Siga estos cinco pasos simples para asegurarse de que sus correos electrónicos en inglés sean perfectamente profesionales:
Siempre abra su correo electrónico con un saludo, como «Querida Lillian». Si su relación con el lector es formal, use su apellido (por ejemplo, «querida Sra. Price»). Si la relación es más informal, simplemente puedes decir «Hola Kelly». Si no sabe el nombre de la persona a la que está escribiendo, use: «A quién le corresponde» o «Estimado señor/señora».
Si está respondiendo a la consulta de un cliente, debe comenzar con una línea de agradecimiento. Por ejemplo, si alguien tiene una pregunta sobre su empresa, puede decir: «Gracias por contactar a ABC Company». Si alguien ha respondido a uno de sus correos electrónicos, asegúrese de decir: «Gracias por su pronta respuesta» o «Gracias por responderme». Agradecer al lector lo tranquiliza, y te hará parecer más educado.
Si está comenzando la comunicación por correo electrónico, puede ser imposible incluir una línea de agradecimiento. En cambio, comience declarando su propósito. Por ejemplo, «estoy escribiendo para preguntar sobre…» o «Estoy escribiendo en referencia a…».
Deje claramente su propósito al principio del correo electrónico y luego pase al texto principal de su correo electrónico. Recuerde, la gente quiere leer correos electrónicos rápidamente, así que mantenga sus oraciones cortas y claras. También tendrá que prestarle atención a la gramática, la ortografía y la puntuación para que presente una imagen profesional de usted y su empresa.
Antes de terminar su correo electrónico, es cortés agradecer a su lector una vez más y agregar algunos comentarios de cierre educado. Puede comenzar con «Gracias por su paciencia y cooperación» o «Gracias por su consideración» y luego haga un seguimiento con: «Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en avisarme» y «Espero que escuchar de usted».
¿Cómo responder a un correo electrónico?
Aquí le mostramos cómo responder a un correo electrónico: vaya al mensaje recibido, lea el contenido, haga clic en la clave de respuesta (en Gmail con flecha a la izquierda) y escriba su mensaje. También puede agregar otras direcciones, hechiceros en el conocimiento de la copia. También oculto.
Entonces, la respuesta a un correo electrónico es lo más simple del mundo, intuitivo y directo. Puede enviar el mensaje a la persona que lo escribió y puede hacerlo agregando otras direcciones o no. Con Gmail también puede planificar y posponer la respuesta.
Pero, ¿hay algún método para escribir un correo electrónico como respuesta para lograr el objetivo? Aquí está la solución: 8 reglas que siempre funcionan para las respuestas.
Esta es la primera regla de etiqueta digital. ¿Cómo responder a los correos electrónicos de confirmación, profesores, empleador o un colega? La síntesis es la clave de todo. ¿Quiere asegurarse de que el mensaje se lea atentamente, incluyendo y evaluado? Elimina todo lo que necesitas.
La estructura de cualquier respuesta a un correo electrónico recibido es simple: saludos (más o menos informales, depende de las circunstancias), el contenido de la respuesta y la licencia. Eliminar preámbulos, presentaciones, ideas, cierres articulados: escribir un correo electrónico significa ser sintético. Vaya al grano, evite las presentaciones de circunstancias (como dice, todo está bien, lo que se dice) y después del saludo se produce a lo que necesita. La síntesis es todo:
Veo la mayoría de estos correos electrónicos, los leí y los envié a los gerentes que tratan con el área con un signo de interrogación: ¿Es un atajo lo que significa que puede examinar?
¿Cómo responder a un correo electrónico desde el móvil?
Responder a un mensaje de correo electrónico en Outlook es casi tan fácil como leer uno. En la parte inferior de la pantalla del mensaje hay tres íconos que parecen flechas dobladas. La izquierda más a la izquierda, una sola flecha que apunta a la izquierda, es el botón de respuesta. Toque ese si desea responder solo a la persona que le envió el mensaje. Toca la flecha del medio, la que parece dos flechas dobladas pegadas, si quieres responder a todos a quienes se abordó el mensaje.
En cualquier caso, el formulario de respuesta del mensaje se abre, ya dirigido a sus destinatarios previstos, listos para su respuesta.
Lo mejor de responder a los mensajes en su teléfono inteligente es que probablemente tenga capacidades de dictado, como Siri o el Android es características de dictado, por lo que no necesita escribir. Lo aterrador de eso son los errores indescriptibles que puede producir el software de voz a texto. Siri puede encontrar algunos whoppers reales. ¡Siri tiene una verdadera boca para ir al baño a veces! Entonces, si dicta los mensajes de correo electrónico que no están dirigidos a marineros y estobillos, aquí hay un consejo: ¡CREGAR!
Bill Dyszel es un experto conocido a nivel nacional en gestión de información personal y tecnología de automatización de ventas. Con frecuencia habla en varias conferencias tecnológicas, y trabaja como consultor para organizaciones que necesitan ayuda para seleccionar, desarrollar e implementar soluciones comerciales.
Dummies siempre ha defendido asumir conceptos complejos y hacerlos fáciles de entender. Dummies ayuda a todos a tener más conocimientos y seguros de aplicar lo que saben. Ya sea para pasar esa gran prueba, calificar para esa gran promoción o incluso dominar esa técnica de cocina; Las personas que confían en los tontos, confían en ello para aprender las habilidades críticas y la información relevante necesaria para el éxito.
¿Cómo responder a un mensaje de recibido?
Cuando se trata de correspondencia por correo electrónico, parece haber dos tipos de personas: aquellos que reconocen que recibieron un correo electrónico y los que no lo hacen.
Estamos firmemente en el primer campamento. Cuando recibimos un correo electrónico, respondemos rápidamente dejando que el remitente sepa que obtuvimos su nota: «Ok», «lo entendió», «en él», «genial», «notado» o «gracias».
Por supuesto, debe usar su juicio sobre qué correos electrónicos no requieren una respuesta como notas grupales, spam o correspondencia que ya no necesite una respuesta.
Aquí hay cinco razones por las que debe enviar reconocimientos de correo electrónico rápidos:
No hay nada más irritante o irritante que alguien que no responda a sus correos electrónicos. Cuando alguien tarda mucho en escribirte, puede comenzar a pensar que son desalentadores e irrespetuosos de tu tiempo. De hecho, pueden estar ocupados, pero si solo lo veían como más valioso o que valga la pena, al menos reconocerían su correo electrónico.
Al enviar un correo electrónico de reconocimiento rápido, usted está siendo educado, bien administrado y respetuoso. Estás extendiendo al remitente una rama de oliva respondiendo su nota.
Cuando envía reconocimientos por correo electrónico a quienes se comunican con usted, también les está haciendo saber que usted es receptivo, rápido e incluso confiable. Los que le envían mensajes sabrán que es una persona confiable. Estás dando la impresión de que te refieres a negocios y aprecias la velocidad en tu correspondencia.
En lugar de esperar y contemplar la nota de alguien, puede hacer que la pelota rode al reconocer su correo electrónico. Esto te hará parecer proactivo y como si estuvieras tomando medidas, incluso si es solo un correo electrónico de una o dos palabras.
¿Cómo agradecer en un email formal?
¡Comencemos a escribir correos electrónicos de agradecimiento! Si ya sabe cómo estructurar un correo electrónico profesional, está en marcha para clavar los conceptos básicos de los correos electrónicos de agradecimiento, pero en caso de que tenga dudas, comiencemos recapitando los fundamentos.
El formato de correo electrónico de agradecimiento es bastante simple y directo de aprender. Esencialmente, sigue el mismo formato que cualquier correo electrónico profesional.
Cada correo electrónico de agradecimiento, sin importar cuán conversacional o creativo, contenga cinco cosas esenciales:
- Línea de asunto
- Saludo
- Copia de cuerpo
- Cerrar sesión
- Firma
Gracias los correos electrónicos pueden ser cortos, dulces o largos y detallados. Cíguete a este formato de correo electrónico de agradecimiento y estarás bien.
No necesitamos entrar en los detalles aquí porque incluimos 30 ejemplos de correo electrónico a continuación. Sin embargo, es hora de trabajar en la línea de asunto antes de llegar allí.
La clave es adaptar estos elementos para que se ajusten a su correo electrónico de agradecimiento. Así es cómo…
La línea de asunto más fácil y simple para un correo electrónico de agradecimiento es decir: ¡Gracias!
Pero, en el mundo del spam y más, las líneas de asunto simples pueden parecer intentos de phishing. O, como si no te hayas molestado en pensar en una mejor línea de asunto.
El consejo es personalizarlos, dándolos en forma a su audiencia tanto como sea posible. Por ejemplo, puede usar líneas de asunto de correo electrónico para crear una conexión, actuar como un recordatorio o simplemente hacer que se sientan bien consigo mismos.
A veces querrás usar tus correos electrónicos de agradecimiento para alentar más compromisos. Eso también es posible:
- Línea de asunto
- Saludo
- Copia de cuerpo
- Cerrar sesión
- Firma
¿Cómo dar las gracias de manera formal?
No es un buen aspecto, pero sucede: para los trabajadores ocupados y altamente cafeína en un mundo impulsado por la fecha límite, es peligrosamente fácil enviar un correo electrónico que se lee como insensible e insensible.
Incluyendo su humilde blogger, todos hemos sido culpables a veces, machizando apresuradamente «enviar» y continuar sin reconocer cualquier favor o pregunta que hemos impuesto a un colega de confianza o un contacto potencialmente valioso. Ups.
En su corazón, usted sabe que la bondad no es una pérdida de tiempo, al menos que lo que se requiere es solo unas pocas palabras adicionales en un correo electrónico. El problema es, ¿qué palabras? Quieres agradecer, pero no pareces tenso o sycofántico en tu expresión de gratitud. También desea mantener sus envíos directos y al grano, por lo que no hay lugar para agradecer que sean demasiado largos o difíciles de manejar.
Con eso en mente, solo tenemos la lista para usted. Aquí hay once formas de reconocer a alguien que le ha hecho un sólido a medida que cierre un correo electrónico; Esperamos que los aprecie.
Dependiendo del grado de formalidad en el correo electrónico que está reclutando, la estructura de escritura de cartas en realidad tiende a disminuir sobre una serie de respuestas de ida y vuelta), podrían haber algunos buenos lugares para agradecer mientras terminan .
La línea de cierre tiende a encapsular una conclusión clave de su mensaje, como en este ejemplo:
Trabajaré estos juegos de palabras que sugeriste en mi presentación en nutrias, y gracias nuevamente por tu algas.
Su firma se produce justo antes de su nombre, y probablemente no debería consistir únicamente en «gracias». Aquí hay un ejemplo:
Si es capaz, pronto colaboramos en otro proyecto como este.
¿Cómo responder a un agradecimiento formal?
Como dijimos anteriormente, la respuesta de «ningún problema» se originó en gran medida en las posiciones orientadas al servicio. Si trabaja en el servicio minorista o al cliente, puede ser tentador a esta respuesta por defecto. Es posible que incluso desee usarlo si trabaja en un entorno de oficina tradicional. Pero nunca se sabe quién podría encontrar «ningún problema» para ser menos que político. Estas respuestas transmiten un sentimiento similar en diferentes palabras.
Aquí hay algunas formas en que puede responder a un agradecimiento en el trabajo:
- «Estoy feliz de estar en servicio».
- «Sé que me ayudarías si lo necesitara. Me alegra hacer lo mismo por ti».
- «De nada.»
Esta es una gran alternativa a «no hay problema» para las personas que trabajan en la industria de servicios. Es un giro más optimista en el sentimiento que ayudar a alguien no es un problema.
Eso es porque estás feliz de cumplir con las responsabilidades de tu trabajo. Realmente no estás cambiando tu mensaje, solo las palabras que estás usando para transmitirlo.
Hay un dicho atribuido al autor John Maxwell que dice: «El trabajo en equipo hace que el sueño funcione». Este dicho enfatiza la importancia de trabajar juntos en un entorno colaborativo.
Si tiene un compañero de trabajo que ayuda a que su trabajo se vaya más bien, asegúrese de pagar el favor. Y cuando te agradecen, solo señala que no hiciste nada que no harían (o no lo hayan hecho).
Esta frase en particular funciona básicamente en todo tipo de lugar de trabajo que puedes imaginar.
Una vez más, da un giro más positivo al mensaje detrás de la frase «No hay problema». Afirma explícitamente que está feliz de ayudar. Funciona para clientes y compañeros de trabajo por igual.
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