A diferencia de la comunicación interna, la comunicación externa significa intercambio de información tanto dentro de la organización y fuera de la organización.
Las organizaciones se comunican con el mundo exterior a diario. Por lo tanto, los departamentos de comunicaciones externas juegan un papel muy importante en todos los negocios.
La comunicación externa formal es el primer paso para crear la imagen de la empresa apropiada. Incluye cualquier cosa, desde cartas, informes, presentaciones o páginas web cuidadosamente creadas. El objetivo principal de las comunicaciones externas es informar al mundo exterior un mensaje importante sobre el trabajo y la calidad de la organización.
La comunicación externa informal es una forma de comunicación que las organizaciones no pueden regular directamente.
Durante las actividades de trabajo cotidianas, los empleados están absorbiendo continuamente información y profundizando su conocimiento sobre la organización. Cada vez que los empleados hablan de su organización al mundo exterior, son parte de una comunicación externa informal.
Aunque las actividades de comunicaciones internas y externas pueden ser diferentes, ambas tienen objetivos similares y deben estar alineados al entregar mensajes a los empleados, clientes y otras partes interesadas.
Para el éxito de una empresa, los comunicadores internos y externos tienen que trabajar juntos. Las organizaciones siempre deben tratar de hacerlas lo más complementarias posible. El desarrollo de mensajes que motiven a los empleados a cumplir con sus objetivos, mientras que los socios y clientes de uniformemente atractivos garantizan una comunicación efectiva.
¿Cómo gestionar la comunicación externa de una empresa?
Diferentes grupos y personas consumen información de manera diferente, lo que significa estar en todas partes, pero con una estrategia definida para cada uno.
Y con eso, querrá encontrar el conjunto de herramientas que ayude a su estrategia de comunicación a tener éxito.
Bastante sentido común, ¿verdad? Pero todo lo que hace su empresa debe ser del mayor valor, no solo contenido de relleno esponjoso.
Muchas veces las organizaciones ven las comunicaciones externas como una forma de explotar su nombre en todas partes y en cualquier lugar sin pensarlo real.
Claro, está obteniendo el nombre de la empresa y los productos o servicios en el mundo, pero eso no significa que esté creando una experiencia positiva para el público.
Los resultados más fuertes crecerán a partir de un plan bien pensado que ofrece valor con cada toque de comunicaciones.
Como mencioné anteriormente, debes conocer a tu audiencia y qué se conectará con ellos.
Suena como un argumento de ventas cada vez que tiene la oportunidad y arroja lo fantástico que su producto o servicios no hace mucho. Separe a su público, encuentre lo que les importa y entregue el mejor valor que su organización pueda.
Lanzar dardos en la oscuridad eventualmente aterrizará en el tablero, pero eso no significa que debas jugar sin ver claramente tu objetivo.
Si bien los clientes y los empleados son buenos para sus ventas y marketing, también brindan un beneficio importante para sus comunicaciones externas.
¿Por qué? Ambos grupos de personas son los más cercanos a su marca y productos o servicios.
¿Cómo podemos gestionar la comunicación interna en una empresa?
Las comunicaciones internas pobres entre el personal y el liderazgo pueden causar pérdidas en la productividad, los ingresos y el tamaño de la empresa a través de empleados desconectados. Como muestran los datos de Gallup, las empresas con personal altamente comprometido experimentan una reducción del 41% en el ausentismo, un aumento del 20% en las ventas y un 21% más de ganancias que las empresas con empleados desconectados.
Las empresas pueden mejorar las comunicaciones internas alentando interacciones más frecuentes y significativas entre los empleados y el liderazgo.
Limitar los canales que su equipo puede usar para comunicarse puede llevarlos a conversaciones de backnel, lo que puede conducir a la división entre los empleados y la alineación dañina del equipo.
Los empleados no reciben alegría al usar canales de comunicación que encuentran ineficientes o incompletos. Basado en nuestro reciente estudio sobre el entorno laboral antes y después de la pandemia, la mayoría de los empleados están cansados de las comunicaciones basadas en texto. El 54% de los empleados considera que el correo electrónico es una solicitud de canal para ofensa o falta de comunicación involuntaria, mientras que el 53% de los empleados creen que es difícil explicar información compleja a través del texto.
El 57% de los empleados encuentran las comunicaciones de video de su CEO más atractivas que los mensajes basados en texto.
Entonces, en lugar de usar un canal de comunicación que no les gusta, digamos el correo electrónico, se mueven a soluciones más atractivas, como el video. El video es un formato multimedia que los empleados anhelan ver más dentro de sus empresas. Descubrimos que el 57% de los empleados encuentran las comunicaciones de video de su CEO más atractivas que los mensajes basados en texto.
¿Como debe ser la comunicación interna y externa en una empresa?
Si sus comunicaciones internas y comunicaciones externas no están alineadas, envía mensajes inconsistentes a sus empleados y clientes. Esto puede confundirlos a ambos y socavar la confianza en su marca.
Para superar esto, les pedimos a nuestros propios expertos en comunicaciones internas y externas en Livestorm su consejo para alinear las estrategias de comunicaciones internas y externas. Según esas conversaciones, hemos puesto esta práctica guía que cubre la comunicación interna vs externa, que incluye:
Echemos un vistazo a las similitudes y diferencias clave entre la comunicación interna y externa.
La comunicación interna a menudo es menos formal, más frecuente y más extensa que la comunicación externa. Puede ser uno a uno o de uno a muchos, y fluir en varias direcciones: de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba u horizontalmente.
Cada departamento está involucrado en la comunicación interna, pero desarrollar una estrategia es responsabilidad de las personas o los equipos de recursos humanos. El objetivo es eliminar los silos departamentales y obtener información que fluya entre los equipos para que puedan trabajar juntos de manera efectiva.
La comunicación externa generalmente recae en el marketing, las ventas, el éxito del cliente o los equipos de relaciones con los inversores. Tiende a involucrar todo que ver con la marca, el producto, los precios, los resultados, etc. El objetivo a menudo es la adquisición y retención de los clientes.
Las comunicaciones de marketing externas suelen ser de una manera y de uno a muchos. Sin embargo, las conversaciones de ventas y las conversaciones con proveedores, socios e inversores también pueden ser bidireccionales.
¿Qué características debe tener la comunicación interna y externa?
La comunicación interna debe ser útil para aumentar la eficiencia de la organización. Entonces, el siguiente factor o características debe considerarse con respecto a la comunicación interna:
- Claridad
La claridad significa que el significado de los mensajes forme con precisión el jefe del remitente en el jefe del receptor. Esta comunicación debe ser clara en el significado para que el receptor de la información pueda comprender el tema de la información.
- Claridad
El método o los medios y el lenguaje de la comunicación interna deben ser simples y menos costosos. Por lo tanto, el remitente debe elegir el mejor método para comunicarse internamente.
- Claridad
La integridad de la organización debe seguirse en el momento de la comunicación interna. Debe hacerse a través del canal adecuado según lo requiera la estructura organizacional.
- Claridad
El receptor debe prestar atención a la información recibida lo más rápido posible. Dicha comunicación debe llamar la atención de los respectivos empleados.
- Claridad
La información de la comunicación interna debe ser que no debe cargarse con información innecesaria.
- Claridad
En general, esta comunicación sigue las reglas formales para intercambiar información. A veces, la organización informal ayuda a que la comunicación interna sea efectiva.
- Claridad
La información debe estar orientada a objetivos, la uniformidad debe mantenerse y debe ser útil para la comunicación externa, evitando la sobrecarga de información, la comprensión mutua y la confianza.
¿Como debería ser la comunicación interna en la empresa?
Una estadística comúnmente citada dice que el 65% de la población son estudiantes visuales, por lo que es probable que hay muchos de ellos en su lugar de trabajo. Cuando se hace bien, las imágenes transmiten información de una manera fácil de digerir y tienen una impresión más duradera que el texto. En lugar de imprimir carteles, recomendamos ir digital: montar televisores en sus oficinas y usarlos para mostrar una selección giratoria de mensajes visuales.
- Entretener a su equipo con alimentos en las redes sociales, paredes de hashtag en vivo o fotos de equipo
La diversión está en el centro de la forma en que me gusta hacer negocios, y ha sido clave para todo lo que he hecho desde el principio.
Richard Branson
Atrás quedó la noción de que se llama «trabajo» por una razón y que no se supone que sea divertido. De hecho, una encuesta de 2013 realizada por PGI encontró que el 88% de los millennials quieren trabajar en un «ambiente de trabajo divertido y social». Del mismo modo, el 90% de los lugares de trabajo de valor de generación-Z que ofrecen oportunidades para la conexión humana. El trabajo puede ser divertido pero también productivo, y eso incluye comunicaciones internas.
Por ejemplo, Enplug tiene un canal en Slack titulado «Random», donde los miembros del equipo pueden compartir noticias extrañas, videos divertidos de YouTube y cualquier otra cosa que encuentren divertidas. Es una forma divertida para que los trabajadores desahoquen el vapor mientras construyen una sensación de camaradería.
Bob Parsons, fundador, godaddy
Poder cuantificar y ver cómo la empresa está actuando puede hacer maravillas para la ética de trabajo de su equipo. Las métricas deben informar a los empleados del desempeño actual y pasado de la compañía, tendencias en el desempeño, objetivos de alcance y progreso realizado. Puede usar la señalización digital para mostrar métricas en toda su oficina. Motive a su equipo en diferentes niveles mostrando métricas para la empresa, departamentos o incluso individuos.
¿Cuáles son las características de la comunicación externa?
Las comunicaciones comerciales pueden ser internas, como cuando se trata de empleados individualmente, en reuniones o en mensajes escritos como correos electrónicos y notas. También puede ser de naturaleza externa, como cuando se comunica con clientes, proveedores u otros dueños de negocios. Hay una serie de aspectos importantes para una comunicación externa efectiva. Estos incluyen el nivel de persuasión de la comunicación y la capacidad de relacionarse con los clientes.
La comunicación externa efectiva puede persuadir a los clientes para que tomen una cierta acción deseada. Su estrategia de marketing, por ejemplo, puede influir en los clientes para comprar sus productos o visitar su lugar de negocios. Una campaña efectiva de relaciones públicas puede hacer uso de los medios para construir la imagen de su negocio en la comunidad local. Si su negocio se está expandiendo y necesita empleados adicionales, sus esfuerzos de reclutamiento pueden persuadir a los empleados potenciales para que consideren trabajar para su empresa.
Su comunicación externa es una forma de proporcionar servicio a su base de clientes y mantenerse en contacto. Cuando sus clientes tienen un problema o pregunta, los métodos de comunicación como correo electrónico, teléfono o un departamento de servicio al cliente en persona permiten a sus clientes resolver cualquier problema. Al enviar un boletín o información sobre promociones especiales por correo electrónico, está manteniendo su negocio en la mente de sus clientes, lo que puede conducir a negocios repetidos. Cuanto mejor se comunique con sus clientes existentes, menos tiempo y recursos deberá gastar en encontrar otros nuevos.
¿Cuáles son los elementos de la comunicación externa?
La comunicación externa es la transmisión de información entre una empresa y otra persona o entidad en el entorno externo de la empresa. Los ejemplos de estas personas y entidades incluyen clientes, clientes potenciales, proveedores, inversores, accionistas y sociedad en general.
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Un canal de comunicación es simplemente la forma en que la organización transmite su mensaje. Los canales de comunicación incluyen comunicación cara a cara, medios impresos, como periódicos, revistas, volantes y boletines, medios de transmisión, como radio y televisión y comunicación electrónica, como sitios web, redes sociales, como Facebook y Twitter, y correo electrónico.
Una empresa generalmente se involucra en diferentes estrategias en la gestión de sus comunicaciones externas. El enfoque utilizado variará según las circunstancias, el propósito y el destinatario previsto. Por ejemplo, una empresa se comunicará de manera diferente si se comunica con posibles inversores, sus accionistas o sus clientes.
Las malas noticias se comunican de manera diferente a las buenas noticias. Por ejemplo, una compañía petrolera se comunicará sobre un derrame de petróleo de manera diferente a su empresa conjunta con otra compañía para desarrollar combustibles alternativos. Algunos enfoques generalizados para comunicaciones externas incluyen:
Las relaciones públicas son una forma de comunicación externa donde una empresa utiliza el conocimiento psicológico y sociológico para crear una imagen positiva de su negocio y actividades. El mensaje es amplio y se trata de crear una buena imagen pública. Por ejemplo, una cadena de comida rápida puede patrocinar un maratón para niños para mejorar su imagen en la comunidad relacionada con la salud.
¿Cuáles son los tipos de comunicación externa?
Independientemente del tamaño de la industria o la empresa, las empresas de todo tipo utilizan la comunicación externa para lograr los objetivos organizacionales y satisfacer los requisitos de sus clientes y partes interesadas. La comunicación externa es cualquier tipo de mensaje que se origina dentro de una organización, pero está diseñada específicamente para personas fuera del negocio. La comunicación de la empresa con el mundo exterior generalmente involucra información sobre productos y servicios, rentabilidad de la empresa, desempeño financiero e imagen corporativa.
Compartir información en línea es una forma común y efectiva para que las organizaciones transmitan su mensaje a sus clientes. Una de las formas más efectivas de hacerlo es a través del sitio web de la empresa. Esta es a menudo la primera impresión de un cliente del negocio, por lo que es importante garantizar que el sitio web esté actualizado, atractivo e informativo. Su empresa puede incluir información sobre sus productos o servicios, cualquier ventas o promociones especiales que tenga, detalles sobre su empresa y su información de contacto. Es vital que su sitio web lo diferencie de sus competidores.
Muchas compañías utilizan anuncios en línea para llevar a los clientes potenciales a sus sitios web. Los anuncios solo pueden ser de texto o incluir gráficos. Están optimizados por el motor de búsqueda (SEO) con palabras clave relacionadas con su negocio que los prospectos están buscando en Google u otros motores de búsqueda. El mensaje en sus anuncios debe contener información que interese al cliente potencial y haga que deseen visitar su sitio web para obtener más información sobre sus productos o servicios.
Otras comunicaciones externas efectivas son los comunicados de prensa y las relaciones con los medios. Con estas formas de publicidad, desarrolla mensajes específicos para el personal de relaciones con los medios. Esta información puede incluir el desempeño financiero de la Compañía, eventos o información de la compañía únicos o emocionantes sobre los programas de responsabilidad social de la Compañía.
Las campañas de correo electrónico y los boletines son otros métodos de comunicaciones externas. Las organizaciones emplean campañas de correo electrónico para lograr un objetivo específico, como obtener una ventaja para reservar una llamada de descubrimiento o descargar un documento importante con información de ventas. Los boletines generalmente se envían mensualmente y contienen actualizaciones sobre la empresa y la información sensible al tiempo que el cliente puede querer tomar medidas durante el período del boletín.
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