Cómo optimizar la auditoría de recursos humanos para mejorar el rendimiento de tu empresa

Tener una comprensión clara de los tipos de auditoría de recursos humanos lo mantiene alineado con la obediencia a las leyes del empleado. Aquí están los diversos tipos de auditorías de recursos humanos:

Una empresa exitosa también tiene una excelente cultura laboral. A pesar de tener diversas personas, productos o carteras, una cultura fuerte es un secreto de retención de empleados. Cuando los empleados se sienten escuchados, pusieron el 100% de su esfuerzo. Sin embargo, las personas podrían confundirse si su cultura es adecuada para su crecimiento. Aquí es cuando la auditoría de la cultura de la empresa entra en escena.

El equipo de auditoría ayuda a la compañía a investigar el panorama general. Además, con su ayuda, la organización explora e inspecciona sus rasgos culturales. Estos rasgos incluyen filosofía, valores, hipótesis y estándares. Dicho análisis determina si estos rasgos se benefician o obstaculizan la productividad de su organización.

En el campo de los recursos humanos y la auditoría, la auditoría legal de cumplimiento ha sido la más utilizada hasta ahora. Esta auditoría en particular es bien conocida por realizar la comparación de prácticas de recursos humanos. Correlea las prácticas de recursos humanos con las políticas y la legislación de la empresa. Además, la auditoría de cumplimiento legal reconoce las brechas predominantes entre los requisitos previos y las circunstancias existentes. También subraya todas las disparidades que no funcionan de acuerdo con las reglas y regulaciones.

¿Cómo hacer una auditoría a recursos humanos?

El procedimiento de verificación de auditoría también tendrá que definir las cifras que tendrán que llevar a cabo las auditorías. Se puede solicitar un solo evaluador o un equipo. Esto depende de la complejidad del sistema. Pueden ser recursos internos, de conformidad con los requisitos del estándar ISO 19011, o designar cifras externas. Por ejemplo, ofrecemos servicios de este tipo.

Y en el procedimiento de gestión de auditoría, se deben definir los métodos de calificación y los requisitos mínimos de este último. Los principios de terceros e integridad, en la fase de evaluación, tanto interna como en la segunda parte.

Cada auditoría debe ser precedida por el programa de auditoría, la compañía o el departamento de auditares, comenzar desde la reunión de apertura, y terminará con la redacción de un informe de evaluación, presentado por el evaluador durante la reunión de cierre, con las desviaciones o el Puntos de enfoque encontrados.

La Compañía que depende del tipo de verificación tendrá un tiempo variable para la resolución de las desviaciones después de llevar a cabo el análisis de las causas.

La organización tendrá que definir en el procedimiento de gestión de auditoría apropiado, también en la planificación, la redacción de un plan de auditoría y programa, el cargo de cualquier desviación que se resuelva.

Al igual que con cualquier información documentada implementada en la organización, el procedimiento de gestión de auditoría, ya sea interna, de certificación, por los organismos de control, o en los proveedores, es un aspecto que debe administrarse de manera efectiva para poder obtener su máxima ventaja. Veamos los pasos para la redacción de un procedimiento para la auditoría:

  • Definir, sobre la base del contexto de la empresa, cuáles son los requisitos aplicables sujetos a ser evaluados;

¿Qué debe investigarse para realizar una auditoría de recursos humanos?

Una auditoría efectiva de recursos humanos (recursos humanos) analiza cada disciplina de la función de recursos humanos. Las disciplinas de recursos humanos incluyen reclutamiento y selección, seguridad en el lugar de trabajo y gestión de riesgos, capacitación y desarrollo, relaciones con los empleados y compensación y beneficios. El propósito de una auditoría de recursos humanos es determinar si las políticas de su organización están actuales y si cumplen con las leyes federales y estatales que rigen el lugar de trabajo.

Monitoree los procesos de mantenimiento de registros de los empleados para el cumplimiento de las regulaciones federales y estatales sobre lo que constituye un archivo de personal de empleados. Investigue las regulaciones estatales sobre el acceso de los empleados a los archivos de personal y garantice que las políticas de su lugar de trabajo sean congruentes con la ley estatal. No hay leyes federales que exigan el acceso de los empleados a los archivos de personal; Sin embargo, la Comisión de Igualdad de Empleo de EE. UU. Y el Departamento de Trabajo de los EE. UU. Reglas de la Promulga de Trabajo sobre la retención de registros para los archivos de los empleados.

Revise los procesos de reclutamiento y selección de su organización para garantizar que no sean discriminatorios y que cumplan con las políticas de igualdad de oportunidades de empleo. El Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 prohíbe a los empleadores participar en prácticas discriminatorias relacionadas con el reclutamiento, la contratación y todas las demás acciones laborales. Asegúrese de que sus anuncios de empleo, preguntas de entrevista estructuradas y pruebas previas al empleo sean directas e imparciales.

Examine las medidas de seguridad en el lugar de trabajo y las prácticas de gestión de riesgos. La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de EE. UU. Haga cumplir las leyes de seguridad para la mayoría de los empleadores. La agencia también brinda orientación técnica para empresas cuyos empleados manejan maquinaria y equipo complejos y productos químicos y sustancias peligrosas. Asegúrese de que sus registros de seguridad en el lugar de trabajo y los procesos de informes cumplan con las regulaciones federales y estatales.

¿Que se audita en una auditoría de recursos humanos?

La palabra «auditoría» proviene del verbo latín audire, que significa escuchar. Escuchar implica un intento de conocer el estado de los asuntos tal como existen y, como se espera, se promete que existen. La auditoría como proceso formal se basa en esta característica de escuchar. En consecuencia, es una herramienta de diagnóstico para medir no solo el estado actual de las cosas, sino también las brechas entre el estado actual y el estado deseado en el área que se audita.

La auditoría ha sido un ejercicio de rutina en el área de finanzas, especialmente porque es una obligación legal. Sin embargo, en el caso de los recursos humanos, no existe un enlace legal para adoptar la auditoría. Sin embargo, algunas de las empresas prefieren tener auditorías de recursos humanos. Como cualquier auditoría, la auditoría de recursos humanos también es un proceso formal sistemático, que está diseñado para examinar las estrategias, políticas, procedimientos, documentación, estructura, sistemas y prácticas con respecto a la gestión de recursos humanos de la organización. Evalúa de manera sistemática y científica las fortalezas, limitaciones y necesidades de desarrollo de los recursos humanos existentes desde el punto de vista más amplio de mejorar el desempeño organizacional.

La auditoría de recursos humanos se basa en la premisa de que los procesos de recursos humanos son dinámicos y deben redirigirse y revitalizarse continuamente para que responda a las necesidades siempre cambiantes. Las auditorías de recursos humanos no son prácticas de rutina dirigidas a la resolución de problemas. En lugar de resolver problemas directamente, las auditorías de recursos humanos, como las auditorías financieras, ayudan a proporcionar información sobre las posibles causas de los problemas actuales y futuros. Los resultados de estas auditorías ayudan a la toma de decisiones en la organización y generalmente son documentos internos que no necesitan ser compartidos con el público.

Además, a diferencia de las auditorías financieras que son rutinarias, reguladas y estandarizadas, las auditorías de recursos humanos no son rutinas y pueden estar diseñados para satisfacer las necesidades únicas de la organización en un momento particular. De hecho, estos son estudios de naturaleza inusual. La forma en que se realiza la auditoría podría variar desde encuestas autodirigidas hasta intervenciones de consultores externos.

Una auditoría de recursos humanos es como un chequeo anual de salud, juega un papel vital en inculcar una sensación de confianza en la gestión y las funciones de recursos humanos de una organización.

¿Cómo se lleva a cabo una auditoría en recursos humanos?

El objetivo de la auditoría de la Compañía es verificar que los procedimientos internos de la empresa y, en consecuencia, el presupuesto tenga consistencia. En cuanto al presupuesto, un aspecto fundamental es que debe ser redactado de acuerdo con el marco regulatorio de referencia y que, por lo tanto, proporciona una representación veraz y correcta de la propiedad y la situación financiera de la empresa y el resultado económico. La auditoría de la compañía debe evitar aquellos que son errores de procedimiento que luego se traducen en deficiencias groseras sobre el presupuesto final.

Una intervención de auditoría corporativa tiene lugar, generalmente, a través de las siguientes fases:

  • programación
  • análisis
  • ejecución
  • informes

Durante la programación operativa, se especifican los objetivos de la auditoría y las operaciones que se realizarán y, además, cuáles son las áreas de cobertura de la auditoría

El auditor interno debe tener una comprensión completa de todas las actividades clave asociadas con cada proceso para asegurarse de que todos los riesgos se identifiquen de manera efectiva. El análisis preliminar le permite familiarizarse con las actividades, riesgos y controles del área y promueve un enfoque más consciente para la planificación de la tarea. Además, le permite concentrar los controles en las áreas con mayor riesgo, reducir la permanencia en la auditoría y no interferir en exceso con la operación diaria y crear un clima de colaboración cuando está en el campo. «Memorando de planificación» es un documento que describe las actividades y la organización del segmento de la Compañía sujeto a auditoría, la identificación inicial de los riesgos y las áreas críticas, los objetivos específicos de la auditoría, el enfoque de revisión y los procedimientos que se adoptarán de acuerdo. a los objetivos. Las herramientas de detección también utilizadas en combinación entre sí durante el análisis del proceso pueden ser:

  • programación
  • análisis
  • ejecución
  • informes
  • Testimonios: por lo tanto, la información recopilada a través de entrevistas y cuestionarios
  • El objetivo de la formalización del proceso será representar el flujo de procedimiento en su totalidad, ayudar a representar brevemente los roles, tareas y responsabilidades del personal corporativo, ayudar a identificar las fortalezas y, sobre todo, las debilidades del proceso, Proporcionar indicaciones sobre la operación de flujos de información. En los documentos de trabajo deben estar documentados:

    • programación
    • análisis
    • ejecución
    • informes
  • Testimonios: por lo tanto, la información recopilada a través de entrevistas y cuestionarios
  • Los objetivos de la verificación, los recursos utilizados, el contexto de referencia de la actividad
  • ¿Que se audita en una auditoría de gestion?

    En una auditoría de gestión, se evalúan las habilidades y técnicas gerenciales. Esto a menudo incluye auditar los diversos planes que han sido preparados por la gerencia, junto con sus políticas, programas y procedimientos.

    Esta es una contabilidad que se realiza con fines gerenciales.

    Los objetivos principales de una auditoría de gestión son los siguientes:
    1. ¿La organización ha logrado sus objetivos principales?
    2. ¿La organización ha seguido todas las últimas reglas y regulaciones?
    3. ¿Es la estructura organizativa satisfactoria?
    4. ¿Se llevan a cabo el reclutamiento y la selección de acuerdo con las políticas de gestión?
    5. ¿Es alta la moral de los empleados?
    6. ¿Es efectivo un sistema de comunicación bidireccional?
    7. ¿Es efectivo el sistema de información de gestión (MIS)?
    8. ¿El rendimiento del capital es razonable? ¿Cuál es el rendimiento del capital empleado en otras compañías similares?
    9. ¿Cuál es la cuota de mercado total de la organización?
    10. ¿Cuál es la relación de la organización con fuentes externas de organizaciones comerciales?

    Las principales diferencias entre una auditoría financiera y una auditoría de gestión son las siguientes:
    objetivo
    Auditoría financiera: una auditoría financiera implica registrar 12 meses de gastos y mostrar la posición financiera de la empresa.
    Auditoría de gestión: una auditoría de gestión implica evaluar el desempeño pasado para determinar el estado y la efectividad de los procedimientos, políticas y objetivos.
    Período
    Auditoría financiera: el período generalmente es de 12 meses.
    Auditoría de gestión: sin límite de tiempo.
    Alcance
    Auditoría financiera: los registros financieros pasados ​​se auditan para garantizar que las cuentas sean verdaderas y justas.
    Auditoría de gestión: el rendimiento de la gerencia se audita por un período específico, después de lo cual el auditor informa sobre los defectos y sugerencias de mejora.

    ¿Qué preguntas se pueden hacer en una auditoría para recursos humanos?

    Si bien una auditoría de alineación estratégica se centra en la capacidad de una función de recursos humanos para actualizarse e innovarse continuamente para la cultura y la competitividad de una empresa, la base firme de una auditoría integral de recursos humanos será para siempre el cumplimiento general, las políticas y la adherencia regulatoria. Sería un mal servicio si no cubrimos lo probado y verdadero, por lo que resaltaremos rápidamente algunas áreas clave que tendemos a ver mal auditadas.

    • ¿Se completan los formularios correctamente?
    • ¿Hay documentos relacionados con la condición médica de un empleado?
    • ¿Accidentalmente presentó un I-9 con el resto de los formularios?
    • ¿Qué se ha agregado a un archivo a lo largo de los años?
    • ¿Muestra posibles signos de discriminación o represalias?
    • ¿Su solicitud solicita información confidencial o protegida, como el estado médico, el número de niños, la raza, la religión, etc.?

    Todas estas son preguntas válidas y su excavación puede descubrir posibles ramificaciones legales o áreas problemáticas.

    Los errores de nómina generalmente no son muy significativos y se pueden resolver rápidamente. Sin embargo, los procedimientos de nómina ilegales pueden crear muchos problemas legales que pueden llevar mucho tiempo y muchos recursos para solucionar. Manipular intencionalmente (o a sabiendas) la nómina puede resultar en multas o demandas, y la ignorancia nunca es una excusa cuando habla de nómina. Una auditoría de nómina exhaustiva preguntará:

    • ¿Se completan los formularios correctamente?
    • ¿Hay documentos relacionados con la condición médica de un empleado?
    • ¿Accidentalmente presentó un I-9 con el resto de los formularios?
    • ¿Qué se ha agregado a un archivo a lo largo de los años?
    • ¿Muestra posibles signos de discriminación o represalias?
    • ¿Su solicitud solicita información confidencial o protegida, como el estado médico, el número de niños, la raza, la religión, etc.?
  • ¿Los empleados se clasifican correctamente como exentos, no exentos o contratistas?
  • ¿La empresa paga al salario mínimo o superior?
  • ¿Cómo afectan las deducciones los salarios?
  • ¿La empresa entiende las horas extras?
  • Se les paga a las personas por igual por el trabajo, ¿se establecen los salarios objetivamente?
  • ¿La experiencia, la habilidad y la educación se relacionan con los salarios?
  • ¿Cómo se rastrea el tiempo?
  • ¿Cuál es la política de descanso?
  • Estas son solo algunas de las muchas áreas para explorar y una auditoría integral vincularía la auditoría de procedimiento de nómina con estrategia financiera, compensación «completa» (beneficios, equidad, bonos, regalos, etc.) y revisión de software.

    ¿Qué tipo de preguntas puedo hacer en una auditoría?

    ¿Está a punto de solicitar una certificación ISO o tal vez ha cambiado el cuerpo y teme que el nuevo inspector sea más severo que el anterior?

    ¡No hay problema! A continuación encontrará una lista de las 5 preguntas que seguramente se abordarán durante la auditoría de un sistema de gestión ISO (9001, 14001, 45001).

    El artículo también presenta las mejores respuestas que se pueden dar a las diversas preguntas, con el objetivo de hacerle pensar en los fundamentos de un buen sistema, capaz de brindar ventajas reales a la organización.

    Lo que sigue es una adaptación gratuita en italiano del artículo original en inglés de Miriam Boudreaux (enlace al final de la página), modificado en algunos lugares para que sea más consistente con el contexto en el que opera (PYME) y con las adiciones derivadas De la experiencia personal

    1. ¿Cuál es su política de calidad (seguridad/entorno/etc.) y cómo la comunicó a las partes interesadas?

    Esta es una pregunta básica y en la que probablemente nos centraremos cuidadosamente durante todas las auditorías (las primeras y las de control periódico). El propósito de la pregunta es:

    • Asegúrese de que haya una política de calidad (requisito fundamental, generalmente cap. 4 o 5 de ISO, dependiendo de la revisión).
    • Asegúrese de que los empleados hayan recibido e incluyan la política corporativa (es necesario enfatizar que el auditor podría hacer algunas preguntas al personal sobre el significado de la política).

    ¿Cómo hacer una auditoría al área de recursos humanos?

    ¿Cuáles son los errores más comunes que se realizan durante las inspecciones? Desorientación y pérdida de lucidez, pérdida y confusión de documentos, falta de limpieza, disciplina y orden, falta de atención a la protección de datos y la confidencialidad, la falta de disponibilidad de documentos y representantes, incertidumbre y procesos emocionales intensos. ¡Todos los factores a tener en cuenta y evaluar para estar listos para enfrentar un proceso de inspección!

    Pero hoy con la situación de la pandemia, las auditorías remotas se extienden cada vez más, en respuesta a la necesidad actual de cumplir con los requisitos de salud impuestos para la pandemia manteniendo o tratando de mantener, lo más posible, la verificación y la guarnición de cumplimiento de los requisitos requeridos de Las reglas y estándares de certificación, regulaciones obligatorias y solicitudes de clientes.

    El momento histórico actual por el que estamos pasando ha solicitado una respuesta adecuada de las organizaciones, para continuar sus actividades al no afectar el cumplimiento de los protocolos de salud. A nivel corporativo, además de un rediseño de las actividades, la presencia física de muchos recursos humanos ha pasado desde que las actividades fueron privilegiadas, cuando fue posible en el trabajo inteligente.

    Entre las actividades que han sufrido una mayor modificación están la auditoría: el interior, de la primera parte, de la calificación del proveedor, de la segunda parte, de certificación, mantenimiento y tercera parte. Veremos cómo las auditorías remotas pueden presentar ventajas y cuáles son los problemas críticos identificados.

    Las ventajas de una auditoría remota pueden ser múltiples, pero siempre sigue siendo de importancia fundamental que el proceso esté bien diseñado y monitoreado con habilidad de evaluación. Al no tener que ir al sitio, y o a los diversos sitios de la compañía, habrá un ahorro económico y tiempos para los recursos. No yendo a los sitios de la empresa, seremos una reducción de los peligros que pueden tener un impacto en los recursos humanos: accidentes, accidentes, enfermedades ocupacionales y obviamente el riesgo de contagio de Covid. La posibilidad de poder llevar a cabo más auditoría con una mejor planificación de recursos. No obstaculice los procesos comerciales en caso de controles continuos.

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