Construir un lugar para eventos desde cero es un esfuerzo importante que no debe tomarse a la ligera. Dicho esto, el lanzamiento de una nueva propiedad abre nuevas oportunidades para organizar eventos impresionantes para los clientes en todo su mercado, y tal vez más allá.
Si tiene el Intel correcto y una mente aguda para la toma de decisiones, puede crear algo realmente sorprendente que sea impulsado por un mayor propósito. Claro, es una fuente de ingresos, pero también puede ser el telón de fondo para el día especial de la boda de una pareja o el escenario para la celebración de baby shower de una familia. Puedes marcar la diferencia en la vida de las personas y darles recuerdos únicos que durarán años.
Hemos tenido la suerte de ayudar a muchos lugares a abrir sus puertas. Exploremos algunos factores que querrá considerar mientras planifica su nuevo lugar.
1. Planificación de la logística
Antes de considerar cualquiera de los detalles del diseño o planes de marketing, debe trazar la logística fundamental para despegar su lugar y funcionar. Suponiendo que ya tenga una ubicación, deberá comenzar hablando con sus arquitectos e ingenieros.
Discuta aspectos importantes como las necesidades de energía y la distribución, la colocación de la cocina, las conexiones de agua, las necesidades de HVAC y la sombra si tiene un espacio al aire libre. Considere también el acceso a su propiedad (¿es una carretera suficiente?) Y el estacionamiento en el sitio disponible para los huéspedes. Explique lo que está buscando y deje que los profesionales encuentren las mejores soluciones para sus necesidades.
Al mismo tiempo, debe comprender todas las legalidades que conlleva la ejecución de un lugar de eventos. Comprenda las regulaciones establecidas por su ciudad y/o condado en términos de seguro. Determine todos los permisos que necesitará: cada lugar necesita un permiso de incendio, pero otros pueden variar según su localidad y los tipos de servicios que planea ofrecer. Por ejemplo, si planea permitir velas en su lugar, deberá tener un permiso para una llama abierta.
¿Cómo construir una sala de eventos?
No desea luchar para realizar entrevistas y publicar listados de trabajo después de haber abierto sus puertas. Por eso es tan importante tener un personal completo y capacitado cuando abre.
Publique sus aperturas en sitios de trabajo y en las páginas de redes sociales de su lugar. Incluso puede celebrar horas de oficina abiertas y hacer que la gente se quede con su currículum y aprenda más sobre su nueva empresa.
Es probable que haya realizado una gran inversión en el espacio de su evento y es posible que no tenga mucho presupuesto inicialmente. Es muy normal que un nuevo lugar de eventos espere un poco antes de invertir en artículos grandes.
Comience lentamente y evite los costos innecesarios donde pueda. Dependiendo de su visión, puede optar por arrendar equipos, cristalería, ropa de cama y más. También puede considerar los artículos restaurados, como mesas, asientos e incluso equipos de cocina, para mantener bajos los costos.
Ofrecer precios competitivos es una forma segura de lograr que los nuevos clientes reserven con su nuevo lugar de eventos. Esto es especialmente importante al principio cuando aún no tiene revisiones positivas para aumentar su reputación.
Investigue para ver qué otros lugares similares en su área citan para eventos. Incluso puede ofrecer una tarifa introductoria especial si los clientes reservan su lugar desde el principio.
Ahora que su espacio está listo, es hora de comercializar. Considere aprovechar las opciones de marketing como estaciones de radio, periódicos, sitios web de la comunidad, correos, carteles y redes sociales para atraer el boca a boca positivo.
Considere cómo hará que los clientes potenciales se comuniquen con usted como usar un formulario de leads en línea. Puede agregar un formulario de registro de boletín en su sitio web para que las personas puedan conocer las próximas ofertas. Incluir su lugar en un mercado en línea para aumentar la exposición también es una opción que vale la pena considerar.
¿Cuánto debe medir un salón de fiestas para 100 personas?
Con las personas fijas en los asientos, la capacidad de la sala de reuniones depende completamente del diseño de esos asientos. Las siguientes reglas generales para estimar el tamaño de la sala de reuniones incluyen pasillos y autorización entre sillas y paredes:
- Tabla de conferencia: 30 a 40 pies cuadrados por persona. ¿Pueden los grupos de asientos hasta unas 30 personas?
- Hollow Square: 35 a 40 pies cuadrados por persona. El Hollow Square es una opción popular para grupos de aproximadamente 17 a 40.
- Asientos de estilo en el aula: 14 a 18 pies cuadrados por persona en escritorios.
- Asiento al estilo del auditorio: 6 a 8 pies cuadrados por persona.
Aquí también, variará dependiendo de cómo organice los asientos:
- Tabla de conferencia: 30 a 40 pies cuadrados por persona. ¿Pueden los grupos de asientos hasta unas 30 personas?
- Hollow Square: 35 a 40 pies cuadrados por persona. El Hollow Square es una opción popular para grupos de aproximadamente 17 a 40.
- Asientos de estilo en el aula: 14 a 18 pies cuadrados por persona en escritorios.
- Asiento al estilo del auditorio: 6 a 8 pies cuadrados por persona.
Recuerde mirar el espacio utilizable: si está utilizando rondas de banquetes, por ejemplo, no incluya ningún espacio en la habitación que no se ajuste cómodamente a una mesa redonda con sillas.
¿Qué es un salón de eventos sociales?
Hay muchas opciones en el Área de la Bahía para salones sociales para sus eventos privados y conferencias comerciales. Aquí hay algunas cosas a buscar para asegurarse de que su evento sea un gran éxito, hace que su empresa se vea bien y será un evento del que la gente hablará durante años.
Especialmente cuando su evento es una conferencia de negocios, el Salón Social puede establecer el tono y la imagen corporativa. Cuando la ubicación está un poco descuidada o muy en blanco con paredes móviles, se refleja en la imagen corporativa del anfitrión. Es importante tener un edificio sólido y bien diseñado que habla con la capacidad y confiabilidad duradera de su empresa.
La mayoría de las conferencias ofrecen un buffet con un tiempo de tiempo de varias horas. No debería ser tanto tiempo que se superponga con los altavoces o las reuniones, pero el tiempo suficiente para que las personas no sean abarrotando el buffet a la vez. Las cenas servidas son otra opción para cenar para eventos más formales. La mayoría de los pasillos sociales ofrecen ambos estilos de comidas.
¿Este lugar permite la catering externa? A veces, un evento tendrá requisitos dietéticos especiales que el lugar no acomoda. No siempre tiene que pasar la ubicación si le permiten traer un proveedor.
¿Tiene un sistema de AP para su conferencia o tendrá que proporcionar el suyo?
¿Hay habitaciones adicionales disponibles para que pueda tener reuniones simultáneas?
¿Está disponible el estacionamiento que será suficiente para su número esperado de asistentes?
Hay muchas cosas a considerar al organizar una conferencia, pero lo primero que debe considerar debería ser cómo la ubicación hace que su empresa se vea. Se trata de las primeras impresiones y bueno, la comida. Todos lo pasan muy bien cuando hay buena comida. Como salón social, la instalación de Villa Ragusa es un evento impresionante y la comida es fantástica.
¿Qué es salón de eventos?
Cuando busca salas de banquetes, su proveedor de lugar puede ofrecerle un espacio para eventos o un espacio de reunión. Si no sabe la diferencia entre un salón de banquetes, sala de reuniones y espacio para eventos, es posible que no tenga ningún problema con eso. Pero elegir el lugar adecuado para su evento hace una diferencia en el éxito de su evento.
Un salón de banquetes es un espacio ofrecido principalmente para bodas, cumpleaños, duchas de novia y otros eventos personales. Podrían estar separados o parte de un hotel o restaurante. La mayoría de los proveedores de Banquet Hall ofrecen comida y catering junto con el salón. La mayoría de las veces, el proveedor le cobrará por la cantidad de invitados, ya que ofrecerá mesas y sillas especificadas.
- Capacidad: ¿Cuántos invitados se acomodará fácilmente? Consulte su lista de invitados para eso y solicite a su proveedor el tamaño correcto. Un salón más pequeño se sentirá incómodo para sus invitados, mientras que un tamaño mayor podría afectar la percepción de las personas sobre su éxito.
- Interiores: la mayoría de los proveedores ofrecen salas de banquetes en Dubai con ciertos temas. Es posible que desee ver los accesorios y los muebles antes de reservar el pasillo. Si el salón de banquetes no se mantiene correctamente, los muebles pueden ser descriptados o peor, rotos. Eso no se reflejará bien en su evento.
- Ubicación: Encuentra un salón que esté cerca de tus invitados. No querrás invitarlos a un salón de banquetes en Bur Dubai si la mayoría de tus invitados están en Jumeriah.
- Otras comodidades: muchos proveedores de Banquet Hall ofrecen servicios adicionales para endulzar el trato. Dependiendo del costo, esto podría incluir equipos AV, espacio de estacionamiento, catering in situ e incluso una conexión Wi-Fi hoy en día.
Las salas de reuniones son salas reservadas específicamente para reuniones de negocios y conferencias. Por lo general, los encontrará en el área comercial alrededor de los edificios de oficinas. Muchas oficinas tienen sus propias salas de reuniones. Se ofrecen salas de reuniones aisladas a nuevas empresas, trabajadores independientes u otros clientes corporativos que no tienen acceso a una oficina adecuada. Cuando busque una sala de reuniones, busque:
- Capacidad: ¿Cuántos invitados se acomodará fácilmente? Consulte su lista de invitados para eso y solicite a su proveedor el tamaño correcto. Un salón más pequeño se sentirá incómodo para sus invitados, mientras que un tamaño mayor podría afectar la percepción de las personas sobre su éxito.
- Interiores: la mayoría de los proveedores ofrecen salas de banquetes en Dubai con ciertos temas. Es posible que desee ver los accesorios y los muebles antes de reservar el pasillo. Si el salón de banquetes no se mantiene correctamente, los muebles pueden ser descriptados o peor, rotos. Eso no se reflejará bien en su evento.
- Ubicación: Encuentra un salón que esté cerca de tus invitados. No querrás invitarlos a un salón de banquetes en Bur Dubai si la mayoría de tus invitados están en Jumeriah.
- Otras comodidades: muchos proveedores de Banquet Hall ofrecen servicios adicionales para endulzar el trato. Dependiendo del costo, esto podría incluir equipos AV, espacio de estacionamiento, catering in situ e incluso una conexión Wi-Fi hoy en día.
Los espacios de eventos suelen ser espacios muy grandes que ofrecen los proveedores de lugares para grandes eventos corporativos y fiestas. Los espacios de eventos deberían poder acomodar vecindarios enteros a veces. Cuando busque un espacio para eventos, busque:
- Capacidad: ¿Cuántos invitados se acomodará fácilmente? Consulte su lista de invitados para eso y solicite a su proveedor el tamaño correcto. Un salón más pequeño se sentirá incómodo para sus invitados, mientras que un tamaño mayor podría afectar la percepción de las personas sobre su éxito.
- Interiores: la mayoría de los proveedores ofrecen salas de banquetes en Dubai con ciertos temas. Es posible que desee ver los accesorios y los muebles antes de reservar el pasillo. Si el salón de banquetes no se mantiene correctamente, los muebles pueden ser descriptados o peor, rotos. Eso no se reflejará bien en su evento.
- Ubicación: Encuentra un salón que esté cerca de tus invitados. No querrás invitarlos a un salón de banquetes en Bur Dubai si la mayoría de tus invitados están en Jumeriah.
- Otras comodidades: muchos proveedores de Banquet Hall ofrecen servicios adicionales para endulzar el trato. Dependiendo del costo, esto podría incluir equipos AV, espacio de estacionamiento, catering in situ e incluso una conexión Wi-Fi hoy en día.
Banquet Hall, sala de reuniones y espacio para eventos sirven a una audiencia diferente y un propósito. Los pasillos de banquetes están destinados a eventos personales grandes. Las salas de reuniones son espacios corporativos, con menos espacio para cualquier salida creativa. Un salón de banquetes es el menos formal de estos tres lugares. Una sala de reuniones debe ser la más formal ya que está destinada a conferencias y una discusión seria. Un espacio para eventos puede ser formal o informal, dependiendo del evento. Por lo general, los espacios de eventos cubren un pie cuadrado más grande en comparación con un salón de banquetes o sala de reuniones.
¿Qué servicios ofrece un salón de eventos?
Todos aman una buena fiesta, pero no todos tienen el tiempo, la paciencia o la creatividad para lograr la velada del año. Ahí es donde los planificadores de eventos entran en la imagen. Los servicios de planificación de eventos y fiestas vienen en todo tipo, según las necesidades de los clientes. Algunos planificadores se especializan en ciertos tipos de eventos, como bodas, conferencias comerciales o recaudadores de fondos sin fines de lucro.
Un planificador de eventos puede ayudar a tener una idea, incluso si un cliente realmente no sabe lo que quiere. Tal vez sabe que necesita organizar un evento para inversores fuera de la ciudad, pero no tiene idea de cómo entretenerlos. O bien, un cliente está planeando una gala de recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro y aún no ha logrado un tema o ningún detalle para la gala.
Los planificadores de eventos pasan tiempo hablando con los clientes para descubrir qué quieren y necesitan los clientes. Los planificadores pueden ofrecer sugerencias, y luego pueden ejecutarse con una idea específica, planeando hasta el último detalle del evento. Eso incluye fijar la fecha, la hora, la ubicación, el presupuesto, el entretenimiento, la comida y los favores, así como cualquier otro detalle del evento.
Los planificadores de eventos deben saber qué lugares de eventos están disponibles en el área para ofrecer sugerencias que coincidan con las necesidades de un cliente. A veces, encontrar la ubicación correcta requiere que el planificador investigue y encuentre algo nuevo. En una región geográfica más pequeña, es probable que los planificadores de eventos ya conozcan la mayoría de los lugares disponibles. Pero en las ciudades más grandes, se necesita más trabajo para mantenerse al tanto de todas las opciones de lugar. Por ejemplo, las compañías de productos de eventos en Los Ángeles tienen mucho más terreno que cubrir, por lo que los planificadores pueden necesitar explorar regularmente nuevas ubicaciones para que puedan ofrecer a los clientes las mejores posibilidades. Y, por supuesto, un cliente podría tener una idea para una ubicación de evento inusual que el planificador nunca ha utilizado.
Incluso si el planificador ya conoce un lugar específico, es posible que necesite visitar el lugar, solo para asegurarse de que pueda acomodar el evento. Por ejemplo, si el cliente quiere celebrar el evento en una galería de arte y necesita un escenario para una presentación, el planificador podría visitar la galería para asegurarse de que hay espacio para un escenario e invitados.
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