva. El efecto contrario ocurrirá como resultado.

    ¿Cómo responder un mensaje de correo electrónico?

    Aquí en SendGrid, no solo enviamos miles de millones de correos electrónicos al mes en nombre de nuestros clientes, sino que también somos responsables de enviar correos electrónicos a nuestros propios clientes. A lo largo de los años, el equipo de correo electrónico (conocido como Nurture and Conversion internamente) ha hecho malabares con el arte de enviar comunicaciones por correo electrónico masiva mientras responde a las respuestas de los clientes.

    Queremos compartir nuestra experiencia con usted junto con sugerencias sobre cómo abordar las respuestas de los receptores y qué constituye una buena respuesta. Desde respuestas divertidas hasta preguntas difíciles, este blog lo ayudará a solidificar la confianza de sus clientes y crear una línea de comunicación abierta entre usted y sus clientes tan valiosos. Créanos cuando decimos, vale la pena…

    En primer lugar, es importante incluir una respuesta de respuesta. Una dirección de respuesta es la dirección «desde», que viene de usted, que permite a los destinatarios recibir sus correos electrónicos y responder. Una dirección de respuesta para la respuesta no solo ayuda a evitar la confusión y la frustración del cliente, sino que mejora la capacidad de entrega de su correo electrónico.

    Una dirección de respuesta mostrará a sus destinatarios que usted está al otro lado de la computadora y se preocupará por sus preguntas, comentarios o inquietudes. Al configurar esta capacidad y prestar atención a las respuestas de sus destinatarios, puede mejorar su estrategia de correo electrónico o aprender de los posibles percances de correo electrónico (¡todos los hemos tenido!).

    Tener una respuesta de respuesta también puede mejorar su capacidad de entrega. Los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) a menudo identifican la respuesta a las direcciones como fuentes legítimas, en otras palabras, no spam. Sin embargo, si tiene una dirección sin respuesta, tanto ESP como sus destinatarios pueden marcar su correo electrónico como spam, teniendo efectos duraderos en su capacidad de entrega. No podemos enfatizar lo suficiente la importancia de tener una respuesta para evitar el spam y aumentar la experiencia general de sus clientes. Además, es una excelente manera de dejar a los clientes potenciales en su embudo de ventas.

    ¿Cómo se debe responder un correo electrónico?

    Intente responder a todos los correos electrónicos que reciba.
    Adam Berry/Getty Images

    Es difícil responder a cada mensaje de correo electrónico que se le haya enviado, pero debe intentarlo, dijo Pachter. Esto incluye cuando se le envió accidentalmente el correo electrónico, especialmente si el remitente espera una respuesta. Una respuesta no es necesaria, pero sirve como buena etiqueta de correo electrónico, especialmente si esta persona trabaja en la misma empresa o industria que usted.

    Aquí hay una respuesta de ejemplo: «Sé que estás muy ocupado, pero no creo que quisieras enviarme este correo electrónico. Y quería hacerte saber para que puedas enviarlo a la persona correcta».

    No confíe solo en el corrector ortográfico.
    Francois Mori/AP

    Sus errores no pasarán desapercibidos por los destinatarios de su correo electrónico. «Y, dependiendo del destinatario, puede ser juzgado por hacerlos», dijo Pachter.

    No confíes en el corrector de hechizos. Lea y vuelva a leer su correo electrónico varias veces, preferiblemente en voz alta, antes de enviarlo.

    «Un supervisor tenía la intención de escribir ‘perdón por las molestias'», dijo Pachter. «Pero confió en su correcto de hechizo y terminó escribiendo ‘Perdón por la incontinencia'».

    «No desea enviar un correo electrónico accidentalmente antes de haber terminado de escribir y probar el mensaje», dijo Pachter. «Incluso cuando está respondiendo a un mensaje, es una buena precaución eliminar la dirección del destinatario e insertarla solo cuando esté seguro de que el mensaje está listo para ser enviado».

    Presta mucha atención a quién envía un correo electrónico.
    Giulio_fornasar/Shutterstock

    ¿Cómo responder un correo electrónico con el móvil?

    La mayoría de la gente estaría de acuerdo en que responder un correo electrónico desde su teléfono tarda más que responder desde su computadora. Como resultado, la mayoría de las veces, usamos nuestras bandejas de entrada móvil para leer correos electrónicos y responder rápidamente, pero ahorrar largas misivas para cuando estamos en nuestro escritorio.

    Esa estrategia sigue siendo la correcta, pero ¿qué pasaría si pudiera ahorrar tiempo respondiendo los correos electrónicos a los que responde desde su teléfono? ¿Cómo? Personalizando su texto automático.

    Similar a las respuestas enlatadas en Gmail, el texto automático es una herramienta que le permite escribir una abreviatura personalizada que luego se expande en una propaganda de texto completa. Por ejemplo, escribir «RL8» puede expandirse a «Estoy corriendo tarde», lo cual es útil cuando te corres a una reunión.

    La clave es elegir abreviaturas que de otra manera no estaría escribiendo. Si, en el ejemplo anterior, elegí «tarde» como mi abreviatura, entonces cada vez que escribí «tardío» se expandiría a la frase completa, no útil en los 90% de los casos que solo estoy usando «tarde» en una oración .

    Pero al configurar algunas abreviaturas estratégicas para algunas de las frases que escribe con más frecuencia, se ahorrará tiempo escribiendo correos electrónicos. Bonificación: estos también funcionan en sus textos, así como en cualquier otro lugar de su dispositivo móvil.

    • RL8: «Estoy corriendo tarde. Esté allí lo antes posible».
    • L00K: «Gracias por enviar esto. Te echaré un vistazo y me pondré en contacto contigo pronto».
    • G2G: «Se ve bien, gracias»
    • L8R: «Estoy un poco abrumado en este momento, pero ¿puedes enviarme un correo electrónico en dos semanas para volver a recoger esto?»

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