El mundo en el que vivimos está en un estado de cambio perpetuo y progreso. A medida que la vida de las personas cambia gradualmente, también lo hacen sus expectativas y demandas como consumidores. Esto significa que todos los mercados cambian y cambian constantemente, y las empresas más exitosas son las que pueden cambiar y adaptarse junto con, o mejor aún, impulsar el cambio en el mercado. Si bien esto parece claro, someterse a un cambio significativo no siempre es un proceso fácil, por lo que es importante poder determinar si realmente se necesita un cambio a gran escala.
Aquí hay algunos factores que pueden ayudarlo a determinar si su empresa necesita cambiar:
Cada organización tiene sus objetivos, y también debe medir qué tan bien está funcionando en comparación con ellos. Como se podría decir que la razón principal para que exista una organización es convertirse en una organización financiera que pueda sobrevivir por sí sola, es fácil ver que si no puede ganar dinero, probablemente tenga un rendimiento inferior. Si una empresa no funciona como se esperaba o desee, obviamente necesita cambiar para rectificar la situación y elevar su rendimiento a un nivel competitivo.
Si una empresa y su gerencia se sorprenden regularmente por noticias de la industria o obstáculos inesperados, debe haber una brecha entre la forma en que la organización ve el mercado y la forma en que realmente es el mercado. Este es un síntoma muy preocupante, y es una de las principales razones por las que las empresas han existido mientras fallan. Esto requiere una acción decisiva de inmediato. Significa que la organización no se posiciona adecuadamente estratégicamente, y que necesita un cambio fundamental para alinearse una vez más con el mercado.
Todas las empresas deben esforzarse por convertirse en el líder del mercado, y si hay rivales que lo superan, significa que no está haciendo todo lo posible. Si bien las empresas más pequeñas en los mercados dominados por jugadores más grandes pueden prosperar durante períodos prolongados de tiempo, esto rara vez puede permanecer permanente. Cualquier negocio que desee garantizar su supervivencia a largo plazo debe esforzarse constantemente por mejorar su posición de mercado. Si su participación de mercado no aumenta de manera confiable, seguramente comenzará a disminuir en algún momento, por lo que tomar medidas decisivas lo antes posible es el único camino a seguir.
¿Cómo se identifica una necesidad de cambio?
El cambio es vital para la supervivencia en los mercados modernos competitivos, eso es cierto, sin embargo, cuándo, qué y cómo cambiar no siempre es tan claro. Decidir los detalles sobre qué cambio para seguir es una tarea que todos los líderes deben emprender en algún momento y pueden tener efectos sustanciales en el desempeño empresarial. Creer que su producto o servicio permanecerá en la cima del mercado debido a su dominio hoy en día es uno de los mayores riesgos para cualquier organización: la desaparición de BlackBerry es un excelente ejemplo de eso. Por esta razón, los líderes siempre deben tener un ojo sobre cuándo debe ocurrir un cambio para asegurarse de que sigan exitoso y nunca caer en la trampa de confiar en la fórmula de los éxitos pasados.
El deseo de cambio a menudo proviene de una organización, conocido como factores internos. Esto puede ser como se adquiere una nueva tecnología o se ha producido una fusión que abre nuevas oportunidades. Los nuevos puestos personales en la alta gerencia también pueden iniciar el cambio, ya que ven una nueva dirección para el negocio, al igual que los problemas que surgen de los procesos existentes. Los cambios también pueden afectar las ubicaciones, el personal y los valores. A pesar de que inicialmente se produce un cambio en una de estas áreas, lo más probable es que tenga repercusiones en varias otras áreas del negocio, como lo explica el marco McKinsey 7-S.
Los factores externos también tienen el poder de iniciar el cambio dentro de una organización. Es probable que cualquier gerente que solo busque desencadenantes internos para iniciar el cambio caiga en problemas. Un ejemplo común de esto es cambiar los patrones de demanda, que a menudo dictan una dirección cambiante para el negocio. Ser el primero en reaccionar a este tipo de cambio a menudo puede cosechar recompensas lucrativas. La competencia también impulsa regularmente el cambio a medida que los mercados se saturan rápidamente y la creación de una alternativa a sus competidores se hace necesaria para garantizar el éxito. Cambiar la tecnología también a menudo inicia el cambio, el desarrollo de Internet (y la «edad de la información») es uno de los ejemplos más claros de esto. Las leyes y regulaciones que surgen también pueden forzar el cambio, aunque esto a menudo puede ser costoso y perjudicial para la organización. Las condiciones económicas, en particular la crisis financiera global en 2008, también tienen el poder de obligar a las organizaciones al cambio a medida que reaccionan a la demanda cambiante, la oferta y las políticas gubernamentales.
¿Cuáles son las necesidades de cambio?
Exchange PA es la implementación ideal de Exchange, según lo previsto por el equipo de Exchange en Microsoft. El PA se desarrolla con costo total de propiedad (TCO), HA, resistencia, redundancia y recuperación en mente. El PA no está destinado a ser utilizado como modelo de madurez; Fue diseñado para ser utilizado como inspiración.
Intercambiar usuarios accede e interactúa con mensajes a través de un cliente de correo electrónico. Microsoft Outlook es el cliente más común. Exchange Server 2016 también admite lo siguiente:
- Outlook 2016
- Outlook 2013
- Outlook 2010 Service Pack 2 (SP2)
- Outlook para Mac para Office 365
- Outlook para Mac 2011
Outlook también está disponible como una aplicación basada en la web, llamada Outlook on the Web, anteriormente la aplicación web de Outlook y comúnmente abreviada a OWA, para que los usuarios accedan e interactúen con mensajes de muchos navegadores web diferentes. Outlook en la web permite a los usuarios vincular y compartir documentos almacenados en OneDrive para negocios en un servidor de SharePoint local. Esto crea una forma más simple y más directa para que los usuarios finales guarden y adjunten archivos a los correos electrónicos.
Si bien es fácil hablar sobre los profesionales del uso de Microsoft Exchange, puede ser difícil identificar cualquier contras, además de los costos de licencia. En este momento, hay pocos competidores verdaderos, si alguno, para intercambiar.
¿Cómo se detecta la necesidad del cambio en una empresa?
Desde transiciones de liderazgo y reestructuraciones hasta fusiones y adquisiciones, parece haber un cambio constante en la fuerza laboral. Pero las encuestas muestran que muchos empleados no entienden por qué están sucediendo estos cambios. Esto puede ser perjudicial para cualquier empresa que intente implementar el cambio. Cuando los empleados no entienden por qué están ocurriendo cambios, puede ser una barrera para impulsar la propiedad y el compromiso, e incluso resultar en resistencia o retroceder. Los ejecutivos y los responsables de liderar el cambio no pueden asumir que los empleados comprenden el razonamiento detrás de ellos. Es importante pasar tiempo explicando los cambios y por qué son importantes. Hay cuatro aspectos clave para ayudar a los empleados a comprender el cambio, impulsar el compromiso y, en última instancia, contribuir a su éxito: 1) Inspirar a las personas presentando una visión convincente para el futuro, 2) Mantenga a los empleados informados al proporcionar comunicaciones regulares, 3) Empodere a los líderes y los gerentes para liderar a través del cambio, y 4) encontrar formas creativas de involucrar a los empleados en el cambio.
Los empleados de todo el mundo informan que los grandes cambios organizacionales están afectando sus trabajos. Desde transiciones y reestructuraciones de liderazgo, hasta fusiones y adquisiciones, hasta cambios regulatorios, parece haber disturbios constantes en la fuerza laboral. Pero según una encuesta de más de medio millón de empleados estadounidenses, casi un tercio no entiende por qué están sucediendo estos cambios.
Esto puede ser perjudicial para cualquier empresa que intente implementar el cambio. Cuando los empleados no entienden por qué están ocurriendo cambios, puede ser una barrera para impulsar la propiedad y el compromiso e incluso puede resultar en resistencia o retroceder. Y la resistencia de los empleados al cambio es un factor principal de por qué tantas transformaciones de cambio fallan.
Los ejecutivos y los responsables de liderar el cambio no pueden asumir que los empleados comprenden el razonamiento detrás de ellos. Debe pasar tiempo explicando los cambios y por qué son importantes. Según mi experiencia que apoya las iniciativas de cambio organizacional, existen cuatro aspectos clave para ayudar a los empleados a comprender el cambio, impulsar el compromiso y finalmente contribuir a su éxito.
¿Quién determina la necesidad de cambio en las empresas?
Es fácil pensar en el cambio solo desde una perspectiva organizacional. Cuando considera una fusión o adquisición, puede centrarse en la estructuración financiera, la integración de datos y sistemas y los cambios de ubicación física. Sin embargo, el cambio organizacional de cualquier tipo ocurre una persona a la vez. Esto se debe a que un cambio en toda la organización solo ocurre cuando Andre, Becky, Carlos y Dharma hacen su trabajo de manera diferente.
Las organizaciones no cambian, la gente sí. Es el impacto acumulativo del cambio individual exitoso lo que provoca un cambio organizacional exitoso. Si las personas no realizan cambios en su trabajo diario, un esfuerzo de transformación organizacional no ofrecerá resultados.
Gestionar o ignorar mal el lado del cambio de las personas tiene muchas consecuencias:
- La productividad disminuye a mayor escala durante una mayor duración de lo necesario
- Los gerentes no están dispuestos a dedicar tiempo o recursos necesarios para respaldar el cambio
- Las partes interesadas clave no se presentan a las reuniones
- Los proveedores comienzan a sentir el impacto y ven la interrupción causada por el cambio
- Los clientes sienten impactos negativos de un cambio que debería haber sido invisible para ellos
- La moral de los empleados sufre y las divisiones entre «nosotros» y «ellos» comienzan a surgir
Los proyectos también sufren plazos perdidos, excesos de presupuesto, retrabajo e incluso abandono. Estas consecuencias tienen impactos tangibles en la salud del proyecto y la organización. Afortunadamente, puede mitigar estos problemas cuando implementa un enfoque estructurado para el lado del cambio de las personas.
¿Cómo puedes determinar la necesidad del cambio para una organización?
Superar la resistencia a los cambios es a menudo uno de los mayores desafíos para los profesionales de la mejora continua. En la primera de una serie de cuatro partes sobre la gestión del cambio en la empresa, el Dr. Robert Swaim analiza las razones por las que las organizaciones cambian y descienden el cambio en las seis áreas principales de impacto.
La gerencia y los empleados, particularmente aquellos en uniones organizadas a menudo ejercen presión para el cambio. Las presiones externas provienen de muchas áreas, incluidos clientes, competencia, regulaciones gubernamentales cambiantes, accionistas y mercados financieros en el entorno externo de la organización.
A menudo, una organización nombrará un nuevo CEO. Para demostrarle a la junta que están haciendo algo, harán cambios solo por su propio bien.
Otra razón por la cual las organizaciones pueden instituir ciertos cambios es que otras organizaciones lo están haciendo, como los círculos de viejos círculos de calidad y las modas de reingeniería. Suena bien, por lo que la organización lo intenta.
Los cambios como resultado de abandonar la disminución de productos, mercados o subsidiarias y asignar recursos a la innovación y las nuevas oportunidades.
Lo que las organizaciones pueden cambiar caen en seis áreas amplias.
Las organizaciones deben preguntarse continuamente: «¿Cuál es nuestro negocio y cuál debería ser?»
Las respuestas a estas preguntas pueden conducir a cambios en la misión de la organización (el propósito de su negocio), su visión para el futuro (cómo debería ser la organización) y su estrategia competitiva.
¿Quién es el gestor del cambio?
Los gerentes de cambio, a veces también conocidos como coordinadores de cambio, son típicamente responsables de gestionar todos los aspectos de los cambios. Priorizan las solicitudes de cambio, evalúan su impacto y aceptan o rechazan los cambios. También documentan procesos de gestión de cambios y planes de cambio. Es importante destacar que se preparan, organizan y actúan como presidente de las reuniones de taxi. El éxito de un administrador de cambios generalmente se evalúa si cumplen con los objetivos de tiempo y presupuesto.
Una autoridad de cambio es una persona que toma la decisión sobre si autorizar o no un cambio. A veces esta es una sola persona, como un gerente o ejecutivo. A veces es un grupo de personas en una junta asesora de cambios. A veces es un revisor de pares. Según ITIL 4, «en las organizaciones de alta velocidad, es una práctica común descentralizar la aprobación del cambio, lo que hace que la revisión por pares sea un predictor principal de alto rendimiento».
Los gerentes de cambio generalmente trabajan en estrecha colaboración con la autoridad de cambio para aprobar los cambios y avanzar dentro de una organización. En algunos casos, particularmente en pequeñas organizaciones, el gerente de cambio es la autoridad de cambio y tiene el poder de tomar estas decisiones sin bucear en personas o equipos adicionales.
Las partes interesadas comerciales a menudo están involucradas en la gestión del cambio y pueden ingresarse en el proceso de autorización. Esto es cada vez más común, dada la importancia crítica de los servicios de software para la mayoría de las empresas.
¿Cuál es el proceso de cambio?
Para que una organización persiga e implemente el cambio con éxito, debe prepararse tanto logística como culturalmente. Antes de profundizar en la logística, la preparación cultural primero debe tener lugar.
En la fase de preparación, el gerente se centra en ayudar a los empleados a reconocer y comprender la necesidad de cambio. Conocen la conciencia de los diversos desafíos o problemas que enfrentan la organización que actúa como fuerzas de cambio y generan insatisfacción con el status quo. Obtener esta aceptación inicial de los empleados que ayudará a implementar el cambio puede eliminar la fricción y la resistencia más adelante.
Una vez que la organización está lista para adoptar el cambio, los gerentes deben desarrollar un plan completo y realista para traerlo. El plan debe detallar:
- Objetivos estratégicos: ¿A qué objetivos ayuda este cambio a trabajar la organización?
- Indicadores de rendimiento clave: ¿Cómo se medirá el éxito? ¿Qué métricas deben moverse? ¿Cuál es la línea de base sobre cómo se encuentran las cosas actualmente?
- Las partes interesadas del proyecto y el equipo: ¿Quién supervisará la tarea de implementar el cambio? ¿Quién necesita firmar en cada etapa crítica? ¿Quién será responsable de la implementación?
- Alcance del proyecto: ¿Qué pasos y acciones discretas incluirán el proyecto? ¿Qué cae fuera del alcance del proyecto?
El plan también debe explicar cualquier incógnita o obstáculos que puedan surgir durante el proceso de implementación y requeriría agilidad y flexibilidad para superar.
¿Cómo es el proceso de cambio?
Es fácil ver los cambios en la naturaleza como un proceso. Ya sea que se trate una oruga que se convierte en una mariposa o un invernal que cambia hacia la primavera, podemos apreciar fácilmente el proceso de cambio. Pero cuando comenzamos a cambiar nuestra organización con proyectos e iniciativas, a menudo olvidamos el hecho de que el cambio no ocurre instantáneamente.
El enfoque más fácil y básico para comprender el cambio como un proceso es dividir el cambio en elementos distintos y comprensibles. Los tres estados de cambio proporcionan un marco poderoso: el estado actual, el estado de transición y el estado futuro.
- El estado actual es cómo se hacen las cosas hoy. Es la recopilación de procesos, comportamientos, herramientas, tecnologías, estructuras organizacionales y roles laborales lo que constituye cómo se realiza el trabajo. El estado actual define quiénes somos. Puede que no funcione muy bien, pero es familiar y cómodo porque sabemos qué esperar. El estado actual es donde hemos tenido éxito y donde sabemos cómo seremos medidos y evaluados. Por encima de todo, el estado actual es conocido.
- El estado de transición es desordenado y desorganizado. Es impredecible y constantemente en flujo. El estado de transición a menudo se carga emocionalmente, con emociones que van desde el miedo y la desesperación hasta la ira y el alivio. Durante el estado de transición, la productividad disminuye previsiblemente. El estado de transición requiere que aceptemos nuevas perspectivas y aprendamos nuevas formas de comportarse, al tiempo que mantenemos nuestros esfuerzos cotidianos. El estado de transición es desafiante.
- El estado futuro es donde estamos tratando de llegar. A menudo no está completamente definido y en realidad puede cambiar mientras caminamos a través del estado de transición. Se supone que el estado futuro es mejor que el estado actual en términos de rendimiento. El estado futuro a menudo puede ser preocupante. El estado futuro puede no coincidir con nuestros objetivos personales y profesionales, y existe la posibilidad de que no tengamos éxito en el estado futuro. Por encima de todo, el estado futuro es desconocido.
Los tres estados de cambio proporcionan una forma de articular cómo se produce realmente el cambio. Ya sea que el cambio sea una aplicación ERP, un nuevo proceso de revisión de desempeño, una nueva maquinaria en la línea de producción, un conjunto optimizado y administrado de procesos comerciales, o una nueva estructura de informes, siempre hay un estado actual, el estado futuro y la transición estado.
Piense en un proyecto en el que esté trabajando, que lo está afectando. Usando la siguiente tabla, intente definir cada uno de los tres estados de cambio y presente un adjetivo para describir cada estado.
¿Cómo es el proceso de cambio en los seres humanos?
Uno de los aspectos más fascinantes de la psicología humana es nuestra capacidad de adaptarnos al cambio. Experimentamos cambios a diario, en varias formas, a menudo varias veces al día. Algunos cambios son pequeños e intrascendentes, mientras que otros pueden afectar drásticamente nuestras vidas. Algunos cambios son positivos. Otros son negativos. Mientras que muchos más tienen poca o ninguna importancia.
Nuestra capacidad para adaptarse al cambio depende de una serie de factores, algunos de los cuales están dentro de nuestro control y otros que no lo están. Dependiendo del tipo y la naturaleza del cambio, nosotros, como humanos, buscamos formas de adaptarnos (o mitigar) las consecuencias del cambio, especialmente si es negativo.
Esta discusión busca explorar y definir los elementos involucrados en nuestra capacidad de comprender, procesar y reaccionar al cambio. Los defino como los cinco principios de gestión del cambio humano. Estos principios, que en mi opinión son una parte integral de nuestra composición evolutiva, nos permiten comprender, evaluar y responder a los efectos del cambio.
Nuestros cuerpos y nuestra fisiología han sido cuidadosamente adaptados por la naturaleza y la evolución durante cientos de miles de años. Durante nuestro viaje evolutivo, nosotros, como humanos, hemos sido diseñados (y rediseñados) para resistir los desafíos físicos y emocionales de la vida cotidiana. Nuestro estado actual de desarrollo evolutivo nos hace bien preparados para tales desafíos.
El concepto de cambio implica fundamentalmente el proceso de transformación, alteración y volverse diferente. Por sí mismo, el cambio no es positivo ni negativo; simplemente lo es. Sin embargo, el cambio, en sus diversas formas, parece ser un elemento básico constante en nuestras vidas. Ocurre con frecuencia y, como tal, nos afecta a varios grados.
¿Cuáles son las necesidades que impulsan al cambio en las organizaciones?
El comienzo del año es una excelente oportunidad para un nuevo crecimiento. Ya sea el Año Nuevo o el comienzo de la nueva temporada, hay algo en el primer trimestre que hace que las personas sean más receptivas a la idea del cambio. No pierdas esa receptividad al no promulgar el cambio que desea ver.
¿Qué cambios debe pensar en implementar? ¿Cómo pueden los líderes aprovechar esta mentalidad abierta para cambiar? Para ayudarlo a comenzar bien el año, 11 miembros del Consejo de Entrenadores de Forbes comparten las formas en que creen que los líderes pueden promulgar un cambio efectivo en el primer trimestre. Esto es lo que aconsejan:
Los miembros discuten algunas formas en que las personas pueden aprovechar el comienzo del año para lograr el cambio.
Reunirse con colegas clave uno a uno para café o un almuerzo rápido a principios de año puede reavivar la comunicación y generar ideas. Lo más importante es que estas sesiones simples subrayan que aprecia el valor de aquellos en su mundo profesional. – Paul Marinaccio, Liderazgo de Tribeca
Los líderes pueden aprovechar el Año Nuevo al hacer esto el año en que ellos y sus equipos tienen conversaciones concisas más claras. Muy a menudo, no nos damos cuenta de la importancia del diálogo interno que afecta cada conversación externa. Cuando creamos mejores conversaciones en el lugar de trabajo, la productividad aumenta junto con la participación de los empleados y la cohesión del equipo. – Claudette Gadsden, entrenador Claudette & Associates
El liderazgo es una acción: un verbo, no un sustantivo. Los líderes se esfuerzan por agregar valor continuamente. El cambio comienza con una decisión interna de tomar mejores decisiones. Un nuevo año proporciona una línea convincente en la arena, una unidad universal de novedad. Eso trae consigo una necesidad de ser mejor, hacerlo mejor y vivir mejor. Ahora es el momento de practicar la auto-transcendencia. Supérate y irás más allá. – Joké Coker, grupo de entrenamiento de Constellation
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