La comunicación interna es importante para que cualquier organización funcione de manera efectiva. Los empleados deben sentir que pueden comunicarse fácilmente con los miembros de su equipo y la alta gerencia, porque esto contribuye a la productividad y los resultados generales. La siguiente lista incluye pasos procesables para mejorar la comunicación interna:
Cada organización tiene su propio conjunto de conocimiento interno, o información «pegajosa», que todos los empleados llegan a comprender. Puede tomar tiempo aprender cómo la empresa hace las cosas, desde el protocolo para preparar documentos orientados al cliente hasta otros tipos de mejores prácticas. Ayude a los empleados a aprender esta información más rápido al incluirla como parte de la capacitación y crear documentos internos para ser utilizados para referencia.
Tómese el tiempo para explicar los valores y la misión de la empresa, ya sea como parte de la capacitación corporativa o como un recordatorio regular para los empleados. Cuando los empleados se unifican en su comprensión de los objetivos de la empresa, podrán comunicarse entre sí de manera más efectiva para llegar a ellos.
La comunicación no solo debe mejorarse entre los miembros del equipo que trabajan juntos, sino entre los empleados y sus gerentes. Asegúrese de abordar esto durante los programas de capacitación de gestión. Los gerentes que se toman el tiempo para conocer a sus empleados y están dispuestos a escucharlos les resultará más fácil comunicarse y mantener informes directos sobre la tarea. Cuando los empleados sienten que los gerentes pueden abordar sus preocupaciones individuales, es más probable que se sientan conectados.
Mantenga a los empleados actualizados sobre los cambios de la empresa, el progreso y los planes futuros. Esto podría ser a través de un boletín bimensual o en las reuniones de la compañía. Además, permita que los empleados participen en esta discusión. Fomente preguntas y comentarios, y demuestre que todas las ideas son bienvenidas. Es más probable que los empleados se comuniquen bien cuando sienten que tienen una parte en el lugar donde se dirige la empresa.
Proporcione una plataforma en línea para el intercambio de conocimientos. Es probable que los empleados estén leyendo sobre noticias y tendencias de la industria de forma regular, así que ofrezca un lugar para compartir esta información. Al tener la oportunidad de mostrar lo que saben, los empleados estarán ansiosos por mantenerse involucrados en este esfuerzo. Esto no solo creará más energía y propósito detrás de la comunicación, sino que el intercambio de ideas valiosas será útil para los negocios.
¿Cómo se puede mejorar la comunicación organizacional?
56 La relevancia de la comunicación interna y la necesidad de activarla y administrarla para mejorar el funcionamiento de organizaciones complejas, parece estar aumentando gradualmente a partir de la escuela clásica durante las primeras décadas del siglo. Ya Barnard en su contribución fundamental, las funciones de los ejecutivos (1938) subrayaron cómo la función principal de los gerentes era garantizar un apoyo de comunicación adecuado para la compañía que asume, en su perspectiva comercial como un sistema cooperativo, una relevancia prioritaria. Según Barnard, de hecho, el éxito de una empresa está vinculado no solo a la existencia de un objetivo común, sino también al deseo de contribuir a ese objetivo común que a su vez está vinculado al deseo de comunicarse y la existencia de medios y herramientas para comunicarse dentro de la empresa.
El 57º tema fue reanudado y expandido en las décadas de 1950 y 1960 por los principales exponentes de la escuela motivacionalista (Maslow, 1954; McGreggor, 1960; Argyris, 1960; Herzberg, 1959; Likert, 1961). Para los motivacionalistas, la comunicación, además de representar una herramienta poderosa para manejar las relaciones interpersonales e informales y, por lo tanto, de satisfacción de las necesidades psicológicas del individuo, se convierte en miembro de los roles laborales. La amplia gama de necesidades individuales que deben satisfacerse para maximizar la productividad de la organización implica el uso de la comunicación en la gestión y la actividad productiva, por ejemplo, de la actividad de cooperación que se convierte en el modo que caracteriza la forma de trabajar prefigurado por los motivacionalistas.
58 La escuela de desempeño ambiental y tecnológico (Lawrence Lorsch, 1967; Woodward, 1965; Touraine, 1965) presenta el concepto de comunicación en las organizaciones como un proceso complejo y tiene como objetivo proporcionar las tendencias de evolución del contexto de referencia, los cambios de la estrategia competitiva y la adaptación de la oferta. También destacan el tema de la posesión de conocimiento y cultura comunes para manejar mejor las situaciones de la ambigüedad. Por lo tanto, la comunicación hacia abajo ya no está motivada solo por la necesidad de mejorar el pozo psicológico de los trabajadores. Se trata de comunicarse también y sobre todo para mejorar la efectividad organizacional. También es un medio para gestionar la ambigüedad inherente a la vida de la organización y en los procesos de toma de decisiones en los diferentes niveles de organización.
59 Las teorías de la dependencia de los recursos externos (Pfeffer, Salancik, 1978), las de la institucionalización (Meyer, Rowan, 1977) y la de la cultura organizacional (Ouchi, 1981; Peters, Waterman, 1982; Deal, Kennedy, 1982) see en Communication , en particular, en eso se refirió a los valores y la cultura empresarial, la herramienta principal en la que se basan los procesos necesarios para el éxito de la empresa.
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