Hay muchos tipos diferentes de auditorías de recursos humanos (recursos humanos). Una auditoría puede ser tan simple como revisar los archivos de empleo para garantizar que esté en orden o que pueda implicar revisar la efectividad de las políticas de recursos humanos corporativas, que pueden incluir entrevistar a supervisores, gerentes y empleados. Las auditorías pueden ser amplias, incorporando cómo opera una empresa y revisando la eficiencia. Pueden incluir una revisión de los sistemas y procedimientos formales e informales de una empresa para determinar si satisfacen las necesidades futuras actuales y proyectadas. Una auditoría puede decirle a una empresa dónde está con cumplimiento legal y qué debe hacerse para gestionar el riesgo de recursos humanos. Las auditorías pueden y deben adaptarse a las necesidades y recursos de una organización. Si bien las auditorías integrales ofrecen la máxima protección, las auditorías enfocadas y personalizadas también pueden ser beneficiosas, ya que pueden identificar posibles problemas y conducir a la institución de medidas correctivas oportunas.
No es suficiente cumplir con las diversas leyes de empleo. Los empleadores deben demostrar el cumplimiento a través de la producción de registros mantenidos y almacenados con precisión. Las auditorías de los registros llaman la atención sobre posibles violaciones que a menudo se pueden remediar de manera expedente. Una firma faltante en un formulario de reconocimiento, una caja sin control en una I-9 o la inclusión de documentación médica en un archivo de personal puede parecer problemas menores, pero cada uno puede someter a una organización a multas y sanciones, o aumentar los daños potenciales en una demanda o asentamiento. A continuación hay temas y preguntas a considerar.
- Para cada empleado contratado después del 11/06/1986, ¿hay un I-9 actual en el archivo que documente la elegibilidad para trabajar en los EE. UU.? ¿Cada forma es precisa y completa? ¿Están firmados y fechados?
- ¿Sus registros de HRI o nómina confirman el cumplimiento del salario mínimo federal, estatal y/o local?
- ¿Se recopilan y mantienen todos los datos necesarios?
- ¿El manual del empleado incluye todas las políticas requeridas?
- ¿Alguno de esas políticas debe revisarse en función de los cambios en la ley?
- ¿El manual cumple con las leyes estatales y locales? Por ejemplo, si está en Filadelfia, ¿cumple la política de tiempo libre de pago con los requisitos de licencia por enfermedad pagada de la ciudad?
- ¿Están todas las publicaciones requeridas actuales y visibles para los empleados y solicitantes? Recuerde, las publicaciones estatales y locales requieren cambios con más frecuencia que federal (¡piense en el salario mínimo!).
- ¿Los supervisores mantienen sus propios archivos de «sombra»? ¿Qué hay en esos archivos?
- ¿Tiene una política de retención de registros actualizada? ¿Los empleados lo cumplen?
- ¿Esa política cubre datos electrónicos como correos electrónicos? ¿Ha sido revisado por un abogado de litigios?
Una auditoría de funciones de recursos humanos analiza las diversas funciones del departamento de recursos humanos, cómo se realizan esas funciones y si son efectivas y eficientes. Estas auditorías a menudo se centran en aspectos específicos de las funciones de recursos humanos, por ejemplo, contratación/reclutamiento, beneficios, compensación/nómina, evaluación del desempeño o terminación/posterior al empleo.
- Para cada empleado contratado después del 11/06/1986, ¿hay un I-9 actual en el archivo que documente la elegibilidad para trabajar en los EE. UU.? ¿Cada forma es precisa y completa? ¿Están firmados y fechados?
- ¿Sus registros de HRI o nómina confirman el cumplimiento del salario mínimo federal, estatal y/o local?
- ¿Se recopilan y mantienen todos los datos necesarios?
- ¿El manual del empleado incluye todas las políticas requeridas?
- ¿Alguno de esas políticas debe revisarse en función de los cambios en la ley?
- ¿El manual cumple con las leyes estatales y locales? Por ejemplo, si está en Filadelfia, ¿cumple la política de tiempo libre de pago con los requisitos de licencia por enfermedad pagada de la ciudad?
- ¿Están todas las publicaciones requeridas actuales y visibles para los empleados y solicitantes? Recuerde, las publicaciones estatales y locales requieren cambios con más frecuencia que federal (¡piense en el salario mínimo!).
- ¿Los supervisores mantienen sus propios archivos de «sombra»? ¿Qué hay en esos archivos?
- ¿Tiene una política de retención de registros actualizada? ¿Los empleados lo cumplen?
- ¿Esa política cubre datos electrónicos como correos electrónicos? ¿Ha sido revisado por un abogado de litigios?
Una auditoría legal de cumplimiento mide qué tan bien una organización cumple con las leyes federales, estatales y locales laborales e implica una revisión exhaustiva de las políticas y procedimientos de recursos humanos para garantizar que se incorporen y sigan los requisitos legalmente obligados. Una auditoría de cumplimiento legal incluirá la auditoría de registros descrita anteriormente, pero también incluye una revisión de las políticas escritas y no escritas de una empresa y considera si esas políticas aumentan o mitigan el riesgo de recursos humanos. A menudo es útil abordar la revisión con leyes específicas en mente.
¿Cómo llevar a cabo una auditoría de recursos humanos?
Con las autoinspecciones regulares, los profesionales de recursos humanos pueden mantener a sus organizaciones fuera de problemas legales y mejorar las políticas y prácticas.
Pocas personas disfrutan de ir a chequeos dentales, pero esas limpiezas pueden ayudar a evitar un doloroso procedimiento de conducto radicular. Del mismo modo, las auditorías regulares de recursos humanos pueden ayudar a minimizar los riesgos legales potencialmente dolorosos y ofrecer oportunidades para mejorar las políticas y prácticas de recursos humanos.
Pero los días de un practicante de recursos humanos en solitario ya están llenos, y la auditoría lleva un tiempo considerable. Así que asegúrese de dedicar suficiente energía y recursos para desarrollar un plan de ataque.
Defina exactamente qué auditar y luego asegúrese de que los líderes de la organización apoyen ese proceso, dice Sarah L. Davis-Temple, SHRM-SCP, socio comercial de gestión de talentos para Greenway Health en Tampa, FLA.
«Construya una relación con el liderazgo para descubrir qué es importante para ellos y cuál podría ser la respuesta a algo identificado como un problema», dice ella.
Algunos líderes empresariales tienen una alta tolerancia al riesgo y pueden no respaldar la propuesta del profesional de recursos humanos de acción correctiva, mientras que otros querrán abordar cada problema. «El nivel de tolerancia está directamente ligado a qué auditar y cómo», dice Davis-Temple.
Priorice los problemas que deben abordarse de inmediato. Tenga en cuenta cualquier problema que no esté cubierto en los procedimientos o políticas de la organización. Estas son áreas de exposición potencial que RRHH debe abordar durante un proceso de revisión anual o semestral.
¿Quién debe realizar una auditoría de recursos humanos?
Los que lideran la auditoría se llama auditor. Para llevar a cabo la posición del auditor para una auditoría interna, se requieren dos requisitos, uno de competencia y uno de independencia e imparcialidad.
La mejor manera de garantizar el conocimiento del estándar de referencia y los requisitos de ISO 19011 es participar en cursos de capacitación para auditor interno (generalmente durar 24 horas). Si bien el conocimiento del sistema de gestión y la legislación del sector también puede ser certificado por la experiencia curricular, como empleado o consultor.
El requisito de independencia e imparcialidad debe evaluarse en relación con la posición contractual del auditor a cargo: si la auditoría es un empleado de la organización, entonces esas actividades y sectores en los que generalmente opera desde su verificación, posiblemente proporcione dos cifras Compañía calificada que «ocurre entre sí», o proporcionando instruir a un sujeto externo (consultor) para la ejecución de toda la auditoría.
- programación;
- planificación;
- ejecución y registro;
- Relación final.
La programación es la fase en la que se define el período del año en la que se lleva a cabo la auditoría interna para cada proceso comercial. Se elabora un programa de auditoría real, que al cruzar el mes y los procesos comerciales le permite identificar la ventana temporal de verificación de un proceso determinado. En esta fase establece si predecir una sola auditoría o más auditoría, posiblemente distinta para el campo de aplicación o por estándares de referencia. En cualquier caso, se debe proporcionar al menos una auditoría por año que cubra todos los estándares y todos los procesos comerciales.
¿Quién lleva a cabo la auditoría de recursos humanos?
El mundo de los negocios está en constante evolución, y cualquier compañía que busque permanecer un paso por delante de la competencia debería considerar realizar una auditoría de recursos humanos.
Las auditorías de recursos humanos han ayudado a los propietarios de pequeñas empresas a ahorrar miles de dólares cada año. Una auditoría de recursos humanos implica una revisión exhaustiva de las políticas, procedimientos y prácticas de recursos humanos de una empresa. Las auditorías o evaluaciones regulares de recursos humanos pueden ayudar a una empresa a mantener una ventaja competitiva, evitar pérdidas potenciales y mejorar la gestión del capital humano.
Una auditoría integral de recursos humanos ayuda a una empresa a mejorar su estrategia de recursos humanos y garantizar que sus recursos se utilicen de manera efectiva. Las auditorías de recursos humanos también ayudan a una empresa a determinar cualquier problema en su sistema de recursos humanos. Los consultores de recursos humanos y las empresas de outsourcing de recursos humanos ofrecen soluciones y sugerencias que se pueden implementar para ayudar a una empresa a ser aún más exitoso y rentable. Las empresas pueden usar los resultados de la auditoría para mejorar el rendimiento en todas las funciones de recursos humanos, desde el reclutamiento y la incorporación hasta la gestión del tiempo y la nómina. Las auditorías integrales de recursos humanos también ayudan a los empleadores a identificar problemas de cumplimiento y abordarlos de inmediato, permitiéndoles mantener un paso por delante de los cambios organizacionales y los problemas de la fuerza laboral que pueden surgir.
Las auditorías regulares son esenciales para el crecimiento de una pequeña empresa. Se sugiere altamente que una empresa completa al menos una auditoría de recursos humanos cada año. Las auditorías de recursos humanos no solo ayudan a las empresas a mantenerse al día con el mundo de los negocios en constante cambio, sino que también son especialmente útiles cada vez que una empresa experimenta una fusión o adquisición. Una empresa también debe considerar obtener una auditoría de recursos humanos antes de agregar un número significativo de roles o empleados a su fuerza laboral.
¿Qué función realiza la auditoría de recursos humanos?
Una auditoría de recursos humanos (o auditoría de recursos humanos) es un método integral (o medios) para revisar las políticas, procedimientos, documentación y sistemas de recursos humanos actuales. Esta revisión exhaustiva ayuda a identificar las necesidades de mejora y mejora de la función de recursos humanos. Además, ayuda a evaluar el cumplimiento de las reglas y regulaciones en constante cambio. Una auditoría implica revisar sistemáticamente todos los aspectos de los recursos humanos, generalmente de forma de lista de verificación.
El propósito de una auditoría de recursos humanos es reconocer las fortalezas e identificar cualquier necesidad de mejora en la función de recursos humanos. Una auditoría correctamente ejecutada revelará áreas problemáticas y proporcionará recomendaciones y sugerencias para el remedio de estos problemas. Algunas de las razones para realizar dicha revisión incluyen:
- Asegurar la utilización efectiva de los recursos humanos de la organización
- Revisión del cumplimiento en relación con la administración de la organización
- Inculcar un sentido de confianza en la administración y la función de recursos humanos
- Mantener o mejorar la organización y la reputación del departamento en la comunidad
Debido a la multitud de leyes que afectan cada etapa del proceso de empleo, es extremadamente importante que un empleador realice regularmente un análisis de recursos humanos de sus políticas y prácticas. Esto ayuda a identificar problemas de cumplimiento regulatorio si existen y evita multas y/o demandas potencialmente costosas, si se ignora de otra manera. Un empleador que pasa por alto el cumplimiento regulatorio de sus prácticas de recursos humanos podría enfrentar:
- Asegurar la utilización efectiva de los recursos humanos de la organización
- Revisión del cumplimiento en relación con la administración de la organización
- Inculcar un sentido de confianza en la administración y la función de recursos humanos
- Mantener o mejorar la organización y la reputación del departamento en la comunidad
Si bien sanciones como estas ayudan a definir el riesgo de incumplimiento y significan la importancia de realizar auditorías periódicas de recursos humanos, una auditoría también puede garantizar que las políticas y los procedimientos sean justos y consistentes en toda la organización y fortalecer la satisfacción de los empleados. Al mantener una fuerza laboral satisfecha y productiva, un empleador disminuye el gasto asociado con la costosa facturación del personal. Se estima que perder a un empleado le costará a una empresa del 50 al 150% del salario del empleado perdido en el tiempo y el dinero gastado para reemplazar a ese empleado.
Si desea profundizar en la comprensión de las auditorías de recursos humanos y cómo realizarlas, consulte los siguientes artículos que hemos escrito para organizaciones de noticias además de nuestra pregunta de recursos humanos de la semana y problemas emergentes en los boletines de recursos humanos. Si desea permanecer en el conocimiento, asegúrese de registrarse para recibir nuestros boletines gratuitos.
¿Quién realiza auditoría de recursos humanos?
El auditor (o el evaluador) es la persona que tiene características personales demostradas y la competencia para llevar a cabo una auditoría, en este caso, tendrá que ser un experto en protección de datos tanto legal como TI. El que desempeña el papel del auditor debe ser objetivo, imparcial y, sobre todo, no debe tener conflictos de roles con el objeto de la auditoría. En la práctica, no debe tener responsabilidades directas con la organización o con el departamento/oficina afectado por la actividad de evaluación.
Una característica muy importante del auditor es la marcada capacidad de comunicación, de gestionar los recursos humanos, centrados en la absorción, así como la capacidad de persuadir gracias al intercambio en lugar del mero y burocrático llamado a las prescripciones y regulaciones. Igualmente fundamental es el espíritu de observación y la capacidad de llegar rápidamente a las conclusiones basadas en el análisis y el razonamiento lógico. Un factor importante es tener la capacidad de emitir juicios ponderados, así como actuar discretamente; La información relacionada con la auditoría no debe usarse de manera incorrecta para beneficios personales.
Tal como sucede para los otros tipos de cumplimiento que es para la protección de la seguridad en el lugar de trabajo, para el medio ambiente, para la calidad, en el sistema de gestión de protección de datos, una auditoría siempre debe haber establecido un objetivo claro y compartido, que puede ser por ejemplo:
- verificar el grado de cumplimiento de la legislación actual;
- Verifique el grado de cumplimiento de las políticas de protección de datos, o las regulaciones internas de protección de datos dictadas por el controlador de datos, que todos los empleados deben observar.
- determinar el nivel de conformidad con el GDPR y las políticas de protección de datos de nuestra empresa de un proveedor de servicios que implica el procesamiento de gestión y/o datos (por ejemplo, un centro de llamadas en la subcontratación, o simplemente el consultor de trabajo que elabora los sobres de los sobres), en orden para evaluar que los requisitos declarados y acordados en la fase inicial de redacción del acuerdo, se ha respetado y mantenido con el tiempo;
- Determinar la efectividad de las acciones correctivas tomadas después del «no complemento» resultante de una auditoría de verificación previa.
La gestión correcta de una actividad de auditoría implica la formalización de un plan de auditoría dentro del cual son explícitos de antemano:
- verificar el grado de cumplimiento de la legislación actual;
- Verifique el grado de cumplimiento de las políticas de protección de datos, o las regulaciones internas de protección de datos dictadas por el controlador de datos, que todos los empleados deben observar.
- determinar el nivel de conformidad con el GDPR y las políticas de protección de datos de nuestra empresa de un proveedor de servicios que implica el procesamiento de gestión y/o datos (por ejemplo, un centro de llamadas en la subcontratación, o simplemente el consultor de trabajo que elabora los sobres de los sobres), en orden para evaluar que los requisitos declarados y acordados en la fase inicial de redacción del acuerdo, se ha respetado y mantenido con el tiempo;
- Determinar la efectividad de las acciones correctivas tomadas después del «no complemento» resultante de una auditoría de verificación previa.
¿Cómo se realiza la auditoría de recursos humanos?
Con los años, la cifra profesional del auditor/auditor principal se ha vuelto cada vez más central en las estrategias corporativas y, en consecuencia, se solicita cada vez más. Esta es también la razón por la que estaba sujeto a especializaciones. ¿Algunos ejemplos?
La noticia de que tal vez no sabe es que un auditor principal gana hasta 100 mil euros por año según una búsqueda de Michael Page
En particular, la investigación dice que el salario anual promedio para una cifra junior es de 25 mil euros, alcanzando hasta 100 mil euros (250/300 euros por día) para aquellos que han acumulado muchos años de experiencia.
Es posible obtener el título de auditor principal de ISO 22301/2019 Sistemas de gestión de seguridad con el curso reconocido por GlobalForm. El curso tiene como objetivo proporcionar conocimiento teórico y operativo para llevar a cabo la evaluación de la implementación y efectividad correctas de un sistema de gestión para la continuidad operativa de acuerdo con el estándar ISO 22301; Planifique, prepare y realice efectivamente la auditoría de primera y segunda parte (de acuerdo con la guía ISO 19011) para la verificación del cumplimiento del estándar ISO 22301: 2019. Los módulos de entrenamiento son 11.
Después de los dos primeros dedicados a la incomodidad de ISO 22301, que es el estándar internacional desarrollado para dirigir a las organizaciones a identificar las posibles amenazas a sus procesos comerciales y para crear sistemas y procesos de respaldo efectivos para salvaguardar sus intereses y las de las partes interesadas, y Con las razones que impulsan a las empresas a adoptarlo, se estudiará el contexto de la organización, el liderazgo, la planificación, el apoyo, los métodos operativos, las estrategias y los procedimientos de continuidad, la respuesta a los accidentes y las posibilidades para mejorar el proceso completo.
¿Cómo está compuesta la auditoría y control de recursos humanos?
Una auditoría de recursos humanos (auditoría de recursos humanos) es una evaluación objetiva que se somete al departamento de recursos humanos de una empresa para determinar la legalidad, adecuación y efectividad de su:
El departamento interno de recursos humanos puede realizar una auditoría de recursos humanos o por un evaluador profesional de terceros.
El propósito de una auditoría de recursos humanos es obtener información, identificar brechas y priorizar los esfuerzos para lograr el cumplimiento legal/regulatorio y lograr un rendimiento de primera clase en áreas clave. Una auditoría de recursos humanos brinda una oportunidad proactiva para descubrir qué se está haciendo bien y qué podría mejorarse para influir en gran medida en la productividad general y la rentabilidad de la empresa.
Los resultados de una auditoría de recursos humanos proporcionan la información necesaria que los tomadores de decisiones (jefes de empresas, accionistas e inversores potenciales) deben administrar bien la empresa. También ayuda a la compañía a ver dónde está en el camino a alcanzar sus objetivos comerciales e identificar áreas donde la corrección del curso es necesaria, por lo que es posible el logro de tales objetivos.
Hay dos componentes principales de una auditoría de recursos humanos, cada uno que consiste en algunos subcomponentes:
Las principales razones de estos dos componentes de una auditoría de recursos humanos son mitigar el riesgo legal y encontrar áreas donde el valor se puede crear para atraer y mantener el mejor talento.
Una lista de verificación de auditoría de recursos humanos debe ser integral e incluir una amplia variedad de áreas para ser evaluadas, como cumplimiento, estrategias, mejores prácticas y funciones específicas.
¿Qué es la auditoría y control de recursos humanos?
La expresión de auditoría indica un conjunto de actividades atribuibles al control de los sistemas de gestión empresarial. Es una palabra de derivación latina directa: su etimología, de hecho, nos lleva de regreso al verbo ‘audire’, que encuentra una traducción literal en la palabra italiana ‘escuchar’. Es un tono de significado ciertamente muy importante, para considerar para comprender bien en qué consiste. Esto abarca la esfera semántica de ‘sentimiento’, en el sentido de capturar señales, positivas o negativas, que provienen de la gestión general de la empresa.
Una auditoría corporativa es una serie de procedimientos que constituyen una actividad de consultoría, para garantizar que los procesos de gestión interna funcionen de manera efectiva, tanto en cuanto al gobierno de la empresa, como para la gestión de los riesgos. La auditoría interna tiene la delicada tarea de proporcionar una actividad de consultoría diseñada para la creación de valor y para una mejora en las operaciones, en todos los niveles.
La auditoría interna introduce un enfoque sistemático y disciplinado para la evaluación y mejora de los procesos de gestión y control. Esta operación tiene el gran mérito de proporcionar información basada en el análisis, así como en la evaluación de datos y procesos comerciales sobre diversos temas. Su rango de acción es bastante grande e incluye varios temas.
Es difícil entender bien en qué consiste la auditoría de la empresa sin proporcionar algunos ejemplos prácticos. Como ya se mencionó, una auditoría interna no representa un control estático, sino que se realiza por varias razones y con diferentes objetivos. De hecho, la legislación requiere algunas auditorías, mientras que muchas otras se rigen por el gobierno de la compañía, para hacer mejoras, lograr un mejor resultado, llevar objetivos a un buen término.
Los tipos de auditorías son diferentes que una empresa puede realizar para tales fines. Entre los principales, ciertamente incluimos la auditoría de la conformidad, es decir, las actividades de control llevadas a cabo para resolver problemas relacionados con el aspecto legal de la Compañía: sus regulaciones, políticas, los requisitos que se respetarán a actuar de acuerdo con la legislación. Por ejemplo, en este caso la revisión que las empresas que cotizan en la bolsa de valores realizan anualmente.
¿Cuáles son las áreas que integran la auditoría de recursos humanos?
Qué es: una auditoría de recursos humanos o auditoría de la fuerza laboral se refiere a un examen formal e integral de cómo se está ejecutando la gestión de recursos humanos en su empresa. Su objetivo es medir cuán efectivamente su empresa utiliza sus recursos humanos. Evalúa no solo las habilidades y calificaciones de sus empleados, sino también actividades relacionadas, políticas, programas y prácticas.
Auditar sus recursos es importante para identificar áreas de mejora. Se convierte en un aporte en el desarrollo de un plan de recursos humanos. Puede centrarse en una función específica o ser integral, dependiendo de sus necesidades, presupuesto y marco de tiempo.
Una auditoría de recursos humanos es una parte importante para administrar a sus empleados para optimizar su contribución. Proporciona una perspectiva integral sobre cómo los administra y evalúa su efectividad. Además, revela sus prácticas y políticas actuales y cómo pueden cumplir con los objetivos a largo plazo de su empresa.
A través de la auditoría, puede encontrar problemas y áreas de mejora. Usted comprende si la gestión existente de recursos humanos ha obstaculizado e impactó significativamente sus objetivos comerciales en cualquier área donde ocurriera. Luego tomas la acción correctiva necesaria.
Por ejemplo, los resultados de la auditoría recomiendan políticas de reclutamiento y capacitación y mejoras de programas. La ineficacia en ambas áreas ha hecho que sus empleados sean menos productivos con el tiempo después de cambiar los objetivos y estrategias de la empresa. Entonces, luego tomas la acción apropiada.
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