La escritura por correo electrónico es un arte y hacerlo bien requiere conocimientos y prácticas. Pero no tiene que cometer todos los errores para usted para escribir correos electrónicos profesionales.
Nos reunimos para usted los consejos esenciales para crear correos electrónicos formales altamente efectivos con una inmersión profunda en formatos de correo electrónico formales, estructura y mejores prácticas. También reunimos algunos ejemplos y plantillas de la vida real que puede usar de inmediato con algunos ajustes.
La redacción de correo electrónico formal generalmente se encuentra en un escenario B2B o B2C o un correo electrónico profesional entre colegas, empresas o socios. La escritura informal por correo electrónico es algo que podría enviar a un amigo, familiar o, a veces, incluso un correo electrónico rápido que está disparando a un colega.
Cuando envía un correo electrónico a un amigo, no hay mucho riesgo para que sus palabras o significan que se equivocen, y hay poco riesgo de dañar su reputación o destruir una increíble oportunidad de negocio. Pero al escribir un correo electrónico comercial, hay mucho en juego y muchas cosas que pueden salir terriblemente mal. Es por eso que nuestro artículo tratará principalmente con la escritura formal de correo electrónico y cómo hacerlo bien cada vez.
Aquí, repasaremos todos los entresijos de lo que entra en una estructura de correo electrónico, diferentes formatos de correo electrónico que puede usar, así como plantillas de correo electrónico cortas que puede usar en varios escenarios. Sigue leyendo para aprender a escribir el correo electrónico perfecto.
Antes de entrar en diferentes plantillas de correo electrónico, es importante saber cómo crear un correo electrónico usted mismo. En su mayor parte, cada correo electrónico, independientemente de su contenido, seguirá la misma estructura con los mismos elementos básicos. Debe conocer estos elementos para garantizar la escritura de correo electrónico adecuada y efectiva en su conjunto.
¿Cómo iniciar un correo electrónico formal?
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Por su naturaleza, el correo electrónico no es tan formal como la redacción de letras. Sin embargo, aún tendrá momentos en los que necesita ser más formal en su escritura por correo electrónico. Piense en quién es el destinatario y luego elija un saludo apropiado para la situación. Una vez que haya descubierto eso, puede pasar a formatear el saludo y escribir las oraciones iniciales.
- Cuando se pone en contacto por primera vez con alguien, es mejor ser más formal de lo que necesita ser, solo estar en el lado seguro.
- También puede usar «a quién le corresponde» si el correo electrónico es especialmente formal y no conoce el nombre de la persona. Sin embargo, este saludo puede ser desagradable para algunas personas.
- Por ejemplo, podría escribir: «Mi nombre es Jessica Hills, y yo soy el director de marketing de XYZ Company». También puede incluir cómo conoce a la persona: «Mi nombre es Robert Smith, y estoy en su clase de marketing (Marketing 101 que se reúne los martes y jueves al mediodía)».
- Si ya conoce a la persona y la ha escrito antes, puede usar la primera oración como un saludo. Por ejemplo, podrías decir: «Gracias por contactarme tan rápido» o «Espero que estés bien».
- Por ejemplo, podría escribir: «Estoy escribiendo para pedir su ayuda con un problema de marketing» o «Te estoy escribiendo porque tengo problemas en clase, y esperaba que tuvieras sugerencias para más. material que pude leer para ayudar «.
Para comenzar un correo electrónico formal, escriba «Estimado», el primer nombre del destinatario y una coma en la primera línea. Si no sabe el nombre, use «saludos» en lugar de «querida». Escriba «Sr.», «Sra.», «Dr.» o «Profesor» y use el apellido de la persona en lugar de su primer nombre para que sea extremadamente formal. Luego, presione la tecla de retorno para moverse a la siguiente línea y preséntate en la oración de apertura. Si ya conoce a la persona, puede abrir con una oración como: «Espero que lo esté haciendo bien». Para obtener consejos para crear el resto de un correo electrónico formal, ¡siga leyendo!
¿Cómo presentarse en una línea?
PowerPoint se presenta inmediatamente a la vista de la animación.
Por defecto, cuando presenta en Slide Show, cada párrafo aparece en respuesta a un clic. De esa manera, controlas cuándo aparece cada párrafo. Puede modificar esta configuración utilizando los controles de inicio, duración y retraso en el extremo derecho del extremo derecho de la pestaña de animación de la cinta.
También puede crear un efecto visual de «mecanografía» haciendo que los personajes en un párrafo aparezcan uno a la vez.
Seleccione la pestaña Animaciones y luego seleccione el menú desplegable Agregar animación para seleccionar una animación, como aparecer.
Seleccione la pestaña Animaciones y luego seleccione el panel de animación.
En el panel de animación, seleccione la flecha junto a su animación y seleccione Opciones de efecto.
En el cuadro de diálogo, en la pestaña Efecto en mejoras, seleccione la flecha junto al texto animado y seleccione por letra. Luego puede cambiar el tiempo de retraso en el cuadro de retraso de segundos entre las letras.
PowerPoint se presenta inmediatamente a la animación para que pueda ver el momento a medida que los personajes aparecen individualmente. Puede repetir la vista previa seleccionando la animación en el panel de animación y seleccionando el juego seleccionado.
Seleccione la pestaña Animaciones y luego elija una animación, como aparecer, disuelva o vuele.
Para algunas animaciones, como volar, seleccionar opciones de efectos en la pestaña de animación para elegir una dirección para que las balas vuelen, como la parte inferior, superior, izquierda o derecha.
Seleccione las opciones de efecto nuevamente y luego seleccione por párrafo para que los párrafos del texto aparezcan una a la vez. (La otra opción, todas a la vez, anima todas las líneas de texto en un marcador de posición o cuadro de texto al mismo tiempo).
¿Cómo iniciar una presentación en línea?
Dar una presentación en línea no siempre es fácil. Entonces, ¿qué debe hacer durante una presentación para ayudar a que sea exitoso? Echa un vistazo a estos consejos sobre cómo tener una presentación efectiva en línea desde casa.
Las presentaciones en línea son la norma ahora que más personas trabajan desde casa. Para muchos, pasar de presentaciones en persona a en línea puede traer un nuevo conjunto de desafíos para superar.
¿Le preocupa que pueda verse a perder la nueva tecnología o no estar preparado cuando se presenta en un ámbito digital desconocido? No estás solo. Estos ocho consejos pueden ayudarlo a ofrecer una presentación en línea efectiva como un profesional.
Cada plataforma de conferencia web tiene su propia forma única de mostrar diapositivas. Evite las molestias técnicas diseñando diapositivas simples y fáciles de leer.
Coloque el texto en el centro en lugar de en los bordes de las diapositivas porque es posible que no se muestren correctamente en las pantallas de su audiencia. Además, considere crear diapositivas de alto contraste: son más fáciles de leer para su audiencia virtual.
Recuerde: los oyentes en línea pueden realizar múltiples tareas o distraerse. Para evitar que se pierdan sus puntos principales, llegue rápidamente a los mensajes clave. Para hacer esto, use un titular de oraciones para sus títulos de diapositivas que indique el punto principal de su diapositiva. Luego puede incluir la evidencia de cada uno de sus puntos clave en el cuerpo de la diapositiva. Parece simple, pero puede ser una forma efectiva de organizar información para una presentación en línea.
La tecnología nos mantiene conectados, pero su complejidad crea vías adicionales para la posible interrupción. Una forma de prepararse antes de dar una presentación en línea es mirar la tecnología a través de la lente de la ley de Murphy, que establece que cualquier cosa que pueda salir mal saldrá mal. Concéntrese en lo que pueda controlar.
¿Cómo presentarme a mí mismo ejemplo?
Muchos de nosotros tememos la autointroducción, ya sea en una reunión en línea o en la mesa de la sala de juntas. Aquí hay un marco práctico que puede aprovechar para presentarse con confianza en cualquier contexto, en línea o en persona: presente, pasado y futuro. Puede personalizar este marco tanto para usted como individuo como para el contexto específico. Quizás lo más importante, cuando use este marco, podrá concentrarse en las presentaciones de los demás, en lugar de guiar lo que debe decir sobre usted.
Sabes el escenario. Podría estar en una reunión en línea, o tal vez está sentado alrededor de una mesa de la sala de juntas. El líder de la reunión pide a todos que se presenten brevemente. De repente, tu cerebro entra en hiperdrive. ¿Qué debo decir sobre mí?
Empiezas a reflexionar sobre las autointroducciones anteriores cuando te ataban la lengua, cuando olvidaste mencionar algo importante, o peor, cuando divagaste durante demasiado tiempo. Entonces, te das cuenta de que no estás escuchando lo que los demás están compartiendo. Si hubiera una prueba en el nombre de todos, fallarías.
El estrés asociado con la introducción es común y no sin orden judicial. Los ojos y oídos de todos están sobre ti. Es fácil equivocarse. Por otro lado, las autointroducciones son la forma más directa de reforzar su marca personal deseada. Y pueden ser fáciles de hacer.
Encantado de conocerlos a todos. Mi nombre es Michael y soy el director creativo. Trabajo en la oficina de Brooklyn.
Por supuesto, lo que comparte dependerá de la situación y de la audiencia. Si no está seguro de qué compartir, su nombre y título de trabajo es un gran lugar para comenzar. Si existe la oportunidad de elaborar, también puede compartir otros detalles, como un proyecto actual, su experiencia o su ubicación geográfica.
¿Cómo mandar un saludo formal?
A veces puede ser difícil elegir el mejor saludo para su correo electrónico. Aquí hay cinco ejemplos que casi siempre son apropiados:
- Hola (nombre) – Cuando se trata de un saludo de correo electrónico, es difícil vencer «Hola (nombre)». Es adecuado para cualquier situación en la que conoce y use el primer nombre del destinatario. Si se dirige al destinatario con el Sr./ms. + apellido, sin embargo, elija una de las opciones más formales a continuación. Y recuerda que «¡Hola!» es estrictamente para correos electrónicos informales.
- Hola (nombre) – Otro saludo universalmente aceptable, «Hola (nombre)» se considera un poco más formal que «Hola» y se puede usar con un nombre o Mr./ms. + apellido.
- Estimado (nombre) – «Querido (nombre)» es apropiado para todos los correos electrónicos formales, pero tiene una sensación ligeramente anticuada que la hace menos adecuada para mensajes informales.
- Saludos: este es un saludo común y educado para un correo electrónico enviado a un grupo, o un solo destinatario cuando no está seguro de cómo deletrear su nombre.
- Buenos días / tarde / noche: esta es otra forma educada de abrir un correo electrónico a un grupo de personas, o puede personalizarse agregando el nombre de un destinatario individual.
Aunque parezca que no mucho podría salir mal en un primer partido inaugural, aquí hay algunos errores comunes para mantenerse alejados en su correo electrónico de apertura de los saludos:
Si está utilizando el nombre de una persona en su saludo, ¡siempre asegúrese de haberlo escrito correctamente!
Si no está seguro del género de su destinatario, evite usar el apellido Mr. o Ms. Honorific +. Use su nombre completo en su lugar. «Estimado señor o señora» ya no se considera una opción de inclusión de género.
¿Cómo se empieza un mensaje formal?
Si nunca ha escrito una carta de papel, es muy probable que haya experimentado el momento en que esta forma de comunicación ya había sido ampliamente suplantada por el correo electrónico.
De hecho, el correo electrónico ha sido el medio más efectivo para las comunicaciones formales o informales durante años que requieren más espacio y atención de un mensaje corto.
Si tiene que comunicarse con el profesor.
Para su tesis o envíe material a un amigo, en resumen, con toda probabilidad de que lo haga por correo electrónico.
¿Si pero como? Te lo explicamos en unos pocos pasos.
En primer lugar, aclaremos los campos para completar:
- A: Aquí ingresará la dirección del destinatario (o destinatarios)
- CC: Aquí insertará cualquier otra dirección que deba tener en cuenta el mensaje
- CCN: Aquí insertará direcciones que deben ser conscientes del mensaje, pero sin su nombre será visible para el destinatario.
Ahora veamos el formulario del correo electrónico.
Comencemos por decir que elegir el correcto no es trivial en absoluto.
Para ayudarlo, cada vez que escribe un correo electrónico, ponga estas dos preguntas:
- A: Aquí ingresará la dirección del destinatario (o destinatarios)
- CC: Aquí insertará cualquier otra dirección que deba tener en cuenta el mensaje
- CCN: Aquí insertará direcciones que deben ser conscientes del mensaje, pero sin su nombre será visible para el destinatario.
¿Por qué estos dos? Porque determinarán la apertura y el cierre del correo electrónico.
Dependiendo del grado de formalidad del correo electrónico, de hecho, puede elegir quizás diferente:
- A: Aquí ingresará la dirección del destinatario (o destinatarios)
- CC: Aquí insertará cualquier otra dirección que deba tener en cuenta el mensaje
- CCN: Aquí insertará direcciones que deben ser conscientes del mensaje, pero sin su nombre será visible para el destinatario.
¿Cómo se escribe un mensaje formal?
En la sociedad actualizada de correo electrónico, la necesidad de escribir una carta formal rara vez surge. Sin embargo, todavía es necesario presentar una carta formal para obtener información, solicitar un programa académico o un trabajo, escribir una carta de queja o simplemente expresar su opinión de manera efectiva y coherente.
Indique el propósito de su carta formal en el primer párrafo y no se desvíe del tema. Trate de evitar el lenguaje florido o las palabras largas. Mantenga la carta corta y al grano. Este extracto de The Elements of Style (4th Edition) de Strunk y White proporciona la regla general perfecta:
La escritura vigorosa es concisa. Una oración no debe contener palabras innecesarias, un párrafo ni oraciones innecesarias, por la misma razón por la que un dibujo no debe tener líneas innecesarias y una máquina no hay piezas innecesarias. Esto no requiere que el escritor haga todas las oraciones cortas, o evite todos los detalles y trate a los sujetos solo en esquema, sino que cada palabra dice.
En resumen, esto significa que cada palabra que escribe debe tener un propósito. Considere qué palabras son necesarias y cuáles no.
Una empresa o una carta formal debe escribirse en un tono que sea un poco más formal que su idioma cotidiano. Evite lo siguiente: jerga o jerga; contracciones como yo, no puedo, es; y palabras vagas como buenas y bonitas. Sea educado y respetuoso, incluso si se queja. Eche un vistazo a nuestro ejemplo de carta formal para ver qué tono es apropiado.
¿Cómo saludar en un correo electrónico?
Al enviar una carta de presentación para un trabajo, tradicionalmente usaría «Estimado señor/señora». Aún así, como hemos establecido, esto puede no ser apropiado.
En primer lugar, debe intentar averiguar quién es el gerente de reclutamiento y usar su nombre completo. Si no puede encontrar su nombre, entonces las siguientes alternativas son aceptables:
- Estimado gerente de reclutamiento
- Estimado reclutador
- Estimado (nombre de la empresa)
Aquí hay un ejemplo de comenzar un correo electrónico formal a un reclutador.
Adjunto una copia de mi CV y una carta de presentación para (inserte el título del trabajo). Espero tener noticias suyas sobre el progreso de mi solicitud.
Hay muchos casos en los que su contexto de correo electrónico no es tan formal o donde un toque amigable es apropiado. Tal vez sea un correo interno para colegas o con un cliente a largo plazo. Ambos pueden relajarse un poco y también mantener las cosas agradables y competentes. A veces es un buen equilibrio. Si bien muchos lugares de trabajo tienden a ser más informales en estos días, mantenga sus principios básicos de frente y centro profesionales, amigables y profesionales.
Nos escuchaste cuando dijimos que esta opción siempre es un ganador, ¿verdad? Excelente. Una vez que esté en términos amistosos con el destinatario, no tiene que pensar demasiado en el saludo: puede llegar directamente al punto de correo electrónico mientras mantiene un comportamiento amigable y profesional.
Cuando no conoce el nombre del destinatario o su ortografía, esta es la forma más segura de abordar un correo electrónico profesional sin sonar demasiado formal o indirecto.
¿Cómo redactar un correo electrónico formal?
Hoy en día, quien sea, tarde o temprano, tiene que escribir un correo electrónico a un profesor, a su empleador o a alguien que no conoce… bueno, en este caso, ¿cómo se comporta? ¿Qué fórmulas deberías usar? ¿Qué tan formal tienes que ser? ¡Respondimos todas estas preguntas en este video-tutorial para no perderse!
1. El primer aspecto a tener en cuenta es el objeto. Nunca debe descuidar el objeto porque es lo primero que el destinatario del correo electrónico leerá: si no está bien escrito, puede no atraer la atención o, lo que es peor, pasar su correo electrónico por correo no deseado. Y no quieres ser destrozado incluso antes de estar abierto, ¿no?
Por lo tanto, para evitar estas situaciones desagradables, el objeto debe ser explícito, corto y conciso: en resumen, debe explicar el tema de su correo electrónico en unas pocas palabras simples, sin perderlo en la charla.
Por ejemplo, si está solicitando un trabajo y debe enviar su currículo vitae, el objeto podría ser: «Trabajo de candidatura» o «Curriculum vitae», sin agregar nada más.
Por lo tanto, los adjetivos generalmente se usan expresando reverencia (como excelente, espectacular, amable) + el título y el nombre del destinatario
Las egregioe son más apropiadas cuando el correo electrónico se dirige a alguien que no se conoce en absoluto o que merece una reverencia particular. Por ejemplo, el rector de una universidad, un empleador potencial o… ¡el presidente de la República!
¿Cómo saludar en un email informal?
Los saludos informales por correo electrónico son aquellos que usamos todos los días: con nuestros jefes, nuestras familias y nuestros amigos y conocidos. Dicho esto, los saludos de correo electrónico relajados se utilizan cada vez más en contextos tradicionalmente formales como los correos electrónicos de divulgación en frío que acabamos de discutir. Cómo y cuándo los usas depende por completo del estilo y la voz de tu marca:
Los correos electrónicos de seguimiento son fáciles de comenzar, porque tienes el aviso perfecto para comenzar. También te permiten llegar al punto rápidamente:
Responder a un correo electrónico es similar a escribir un correo electrónico de seguimiento. Le permite hacer retroceder una respuesta con un saludo directo:
Usar la hora del día como abridor de mensajes siempre es un ganador: es amigable, pero relativamente formal:
Cuando algo te ha activado a escribir un correo electrónico, a menudo puedes salirse con la suya con no usar un saludo como «querido» o incluso «hola». Es perfectamente aceptable hacer lo que está escribiendo sobre el saludo en sí. Por ejemplo, si su contacto acaba de ganar un premio, sería extraño escribir:
“¡Felicitaciones por ganar el primer premio, Sarah! ¡Sabía que podrías hacerlo!»
Entonces, si está a punto de comenzar con un correo electrónico, piense en el contexto en el que lo está escribiendo y considere usar ese disparador contextual como su abridor:
36. «Me encanta tu reciente [artículo/publicación social/foto/video]»
39. «[Amigo mutuo/contacto] me recordó que me pusiera en contacto contigo»
Tiene algunas opciones al escribir a más de un destinatario a la vez. Intente comenzar su mensaje con «Hola a todos» o:
40. «Hola [Nombre 1], [Nombre 2] y [Nombre 3]», «,
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