El análisis de las partes interesadas es el primer paso en la gestión de las partes interesadas, un proceso importante que las personas exitosas usan para ganar el apoyo de otros.
La gestión de las partes interesadas también puede ayudarlo a garantizar que sus proyectos tengan éxito donde otros puedan fallar. En este artículo y video, veremos ese primer paso crucial, el análisis de las partes interesadas, con más detalle. Luego puede pasar a nuestro próximo artículo para planificar sus comunicaciones de partes interesadas.
A medida que su carrera se desarrolla, y se vuelve más exitoso, las acciones que toman comienzan a afectar a más y más personas. Y cuantas más personas afecte, más probable es que algunas de ellas tengan un poder e influencia significativos sobre su trabajo.
Estas personas son sus partes interesadas. Podrían ser fuertes partidarios de sus proyectos, o podrían bloquearlos, por lo que debe identificar quiénes son sus partes interesadas y ganarlos lo antes posible.
Puede hacerlo realizando un análisis de partes interesadas, un proceso efectivo de tres pasos para identificar, priorizar y comprender a sus partes interesadas.
Puede usar las opiniones de sus partes interesadas más poderosas para ayudar a definir sus proyectos en una etapa temprana. Es probable que estas partes interesadas lo apoyen, y su aporte también puede mejorar la calidad de su proyecto.
Obtener apoyo de las poderosas partes interesadas puede ayudarlo a ganar más recursos, como personas, tiempo o dinero. Esto hace que sea más probable que sus proyectos tengan éxito.
¿Cómo se hace un análisis de stakeholders?
Cuando se trata de cualquier proyecto organizacional, todas las personas y equipos internos que el proyecto involucrará o afectará se llaman sus partes interesadas. Un análisis de partes interesadas es un proceso de identificación de estas personas antes de que comience el proyecto; agruparlos de acuerdo con sus niveles de participación, interés e influencia en el proyecto; y determinar la mejor manera de involucrar y comunicar cada uno de estos grupos de partes interesadas en todo momento.
Los gerentes de proyectos, los gerentes de programas y los gerentes de productos pueden realizar un análisis de partes interesadas por varias razones estratégicas, que incluyen:
Al acercarse a los influencers de la empresa, los ejecutivos o las valiosas partes interesadas para obtener ayuda al principio de su proyecto, puede aprovechar el conocimiento y la sabiduría de estos jugadores clave para ayudar a guiar el proyecto a un resultado exitoso. Alistar a estos jugadores desde el principio también aumentará las posibilidades de obtener su apoyo para su proyecto.
Pero antes de que pueda determinar qué influyentes y otras partes interesadas clave para abordar, deberá realizar un análisis de partes interesadas.
Debido a que su análisis de partes interesadas lo ayudará a determinar qué personas involucrar en el proyecto, podrá reunir a estas personas para un inicio y reuniones en etapa inicial para comunicar los objetivos y planes estratégicos del proyecto.
Sin un análisis de partes interesadas, usted y su equipo podrían estar bien en un proyecto de la empresa antes de darse cuenta de una persona clave en su organización, tal vez un ejecutivo, no ver el valor de su iniciativa, o preferiría rehacer algunos de sus recursos a otros proyectos. Tal persona podría trabajar activamente para frustrar o descarrilar su proyecto.
¿Cómo se hace el mapeo de stakeholders?
Este es el método más popular. Le ayuda a clasificar una gran cantidad de partes interesadas.
Desarrollar una estrategia para una gran cantidad de partes interesadas puede ser difícil, por lo que los agrupa de acuerdo con sus requisitos/expectativas, poder, interés o influencia. Luego puede planificar su estrategia de compromiso para administrar estos grupos.
Esta es la autoridad que los interesados tienen sobre el proyecto. También puede definirlo como una capacidad para influir en el trabajo.
El equipo de gestión de proyectos vería cómo este poder puede soportar el proyecto.
Este atributo está estrechamente relacionado con el poder. Aquí, las partes interesadas pueden afectar los resultados del proyecto.
Este es el nivel de preocupación de las partes interesadas sobre el proyecto o su deseo de participar. Comprender las necesidades de las partes interesadas y su nivel de interés es fundamental para crear un plan de gestión.
Aquí trazas la potencia en el eje vertical, y el nivel de interés está en el eje horizontal.
- Alto poder, alto interés: estos son partes interesadas marcadas B y E en el diagrama anterior.
- Alta potencia, bajo interés: estos se marcan F en el diagrama anterior.
- Baja potencia, alto interés: G cae en esta categoría.
- Baja potencia, bajo interés: esto comprende las partes interesadas A, C y D.
La posición mantenida por las partes interesadas determina la estrategia de gestión.
No puede prestar la misma atención a todos los interesados. La cuadrícula de poder e interés los asigna para que pueda clasificarlos y administrarlos de acuerdo con sus requisitos.
¿Cómo hacer un stakeholders ejemplos?
En la gestión de proyectos, las partes interesadas son aquellos que tienen interés en el resultado del proyecto. Por lo general, son los miembros de un equipo de proyecto, los gerentes de proyecto, los gerentes, los patrocinadores del proyecto, los clientes y los usuarios.
Las partes interesadas son las personas que han invertido en el proyecto y que se verán afectadas por el proyecto en cualquier momento en el camino, y su contribución puede tener un impacto directo en el resultado.
Es una buena idea practicar una buena gestión de las partes interesadas y comunicarse constantemente con ellos para colaborar en el proyecto. Después de todo, están interesados en cómo termina todo.
Las partes interesadas del proyecto en general pueden ser individuos o organizaciones enteras afectadas por la ejecución o resultado de un proyecto. No importa si el proyecto los influye de manera negativa o positiva. Si están interesados, son partes interesadas.
Las partes interesadas clave del proyecto (partes interesadas del proyecto principal) son aquellas partes interesadas que tienen la influencia y la autoridad para dictar si un proyecto es un éxito o no.
Estas son las personas y grupos cuyos objetivos deben estar satisfechos. Aunque se han logrado todos los resultados y los presupuestos se han respetado, si estas personas no están satisfechas, el gerente del proyecto ha fallado.
Las partes interesadas típicas del proyecto clave, que se encuentran en cada proyecto, incluirán algunos de los siguientes elementos:
- Clientes: el usuario directo de un producto o servicio, a menudo interno y externo a la empresa que realiza el proyecto
¿Cómo explicar los stakeholders?
A medida que la gestión de proyectos ha crecido como profesión a lo largo de los años, hemos visto que los proyectos pueden variar ampliamente en alcance, costo y plazos. Si bien hay una gran variedad en estas áreas, los proyectos también comparten una similitud en muchas otras áreas. Un área en la que todos los proyectos comparten similitud es el área de las partes interesadas y la gestión de las partes interesadas. ¿Qué es una parte interesada? ¿Quién es una parte interesada? ¿Cómo identificamos y gestionamos a las partes interesadas? Las respuestas a estas preguntas son una parte importante de administrar con éxito cualquier proyecto, independientemente de su complejidad.
Uno de los primeros pasos en la planificación de la gestión de proyectos es la identificación de las partes interesadas. Para lograr esto, debe comprender qué es una parte interesada. Definido libremente, una parte interesada es una persona o grupo de personas que pueden afectar o verse afectadas por un proyecto determinado. Las partes interesadas pueden ser individuos que trabajan en un proyecto, grupos de personas u organizaciones, o incluso segmentos de una población. Una parte interesada puede participar activamente en el trabajo de un proyecto, afectado por el resultado del proyecto o en condiciones de afectar el éxito del proyecto. Las partes interesadas pueden ser una parte interna de la organización de un proyecto, o externa, como clientes, acreedores, sindicatos o miembros de una comunidad.
Dependiendo de la complejidad y el alcance de un proyecto, puede haber muy pocos o grandes cantidades de partes interesadas. Un proyecto puede formar parte de un departamento de obras públicas de la ciudad o del condado y puede incluir a todos los miembros de la comunidad como partes interesadas y el número de miles. Al determinar qué es una parte interesada, es importante que consideremos a cualquiera que pueda caer en cualquiera de estas categorías. A medida que avanzamos hacia la identificación de las partes interesadas, debemos analizar el panorama del proyecto y determinar qué individuos o grupos pueden influir y afectar el proyecto o verse afectados por su desempeño y resultado.
¿Cómo entender el stakeholders?
Ya sea un proyecto complejo o incluso simple o cualquier trabajo para el caso, habrá personas interesadas en él en un grado u otro. Estas personas son sus partes interesadas. Pero, ¿qué son las partes interesadas? Las partes interesadas vienen en todas las formas y tamaños y el nivel de interés que tienen en su trabajo, o tal vez desea que tengan en su trabajo, es una forma de clasificarlos. Su capacidad para influir en su trabajo, ya sea de manera positiva o adversa, es otra forma de clasificarlos.
Comprender a sus partes interesadas requiere que sepa quiénes son en primer lugar. Cualquiera que tenga interés en, ya sea directa o indirectamente, la finalización exitosa de su trabajo o proyecto es una parte interesada. Esas personas o grupos y empresas que están estrechamente involucradas son obvias, pero otras que tal vez no tienen ningún contacto directo con su trabajo en otras partes de su organización también pueden ser una parte interesada.
Para las «personas», también debe leer «grupo», «departamento» o «empresa», ya que puede no ser un individuo en particular que pueda identificar en esta etapa. Un grupo de partes interesadas que a menudo se pueden olvidar son los clientes, la razón por la cual su trabajo se lleva a cabo en primer lugar.
La respuesta simple a esta pregunta es que caen en dos grupos; aquellos que son internos de su empresa u organización y aquellos que son externas. En realidad, donde dibuja el límite no es importante para identificar a las partes interesadas, simplemente ayuda en el proceso de pensamiento de garantizar que los haya identificado para comenzar. Donde se vuelve más importante es en cómo se comunica con sus partes interesadas, ya que puede haber requisitos organizativos superpuestos para interactuar con las partes interesadas externas.
¿Cómo influyen los stakeholders en una empresa?
La influencia de las partes interesadas ha aumentado cómo las empresas operan como ciudadanía comunitaria y responsabilidad social están cada vez más integradas en la gestión empresarial. Los clientes, empleados, comunidades y socios comerciales se encuentran entre los grupos clave de las partes interesadas que tienen peso en las decisiones y actividades de la empresa. Comprender los efectos positivos y negativos de las partes interesadas en las operaciones de la empresa es especialmente importante para las pequeñas empresas.
El cumplimiento legal y los esfuerzos de gestión de riesgos son dos formas en que las partes interesadas comerciales afectan su negocio. Las entidades municipales, del condado, estatales y federales son diferentes tipos de partes interesadas en un negocio que los clientes, empleados y proveedores, porque pueden cerrarlo.
En términos de trabajar con la sociedad en general, la responsabilidad social corporativa ayuda a las empresas a equilibrar las responsabilidades sociales y comerciales con las ganancias. La RSE ha sido durante muchos años, al menos en forma de esfuerzos de relaciones públicas, como trabajar con organizaciones benéficas locales. Cada vez más empresas eligen desempeñar un papel más activo en la preservación ambiental y la responsabilidad social. Lo hacen buscando formas de «volverse ecológicos» y reducir su impacto en el medio ambiente y luego promover esto a través de sus canales de redes sociales, publicidad y otros medios.
Satisfacer a los clientes y construir relaciones a largo plazo es clave para construir un negocio exitoso a largo plazo. Por ejemplo, si los clientes a largo plazo llegan tarde con sus pagos porque están luchando, puede eliminar los cargos por intereses y las tarifas tardías y dejarles resolver un plan de pago. Esto cambiará sus proyecciones de flujo de efectivo, pero podría ayudarlo a mantener un cliente importante.
Muchas organizaciones utilizan la gestión de relaciones con los clientes, un proceso de marketing comercial basado en datos mediante el cual las empresas recopilan datos sobre clientes para esfuerzos de marketing y ventas más específicos y eficientes.
¿Qué es el análisis de los stakeholders y por qué es importante?
El propósito de un análisis de partes interesadas es describir a las partes interesadas clave y sus necesidades para el proyecto. Es importante tener una comprensión clara de cada parte interesada y lo que esperan del proyecto desde el principio.
Una parte interesada incluye a cualquier persona o grupo que se vea afectado por el proyecto. Esto podría incluir inversores, asesores, patrocinadores, miembros del equipo y clientes actuales o futuros.
Un momento ideal para realizar un análisis de partes interesadas es durante la fase temprana de su proyecto, ya que esto le dará una mejor comprensión de dónde están las cosas con su proyecto actualmente y dónde necesita mejorar en el presente y el futuro. Este análisis debe realizarse en un intervalo regular, como cuando su proyecto ingresa a una nueva fase, ya que mostrará cómo sus partes interesadas están evolucionando a medida que avanza el proyecto y dónde se pueden hacer mejoras. Le permite actualizar sus estrategias de las partes interesadas según sea necesario.
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Cassie es editora adjunta, colaborando con equipos de todo el mundo mientras vive en las hermosas colinas de Kentucky. Le apasiona el desarrollo económico y está en la junta de dos organizaciones sin fines de lucro que buscan revitalizar su antigua ciudad ferroviaria. Antes de unirse al equipo de Forbes Advisor, Cassie era gerente de operaciones de contenido y gerente de redacción de FIT Small Business.
¿Qué son los stakeholders y porque son importantes?
Las partes interesadas brindan a su negocio apoyo práctico y financiero. Las partes interesadas son personas interesadas en su empresa, desde empleados hasta clientes e inversores leales. Amplían el grupo de personas que se preocupan por el bienestar de su empresa, lo que lo hace menos solo en su trabajo empresarial. En el mejor de los casos, la relación entre un negocio y sus partes interesadas es simbiótica y saludable. En el peor de los casos, esta relación depende de demandas e intereses conflictivas y hace que la toma de decisiones estresante y lenta.
Una relación exitosa entre una empresa y sus partes interesadas se basa en trabajar juntas hacia objetivos comunes. Los empleados dependen de su negocio para sus medios de vida. Y si los trata bien, se involucrarán como un equipo y una familia para ir más allá de sus requisitos de trabajo para promover los mejores intereses de su empresa. Si su negocio proporciona un producto o servicio que realmente mejora la calidad de la vida de sus clientes, es probable que también vayan a batear por usted, difundiendo la palabra sobre sus ofertas porque realmente quieren que su negocio funcione bien. Los inversores tienen una participación financiera en su empresa y ciertamente quieren un rendimiento financiero, pero si sus intereses están alineados y realmente se preocupan por el trabajo que realiza, su relación con su negocio puede ir mucho más allá del deseo de ganar dinero.
Una empresa con una comunidad comprometida de partes interesadas obtendrá los beneficios financieros de estas relaciones. Los empleados que se preocupan por su trabajo y lo ven como algo más que un trabajo dará lo mejor de sí y actuarán como embajadores de su marca. Los clientes que creen en su empresa y sus ofertas lo apoyarán con su negocio a largo plazo. Los proveedores que ven su negocio como algo más que una oportunidad de ventas harán un esfuerzo adicional para asegurarse de que tenga los materiales que necesita para obtener ventas y generar ingresos, e incluso pueden extender términos flexibles si saben que está luchando financieramente. Los inversores comprometidos de partes interesadas lo ayudarán con capital de trabajo y fondos para proyectos de expansión.
Las relaciones exitosas con las partes interesadas son esenciales para el éxito de su empresa. Sin embargo, se necesita trabajo y visión para construir estos enlaces fuertes. Siempre que sea posible, trabaje para alinear los intereses de su negocio con los de sus partes interesadas. Trate bien a sus empleados y les pague de manera justa, para que trabajen para su éxito mutuo. Cree los productos de la más alta calidad que pueda, para que sus clientes harán un esfuerzo adicional para ayudarlo a seguir proporcionándolos. Cultive las relaciones con inversores que están más interesados en la viabilidad a largo plazo que los dividendos a corto plazo.
¿Cuál es la importancia de los stakeholders en un proyecto?
Ya sea interno o externo, todos los proyectos que manejan tienen partes interesadas. Una de las principales razones por las que los proyectos fallan es porque los entregables no eran lo que el cliente quería o no satisfacían las necesidades del cliente. Para garantizar el éxito del proyecto, ayuda que conozca a todas las partes interesadas clave en su proyecto, cómo prefieren comunicarse, cuáles son sus necesidades y cuáles son los resultados finales aceptables.
Involucrar a las partes interesadas durante, y especialmente al comienzo de su proyecto ayudará a reducir y descubrir riesgos y aumentar su «aceptación». Cuando las partes interesadas están adecuadamente comprometidas, su influencia se extiende por todas partes. Algunas de las formas en que las partes interesadas son importantes para un proyecto son las siguientes.
1. Proporcionar a los interesados de experiencia es una gran cantidad de conocimiento sobre los procesos actuales, la información histórica y la visión de la industria. Muchas veces estos miembros del equipo habrán estado en la empresa o en el proyecto más tiempo que el gerente del proyecto o el equipo del proyecto. Es importante involucrar a todas las partes interesadas clave al reunir y documentar los requisitos para evitar la falta de entregas importantes del proyecto. Los gerentes de proyectos, u otros que están a cargo de los entregables, pueden no ser expertos en cada proyecto. Las partes interesadas clave pueden proporcionar requisitos o restricciones basadas en información de su industria que será importante tener al comprender las limitaciones y riesgos del proyecto.
2. Reducir y descubrir el riesgo Cuanto más participe e involucre a las partes interesadas, más reducirá y descubrirá los riesgos en su proyecto. Al discutir los requisitos iniciales, las necesidades del proyecto y las limitaciones, las partes interesadas pueden plantear problemas o inquietudes sobre satisfacer esas cosas. Descubrir los riesgos y luego discutir un plan para mitigarlos antes de que surjan problemas aumentará drásticamente el éxito de su proyecto. Involucrar a las partes interesadas expertas durante este proceso ayudará.
¿Cómo hacer un análisis de interesados?
Una parte interesada en una póliza de seguro de inquilinos es un tercero, generalmente su propietario o empresa de administración de propiedades, que tiene información actualizada cada vez que cambie o cancele su póliza. Si bien saben sobre su póliza de inquilino, la parte interesada no recibe ninguna cobertura de seguro adicional con este título.
Primero, es importante tener en cuenta que el término tiene un par de nombres. Cada vez que vea las palabras «Partido de interés» o «interés adicional», sepa que su aseguradora está hablando de lo mismo: la parte interesada. Dejando a un lado toda esa confusión, una parte interesada es realmente solo una persona o grupo (como su propietario, su gerente externo o una compañía de administración de propiedades) que obtiene una actualización cada vez que cancela, renova o realiza cambios en su póliza.
Si su arrendador requiere un seguro de inquilino, hay una buena posibilidad de que quieran que sean listados como una parte interesada en su póliza. ¿Por qué? Quien sea dueño de su propiedad de alquiler quiere aclarar un par de cosas sobre el seguro de los inquilinos, y necesita saber qué pasa con su póliza a cambio.
Primero, no son responsables de ninguno de sus daños a la propiedad personal (piense en computadoras portátiles robadas o destruidas, sofás, ropa, etc.). Pero principalmente, si termina cancelando su póliza, su arrendador quiere ese aviso de no renovación (una ventaja de ser una parte interesada).
¿Por qué? Como su inquilino, cancelar su póliza significa que ya no tiene cobertura de responsabilidad (lo que significa protección para su propietario si un amigo se lastima en su apartamento o si accidentalmente establece el lugar en un incendio en un experimento de cocina salido mal). Estas son todas las cosas que cubre su seguro de inquilino, en su mayor parte. Es por eso que su arrendador está interesado en su cobertura y necesita ser marcado si realiza algún cambio en su política.
¿Cuáles son los pasos para el análisis de un stakeholders?
Una vez claro con los fundamentos, es importante saber cómo hacer un análisis efectivo de las partes interesadas.
De una lista de personas que podrían parecer a partes interesadas valiosas, identificarlas es imprescindible. La identificación se puede hacer a través de una sesión de lluvia de ideas con todo el equipo. Alista a todas esas personas que son fundamentales para el proyecto y asegúrese de no perderse a nadie. Esta lista se puede reducir más adelante, pero como esta es la primera etapa, no se debe hacer más filtración.
Como se mencionó anteriormente, las partes interesadas de agrupación pueden facilitar su trabajo para dar instrucciones mucho más fáciles. Clasifíquelos en función de su participación, interés e influencia. Un enfoque fácil para este paso vital de clasificación es utilizar la matriz de análisis de las partes interesadas.
Una matriz de análisis de partes interesadas es una herramienta de proyecto efectiva que le permite identificar a las partes interesadas más importantes. La matriz de interés de potencia es comúnmente utilizada.
Según la matriz de interés de poder, puede priorizar y decidir el curso de acción futuro.
Otro enfoque de dividirlos en jugadores, colonos de contexto, multitud y sujetos también se sigue ampliamente.
Una vez que se forman los grupos, uno debe investigar cómo esto se puede llevar hacia adelante sin ningún parche aproximado. Es importante involucrar a todos los grupos cuando sea necesario. Mantener una relación profesional saludable es esencial porque solo entonces extenderá el apoyo total para la implementación exitosa del proyecto. Preguntas como lo que motiva a la parte interesada, qué otras prioridades tienen, tendrán una visión positiva del proyecto son pocas de las sugerencias para iniciar una relación constructiva de las partes interesadas.
¿Qué es un análisis de grupos de interés?
Los grupos de interés envían representantes a las capitales estatales y a Washington, D.C. para presionar a los miembros del Congreso y otros formuladores de políticas. Se involucran en el cabildeo o el proceso organizado de influir en la legislación o la política. El cabildeo puede tomar muchas formas. Los grupos de interés pueden testificar en las audiencias del Congreso. Por ejemplo, hace varios años, cuando el Congreso estaba considerando la discriminación en los clubes privados, los representantes de los Boy Scouts y los Girl Scouts aparecieron en las audiencias para tratar de persuadir al Congreso para permitir que cada uno siga siendo una organización de un solo sexo. Los cabilderos también contactan a los funcionarios del gobierno directa o informalmente, presentan resultados de investigación e información técnica, hablan con personas de la prensa y los medios de comunicación, y a veces incluso ayudan a redactar legislación.
¿Por qué deberían escuchar los políticos? Los grupos de interés también se involucran activamente en campañas políticas. Esta elección está destinada a ayudar a elegir candidatos que favorezcan sus posiciones o derrotar a quienes se oponen a ellos. Generalmente es realizado por comités de acción política (PACS), que sirven como armas políticas especiales para los grupos de interés.
El número de PAC ha crecido rápidamente desde principios de la década de 1970, cuando se aprobaron leyes de reforma financiera de campañas que restringieron las contribuciones individuales a las campañas. Los PAC han cambiado la cara de las elecciones estadounidenses. Tienen contribuyentes que les escriben específicamente con el propósito de donaciones de campaña. Por ejemplo, si una persona quiere apoyar a los candidatos que se oponen al control de armas, puede contribuir al PAC que representa la Asociación Nacional de Rifles. El PAC, entonces, hará contribuciones directas a campañas individuales de candidatos seleccionados.
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