Tener un plan de negocios para el lugar de eventos es crucial para administrar un espacio de eventos exitoso. Tal vez posee un espacio fabuloso de un tipo u otro, y cree que tiene el potencial de ser un fabricante de dinero como lugar de eventos para alquileres a corto plazo. O tal vez tenga un loft ultra-cool con mucha luz solar que le gustaría que se ejecute como espacio para reuniones de alto perfil. Tal vez posee una galería distintiva llena de arte magnífico, y le gustaría agregar una fuente de ingresos al organizar sesiones de fotos. O bien, es una mansión impresionante que sería perfecta para las recepciones y fiestas de bodas.
De cualquier manera, probablemente no quiera saltar directamente a alquilar su lugar. Es más sabio comenzar creando una hoja de ruta realista y estructurada para usted. Es por eso que su primer paso debería ser crear un plan de negocios del lugar de eventos. Y tenemos exactamente cómo hacerlo aquí. Dado que PeerSpace es el mercado en línea más grande para alquileres de eventos por hora, sabemos lo que hace que un lugar se destaque entre la multitud. Siga leyendo para aprender a hacer un plan de negocios de eventos.
Luego, enumere su lugar en Peerspace y vea crecer sus reservas. Además, para simplificar aún más los alquileres, PeerSpace también ofrece un servicio de conserjería que acompaña que pueda ayudar a los inquilinos a coordinar la catering, los muebles, los alquileres de A/V y otras logística de eventos esenciales. Explicaremos con anticipación cómo poner su lugar en la plataforma Peerspace complementa un plan de negocios exitoso mientras lo ayuda a generar ingresos duraderos.
¿Qué debe ofrecer un salón de eventos?
Elegir un lugar es una de las primeras decisiones (¡y más importantes!) Que tomará al planificar su evento. Su lugar afecta la fecha, la ubicación, la capacidad y el presupuesto del evento. Eso puede parecer mucha presión para ejercer una sola pieza de su gran rompecabezas de planificación de eventos. Pero hay dos formas en que puede hacer que las compras de lugares sean más fácil y menos estresantes, sin comprometer su lista de deseos.
Primero, puede lugar de su sofá con Eventective. Filtre miles de lugares por capacidad, precios o rapidez de respuesta. Luego, comuníquese directamente con cada proveedor para obtener más información sobre la disponibilidad o las ofertas de paquetes con unos pocos clics de su mouse. ¡Es fácil! No tiene que hacer una lista y llamarlos todos uno por uno. Y después de haber tenido noticias de ellos (responden directamente a su correo electrónico) puede visitar las 3-5 opciones que se ajustan a sus criterios.
En segundo lugar, cuando comience a chatear con lugares, pregunte de cómo pueden apoyar su evento. Algunos lugares ofrecen ofertas de paquetes con empresas locales o servicios adicionales a una tarifa con descuento. Esto le ahorra el tiempo y el dinero de la coordinación con dos proveedores separados. ¡Todo está hecho en el mismo lugar! Y si su lugar no tiene ningún paquete, ¡no se preocupe! Es posible que aún tengan la primicia interna o los códigos de referencia para las empresas de primer nivel cercanas. A continuación hay cinco servicios adicionales que su lugar puede suministrarle.
Puede haber decoraciones específicas que desee traer, como una pancarta personalizada o centros de mesa personalizados. ¡Eso se espera! Pero hay muchas «conceptos básicos» de decoración que su lugar puede ofrecer. Manteles, sillas y, sí, incluso centros de mesa si no eres exigente. Trabajar con su lugar para coordinar la decoración puede ahorrarle dinero y mucho tiempo.
¿Qué necesidades cubre un organizador de eventos?
Los planificadores de eventos tienen excelentes habilidades organizativas. Algunas personas pueden trabajar en el caos, pero como planificador es importante confiar en el proceso y el método si usted es parte de un equipo. Esto significa que mantiene informado a su equipo, adherido a los plazos, los presupuestos y las citas, así como mantener organizados documentos e información importantes. Después de todo, un evento bien ejecutado no ocurre por accidente. Requiere habilidades organizativas y atención al detalle, desde la planificación hasta el análisis posterior al evento. Un exitoso planificador de eventos puede recordar los detalles más minuciosos y está al tanto de todo, para siempre con una sonrisa.
Otra calidad imprescindible de un planificador de eventos es la capacidad de interactuar y construir una relación en poco tiempo. Los planificadores de eventos poseen excelentes habilidades de comunicación y no tienen miedo de hablar con ejecutivos de C-suite, asistentes a eventos, donantes, patrocinadores de marca y, por supuesto, proveedores. Las fuertes habilidades interpersonales son imprescindibles para garantizar que todos los involucrados en el evento comprendan su papel y las cosas funcionan sin problemas. También debe poseer habilidades de escritura igualmente fuertes para transmitir información con precisión con confianza, respeto y claridad. Los planificadores de eventos son excelentes oyentes, lo que les ayuda a comprender las necesidades y deseos de sus clientes.
Los planificadores de eventos son networkers inteligentes. La creación de redes es una habilidad esencial de planificación de eventos, ya que la industria de los eventos se basa en las relaciones y está muy impulsada por las personas. Exige una red generalizada de proveedores, incluidos fotógrafos, iluminación y decoración A/V, DJS, bandas, camarógrafos, etc. Esta es una red de personas a las que tendrá que hacer que sus eventos sean memorables.
Puede ser obvio, pero para ser un gran planificador de eventos necesita comprender los eventos. Tener una comprensión de cómo funcionan los eventos es una habilidad importante de planificación de eventos. Como planificador, debe saber cómo crear un plano o redactar un RFP, cómo revisar un contrato y analizar los datos de eventos. También debe verse bien versado en los conceptos básicos de bandas y DJ, A/VS, floristas, decoración, etc. Es un trabajo artístico que requiere una comprensión profunda de lo que es realista y lo que no. Estas habilidades requieren aprendizaje y práctica y se adquieren con el tiempo.
Uno de los aspectos más difíciles de la planificación de eventos es hacer felices a los clientes. En pocas palabras: su parte interesada, ya sea clientes o alta gerencia, quieren algo y es su trabajo para que suceda. Para hacer esto con Grace, los planificadores de eventos deben tener una fuerte dedicación para servir a los clientes. Incluso si la tarea es casi imposible, debe ser cortés con sus respuestas… Cuando sea cortés y amigable, facilita cualquier ansiedad que su cliente pueda tener.
¿Cómo organizar un salón de eventos?
Si siempre te ha encantado organizar, comenzar un negocio de eventos es una excelente manera de convertir una pasión en un sustento. Para que su negocio de eventos sea un éxito, se necesita comunicación, transparencia y compromiso con sus clientes.
Si no está seguro de cómo dirigir un negocio de eventos, tome una página de exitosos anfitriones de Peerspace, como Marc K. que dirige este espacioso espacio en el teatro en Nueva York. Él comparte consejos sobre cómo dirigir un negocio de lugar de eventos que dice: “El negocio del evento es ante todo un negocio de personas. Cada evento es diferente y cada persona que planea el evento tiene diferentes necesidades «. Él sugiere: «Debes dejar que tu invitado sienta que estás trabajando con ellos para crear una experiencia interpersonal donde encontrarán éxito y alcanzarán sus objetivos».
Además de poner a sus invitados primero, lea estos cinco pasos que guiarán su sueño de abrir un lugar de eventos en un negocio rentable.
Antes de abrir un negocio de lugar de eventos, decida qué productos y servicios le ofrecerán a sus clientes. Para hacerlo de manera efectiva, comience al estudiar los servicios y los precios de los competidores locales. Puede aprender cuáles deben basarse en el tamaño y la ubicación de su lugar. No olvide investigar las leyes y los permisos de zonificación locales necesarios para abrir un lugar de eventos.
Una vez que tenga una buena idea de lo que está disponible en el mercado comercial local de eventos, considere completar los grandes vacíos. Piense en agregar servicios y servicios muy necesarios al lugar de su evento, ya que puede aumentar rápidamente los márgenes de ganancias de su negocio. Los servicios como la catering, la música, las flores y un bar completo pueden darle a su lugar de eventos una ventaja sobre sus competidores. Algunos organizadores del evento pagarán más por la facilidad de poder reservar todos los detalles de un evento a la vez. Haga que su lugar de evento sea flexible para las necesidades del cliente alcanzando todos los puntos de precio en el mercado. Agradece varios servicios en paquetes para eventos extravagantes y crea opciones de presupuesto para fiestas más pequeñas.
¿Cómo se organiza un salón de eventos?
El lugar del evento determina en gran medida la apariencia y la atmósfera de su evento. Por lo tanto, puede decir con seguridad que la ubicación del evento puede hacer o romper un evento. Pero también alquilar una tienda de campaña ciertamente puede ser una opción. No olvide tener en cuenta los aspectos prácticos. Use estas prácticas listas de verificación:
No eliges un caterador de eventos al azar. También en un evento, el amor de los participantes atraviesa el estómago. Por lo tanto, la restauración es muy importante y debe coincidir con el objetivo de su evento y del grupo objetivo. También tenemos consejos para seleccionar el proveedor correcto:
Hay mucho más en el entretenimiento que reservar las animaciones… también tienes que tener en cuenta algunos aspectos prácticos. ¿Qué permisos necesitas? ¿Qué haces cuando un artista cancela en el último minuto?
La decoración del evento determina en gran medida la apariencia del evento y la experiencia de sus invitados. Se trata de la experiencia de la atmósfera total. Una ubicación agradable y hermosa es ciertamente suficiente, pero también puede optar por una decoración completa en su propio estilo, o coloca algunos ojos especiales para crear la atmósfera adecuada.
Los calendarios se desbordan. La invitación a su evento o fiesta no solo debe llegar a tiempo, sino que también alentar al destinatario a que haga parte de su tiempo disponible para su evento. La primera impresión, solo una mirada, puede marcar la diferencia entre respuesta y basura. Así que preste mucha atención al desarrollo de una invitación estimulante. Después de todo, invitar es el arte de la seducción. Envíe un anuncio previo o ahorre las fecha 10 semanas antes de su evento.
¿Que hay que tener en cuenta para organizar un evento?
En esta sección de su lista de tareas pendientes, puede agregar tareas más pequeñas como:
- Investigación de costos de alquileres
- Contactar a los proveedores para cotizaciones
- Negociar descuentos con proveedores
- Pagos de depósitos
Todo lo que quiere decir: el presupuesto del evento no es una línea de línea de una sola lista de verificación que simplemente se puede marcar. Su presupuesto es un documento vivo y de respiración, y este formato lo alienta a seguir revisando todos los aspectos del evento hasta que sea lo más rentable posible.
Este es el corazón de la planificación de eventos porque incluye los componentes del evento que más afectan a los invitados.
Repasaremos algunos de los elementos generales del diseño de eventos. Mientras piensa en esto, considere las tareas específicas que necesita agregar a su lista de verificación de eventos.
El programa cuenta la historia del objetivo y los objetivos del evento. Cada elemento de la historia conduce al siguiente elemento de la historia, que genera anticipación durante el evento. El pico de esa anticipación debería ser dramático. Es lo que quieres que tus invitados recuerden más. Una lista de verificación de eventos ayuda a diseñar la historia descomponiendo la línea de tiempo del evento.
En su lista de verificación para la planificación de eventos, el programa cobra vida por:
- Investigación de costos de alquileres
- Contactar a los proveedores para cotizaciones
- Negociar descuentos con proveedores
- Pagos de depósitos
Cómo está utilizando su espacio, hasta los arreglos de los asientos, puede marcar la diferencia. Y no solo estamos hablando de la tabla de asientos: considere la colocación de cables eléctricos y estaciones de autobuses, por ejemplo.
¿Cómo poner un jardín de eventos?
La apertura de un lugar de eventos viene con una larga lista de verificación de artículos que deben estar en su lugar para un lanzamiento exitoso… y es probable que, como un nuevo emprendedor del espacio de eventos, probablemente ya haya leído una docena de artículos que lo han ejecutado los basicos.
Pero si bien estos artículos de la lista de verificación pueden ser útiles, no responden la única pregunta vital que debe hacer: «¿Qué cosas saben los expertos experimentados que no me acercan a lanzar con éxito un lugar y ser rentable en el año 1?»
Por supuesto, la retrospectiva siempre es 20/20, pero cuando estás en medio de comenzar un lugar de eventos y eres nuevo en esto, simplemente no sabes lo que no sabes.
Para ayudarlo a llenar esos vacíos y brindarle nuevas ideas que aún no están en su lista de tareas pendientes, entrevistamos a dos de nuestros clientes y profesionales de la industria desde hace mucho tiempo para decirnos los secretos que los ayudaron en el camino y tal vez Algunas cosas que desearían que hubieran sabido al comenzar un negocio de espacios de eventos.
Únase a nosotros como Dianne Kohler, CEO de Camrose Regional Exhibition Center, y Michael Hallford, CEO de Hallford & Hallford Event and Venue Management Firm, abren la bóveda de sus secretos de la industria más valiosos para lanzar un nuevo lugar.
Desarrollar sus procesos y operaciones internas con anticipación es fundamental para generar ingresos mientras se prepara para abrir su nuevo lugar. La planificación de la plataforma todo en uno de Planning POD ofrece nuevas instalaciones de eventos más de 20 herramientas fáciles de usar para configurar sistemas para administrar calendarios de reserva, ventas, comunicaciones de clientes, contratos, facturación, pagos y más. ¡Regístrese para una prueba gratuita hoy!
¿Qué necesita un jardín de eventos?
Un jardín debe sentirse cómodo y ser seguro de usar no solo durante el día, sino por la noche, ya que muchas fiestas continúan después del anochecer. Ahí es donde colocó la iluminación cuidadosamente alrededor de los escalones, los cambios en el grado, las puertas y los caminos son esenciales. Una chimenea o un pozo de fuego mantiene el estado de ánimo de la fiesta mucho después de que se pone el sol.
Los espacios al aire libre tienen características similares a los que están dentro: piense en su sala de estar, sala familiar o cocina. Como arquitectos paisajísticos, pensamos en esos espacios, salas de salida, como una secuencia en la que los propietarios e invitados viajan de un lugar al siguiente, tal como lo haría en el interior.
El punto focal de una propiedad residencial es siempre la casa y el área fuera de la puerta principal. Durante más de un siglo, los creadores de sabor han dicho que una casa es como una buena pintura y que el paisaje es el marco. El paisaje está allí para enmarcar y mejorar el hogar, no abrumarlo o distraerlo.
Cuando familiares y amigos vienen a visitar, la mayoría de los propietarios disfrutan mostrando su hogar y creando una entrada atractiva. Un error común, que a menudo terminamos corrigiendo, es una pasarela principal existente que se construyó demasiado estrecha para la comodidad.
La caminata principal desde el camino de entrada o la acera delantera hasta la puerta principal debe tener al menos cuatro pies de ancho. Ese ha sido el estándar desde que Frank Scott escribió, «el arte de embellecer los terrenos de la casa suburbana» en 1870. La idea era que dos personas deberían poder caminar de lado a lado a la puerta principal sin pisar flores o el césped. Pero a lo largo de los años, muchos constructores pusieron bandas de concreto más baratas y estrechas que obligan a los visitantes a caminar prácticamente un solo archivo o uno al lado del otro con una persona caminando en parte en el césped para llegar a la entrada principal.
¿Qué se necesita para hacer un salón de eventos?
Peerspace facilita la reserva de lugares de eventos únicos. Disfrute de la biblioteca de ubicación más grande y las reservas sin problemas hoy.
Hay una serie de gastos que enfrentará de inmediato a medida que comience su negocio de alquiler de lugar. ¡Sin embargo, no dejes que estos te asusten! Saber sobre ellos ahora para que pueda planificar con anticipación y tratarlos a medida que se convierten en realidad es esencial.
Los gastos variarán según el tipo de lugar que esté creando, pero tendrá gastos mensuales fijos.
- Cualquier pago que esté haciendo en el edificio
sí mismo - Impuestos y seguro
- Utilidades
- Costos de mantenimiento
- Publicidad
- Nómina del personal
Dependiendo de la naturaleza de su negocio específico, puede optar por confiar más en el boca a boca que gastar mucho en publicidad. Es posible que tenga más o menos mantenimiento (¿es un edificio antiguo?), Y puede salirse con la suya con no tener mucho personal.
¡Opta por ahorrarse tiempo y dinero enumerando su lugar en la plataforma Peerspace! (Pero hablaremos de eso con más profundidad un poco más tarde).
Independientemente de los detalles, habrá un número monetario que debe alcanzar cada mes para alcanzar el punto de equilibrio, y debe saber ese número lo más temprano posible en el proceso. Eso le dará una indicación de lo que necesita cobrar. Y si ese precio es demasiado alto para competir con negocios similares en el área, debe averiguar dónde puede reducir los costos o cómo puede obtener una ventaja sobre la competencia.
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