Si usted es un gerente de proyecto, debe saber sobre el análisis FODA y cómo realizarlos. ¿Por qué? Porque un análisis FODA lo ayudará a evaluar la posición actual de su organización y para averiguar qué funciona bien y qué podría mejorarse antes de sumergirse en una nueva estrategia.
FODA significa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Es una técnica de planificación estratégica que los gerentes de proyectos usan para ayudarlos a analizar las fortalezas y debilidades de sus proyectos, así como para analizar y revisar cualquier oportunidad y amenaza que puedan enfrentar en el próximo futuro.
Esta técnica popular permite a los gerentes de proyectos identificar áreas que necesitan mejoras y seleccionar la metodología adecuada para el trabajo, lo que puede beneficiar a una empresa al obtener una mejor comprensión de en qué áreas deben centrarse, así como identificar qué tan probable es que tengan éxito en un proyecto determinado.
Realizar un análisis FODA puede ayudarlo a mejorar el proceso de planificación de su proyecto, reducir el riesgo de proyecto, así como para aumentar la probabilidad de que su proyecto tenga éxito. Al identificar las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las amenazas que puede representar un proyecto, mitigará los riesgos asociados con las tareas y proporcionará un terreno sólido para todo su proyecto antes de que comience la acción. En otras palabras, un análisis FODA puede convertirlo en un mejor administrador de proyectos al optimizar su trabajo. Su equipo también se beneficiará de esta técnica porque tendrán un plan de proyecto más sólido y tendrán conocimiento de cualquier posible riesgo.
- Fortalezas. Estos se refieren a factores internos que establecerán su proyecto al éxito. Las fortalezas generalmente incluyen aspectos particulares de su proyecto que hacen que sea probable que tenga éxito, como miembros calificados del equipo, gerentes de proyectos experimentados, clientes comprometidos o mejoras de características sobresalientes, es decir,: es decir:
- Debilidades. Estos son factores internos que, por su experiencia, dificultarán que su proyecto tenga éxito. Las debilidades pueden variar, dependen principalmente de la empresa o del equipo en sí, pero algunas de ellas podrían identificarse como falta de recursos, miembros del equipo sin experiencia, falta de profesionales calificados o falta de presupuesto.
Debilidad: ¿La empresa tiene suficientes recursos para proporcionar fondos de contingencia?
¿Cómo hacer un análisis FODA en un proyecto?
Involucrar al equipo ejecutivo en su ejercicio estratégico de análisis FODA es una buena manera de promover la transparencia y la responsabilidad; También debe incluir personas con otros puntos de vista. Los empleados de los niveles más bajos y posiblemente incluso las partes externas que pueden tener una conexión con el proyecto (un cliente o un proveedor de servicios clave, por ejemplo), pueden sacar a la luz información adicional que los superiores no son conscientes, lo que ayuda a exponer los puntos ciegos.
Desde una perspectiva de gestión de proyectos, SWOT promueve el trabajo en equipo y la colaboración cruzada. Seguramente alcanzará mejores resultados cuando todos se sientan incluidos y responsables.
No podrá asumir todos los proyectos posibles que identifique, así que elabore un sistema de calificación para ayudar a determinar qué proyectos son más importantes. Por ejemplo, puede analizar sus amenazas utilizando una evaluación de riesgos y sus oportunidades a través de un análisis de impacto financiero. Evaluar proyectos potenciales de esta manera lo ayudará a casa en aquellos que tienen más probabilidades de tener éxito.
Para proyectos individuales, un DAFO revelará numerosos factores internos y externos a considerar. Es importante ser consciente de todos, pero no tiene que usarlos todos, al menos no al principio. Tenga en cuenta al planificar. Algunos podrían abordarse mejor a través de un proyecto separado o en una fecha posterior.
Haga un análisis FODA estratégico para proyectos como parte de su planificación estratégica cada año, o a mediados de año si algo importante cambia. (¡A veces sus debilidades se transforman en fortalezas!) Y si realiza un análisis FODA en la gestión de proyectos, revise el análisis después de completar el proyecto para ver qué cambió. Esperemos que su organización esté en una mejor posición para tener aún más éxito en el futuro, y su próximo DAFO cambiará como resultado.
¿Qué es un análisis FODA de un proyecto?
Albert Humphrey, un consultor estadounidense de negocios y gestión, desarrolló la técnica de análisis FODA mientras trabajaba en el Stanford Research Institute (SRI) en la década de 1960.
SWOT es una herramienta de planificación estratégica que los gerentes de proyectos pueden usar para evaluar las fortalezas de los proyectos, debilidades, oportunidades y amenazas.
Implica especificar el objetivo del proyecto e identificar los factores internos y externos que son favorables y desfavorables para lograr ese objetivo. Las fortalezas y debilidades generalmente surgen dentro de una organización y las oportunidades y amenazas de fuentes externas.
El análisis SWOT es una parte integral del proceso de planificación del proyecto:
- Fortalezas: atributos de la organización que ayudan a lograr el objetivo del proyecto.
- Debilidades: características de la organización que detienen el logro del objetivo del proyecto.
- Oportunidades: condiciones externas que ayudan a lograr el objetivo del proyecto.
- Amenazas: condiciones externas que podrían dañar el proyecto.
Con un análisis FODA, es útil hacer estas cuatro preguntas:
- Fortalezas: atributos de la organización que ayudan a lograr el objetivo del proyecto.
- Debilidades: características de la organización que detienen el logro del objetivo del proyecto.
- Oportunidades: condiciones externas que ayudan a lograr el objetivo del proyecto.
- Amenazas: condiciones externas que podrían dañar el proyecto.
¿Cómo hacer un análisis FODA completo?
FODA significa fortalezas (fortalezas), debilidades (debilidades), oportunidades (oportunidades) y amenazas (riesgos) y ayuda a la gerencia a tomar decisiones estratégicas.
El principio del análisis FODA es que las fortalezas y debilidades de su propia empresa están vinculadas a las oportunidades y riesgos que resultan del medio ambiente y su desarrollo. Se pueden derivar varias recomendaciones para la acción de esto.
Los conceptos básicos del análisis FODA forman el análisis de la empresa y el análisis ambiental. Como parte del análisis de la empresa, el objetivo de descubrir y evaluar sus propias fortalezas y debilidades. El análisis ambiental, por otro lado, se refiere a todas las circunstancias y desarrollos fuera, en los que la empresa no tiene influencia indirecta o solo. El análisis ambiental crea oportunidades y riesgos para la empresa. El resultado de estos análisis describe un estado real que da como resultado recomendaciones estratégicas para la acción. Dependiendo del tamaño, el tipo y la estructura de la empresa, estos análisis y todo el análisis FODA solo se pueden llevar a cabo para áreas de negocios o grupos de productos individuales.
El objetivo del análisis de la compañía como parte del análisis FODA es identificar y evaluar las fortalezas y debilidades de la propia empresa. Siempre que sea posible, la comparación con los competidores más fuertes también debe desempeñar un papel. Para ilustrar, puede hacer un perfil de fortalezas y debilidades. Esto podría, por ejemplo, verse así:
Consejo: En la práctica, el análisis corporativo analiza más factores que en el ejemplo. La gradación también se puede hacer más detalle si es necesario. Por supuesto, una comparación con la competencia solo es posible si se puede determinar la información correspondiente. Esto puede ser muy complejo y no siempre vale la pena.
¿Cómo se utiliza las fortalezas en un proyecto?
Las fortalezas son lo que sobresalgas más que tus competidores. Las fortalezas son parte integral de su organización, por lo que puede ser un grupo de personas talentosas, un proceso de negocio sólido, una tecnología patentada o una excelente cultura laboral. Cualquier aspecto de su empresa que brinde una ventaja es una fortaleza.
Las debilidades son las cosas que crean desventajas para su equipo u organización. Estas son características inherentes que pueden estar presentes en el personal, los procedimientos, los sistemas o la cultura. Si hay una política o práctica que desea eliminar o reemplazar por algo mejor, probablemente sería una debilidad.
Las oportunidades son factores externos favorables que pueden ayudarlo a obtener una ventaja. Son aperturas disponibles o posibilidades de que su equipo pueda realizar con esfuerzo o inversión adicional. Puede ser un momento adecuado, una oferta especial, una reducción de la restricción o una aplicación recientemente lanzada.
Las amenazas pueden ser cualquier factor externo que afecte negativamente el proyecto, el equipo o el negocio. Son obstáculos para su flujo de trabajo, horario, presupuesto o producto final o servicio. Una nueva tecnología, una regulación reciente o el éxito de un competidor puede ser amenazas.
- ¿La organización tiene todo el talento necesario internamente?
- ¿Es el presupuesto suficiente para completar todas las tareas involucradas?
- ¿Cuáles son los beneficios de completar el proyecto?
- ¿El gerente de proyectos ha manejado proyectos similares en el pasado?
- ¿Qué tan experimentados son los miembros del equipo?
¿Qué son las fortalezas en un proyecto?
Los mejores gerentes de proyectos son expertos en las áreas de pensamiento estratégico, gestión de riesgos y comunicación. Si bien la experiencia técnica es imprescindible, también lo son las habilidades de las personas y la capacidad de facilitar la colaboración. Si los miembros del equipo son de personal interno de TI o de una agencia de personal externo, conectarse con el personal de TI en términos de conocimiento técnico y a nivel humano es clave para una colaboración efectiva.
Si bien ya puede sobresalir en algunas áreas, los mejores gerentes de proyectos siempre buscan mejorar y mejorar sus redes. Las siguientes son diez fortalezas personales y profesionales que tienen los principales gerentes de proyectos:
Los gerentes de proyectos toman continuamente decisiones en asuntos grandes y pequeños. Priorizar las tareas para uno mismo y los demás es un componente importante de su trabajo. El alcance del proyecto, la programación y el presupuesto deben ser considerados. El progreso debe ser manejado y rastreado de manera efectiva en cada paso del camino. Los mejores gerentes de proyectos pueden tomar decisiones clave en este momento, utilizando sus instintos y al mismo tiempo extraerse de la experiencia.
La comunicación es crucial para las relaciones exitosas y la efectividad de los equipos que trabajan para un objetivo común. Sin embargo, lo que distingue a un gerente de proyecto efectivo del resto es su capacidad para comunicarse de una manera enfocada y orientada a los resultados. No celebran una reunión de una hora para transmitir lo que podría enviarse en un correo electrónico. Naturalmente, hacen las preguntas correctas al tiempo que cultivan una conciencia de los diferentes tipos de personalidad en su grupo. Aprenden a adaptar sus mensajes y agenda en consecuencia al personal y a las partes interesadas por igual.
El empoderamiento del personal es una habilidad altamente crítica de los gerentes de proyectos efectivos. Deben fomentar la expresión, la creatividad, la libertad y la autonomía en los miembros del equipo siempre que sea posible. Si el personal de TI para el proyecto está compuesto por empleados internos o traído de una agencia de personal, lo que permite que las habilidades individuales brillen mejoren la fuerza y la efectividad del grupo. Cuando los miembros del equipo se sienten respetados, el todo se vuelve mayor que la suma de sus partes.
¿Cómo se redactan las fortalezas?
Como su compañero escritor Jon observó astutamente en la sección de comentarios de Scarlett, esta será una tarea para los escritores como «[e] mucho escritor cree que son basura!» Veamos qué se nos ocurre.
1. Selección de palabras. Nunca olvidaré cuando mi maestro de escritura creativa de décimo grado elogió una pieza que había escrito sobre darle un baño a mi perro. Le encantaba haber elegido el verbo «rayado» y la frase «porción del tamaño de un centavo» y me dijo que tenía una habilidad especial para elegir la palabra/frase correcta en el momento correcto. Eso se ha quedado conmigo, y he hecho un desafío personal para identificar la palabra precisa que necesito y no conformarme con un impostor viable pero bla. ¡Gracias Sr. I!
2. Creatividad. Sí, tengo una imaginación vívida, pero apegando al tema de la palabra, me gusta inventar palabras (particularmente si los juegos de palabras tontos están involucrados, ¡hola Scarlett!) O simplemente juntarlas de una manera que nadie más tiene. ¿Un ejemplo? «Viable pero bla» arriba. Puede que no sea gramaticalmente correcto, pero creo que funciona.
La licencia de mi escritor es amplia porque siento que el lenguaje es mío para jugar, y si se entiende, bueno, un pequeño deslizamiento de gramática de vez en cuando no me va a poner en el purgatorio de escritores ( No por mucho tiempo, de todos modos).
Por cierto, ahora también juego en italiano, al menos en el habla. Anoche le dije que P era «Ossoso» (Oh-Soh-Soh), que es mi palabra italiana inventada para «Bony». Verá, «Osso» es hueso, y «Oso» es un adjetivo común que termina en italiano (por ejemplo, vento = viento; ventoso = viento). La verdadera palabra italiana es «Ossuto», pero ¿no «Ossoso» no se quita la lengua?
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