Antes de sumergirse para determinar cómo escribir una propuesta comercial que le brinde una ventaja competitiva, hay algunas cosas importantes a tener en cuenta.
Primero, querrá asegurarse de lograr los objetivos correctos con su propuesta. Al escribir una propuesta comercial, está tratando de caminar entre promocionar su empresa y abordar las necesidades de su posible cliente, lo que puede ser difícil para cualquier empresa.
Dicho esto, querrá recordar que una propuesta de negocios es diferente a un plan de negocios, que probablemente ya escribió para su empresa cuando comenzó su negocio. Su plan de negocios explica los objetivos y objetivos generales de crecimiento de su empresa, pero una propuesta de negocios habla directamente a un cliente específico con el propósito de ganar su negocio para su empresa.
Con esto en mente, para escribir una propuesta comercial para cualquier cliente potencial, deberá establecer sus objetivos internos y cómo estos contribuirán al trabajo que está proponiendo. Para explicar, deberá considerar lo siguiente:
¿Quién hará cada tarea y supervisará el trabajo en general?
¿Por qué es la mejor opción para el trabajo que el cliente necesita para realizarse?
Estas preguntas no solo están en el corazón de la escritura clara y concisa, sino que tampoco podrá escribir su propuesta comercial sin respuestas a ellas. Entonces, mientras está pasando por las diferentes piezas de su propuesta de negocio, tenga en cuenta los objetivos de su negocio, al tiempo que sigue siendo persuasivo con respecto a por qué el cliente potencial debería trabajar con usted en lugar de otra persona.
¿Qué son las propuestas de una empresa?
Una propuesta comercial tiene como objetivo atraer clientes potenciales con lo que vende una empresa.
Es un documento en forma digital o impresa que explica las características del producto o el servicio, teniendo en cuenta las necesidades y deseos del plomo. En otras palabras, las propuestas comerciales muestran cómo una empresa puede ayudar a resolver el problema específico de un cliente.
Las propuestas de negocios se pueden solicitar y no solicitar.
Se envía una propuesta solicitada a solicitud del cliente y puede ser formal o informal. Una propuesta no solicitada se envía como una prueba base y, en este sentido, es similar a un correo electrónico frío.
La Compañía A ha descubierto la Compañía B y se ha interesado en sus productos. Como resultado de una conversación informal entre los dos, la Compañía A solicita un documento para obtener más detalles sobre la calidad del producto, los términos de envío, las opciones de precios, etc. No está obligado a responder a la oferta.
La Compañía A es un cliente habitual de la Compañía B y ya ha descubierto lo que necesita. Está dispuesto a realizar un pedido y quiere verificar los términos antes de pagar.
La Compañía A le pide a la Compañía B que envíe una propuesta comercial, que contenga nombres de artículos, precios, detalles de envío, etc. Después de recibir una oferta, está obligado a responder durante un período acordado. En caso de que la Compañía A acepte los términos, la oferta se convertirá en un acuerdo de compra legalmente vinculante.
La Compañía B ejecuta una campaña de Gen Lead y quiere informar a la Compañía A sobre los servicios ofrecidos. Crea una propuesta general que contiene una introducción de la Compañía B, su experiencia, términos de cooperación, programas de asociación y otra información relacionada con el negocio.
¿Qué es propuestas en una empresa?
Una propuesta comercial es un documento escrito enviado a un cliente potencial para obtener un trabajo específico. Las propuestas pueden ser solicitadas o no solicitadas. Un cliente simplemente puede solicitar una propuesta en un proyecto en el curso de una llamada de ventas diciendo: «Sabes, eso suena interesante. ¿Por qué no me envías una propuesta al respecto»? En otros casos, la propuesta puede ser una solicitud formal, generalmente llamada RFP (solicitud de propuesta). Las RFP casi siempre son documentos también. Especifican el producto o servicio que se proporcionará, las calificaciones buscadas y la fecha límite para la presentación. Las propuestas solicitadas, obviamente, significan que el cliente ya ha decidido hacer una compra. Solo queda por hacer la selección de un proveedor. Una propuesta no solicitada, por el contrario, a menudo es una presentación de ventas vestida con otra capa, pero la propuesta está específicamente dirigida a una actividad bien definida y limitada. Un ejemplo de una propuesta no solicitada es la presentación del esquema de un libro a un editor que discute la popularidad del tema, la novedad del enfoque y los méritos del autor.
Las propuestas comerciales deben distinguirse de las estimaciones. En muchos campos donde las pequeñas empresas están activas, las estimaciones tienen el mismo propósito que una propuesta. Son el documento que consigue la venta de un techo o un trabajo de pavimentación o un servicio mensual de limpieza de casas. Pero cuando se utilizan estimaciones, las calificaciones del vendedor y su método para lograr el trabajo también se establecen, pero por otros medios, típicamente por una entrevista o una llamada de ventas. A veces se supone que el vendedor se ajusta al trabajo porque el negocio ya disfruta de una buena reputación. Las propuestas, por otro lado, generalmente implican servicios únicos complejos o inusuales como paisajismo de un parque, encuestando un mercado o construyendo una refinería. En estos casos, el enfoque del trabajo, el diseño, la implementación, el cronograma e incluso la estética requieren algo más que una estimación de dólar.
Muchas empresas de servicios operan completamente sobre la base de la propuesta. En otros casos, a veces se requiere una propuesta, a veces no. En campos altamente técnicos, la propuesta puede estar llena con listados secos de especificaciones de ingeniería y/o detalles del proceso. Pero es vital recordar que las propuestas son siempre los primeros y principales documentos de ventas.
En la mayoría de las industrias, las propuestas tienen un formato bien definido específico para el campo. Los ejemplos podrían ser proporcionar servicios de cableado eléctrico a una importante cimientos de gran altura o vertido para un desarrollo suburbano. En tales casos, el postor primero debe obtener propuestas antiguas y seguir la estructura típicamente utilizada por su oficio en ese mercado. En profesiones como la arquitectura y el paisaje, una presentación visual, a veces incluso un modelo, es fundamental para la venta. Lo mismo se mantiene para una propuesta publicitaria. En estas tres áreas, también hay otras, la presentación real suele ser una reunión. Cualquier documento es complementario y tiende a resumir la presentación con la llamada «placa de caldera» adicional, es decir, detalles administrativos.
¿Cómo hacer la propuesta de una empresa?
Las propuestas comerciales pueden variar ligeramente en la forma en que están formateadas, pero hay un par de elementos cruciales que deberían tener todas las propuestas comerciales.
La página de título actúa como la «portada» de su propuesta, por lo que es especialmente importante en términos de estética. Su página de título debe transmitir un par de información básica sobre su negocio y la propuesta, como el título de la propuesta, el nombre de su negocio, la información de contacto y la fecha en que envía la propuesta (o la fecha en que la propuesta está elaborado, en el caso de propuestas no solicitadas).
Su página de título debe ser profesional, pero aún debe tratar de llamar la atención del lector y atraerlos. Es fundamental para establecer el tono de su propuesta, por lo que, como cualquier anuncio, debe transmitir la estética y el carácter de su marca. Por lo general, también es una buena idea incluir el logotipo de su empresa en algún lugar.
Esto es lo primero que verá su cliente, por lo que es importante transmitir su marca y propuesta de una manera sucinta, pero específica. Piense en ello como cualquier contenido visual: los espectadores solo lo mirarán por un breve momento, por lo que debe transmitir mucha información muy rápidamente.
Evite gráficos complicados que puedan distraer del mensaje central de la propuesta. Estilísticamente, debe ser ordenado y limpio. Aquí hay un ejemplo de cómo podría ser una página de título bien diseñada:
Una tabla de contenido facilitará la navegación del contenido del documento. No necesariamente necesita ser la primera página (ocasionalmente, sigue la carta de presentación), pero definitivamente debería ser una de las primeras páginas.
¿Cuáles son las propuestas que existen?
Considere las situaciones en las que ocurren las propuestas. Una empresa puede enviar un anuncio público solicitando propuestas para un proyecto específico. Este anuncio público, llamado una solicitud de propuestas (RFP), podría emitirse a través de sitios web, correos electrónicos, redes sociales, periódicos o revistas comerciales. Las empresas o personas interesadas en el proyecto luego escribirían propuestas en las que resuman sus calificaciones, horarios y costos del proyecto, y discutirían su enfoque del proyecto. El destinatario de todas estas propuestas las evaluaría, seleccionaría el mejor candidato y luego aumentaría un contrato.
Pero las propuestas también se producen mucho menos formalmente. Imagine que está interesado en hacer un proyecto en el trabajo (por ejemplo, investigar los méritos de traer una nueva tecnología para aumentar la productividad). Imagina que te reuniste con tu supervisor y trataste de convencerla de esto. Ella podría responder diciendo: «Escríbeme una propuesta y la presentaré a la alta gerencia». Esto es más como el tipo de propuesta que escribirá en un curso de escritura técnica.
La mayoría de las propuestas se pueden dividir en varias categorías:
- Interno, externo: una propuesta para alguien dentro de su organización (un negocio, una agencia gubernamental, etc.) es una propuesta interna. Con propuestas internas, es posible que no tenga que incluir ciertas secciones (como calificaciones) o tanta información en ellas. Una propuesta externa es una escrita de una organización o individual independiente separada a otra de este tipo. El ejemplo típico es el consultor independiente que propone hacer un proyecto para otra empresa. Este tipo de propuesta puede solicitarse o no solicitar, como se explica a continuación.
- Solicitado, no solicitado: una propuesta solicitada es aquella en la que el destinatario ha solicitado la propuesta. Por lo general, una empresa enviará solicitudes de propuestas (RFP) por correo o las publicará en alguna fuente de noticias. Pero las propuestas se pueden solicitar en un nivel muy local: por ejemplo, podría explicarle a su jefe lo bueno que sería instalar una nueva tecnología en la oficina; Su jefe podría interesarse y pedirle que escriba una propuesta que ofreciera hacer un estudio formal de la idea. Las propuestas no solicitadas son aquellas en las que el destinatario no ha solicitado propuestas. Con propuestas no solicitadas, a veces debe convencer al receptor de que existe un problema o necesidad antes de poder comenzar la parte principal de la propuesta.
Este capítulo fue derivado de Annemarie Hamlin, Chris Rubio y Michele Desilva, Central Oregon Community College, de la escritura técnica en línea por David McMurrey – CC: por 4.0
¿Cómo podemos elaborar propuestas?
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¿Qué es elaborar propuestas?
Definición de «propuesta»: una propuesta es una solicitud detallada de financiación preparada de acuerdo con las instrucciones del patrocinador.
- Una propuesta debe cumplir con las políticas del instituto y los requisitos de patrocinador.
- Una propuesta, al presentación, se convierte en un registro oficial de lo que MIT prometió a un patrocinador.
- El investigador principal (PI) es responsable de preparar la propuesta, pero normalmente lo hace junto con un oficial administrativo o fiscal.
- Revise cuidadosamente las pautas del patrocinador. La mayoría de los patrocinadores requieren formatos preferidos y formularios específicos. Además, cada solicitud detalla los requisitos para esa presentación en particular.
- Requisitos de la Fundación Nacional de Ciencias (NSF) y los Institutos Nacionales de Salud (NIH) exigen divulgaciones de conflictos financieros de intereses financieros específicos de la propuesta (COI) de PI y personal senior/clave para nuevas propuestas, y actualizaciones anuales de divulgación a partir de entonces. Las divulgaciones de COI pueden enviarse electrónicamente a través de Coeuslite.
Research Administration Services (RAS) es la oficina administrativa central responsable de proporcionar respaldo del instituto y presentar propuestas, y de aceptar premios en nombre del MIT y su facultad.
Los PI y los departamentos deben permitir el tiempo adecuado para la revisión de las propuestas. Las propuestas deben llegar a RAS al menos cinco días hábiles antes de la fecha límite del Patrocinador para proporcionar una revisión, aprobación y presentación completa de las propuestas.
Las propuestas que no cumplan con la fecha límite de RAS solo pueden presentarse al patrocinador con la aprobación del decano o VPR. Si la revisión posterior revela que la propuesta está incompleta o no se ajusta a los requisitos de institución o patrocinador, la propuesta puede retirarse de la consideración del patrocinador.
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